10 Verborgene Funktionen von Microsoft Outlook, die selten verwendet werden

Wenn Sie Outlook verwenden, wissen Sie bereits, dass es ein nützliches Programm zum Verwalten Ihrer E-Mails ist und viele großartige Funktionen enthält. Heute werden wir einige weniger bekannte Outlook-Funktionen behandeln, die Ihren Workflow verbessern können.

1. Ändern Sie die Anzahl der Zeilen in Nachrichtenvorschauen

In der Liste der E-Mail-Nachrichten zeigt Outlook eine Vorschau jeder Nachricht an. Dazu gehören der Absender und die Betreffzeile in der ersten Zeile und dann standardmäßig eine Zeile aus dem E-Mail-Nachrichtentext darunter.

Sie können die Anzahl der Zeilen in der Nachricht ändern, die in der Liste der Nachrichten angezeigt wird.

Gehe zum Aussicht Registerkarte und klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau der Nachricht Taste. Dann wählen Sie 1 Zeile (Standard), 2 Zeilen, oder 3 Zeilen. Oder wählen Sie aus wenn Sie nicht möchten, dass die E-Mail-Nachricht in der Liste angezeigt wird.

Sie werden gefragt, ob Sie diese Einstellung nur auf anwenden möchten Dieser Ordner oder Alle Postfächer.

Die Anzahl der von Ihnen ausgewählten Zeilen umfasst nicht den Absender und die Betreffzeile. Wenn Sie also wählen 2 Zeilen, Sie sehen insgesamt drei Zeilen: Absender und Betreff in der ersten Zeile und zwei Zeilen des E-Mail-Nachrichtentexts darunter.

2. Wählen Sie aus, welcher Ordner beim Starten von Outlook angezeigt wird

Wenn Sie in Outlook über mehrere E-Mail-Konten verfügen, können Sie auswählen, welcher E-Mail-Konto-Eingang standardmäßig angezeigt werden soll, wenn Sie Outlook öffnen. Sie können auch einen anderen Ordner als den Posteingang auswählen, wenn Sie möchten.

Gehe zu Datei> Optionen und klicken Sie auf Erweitert im linken Bereich auf der Outlook-Optionen Dialogbox.

In dem Outlook starten und beenden klicken Sie auf Durchsuche. Auf der Ordner auswählen Suchen Sie im Dialogfeld nach dem gewünschten Konto und wählen Sie den Posteingang oder einen anderen Ordner aus, in dem Sie Outlook starten möchten.

Wir haben festgestellt, dass diese Einstellung nicht immer haftet. Sagen Sie uns in den Kommentaren, ob es für Sie funktioniert hat.

3. Erstellen Sie einen Outlook-Suchordner

Wenn Sie in Outlook häufig nach den gleichen Wörtern und Ausdrücken suchen, können Sie einen virtuellen Suchordner einrichten. 6 Best Practices für Outlook zur Steigerung Ihres Workflows 6 Best Practices für Outlook zur Steigerung Ihres Workflows Wenn Sie Outlook viel Zeit in Anspruch nehmen, Sie sollten Ihren Arbeitsablauf untersuchen. Gestalten Sie Ihre E-Mail-Arbeit für Sie und sparen Sie Zeit für wichtigere Aufgaben. Weitere Informationen zeigt eine Liste aller Elemente an, die bestimmten Suchkriterien entsprechen. Outlook bietet einige Vorlagen für Suchordner oder Sie können eigene Vorlagen erstellen.

Zum Beispiel die Ungelesene Post Im Ordner durchsuchen werden alle Ihre ungelesenen E-Mails in einem Ordner angezeigt, auch wenn sich diese in verschiedenen Ordnern in Ihrem E-Mail-Konto befinden. Die Nachrichten werden nicht in den Suchordner verschoben, sie werden nur dort angezeigt. Die ursprünglichen Nachrichten verbleiben in ihren jeweiligen Ordnern.

