7 Tipps und Tricks zu Skype for Business für großartige Meetings

Skype for Business, früher Lync, ist die Lösung für Unternehmensnachrichten und Besprechungen von Microsoft. Sie können sich mit bis zu 250 Personen treffen - auch wenn sie das Programm nicht verwenden - und eine Kombination aus Audio, Bildmaterial und Chat verwenden, um Ihre Besprechung zu hosten.

Wir haben eine Liste einiger unserer beliebtesten Skype for Business-Funktionen zusammengestellt, von denen Sie möglicherweise nichts wissen. Von der Aufzeichnung Ihres Meetings bis zur Freigabe Ihrer PowerPoint-Präsentationen. So teilen Sie Office-Dateien online mit Docs.com. So können Sie Office-Dateien online mit Docs.com teilen. Wie geben Sie Dokumente frei und warum? Wenn Sie häufig Dateien privat oder öffentlich verfügbar machen müssen, sollten Sie sich an Docs von Microsoft wenden. Sie können online oder direkt von Office 2016 aus freigeben. Lesen Sie weiter, wir bieten Ihnen einige großartige Tipps.

Wenn Sie eigene Empfehlungen zu Skype for Business haben, teilen Sie uns dies bitte in den Kommentaren mit.

1. Erstellen Sie eine Besprechung in Outlook

Verschwenden Sie Ihre Zeit nicht mit dem Planen von Besprechungen in externen Tools. Bei Online-Meetings kann es sehr viel schief gehen. Fed Up Of Inefficient Meetings? Schicken Sie Ihrem Chef diese 8 Regeln mit ineffizienten Meetings? Senden Sie diese 8 Regeln an Ihren Chef Wenn ein Meeting gut organisiert ist, gibt es keinen Grund, warum Produktivität, Sinn und Moral nicht verbessert werden können. Hier sind einige Regeln für effektive Meetings zu beachten. Lesen Sie mehr und das tut es oft.

Vielleicht hat jemand vergessen, sich rechtzeitig anzumelden, hat nicht das richtige Browser-Plugin installiert oder kann sein Headset nicht anschließen. Beseitigen Sie den ganzen Ärger mit einem Skype for Business-Meeting, wenn Sie Meetings planen.

Beim Erstellen eines Termins in Outlook auf der Geplanter Termin Klicken Sie auf die Registerkarte Skype-Meeting. Dadurch wird ein Link in die Beschreibung eingebettet, auf den Personen klicken können, um dem Meeting beizutreten. Wenn sie Erinnerungen in Outlook aktiviert haben, können sie einfach klicken Tritt dem Treffen bei Wenn es erscheint, wird es von Skype for Business automatisch gestartet. Die Sorge, Menschen manuell zu einem Anruf einzuladen, ist weg. Wenn sie sich auf der Einladung befinden, können sie mitmachen.

Wenn Sie das nicht sehen können Skype-Meeting Schaltfläche, müssen Sie nur eine kurze Änderung in Ihren Outlook-Einstellungen vornehmen. Gehe zu Datei> Optionen> Add-Ins. Auf der Verwalten Dropdown auswählen COM-Add-Ins und klicken Sie auf Gehen… Kreuzen Sie das Kästchen neben an Skype-Meeting-Add-In für Microsoft Office und klicken Sie auf OK. Erledigt!

2. Zeichnen Sie Ihre Meetings auf

Wenn Sie so wie ich sind, waren Sie in einer Besprechung, haben den Anruf aufgelegt und hatten später einen vollständigen Gedankenaustausch. Hat diese Person das definitiv gesagt? Was waren die Aktionspunkte? Sie können dies vollständig umgehen, indem Sie alle Ihre Skype for Business-Meetings aufzeichnen. Alle Anrufaktivitäten wie Audio, Video, Bildschirmfreigabe und Sofortnachricht werden in der Aufzeichnung aufgezeichnet.

Klicken Sie in einer Besprechung auf die Schaltfläche … Symbol und dann Starte die Aufnahme. Alle an der Besprechung werden darüber informiert, dass Sie die Aufzeichnung aufzeichnen, und ein rotes Kreissymbol wird während des gesamten Gesprächs oben angezeigt. Du kannst den ... benutzen Pause und halt Icons nach Bedarf. Wenn das Meeting beendet ist, wird die Aufzeichnung automatisch im MP4-Format gespeichert.

Um eine Aufnahme zu finden, rufen Sie den Hauptbildschirm von Skype for Business auf und klicken Sie auf Einstellungen Zahnrad Dropdown. Von hier aus gehen Sie zu Extras> Aufnahmemanager. Dadurch werden Ihnen Metadaten für Ihre Aufnahmen angezeigt, beispielsweise Datum und Länge. Du kannst auch abspielen die Aufnahme und Durchsuche… um die Datei auf Ihrem PC zu finden.

