So richten Sie eine E-Mail außerhalb des Büros ein, bevor Sie auf Reisen gehen

Möchten Sie nicht in den Urlaub fahren und wissen, dass Sie Ihre E-Mails nicht abrufen müssen? Wenn Sie sich nicht auf einen Assistenten verlassen können, der sich während Ihrer Abwesenheit um Ihre digitale Kommunikation kümmert, ist die Abwesenheitsnachricht das Beste.

Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie einen Autoresponder mit Google Mail einrichten und was Sie dabei beachten sollten.

Reduzieren Sie die Last, bevor Sie gehen

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Posteingang löschen. 6 Möglichkeiten, Ihren E-Mail-Posteingang zurückzufordern 6 Möglichkeiten, Ihren E-Mail-Posteingang abzufragen Gibt es noch etwas, das so nützlich, verbreitet und frustrierend ist wie ein E-Mail-Posteingang? Es ist schon immer da und wir nutzen es weiter, und so lange wir es nutzen, werden Leute wie ich… Read More lesen und auf offene Anfragen antworten, bevor Sie gehen. Teilen Sie mit, dass Sie nicht da sind. Sie könnten beispielsweise die Termine Ihrer geplanten Abwesenheit zu Ihrer E-Mail-Signatur hinzufügen. Sie können auch von der E-Mail-Signatur profitieren. Sie können auch von der E-Mail-Signatur profitieren. Eine Signatur informiert Sie über eine Persönlichkeit. So wie zwei Personen kaum gleich schreiben, unterschreiben sie auch anders. So entstand die "Wissenschaft" der Graphologie. Aber das digitale Zeitalter und die E-Mail… Lesen Sie ein oder zwei Wochen vor Ihrer Reise mehr. Auf diese Weise überfluten Ihre Kontakte seltener Ihren Posteingang, wenn Sie nicht mehr da sind.

Wenn Sie noch kein System zum Verwalten Ihrer E-Mails haben, ist es an der Zeit, sich mit dem Posteingang-Null-Flussdiagramm vertraut zu machen. Mit diesem Flussdiagramm täglich einen Posteingang zu pflegen. Mit diesem Flussdiagramm täglich einen Posteingang-Nullpunkt pflegen trotz täglich über 500 E-Mails. Das sind null ungelesene E-Mails - das ist richtig, ich adressiere jede einzelne E-Mail, die mir jeden Morgen gesendet wird. Und Vertrauen… Lesen Sie mehr. Löschen Sie in kurzer Zeit nicht relevante E-Mails, delegieren Sie Aufgaben, die Sie nicht selbst lösen können, lösen Sie Aufgaben sofort, wenn sie weniger als zwei Minuten dauern, oder setzen Sie sie in Ihre Aufgabenliste, wenn sie länger dauern.

Möglicherweise möchten Sie auch E-Mail-Newsletter abbestellen. Posteingang abbestellen: Mit diesen Tools schnell von mehreren Newsletters abbestellen Posteingang aufheben: Mit diesen Tools schnell von mehreren Newsletters abbestellen Beim Abbestellen von Newslettern geht es nicht um Spam. Die meisten Newsletter, die unseren Posteingang füllen, verkaufen keine Medikamente oder bieten kein Preisgeld. Sie sind echte Newsletter von vertrauenswürdigen Unternehmen, die wir selbst abonniert haben. Wenn Sie längere Zeit nicht da sind, lesen Sie mehr.

Bereiten Sie Ihren E-Mail-Autoresponder vor

Egal wie gut Sie Ihren geplanten Urlaub kommunizieren, die Menschen versuchen immer noch, mit Ihnen in Kontakt zu treten. Ein Autoresponder wird sie an Ihre Abwesenheit erinnern. Folgen Sie dieser Strategie:

• Hinzufügen Kontaktinformationen für dringende Angelegenheiten zu Ihrem Auto-Responder. Dies kann die E-Mail-Adresse eines vertrauenswürdigen Kollegen oder eine Telefonnummer sein, unter der Sie im Notfall erreichbar sind.
• Richten Sie das ein Autoresponder nur für Personen in Ihrer Kontaktliste. Dadurch wird verhindert, dass zufällige Personen Ihre Notrufnummer oder andere Kontaktdaten erhalten.
• Konfiguration leitet wichtige E-Mails weiter. Wenn Sie von einer bestimmten Person oder zu einem bestimmten Thema erwarten, stellen Sie sicher, dass diese wichtigen E-Mails an einen Kollegen weitergeleitet werden, der sofort antworten kann.