Ein neues erstellen Ordner durchsuchen, klicken Neuer Suchordner in dem Neu Abschnitt über die Mappe Tab. Wählen Sie eine vorgefertigte Suchordner-Vorlage aus der Liste aus oder wählen Sie Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Suchordner unter Brauch am Ende der Liste.

Wenn Sie einen benutzerdefinierten Suchordner erstellen, klicken Sie auf Wählen auf der Neuer Suchordner Dialogbox.

Geben Sie dann ein ein Name für den Suchordner auf der Benutzerdefinierter Suchordner Dialogbox. Klicken Kriterien und spezifizieren Sie die Details der Suche im Suchordnerkriterien Dialogbox.

Wenn dies für Sie nicht funktioniert, können Sie einige Methoden anwenden, mit denen Sie die Outlook-Suche korrigieren können, wenn sie nicht ordnungsgemäß funktioniert. So beheben Sie die Outlook-Suche, wenn sie nicht ordnungsgemäß funktioniert Haben Sie jemals einen Outlook-Suchfehler ? Wenn Ihre Outlook-Suche nicht funktioniert, geraten Sie nicht in Panik. Arbeiten Sie sich einfach durch diese Schritte zur Fehlerbehebung. Weiterlesen .

4. Bereinigen Sie einen Outlook-Ordner

Die Funktion "Ordner aufräumen" in Outlook entfernt redundante Nachrichten in einem Thread oder Ordner. Redundante Nachrichten sind frühere Nachrichten in einem Thread, die auch in den Antworten zitiert werden. Lange E-Mail-Threads können zu mehreren Kopien früherer Nachrichten führen, die in jeder Antwort zitiert werden.

Das Ordner aufräumen Der Befehl verschiebt die redundanten Nachrichten im ausgewählten Ordner und seinen Unterordnern in den Ordner Gelöschte Elemente Ordner standardmäßig.

Um diesen Befehl zu verwenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie bereinigen möchten, und wählen Sie aus Ordner aufräumen.

Sie können die Optionen für die festlegen Ordner aufräumen Befehl durch zu gehen Datei> Optionen> E-Mail> Bereinigung der Unterhaltung. Wählen Sie den Ordner aus, in den die bereinigten Elemente verschoben werden sollen, und aktivieren oder deaktivieren Sie andere gewünschte Bereinigungsoptionen.

5. Senden Sie eine E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt

Manchmal müssen Sie eine E-Mail schreiben, sie jedoch erst später senden. Die Funktion "Verspätete Übermittlung" von Outlook 10 Tipps zur Verbesserung von Outlook 10 Tipps zur Verbesserung von Outlook Nutzen Sie Outlook in vollem Umfang? Werden Sie mit unserer Auswahl an weniger bekannten Tipps und Tricks zum Outlook-Meister und sehen Sie, wie Ihre Produktivität zunimmt. Mit Read More können Sie dies leicht tun.

Schreiben Sie zuerst Ihre neue E-Mail oder antworten Sie auf eine E-Mail. Dann klick Verzögerte Lieferung in dem Mehr Optionen Abschnitt über die Optionen Registerkarte im Nachrichtenfenster.

Unter Lieferoptionen, Überprüf den Liefern Sie nicht vorher und wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit aus.

Wählen Sie andere Optionen aus und klicken Sie auf Schließen.

Outlook speichert geplante E-Mail-Nachrichten in Ihrem Postausgang bis sie gesendet werden, wenn sie zu Ihrem verschoben werden Geschickt Mappe.

Wenn Sie Ihre Meinung ändern und die verspätete Lieferung stornieren oder auf ein anderes Datum und eine andere Uhrzeit ändern müssen, gehen Sie zu Ihrem Postausgang und öffnen Sie die E-Mail-Nachricht. Klicken Verzögerte Lieferung auf der Optionen erneut, und ändern Sie das Datum und die Uhrzeit für die Liefern Sie nicht vorher Option oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die verzögerte Zustellung zu deaktivieren.