3. Kennen Sie die Verknüpfungen

Wie jedes Office-Produkt ist auch Skype for Business mit Tastaturbefehlen vollgestopft. 60 Wichtige Microsoft Office-Tastaturbefehle für Word, Excel und PowerPoint 60 Wichtige Microsoft Office-Tastaturbefehle für Word, Excel und PowerPoint Hunderte von Tastaturbefehlen stehen in Office zur Verfügung Dies sind die wichtigsten, die Sie kennen sollten, da Sie dadurch viel Zeit sparen. Lesen Sie weiter, damit Sie die Dinge schnell erledigen können.

Um mit den Grundlagen zu beginnen, drücken Sie Windows-Taste + Umschalttaste + O eine eingehende Einladung annehmen oder Windows-Taste + Esc es ablehnen Um Ihr Audio stummzuschalten oder die Stummschaltung aufzuheben, drücken Sie Windows-Taste + F4. Die Kamera funktioniert gleich, ist aber Windows-Taste + F5.

Drücken Sie während eines Anrufs Strg + Umschalttaste + H um es zu halten, oder Alt + Q um es ganz zu beenden. Wenn Sie Ihren Bildschirm freigeben, drücken Sie Strg + Alt + S damit aufzuhören. Alternativ können Sie auch drücken, wenn jemand anderes die Kontrolle über Ihren Bildschirm übernommen hat Strg + Alt + Leertaste die Kontrolle wiedererlangen.

Das Programm hat zu viele Verknüpfungen, um sie hier aufzulisten. Besuchen Sie die Skype for Business-Verknüpfungsseite von Microsoft. Dort finden Sie die vollständigen Informationen, auf denen Verknüpfungen für Instant Messaging, PowerPoint-Freigabe, Durchsuchen von Kontakten und mehr enthalten sind.

4. Legen Sie die Kontakt-Datenschutzbeziehung fest

Sie können jedem Ihrer Kontakte eine von fünf Beziehungsebenen zuweisen. Standardmäßig werden diejenigen in Ihrem Unternehmen verwendet Kollegen, und die draußen werden sein Externe Kontakte. Jede Beziehungsebene hat beispielsweise unterschiedliche Berechtigungen, Freunde und Familie kann Ihre Besprechungsdetails nicht sehen und Arbeitsgruppe kann den Status "Nicht stören" unterbrechen.

Um den Beziehungsstatus eines Kontakts zu ändern, Rechtsklick auf ihren Namen und gehen zu Ändern Sie die Datenschutzbeziehung. Hier können Sie den aktuellen Beziehungsstatus überprüfen und Beschreibungen der anderen Optionen finden. Wenn Sie mehrere Kontakte auswählen möchten, um Beziehungen zu ändern, halten Sie die Taste gedrückt Ctrl und links Klick auf jeden Namen der Reihe nach.

In Situationen, in denen das Ändern der Beziehung nützlich ist, können Sie beispielsweise mit jemandem zusammenarbeiten, mit dem Sie ständig Meetings organisieren, oder wenn Sie jemanden haben möchten, der Sie unabhängig von Ihrem Status kontaktieren kann. Wenn Sie die Beziehung jemals wieder auf die Standardeinstellung zurücksetzen möchten, klicken Sie auf Beziehung automatisch zuweisen.

5. Starten Sie eine Umfrage, ein Q & A und ein Whiteboard

Sie können Ihre Meetings mit Hilfe der Whiteboard-, Umfrage- und Frage-und-Antwort-Funktion aufpeppen. Um diese in einem Meeting zu verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Anwesender Inhalt Taste auswählen Mehr, und dann entweder wählen Whiteboard, Umfrage, oder Q & A.

Auswählen Whiteboard öffnet es auf allen Bildschirmen. Dies ist eine großartige Funktion, wenn es einfacher ist, etwas zu zeichnen, als darüber zu sprechen. Sie können die Anzeige rechts verwenden, um zwischen den verschiedenen Anmerkungsoptionen wie Stift, Textmarker und Radiergummi zu wechseln. Das Whiteboard wird geschlossen, wenn Sie zu einer anderen Präsentationsoption wechseln. Der Inhalt bleibt jedoch erhalten, wenn Sie später darauf zurückkommen.

Auswählen Umfrage öffnet die Umfrage erstellen Fenster. Hier können Sie den Namen Ihrer Umfrage und die Antwortmöglichkeiten eingeben. Die Umfrage wird dann allen in der Besprechung angezeigt, damit sie abstimmen und die Entscheidungen anderer Personen sehen können. Sie können klicken Poll-Aktionen um die Einstellungen anzupassen, wie das Abstimmen der Stimmen vor den Teilnehmern, das Speichern der Ergebnisse oder das Schließen der Umfrage.

