So verwenden Sie Evernote zur Verwaltung Ihrer Meetings

Wussten Sie, dass die neuesten von Evernote bereitgestellten Tools eine sehr nützliche Anwendung für die Verwaltung von Besprechungen sind??

Das Organisieren und Verwalten von Besprechungen ist ein langwieriger, aber wichtiger Teil bei der Erledigung von Aufgaben. Ich wusste nicht, wie nützlich Evernote sein kann, um bis vor kurzem Meetingagenden zu erstellen und Protokolle zu erstellen. Die neuesten Funktionen 8 Evernote-Upgrades, die Sie kennen sollten 8 Evernote-Upgrades, die Sie kennen sollten Es scheint, als würde jeder zweite Monat Evernote zusätzliche Upgrades erhalten. Einige werden leise freigelassen, während andere von Evernote-Nutzern mit Spannung erwartet werden. Seitdem ich meinen letzten Artikel über Evernotes neues Design und… Read More geschrieben habe, um Aufgabenlisten hinzuzufügen, Tabellen zu erstellen, Notizen und Notizbücher zu teilen und Dokumente anzuhängen, ist Evernote ein ideales Werkzeug für die Verwaltung von Besprechungen.

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Erstellen Sie eine Vorlage

Alle Teams, Komitees und Organisationen haben einzigartige Bedürfnisse und Zwecke, aber wenn es um die Erstellung einer Meeting-Agenda geht, gibt es einige Standardelemente, die Sie wahrscheinlich in jedes Meeting aufnehmen werden. Erstellen Sie vor Ihrem nächsten Meeting eine Notizvorlage, die für die Tagesordnung und das Protokoll Ihres Meetings verwendet wird.

Ich ziehe es vor, die Evernote-Tabellenfunktion für die Tagesordnung und das Protokoll zu verwenden, da die Größe automatisch angepasst wird, wenn Inhalt hinzugefügt wird. Spalten und Zeilen können nicht hinzugefügt oder gelöscht werden, aber da ich die Tabelle als Vorlage verwende, ist dies kein großes Problem. Durch das Hinzufügen der Namen der regulären Teilnehmer ist es einfacher zu überprüfen, wer an dem Meeting teilgenommen hat.

Ich halte Datum und Uhrzeit des Meetings im Titelabschnitt der Notiz, um mir und anderen Teammitgliedern die Identifizierung dieser Informationen zu erleichtern. Eine weitere attraktive Formatierung für eine Tagesordnung ist der spezielle Menüpunkt "Horizontale Regel" von Evernote (Formatieren> Horizontale Regel einfügen).

Duplizieren Sie Ihre Agenda-Notiz und probieren Sie es beim nächsten Meeting aus, um zu sehen, was zu überarbeiten ist. Wenn Sie mit den Ergebnissen zufrieden sind, können Sie die Vorlage für zukünftige Besprechungen duplizieren und natürlich alle Besprechungsnotizen in einem festgelegten Notizbuch aufbewahren. Sie können auch exportieren (Datei> Notiz exportieren) die Vorlagennotiz in Ihren Dokumentenordner oder Ihr Dropbox-Konto und importieren Sie bei Bedarf eine Kopie erneut.

Link zu anderen Notizen

Bei der Vorbereitung der Tagesordnung für Ihre Besprechung wissen Sie möglicherweise nicht, dass externe Links und Verknüpfungen zu Notizen zu Elementen in Ihrer Besprechungsnotiz hinzugefügt werden können. Um einen externen Link hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Element in der Notiz und wählen Sie Link> Link hinzufügen… und fügen Sie die externe URL ein.

Um einen Link zu einer anderen Notiz in Ihrer Evernote zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Notiz in einer Ausschnitt-, Karten- oder Listenansicht und wählen Sie aus Notiz-Link kopieren. Fügen Sie den Link wie jeden externen Link ein, der mit der Notiz verknüpft werden soll. Dies ist sehr praktisch, wenn Sie die Ergebnisse vergangener Meetings zu Ihrer aktuellen Tagesordnung hinzufügen oder Menüpunkte besprechen möchten, für die Sie anderes Material in Evernote haben.

Teilen und zusammenarbeiten

Zwar gibt es mehrere gute Agenda- und Protokoll-Apps, die für das iPad MinuteTaker und Meetings verfügbar sind. Helfen Sie dabei, professionelle iPad-Minutenberichte zu erstellen. MinuteTaker und Meetings helfen Ihnen, professionelle iPad-Minutenberichte zu erstellen Bei Meetings über das Web bezog ich mich auf ein paar Minuten, als ich Apps nahm. Während sehr wenige von uns… Lesen Sie mehr, ich bevorzuge Evernote wegen der gemeinsamen Nutzung und der gemeinsamen Funktionen. Auf diese Weise können Sie Tagesordnungen und Besprechungen online oder per E-Mail mit Ihrem Team und anderen Besprechungsteilnehmern teilen.