6. Verwenden Sie Quick Steps

Das Schnelle Schritte Abschnitt der Zuhause Die Registerkarte in Outlook bietet Zugriff auf allgemeine Aktionen mit einem Klick. Microsoft bietet zunächst einige erste Quick Steps an, Sie können jedoch auch eigene erstellen.

Um einen benutzerdefinierten Schnellschritt zu erstellen, klicken Sie auf Erstelle neu in dem Schnelle Schritte Sektion. Auf der Schneller Schritt bearbeiten Dialogbox, Name Ihr schneller Schritt.

Wählen Sie dann eine Aktion aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie auf Aktion hinzufügen. Fügen Sie weitere Aktionen hinzu, die Sie im selben Quick Step ausführen möchten, und klicken Sie auf Aktion hinzufügen nach jedem.

Sie können beispielsweise einen Schnellschritt einrichten, um ausgewählte E-Mail-Nachrichten als gelesen zu markieren und sie dann in einen bestimmten Ordner zu verschieben.

7. Öffnen Sie mehrere Outlook-Fenster

Wenn Sie Outlook für E-Mails, Zeitpläne und Aufgaben verwenden, möchten Sie möglicherweise mehrere Outlook-Fenster öffnen. Auf diese Weise können Sie Ihre E-Mails, Ihren Kalender und Ihre Aufgaben gleichzeitig anzeigen, anstatt die Navigationsschaltflächen zu verwenden, um die Ansicht zu wechseln.

Um ein anderes Outlook-Fenster zu öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Outlook-Symbol in der Taskleiste und wählen Sie Ausblick 2016. Positionieren Sie die Fenster wie gewünscht.

Wenn Sie Outlook schließen, gehen Sie zu Datei> Beenden an einem der offenen Fenster. Klicken Sie nicht auf X in der oberen rechten Ecke eines der Fenster. Outlook wird beim nächsten Mal mit der gleichen Anzahl von Fenstern und in derselben Position geöffnet, in der sie sich beim Beenden von Outlook befanden.

8. Regeln erstellen und verwalten

Sie mögen nicht immer nach den Regeln spielen, aber Regeln in Outlook Lassen Sie Outlook-Regeln Ihren E-Mail-Posteingang verwalten Lassen Sie Outlook-Regeln Ihren E-Mail-Posteingang verwalten Clevere Warnungen und Filter können Ihnen dabei helfen, den Überblick über Ihren E-Mail-Posteingang zu behalten. Der Outlook-Desktop und Outlook.com bieten eine Funktion namens "Regeln". Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese einrichten. Mehr lesen kann sehr nützlich sein. Sie ermöglichen es Ihnen, bestimmte Ereignisse so einzurichten, dass sie automatisch auf der Grundlage von Aktionen erfolgen.

Beispielsweise möchten Sie möglicherweise Nachrichten mit bestimmten Wörtern in der Betreffzeile oder von einer bestimmten Person in einen Ordner verschieben und die Nachrichten gleichzeitig als gelesen markieren. Sie können eine Regel erstellen, um all dies auf einmal zu tun, wenn Sie Nachrichten empfangen.

Klicken Sie zum Erstellen oder Verwalten von Regeln auf Regeln in dem Bewegung Abschnitt über die Zuhause Tab und wählen Sie Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Das Regeln und Alarme In diesem Dialogfeld können Sie Regeln erstellen, ändern und manuell ausführen.

Klicken Neue Regel Um eine Regel zu erstellen, folgen Sie den Schritten in der Regel-Assistent.

Eine Funktion, die in Outlook nicht vorhanden ist, ist die Möglichkeit, sich automatisch in E-Mails einzufügen. Sie können diese Einschränkung jedoch umgehen, indem Sie Regeln verwenden. Wie man sich automatisch in CC oder BCC in Outlook und Gmail einstellt Wie Sie sich automatisch in CC und BCC in Outlook und Gmail befinden Ein CCing und ein BCC in E-Mails können eine nützliche Möglichkeit sein, sich an wichtige E-Mails zu erinnern. Weiterlesen .