Richten Sie den Google Mail Vacation Responder ein

Sie können Google Mail finden Urlaubsantworten unter allgemeinen Einstellungen. Klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts in Ihrem Posteingang und scrollen Sie zum unteren Rand des Postfachs Allgemeines Tab. Wählen Sie die Daten aus, verfassen Sie Ihre Nachricht in WYSIWYG (formatierter / Rich Text) oder Einfacher Text, und schalten Sie den Urlaubsantworten ein. Um zu verhindern, dass Fremde oder Spammer zusätzliche Kontaktinformationen erhalten oder erfahren, dass Ihr E-Mail-Konto aktiv ist, wählen Sie Senden Sie nur eine Antwort an Personen in Ihren Kontakten. In Google Mail können Sie eine erste und eine optionale Option festlegen letzter Tag, Das bedeutet, dass Sie nicht daran denken müssen, den Autoresponder auszuschalten, wenn Sie zurückkommen.

Ausgewählte E-Mails mithilfe von Google Mail-Filtern weiterleiten

Der Vacation Responder ist eine Standardnachricht, die - sofern aktiv - an alle Personen (in Ihrer Kontaktliste) gesendet wird, die Ihnen eine E-Mail senden. Wie bereits erwähnt, benötigen einige E-Mails möglicherweise eine sofortige und persönliche Antwort. Hier kommen die Filter von Google Mail ins Spiel.

Beachten Sie, dass Sie in Google Mail nur E-Mails an bestätigte E-Mail-Adressen weiterleiten können. Wenn Sie E-Mails an einen Kollegen weiterleiten möchten, benötigen Sie deren Hilfe. Klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts in Ihrem Google Mail-Posteingang und wählen Sie aus die Einstellungen, und wechseln Sie zum Registerkarte Weiterleitung und POP / IMAP. Drücke den Fügen Sie eine Weiterleitungsadresse hinzu , geben Sie die Weiterleitungs-E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Nächster um die Bestätigungsmail auszulösen. Ihr Kollege erhält einen Code und Anweisungen zur Bestätigung der Anfrage. Wenn Sie die E-Mail weiterleiten, können Sie den Bestätigungscode auch selbst eingeben, um die E-Mail-Adresse zu bestätigen.

Erweitern Sie zum Einrichten des Filters die Suchoptionen über Ihrem Google Mail-Posteingang. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Absenders in das Feld ein von Feld oder Schlüsselwörter in der Gegenstand oder hat die Wörter Feld. Sie können mehrere E-Mail-Adressen hinzufügen und Suchoperatoren verwenden. Mit Suchmaschinen bessere Suchfunktionen finden: Boolesche Suchlogik erklärt Verbesserte Suchmaschinen mit Suchmaschinen: Boolesche Suchlogik erklärt Es dauert nur eine halbe Sekunde für die Abfrage von etwa 50 Servern von Google Milliarden indizierter Seiten dauert es wesentlich länger, nur die erste Seite der Suchergebnisse zu scannen. Darüber hinaus… Lesen Sie mehr, um mehrere Keywords miteinander zu verbinden.

Klicken Filter mit dieser Suche erstellen Wählen Sie unten rechts und im nächsten Fenster Ihre Aktion aus. In dem unten gezeigten Beispiel habe ich eine Weiterleitungs-E-Mail-Adresse ausgewählt und der weitergeleiteten E-Mail ein Etikett hinzugefügt. Wenn Sie das Gleiche tun, können Sie weitergeleitete E-Mails anhand ihres Labels schnell identifizieren, wenn Sie aus Ihrem Urlaub zurückkehren.

