So richten Sie eine E-Mail aus dem Office-Responder in Outlook ein

Was bekommen Sie, wenn Sie zwei Wochen Urlaub mit einem arbeitsreichen Leben verbinden? Ein riesiges Projekt, das auf Sie wartet, wenn Sie nach Hause zurückkehren - durchforsten Sie einfach all diese E-Mails! Warten Sie, warum Sie den Abwesenheitsantworten in Outlook nicht aktivieren und einige dieser Antworten für Sie automatisieren möchten?

Hier bei MakeUseOf haben wir beschrieben, wie Sie dies in Gmail tun können, z. B. in Tinas Anweisungen zum Beantworten von Urlaubsantworten. So richten Sie eine E-Mail außerhalb des Büros ein, bevor Sie auf Reisen gehen eine Reise Möchten Sie nicht in den Urlaub fahren und wissen, dass Sie Ihre E-Mail nicht abrufen müssen? Wenn Sie sich während Ihrer Abwesenheit nicht auf einen Assistenten verlassen können, wenden Sie sich an Autoresponder in Google Mail. Weitere Informationen und Marks Methode zur Verwendung eines E-Mail-Filters Erstellen einer automatischen E-Mail-Antwort mit dem neuen Filter von Google Mail Erstellen einer automatischen E-Mail-Antwort mit dem neuen Filter von Google Mail Weitere Informationen. Der eine Client, den wir noch nicht behandelt haben, ist Outlook. Im Gegensatz zu Google Mail bietet die kostenlose Version von Outlook.com leider nicht die Abwesenheitsantwortfunktion. Wenn Sie jedoch über Outlook 2010 und ein Konto auf einem MS Exchange-Server verfügen, das viele Unternehmen den Mitarbeitern zur Verfügung stellen, haben Sie Glück.

Verwenden des Abwesenheitsantworters in Outlook

Microsoft hat es extrem einfach gemacht, ein automatisiertes System einzurichten, das sofortige Antworten an alle Personen sendet, die Sie per E-Mail benachrichtigen, wenn Sie nicht in Ihrem Büro sind. Es ist egal, ob es sich nur um 24 Stunden oder während eines zweiwöchigen Urlaubs handelt. Sie können den Outlook-Client so konfigurieren, dass er genau so reagiert, wie Sie es wünschen, und genau so viel Zeit, wie Sie es benötigen.

Um zu diesen Einstellungen in Outlook 2010 zu gelangen, wählen Sie unter der Schaltfläche Windows-Logo die Option Info. Hier sehen Sie einen großen Knopf, der liest “Automatische Antworten” mit einer Tür und einem Pfeilsymbol.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Automatische Antworten, um das Out of Office-Tool von Outlook zu starten. Das Popup-Fenster, das Sie sehen, ist viel weiter fortgeschritten, als Sie vielleicht annehmen. Auf den ersten Blick ist dies ein schneller Weg, um es zu aktivieren “Automatische Antworten senden” Geben Sie einfach eine kurze Notiz ein, die Outlook automatisch in Ihrem Namen an alle Personen sendet, die Sie per E-Mail senden. Jeder Google+ Benutzer kann Ihnen jetzt E-Mails in Google Mail senden (und hier ist die Deaktivierung). Jeder Google+ Benutzer kann Ihnen jetzt E-Mails in Google Mail (und So deaktivieren Sie es) Ab heute kann jeder Google+ Nutzer Ihnen eine Nachricht in Google Mail senden. Um eine Nachricht zu senden, müssen Sie diese Person nur zu Ihrem Google+ hinzufügen. Weiterlesen .

Bei näherer Betrachtung werden Sie jedoch feststellen, dass hier viel mehr Funktionen vorhanden sind, als es den Anschein hat.

Zunächst können Sie einen bestimmten Datumsbereich definieren, um die automatische Antwortfunktion zu aktivieren. Wenn Sie also aus Ihrem Urlaub zurückkehren, müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, ob Sie sie deaktivieren möchten!