9. Ändern Sie Ihren Outlook-Kontonamen

Wenn Sie ein E-Mail-Konto zu Outlook hinzufügen, ist der Standardname für das Konto Ihre E-Mail-Adresse, die im linken Bereich angezeigt wird. Sie können den Kontonamen jedoch in einen aussagekräftigeren Namen ändern, um das Auffinden des gewünschten Kontos zu beschleunigen. Hilfreich, wenn Sie viele E-Mail-Konten in Outlook haben.

Um einen Kontonamen zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den aktuellen Kontonamen im linken Fensterbereich (nicht auf den Posteingang des Kontos) und wählen Sie Konto-Eigenschaften. Oder gehe zu Datei> Info (das Kontoinformationen Bildschirm).

Dann geh zu Kontoeinstellungen> Kontoeinstellungen und stellen Sie sicher, dass die Email Registerkarte ist im aktiv Kontoeinstellungen Dialogbox. Es sollte standardmäßig sein.

Wählen Sie das Konto in der Liste aus, für das Sie den Namen ändern möchten (falls noch nicht ausgewählt), und klicken Sie dann auf Veränderung.

Ändere das Kontobezeichnung unter Allgemeine Einstellungen auf der Kontoeinstellungen Dialogbox. Klicken Nächster und klicken Sie dann auf Erledigt.

10. Verwenden Sie Outlook-Befehlszeilenoptionen

Outlook bietet Befehlszeilenoptionen, mit denen Sie verschiedene Vorgänge ausführen können. Wenn Sie lieber die Tastatur als die Maus verwenden, können Sie den Vorgang in Outlook mit den Befehlszeilenschaltern beschleunigen. Sie können auch bei der Behebung von Problemen in Outlook helfen.

Wir haben 25 Befehlszeilenschalter von Outlook 2016 beschrieben 25 Befehlszeilenschalter von Outlook 2016, die Sie kennen müssen 25 Befehlszeilenschalter von Outlook 2016, die Sie kennen müssen Sie können mehr aus Outlook herausholen, indem Sie lernen, wie Sie Befehlszeilenschalter verwenden. Lesen Sie mehr, was Sie wissen sollten.

Sie können zum Beispiel eine neue E-Mail-Nachricht mit einem Empfänger erstellen, indem Sie die Lauf Dialogbox (Windows-Taste + R) und geben Sie den folgenden Befehl in das ein Öffnen Ersetzen Sie die E-Mail-Adresse durch die Adresse Ihres Empfängers.

outlook.exe / c ipm.note / m [email protected]

Tools, um Outlook noch nützlicher zu machen

Wenn Ihnen all die hervorragenden Funktionen, auch die weniger bekannten, nicht ausreichen, haben wir einige nützliche Outlook-Tools von Drittanbietern beschrieben, mit denen Sie Outlook um Funktionen erweitern oder vorhandene Funktionen verbessern können. Vergessen Sie nicht die Grundlagen, z. B. das Hinzufügen einer E-Mail-Signatur. Hinzufügen einer E-Mail-Signatur in Microsoft Office 365 Hinzufügen einer E-Mail-Signatur in Microsoft Office 365 So können Sie der Microsoft Outlook-Webanwendung in Microsoft eine E-Mail-Signatur hinzufügen Office 365. Lesen Sie weiter .

Vergessen Sie auch nicht, dass es neben den großartigen Features viele Outlook-Verknüpfungen gibt, mit denen Sie Zeit sparen können. Die wesentliche Liste der Microsoft Outlook-Tastenkombinationen Die wesentliche Liste der Microsoft Outlook-Tastenkombinationen Die nützlichsten und wichtigsten in Microsoft Outlook verfügbaren Tastenkombinationen . Weiterlesen .

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