Behalten Sie den Überblick über Kundenprobleme und -prioritäten mit der Close Support Help Desk Software

Wenn Sie ein Geschäft mit Computersupport betreiben oder ein IT-Helpdesk-Center verwalten, wissen Sie, dass der IT-Support mehr umfasst als nur die Behebung von Computerproblemen. Jedes Problem stellt ein Symptom dar, das auf einen viel größeren Systemfehler hindeuten kann. Mehrere Probleme, die alle übereinstimmen, zeigen auch Softwarefehler auf, die beim Testen möglicherweise übersehen wurden.

Eine der besten Möglichkeiten, alle Probleme zu verfolgen und zu analysieren, ist die zentrale Helpdesk-Software. Mit einem solchen System können Sie nicht nur Computer- oder Systemprobleme nachverfolgen, sondern auch nachverfolgen, welche Mitarbeiter sich um die Tickets gekümmert haben, ein Protokoll darüber, welche Kunden oder Kunden das Helpdesk am häufigsten nutzen, und es bietet ein hervorragendes Niveau Überblick darüber, wie gut Ihre IT-Mitarbeiter Probleme bewältigen.

Eine der besten kostenlosen Helpdesk-Softwarelösungen, die ich gefunden habe und die die gleiche Funktionalität wie einige der teureren Pendants bietet, ist der Close Support Service Desk.

Einrichten von Close Support Service Desk

Die Software wird aufgerufen “Serviceschalter” eher, als “Beratungsstelle” weil es tatsächlich für mehr als nur für IT-Probleme nützlich ist. Wenn Sie überhaupt einen Dienst ausführen, zu dem Kunden oder Kunden gehören, die Sie bei Problemen anrufen, können Sie diese Software verwenden, um diese Probleme zu verfolgen. Möglicherweise führen Sie einen Elektronikreparaturservice, ein Sanitärgeschäft oder einen anderen Bereich, in dem Probleme behoben und behoben werden. Mit dieser Software können Sie sich diese Probleme merken, nachverfolgen und analysieren, insbesondere wenn Sie ein Team von Technikern haben, die für Sie arbeiten.

Wenn Sie die Software zum ersten Mal einrichten, werden Sie feststellen, wo Sie auf die Systemdatenbank zugreifen möchten. Close Support verwendet Access Runtime und die Hintergrunddatenbank CloseSupportBE.mdb speichert alle Daten für das System. Um verteilten Benutzern den Zugriff auf dieses System zu ermöglichen, um Trouble-Tickets einzugeben, zu verwalten und zu schließen, speichern Sie die Datenbank einfach im lokalen Netzwerk. Wenn Sie es über das Internet nutzen möchten, richten Sie einfach ein Online-Konto ein “Festplatte” wie Dropbox und speichern Sie die zentrale Datenbank auf diesem Konto.

Der einzige Ärger, wenn Sie die kostenlose Software verwenden, ist ein Anfangsfeld, das beim Laden der Software angezeigt wird, und Sie müssen darauf klicken “Fortsetzen” die Anmeldung zur kostenlosen Testversion ablehnen. Sobald Sie sich mit der Software befasst haben, werden Sie vier Hauptbereiche sehen.

Oben (1) finden Sie Schnellsuchfelder und Schaltflächen zum Erstellen eines neuen Anrufvorfalls oder zum Erstellen einer neuen Aufgabe für einen Mitarbeiter (oder für Sie). Aufgaben können einem bestimmten Problem und einem bestimmten Techniker zugewiesen werden. Der Servicebereich auf der linken Seite enthält aktive Aufgaben (2) und aktive Anrufe (3). Auf der rechten Seite des Hauptbildschirms werden die Anrufe nach Zuständiger, Status und Priorität sortiert (4)..

Die Eingabe von Details, wenn ein Problemanruf (oder eine E-Mail) eingeht, ist so einfach wie das Verwenden der verschiedenen Dropdown-Felder, um die Priorität und die Kategorie des Problems auszuwählen. Ein Kasten auf der rechten Seite ermöglicht spezifische Informationen zum Problem.

Sobald sich der Anruf im System befindet, bleibt er im Telefon “Leben” Bereich, bis es entweder aufgelöst oder abgebrochen wird. Sobald ein aktives Problem vorliegt, wird jede Änderung im System automatisch im Anruf protokolliert “Geschichte” Bereich.

Das Hinzufügen einer neuen Aufgabe ist eine nützliche Methode zum Erstellen und Überwachen von Jobs für Mitarbeiter, die möglicherweise mit bestimmten aufgerufenen Problemen zusammenhängen oder nicht. Sie können sogar bestimmte Aufgaben auf wiederkehrender Basis festlegen, sodass das System für die Arbeitszeitplanung verwendet werden kann sowie Fielding-Problemaufrufe.

Wenn Sie in der Navigationsleiste links auf Unternehmen klicken, können Sie alle Kunden sehen, für die Sie gearbeitet haben. Hier können Sie manuell neue Unternehmen eingeben und alle Kontaktinformationen eingeben. Wenn Sie innerhalb von Aufgaben oder Anrufen auf das Unternehmen klicken, wird eine Verknüpfung zu diesen detaillierten Informationen hergestellt, sodass Sie auf einfache Weise Kontaktinformationen aus der Anruf- oder Aufgabenanzeige abrufen können.

Gleiches gilt für die Menschen, unabhängig davon, ob es sich um Einzelkunden oder um die Mitarbeiter handelt, die die Arbeit verrichten. Geben Sie hier alle Details ein. Für Mitarbeiter weisen Sie hier ihren Benutzernamen zu, um das Service Desk-System zu verwenden. Das Schöne daran ist, dass Sie immer, wenn Sie einen Kundennamen in einem Ticket verwenden, sofort auf ihre Kontaktdaten zugreifen können.

Eine weitere nützliche Funktion des Systems besteht darin, dass Sie Aufrufe oder Aufgaben (aktive oder archivierte) in eine Excel-Kalkulationstabelle exportieren können, mit der Sie Ihre eigenen Berichte erstellen oder einfach ein eigenes Archiv der gelösten Probleme erstellen können.

Diese kostenlose Helpdesk-Software kann nicht nur von IT-Technikern genutzt werden. Sie können damit nahezu jedes Unternehmen verwalten und organisieren, das Probleme beheben oder beheben muss. Probieren Sie es aus und sehen Sie, ob es Ihr eigenes Geschäft rationalisiert!

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Bildnachweis: Carlos Chavez

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