Anstatt E-Mails weiterzuleiten, können Sie auch eine benutzerdefinierte vordefinierte Antwort einrichten. E-Mail schneller und besser mit eingegangenen Antworten E-Mail schneller und besser mit eingegangenen Antworten Sie haben keine Zeit zum Mittagessen zu kochen? Kein Problem, schnapp dir eine Dose. Brauchen Sie einen Camping-Chow, der nicht schlecht geht? Einfach, nimm etwas Konserven. Haben Sie es satt, dieselben E-Mail-Antworten einzugeben? Versuchen Sie konservierte E-Mails! Think… Read More für bestimmte Absender oder Themen. Yaara hat zuvor erklärt, wie genau das funktioniert.

Letzte Vorbereitungen bevor Sie gehen

Es wäre ziemlich enttäuschend, wenn Ihr sorgfältig eingerichtetes System versagt. Stellen Sie sich den Stress bei Ihrer Rückkehr vor. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Abwesenheitsnachrichten testen und weiterleiten, bevor Sie gehen. Sie können Ihre eigene sekundäre E-Mail-Adresse und Dummy-Filter verwenden, um Autoresponder, Filter und Weiterleitungen zu testen.

Was ebenfalls peinlich wäre, wäre es, wenn Ihr Urlaubshelfer noch lange nach Ihrer Rückkehr aktiv bleibt. Wenn Sie eine Aufgabenliste oder einen Kalender haben, erstellen Sie eine Aufgabe oder einen Zeitplan, um den Autoresponder und / oder die Filter bei Ihrer Rückkehr auszuschalten.

Hier ist eine kleine Zusammenfassung des gesamten Verfahrens von Steve Dotto:

Was zu tun ist, wenn Sie zurückkehren

Hoffentlich hat Ihr System funktioniert und alle dringenden E-Mails wurden von Ihrem freundlichen Kollegen bearbeitet. Wenn Sie bereit sind, Ihren Posteingang in Angriff zu nehmen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Schalten Sie den Urlaubsantworten aus.
• Urlaubsspezifische Filter und Weiterleitungen deaktivieren.
• Gehen Sie Ihren Posteingang mit der Posteingang-Null-Strategie durch. 4 Einfache Schritte zum Erreichen und Verwalten von Posteingang-Nullen in Gmail 4 Einfache Schritte zum Erreichen und Verwalten von Posteingang-Nullen in Gmail Lesen Sie weiter oben.
• Überprüfen Sie Ihren gesendeten Ordner oder ein von Ihnen verwendetes Etikett, um zu sehen, welche E-Mails weitergeleitet wurden oder eine Antwort erhalten haben.
• Nehmen Sie Kontakt mit Kollegen auf, die mit dringenden E-Mails umgegangen sind, und bitten Sie sie, Sie auf den neuesten Stand zu bringen.
• Follow-up wo nötig.
• Abonnieren Sie die Newsletter ggf. erneut.

Kann dies in anderen E-Mail-Clients durchgeführt werden?

Bestimmt. Sie können in Thunderbird automatische Antwortfilter einrichten. So richten Sie Mozilla Thunderbird für automatische Antworten und geplante E-Mails ein So richten Sie Mozilla Thunderbird für automatische Antworten und geplante E-Mails ein Wenn E-Mails überfordert sind, kann es Antworten und geplante E-Mails. In Mozilla Thunderbird, dem plattformübergreifenden, kostenlosen und Open-Source-Desktop-E-Mail-Client, erfahren Sie, wie Sie dies tun. Lesen Sie mehr, was wir zuvor behandelt haben. In Outlook können Sie auch Abwesenheitsbenachrichtigungen einrichten.

Verwenden Sie einen anderen E-Mail-Client oder haben Sie weitere Tipps zum Umgang mit E-Mail-Respondern? Bitte sprechen Sie mit und teilen Sie Ihre Fragen oder Erkenntnisse in den Kommentaren!

Bild-Gutschrift: Posteingang Null durch Hyperdasie über Flickr

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