Sie werden auch feststellen, dass es zwei Registerkarten gibt. Auf der linken Seite können Sie eine automatische Antwort einrichten. Nicht SMS an mich: Automatische Antwort, während Sie beschäftigt sind. Bitte keine SMS: Automatische Antwort, wenn Sie beschäftigt sind. Lesen Sie nur für Personen, von denen Sie eine E-Mail erhalten innerhalb der Firma.

Auf der linken Seite können Sie eine spezifische Antwort für alle Personen einrichten, die Sie von außerhalb Ihres Unternehmens per E-Mail senden.

E-Mail-Regeln einrichten

Sie werden am unteren Rand dieses Fensters feststellen, dass es eine scheinbar unbedeutende kleine Schaltfläche gibt “Regeln… ”

Diese Schaltfläche ist von großer Bedeutung, da Sie weiter definieren können, wie Outlook automatisch reagiert, indem Sie bestimmte Personen oder Wörter im Betreff oder Textkörper definieren oder ob die E-Mail direkt oder über CC gesendet wurde.

Sie können hier sehr spezifische Regeln erstellen. Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, nach der Sie von Ihrer Mutter per E-Mail benachrichtigt werden. Sie können diese E-Mail an ein persönliches Konto weiterleiten, das Sie während Ihres Urlaubs überwachen (oder, abhängig von Ihrer Beziehung zu Ihrer Mutter, direkt in den Papierkorb)..

Noch interessanter wird es, wenn Sie auf das Symbol klicken “Fortgeschrittene… ” Taste.

Hier können Sie genauer definieren, auf welche Nachrichten Sie auf eine andere Art und Weise antworten möchten als die standardmäßige automatische Antwort. Sie können Nachrichten über oder unter einer bestimmten Größe auswählen, wann sie empfangen wurden, ihren Wichtigkeitsgrad und mehr.

Erstellen Sie einen Abwesenheitsantworter mit E-Mail-Regeln

Saikat gab einige Tipps zur Verwendung von Outlook-Filtern. MS Outlook-Tipp: So organisieren Sie eingehende E-Mails automatisch: MS Outlook-Tipp: So organisieren Sie eingehende E-Mails automatisch Lesen Sie weiter, und Jack hat dasselbe für Google-, Hotmail- und Yahoo-Filter ausgeführt. So richten Sie E-Mail-Filter ein in Google Mail, Yahoo Mail und Outlook Einrichten von E-Mail-Filtern in Google Mail, Yahoo Mail und Outlook Die E-Mail-Filterung ist das beste Werkzeug, um Ihren Posteingang ordentlich und organisiert zu halten. So richten Sie E-Mail-Filter in Google Mail, Yahoo Mail und Outlook ein und verwenden diese. Weiterlesen . Wenn Sie darüber nachdenken, ist der Abwesenheitsantworter eine alternative Version dessen, was Sie tun könnten, wenn Sie nur darauf geklickt hätten Regeln verwalten aus dem Outlook-Menü.

Scrollen Sie mit dem Regel-Assistenten einfach nach unten, um nach Nachrichten zu suchen “in einem bestimmten Datenbereich empfangen”.

Definieren Sie diese Zeitspanne von dem Moment an, in dem Sie in den Urlaub fahren, bis zu dem Zeitpunkt, an dem Sie nach Hause zurückkehren möchten.

Zum Schluss müssen Sie nur noch festlegen, welche Reaktion oder Aktion die Regel ausführen soll, wenn eingehende Nachrichten diese Kriterien erfüllen und Sie im Wesentlichen einen Abwesenheitsantworter haben!

Wie Sie sehen, gibt es keinen Grund, warum Sie nicht auf E-Mails antworten können, selbst wenn Sie im Urlaub sind! Sie müssen sich nur die Zeit nehmen, um Outlook mitzuteilen, wie Sie es für Sie ansprechen möchten, und die Leute werden denken, dass Sie genauso produktiv sind wie Sie jemals waren, selbst wenn Sie an einem Strand sitzen und eine Margarita trinken.

Auf welche kreative Weise verwenden Sie den Out-of-Office-Responder von Outlook? Haben Sie gute Tipps oder Geschichten zu erzählen? Teilen Sie sie in den Kommentaren weiter unten!

Bildnachweis: Roboterhand via Shutterstock

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