Zum Schluss wählen Sie Q & A wechselt den Standard-Chat in ein Frage- und Antwortmodul. Wenn ein Teilnehmer eine Frage stellt, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Klicken Antworten, Geben Sie eine Antwort ein und drücken Sie Eingeben. Dies zeigt die Frage und Antwort an alle. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Beenden Sie Fragen und Antworten, dann geh zu Speichern als wenn Sie eine Aufzeichnung der Sitzung haben möchten.

6. Präsentieren Sie eine PowerPoint

Sie können Ihren Bildschirm in Skype for Business freigeben, aber manchmal möchten Sie nur eine Präsentation anzeigen. Die Integration mit PowerPoint ermöglicht dies. Öffnen Sie Ihre Präsentation in PowerPoint, und klicken Sie auf Diashow Tab und klicken Sie auf Online präsentieren> Skype for Business. Sie haben die Möglichkeit, dies an eine bereits laufende Besprechung zu senden oder eine neue Besprechung zu erstellen.

Sie können dasselbe in anderen Office-Anwendungen tun. Microsoft Office Was? Ein Handbuch zum Office Suite-Ökosystem Microsoft Office Was? Ein Leitfaden für das Office Suite-Ökosystem Jeder weiß, was Microsoft Office ist, oder? Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote - einfach. Was ist mit Office Online, Office Mobile, Office 2016 und Office 365? Die Office-Suite ist komplex geworden. Wir werden es für… weiterlesen. Um dies zu tun, gehe zu Datei> Freigeben> Online präsentieren. Einmal hier, stellen Sie sicher Skype für Unternehmen in der Dropdown-Liste ausgewählt ist, klicken Sie dann auf Vorhanden.

Bei der Präsentation in Skype for Business sehen Sie die erforderlichen Symbole auf dem Bildschirm, um den Inhalt zu steuern, z. B. Pfeile, um zwischen PowerPoint-Folien zu wechseln. Klicken Stoppen Sie die Präsentation jederzeit aufhören, die Datei mit allen zu teilen.

7. Auf Mobile übertragen

Wenn Sie sich jemals mitten in einem Skype for Business-Anruf befanden und den Computer verlassen müssen, können Sie den Anruf einfach auf Ihr Mobiltelefon umleiten. Um dies einzurichten, gehen Sie zu Einstellungen> Extras> Optionen> Telefone> Mobiltelefon… Geben Sie Ihre ein Telefonnummer (Geben Sie einen Länder- / Regionscode ein) und klicken Sie auf OK.

Wenn Sie sich in einem Skype for Business-Anruf befinden, klicken Sie auf die Schaltfläche Anrufsteuerung und dann klicken Transfer. Jetzt auswählen Mein Handy und klicken Sie auf Transfer. Sie erhalten auf Ihrem Handy einen Anruf, der Sie automatisch mit dem Skype for Business-Anruf verbindet.

Das Tolle daran ist, dass Sie die auf Ihrem Telefon installierte Skype for Business-Anwendung nicht benötigen. Derzeit ist es jedoch nicht möglich, den Anruf vom Telefon an Skype for Business zurückzuleiten.

Hosten Sie Ihre Meetings wie ein Profi

Mit all diesen Tipps können Sie Ihre Meetings wie ein Profi veranstalten. Ihre Kollegen werden von Ihrer effizienten Besprechungsorganisation beeindruckt sein, wie reibungslos Sie Inhalte teilen und wie cool es ist, wenn Sie diese Umfrage erstellen.

Jetzt, da Sie die Technologie unter Kontrolle haben, sollten Sie auch unseren Artikel über das Überleben von Meetings bei der Arbeit lesen. Sie können jedoch die Interaktionen am Arbeitsplatz mit den richtigen Meeting-Tools und Tipps effizienter gestalten. Wenn Sie mit Meetings am Arbeitsplatz Probleme haben, wird dieser Artikel hilfreich sein. Weiterlesen . Wenn Sie nach weiteren Tipps außerhalb einer Unternehmensumgebung suchen, lesen Sie unseren Leitfaden, wie Sie ein effizienter Skype-Benutzer sein können. 10 Tipps, die Sie zu einem effizienteren Skype-Benutzer machen 10 Tipps, wie Sie einen effizienteren Skype-Benutzer machen Skype-Benutzer können mehr tun als Du denkst. In diesem Artikel erfahren Sie alles über die besten verborgenen und erweiterten Funktionen. Es ist das Skype-Produktivitätshandbuch. Weiterlesen .

Was ist Ihre bevorzugte Skype for Business-Funktion? Gibt es etwas, von dem Sie glauben, dass das Programm fehlt??

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