Verwendung von Microsoft Word-Mailings zur Automatisierung von E-Mails

Es gibt viele Dinge, die ich an Microsoft Word nicht mag, aber es gibt noch viele andere Dinge, die ich daran liebe. Ich mag insbesondere die Flexibilität der Zeichenwerkzeuge, die mitgelieferten Vorlagen für Briefe und Lebensläufe, und vor allem liebe ich es, viele der Aufgaben automatisieren zu können, die Sie oft erledigen. Eine dieser Aufgaben ist das Senden von Berichten oder E-Mails.

Die meisten von uns stehen vor einem Job, bei dem Sie einem ganzen Team einen Bericht senden müssen. Was dies noch schlimmer macht, ist, dass Sie an jede Person individuell zugeschnittene E-Mails mit bestimmten Informationen senden müssen. Möglicherweise sind 80 bis 90% der Worte gleich, aber 10 oder 20% für die Person sind einzigartig - Sie müssen also stundenlang E-Mails nach E-Mails schreiben.

Senden automatisierter E-Mails

In der Vergangenheit habe ich darüber geschrieben, wie Sie Google Analytics mit E-Mail-Berichten für Sie arbeiten können. Wie Sie Google Analytics für Sie mit E-Mail-Berichten verwenden können zu Ihrem Chef oder Kunden. Die Form der Automatisierung, die ich Ihnen heute zeigen werde, ist etwas anders. Anstatt die Daten für Sie zu erstellen, gibt Word automatisch die Details zu der Person in Ihrer Kontaktliste ein, während Sie die Daten oder Informationen, die Sie an diese Person senden möchten, schnell eingeben können. Dadurch fühlen sich die E-Mails persönlich und direkt an, aber gleichzeitig verbringen Sie keine Stunden damit, Dutzende oder Hunderte von persönlichen, direkten E-Mails aufzuschreiben.

Um zu beginnen, klicken Sie in Word (in meinen Beispielen Word 2007) auf “Mailings” und klicken Sie dann auf “Starten Sie den Seriendruck.”

Der Assistent ist nicht notwendig, aber er ist nett, weil er Ihnen hilft, sich an alles zu erinnern, was Sie tun müssen. Wählen Sie zunächst eine Vorlage aus, die Sie für Ihren generischen Bericht verwenden möchten.

Word hat viele gute Stile und Layouts. Wenn Sie Ihre Vorlage ausgewählt haben, klicken Sie einfach auf OK. Jetzt ist Ihr gesamter Bericht für Sie geschrieben, Sie müssen nur noch den Text ausfüllen. Wenn es um das Datum geht, stellen Sie sicher, dass Sie wählen “heute” so dass das Dokument immer das heutige Datum verwendet, wenn Sie es später erneut erstellen.

Wenn Sie Ihre Empfängerliste für den Empfang dieser E-Mails auswählen, können Sie Ihre aktuellen Outlook-Kontakte, eine aktuelle Kontaktliste, die Sie von woanders exportiert haben, verwenden oder eine neue Kontaktliste erstellen.

In meinem Beispiel habe ich Empfänger aus meinen aktuellen Outlook-Kontakten ausgewählt.

Nachdem Sie nun Ihre Empfänger ausgewählt haben, teilen Sie dem Dokument mit, welche Informationen aus den Kontaktinformationen abgerufen und automatisch in den Bericht eingebettet werden sollen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche “Merge-Feld einfügen” Taste.

Ich erstelle beispielsweise einen Bericht über eine bestimmte Website für einen Kunden. Daher habe ich diese Website in ihren Kontaktdetails definiert. Hier erkläre ich Word, diese URL im Bericht zu verwenden.

Wenn Sie Outlook verwenden, vergessen Sie nicht, dass Outlook-Kontakte Benutzerfelder bietet, in die Sie beliebige Informationen für diese Person einfügen können.

Dies ist nützlich, wenn die Informationen, die Sie für diese Person einbetten möchten, nicht in den Kontaktlistenfeldern gefunden werden.

Das Coolste an den Microsoft Word Mailings ist, dass Sie grundsätzlich erstellen “ergänze” Felder für die Teile des Berichts, die für jede Person eindeutig sind.

Wenn Sie also die generische Nachricht schreiben und an einen Ort gelangen, an dem Sie etwas schreiben müssen, das bestimmte Daten für diese Person enthält, klicken Sie einfach auf “Regeln” und wähle “Ergänze“. Auf diese Weise können Sie die Eingabeaufforderung und eine Standardantwort definieren. Wenn Sie Ihr automatisiertes Dokument laden, werden Sie dazu aufgefordert, jedes einzelne Ausfüllfeld für jeden Empfänger auszufüllen.

Wenn Sie mit der Erstellung des automatisierten Mailings fertig sind, besteht Ihr Dokument aus einigen Feldern, die automatisch basierend auf den Kontaktdaten des Empfängers ausgefüllt werden, und andere Felder werden basierend auf den Angaben gefüllt, die Sie für Informationen angegeben haben.

Für jedes Dokument können Sie den E-Mail-Bericht schnell aus Word versenden, indem Sie auf die Schaltfläche Outlook im oberen rechten Teil des Bildschirms klicken und wählen “E-Mail senden” (oder als PDF-Anhang senden) und fertig!

Mit dieser Technik reduzieren Sie Ihre Korrespondenz um mindestens 50%. Im Vorfeld benötigen Sie einige Zeit, um das Dokument perfekt einzurichten. Aber jede Woche oder jeden Monat, die Sie für die Erstellung des Berichts benötigen, sind Sie sehr froh, dass Sie sich bemüht haben.

Geben Sie Microsoft Word Mailings einen Schuss und lassen Sie uns wissen, wie es gelaufen ist. Hat es Ihnen Zeit gespart? Teilen Sie Ihre eigenen Erfahrungen damit in den Kommentaren unten!

Bildnachweis: clix at sxc.hu

Erfahren Sie mehr über: Geschäftstechnologie, Computerautomatisierung, E-Mail-Tipps, Seriendruck, Microsoft Word.