Ein weiterer Vorteil dieser Art der Freigabe ist, dass Links zu Ihren Meeting-Notizen immer Änderungen und Aktualisierungen der Notizen enthalten und dass das Layout der Evernote-Notizen professionell auf einer Webseite ist.

Wenn Sie ein Premium-Evernote-Konto verwenden, können Sie Notizen mit anderen Evernote-Benutzern teilen, insbesondere zu Zwecken der Zusammenarbeit. Freigegebene Notizen können schreibgeschützt oder lesend sein und den Zugriff ändern. Evernote verfolgt, wer die Notizen geändert hat. Wenn Systemkonflikte auftreten, erstellt Evernote automatisch eine Kopie der in Konflikt stehenden Notiz, damit das Problem behoben werden kann.

Erinnerungen

Eine weitere nützliche Funktion in Evernote ist die Möglichkeit, Erinnerungen festzulegen. Persönlich füge ich einer Tagesordnung eine Erinnerung hinzu, die mich daran erinnert, das Protokoll wenige Tage vor der Sitzung an die Teilnehmer zu senden. Evernote-Erinnerungen werden auf allen Geräten angezeigt, auf denen Evernote installiert ist.

Während der Besprechung

Während Evernote zum Protokollieren von Minuten natürlich nützlich ist, enthalten viele Versionen eine Präsentationsfunktion zum Anzeigen Ihrer Meeting-Agenda und anderer Notizen über einen Projektorbildschirm sowie ein integriertes Markierungswerkzeug zum Hervorheben von Inhalt.

Das Präsentationstool enthält ein Menüelement zum Anzeigen einer Notiz auf einem anderen Bildschirm. Sie müssen jedoch jedes Mal auf die Präsentationsschaltfläche in der Werkzeugleiste klicken oder tippen, wenn Sie zu einer anderen Notiz wechseln. Üben Sie daher den Präsentationsmodus Vor dein treffen! Die Präsentationsfunktion kann auch digital verwendet werden “Whiteboard” für Brainstorming-Ideen.

Das Audio-Aufnahme-Tool ist auch praktisch, wenn Sie Teile der Besprechung aufzeichnen möchten, die Sie später überprüfen möchten. Möglicherweise benötigen Sie ein externes Mikrofon anstelle des internen Mikrofons an Ihrem Mac oder PC, um eine gute Aufnahme eines Raums mit vielen Personen zu erhalten.

Evernote erlaubt derzeit nicht, dass zwei oder mehr Personen live mit Notizen zusammenarbeiten, aber ein kürzlich vorgenommenes Update des Online-Dienstes LiveMinutes ermöglicht die Live-Zusammenarbeit mit Evernote-Notizen.

Nach dem Meeting

Wie bei Tagesordnungen macht es Evernote praktisch, das Protokoll Ihrer Besprechung fast unmittelbar nach Abschluss der Besprechung mitzuteilen. Teammitarbeiter können alle erforderlichen Anpassungen des Protokolls vornehmen, und das Protokoll kann zur Vorbereitung der Tagesordnung für das nächste Meeting verwendet werden.

Das Schöne an Evernote ist, dass alle Ihre Minuten in einem Notizbuch aufbewahrt werden, um einen einfachen Zugriff zu ermöglichen. Nachdem Sie viele Minuten-Notizen gesammelt haben, können Sie sie alle auswählen und entweder zu einer großen Notiz zusammenführen oder sie auf ein lokales Laufwerk exportieren (Datei> Notizen exportieren) wo sie abgerufen werden können, wenn Sie sie erneut benötigen.

Wenn Sie in einem Notizbuch mehrere Notizen auswählen, kann für diese Sammlung ein Inhaltsverzeichnis erstellt werden. Das Inhaltsverzeichnis wird als Notiz erstellt und ist eine großartige Möglichkeit, eine Liste der abgeschlossenen Minuten im Laufe der Zeit gemeinsam zu nutzen.

Passt sich Ihren Bedürfnissen an

Um Evernote effektiv bei der Organisation und Durchführung Ihrer Besprechungen zu unterstützen, müssen Sie mit den erweiterten Funktionen des Dienstes vertraut sein. Wenn auch Ihre Teammitglieder den Dienst nutzen, kann dies das Organisieren, Zusammenarbeiten und Freigeben von Besprechungsmaterial vereinfachen. Außerdem müssen weniger Anwendungen zur Ausführung der Aufgaben verwendet werden.

Teilen Sie uns mit, ob Sie Evernote zur Vorbereitung und Durchführung von Meetings in den Kommentaren unten verwenden.

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