So erstellen Sie Rechnungen für Kunden mit WordPress

Das Erstellen und Versenden von Rechnungen ist für die meisten Freiberufler und kleinen Unternehmen eine wesentliche, jedoch umständliche Aufgabe. Anstatt eine Rechnung manuell mit einer Vorlage zu erstellen, können Sie mit den richtigen Tools viel Zeit sparen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit WordPress Rechnungen für Kunden erstellen.

Obwohl es ein WordPress-Plugin für Rechnungen gibt, empfehlen wir die Verwendung einer intuitiveren Lösung namens Freshbooks. Deshalb werden wir zwei Methoden zum Erstellen von Rechnungen verwenden. FreshBooks und WP-Invoice.

Methode 1: Verwenden von Freshbooks

Freshbooks ist das einfachste und professionellste Buchhaltungstool für Freiberufler und Profis. Es ist ein Buchhaltungstool für Nicht-Buchhalter und perfekt für WordPress-Profis.

Es gibt eine kostenlose 30-Tage-Testversion für jedes kostenpflichtige Feature, und sie haben sogar einen für immer kostenlosen Plan.

Die Anmeldung ist extrem einfach und Sie müssen nicht einmal Ihre Kreditkartendaten für die Testversion eingeben. Nach der Registrierung landen Sie auf einem einfachen Dashboard, das folgendermaßen aussieht:

Erste Rechnung in Freshbooks erstellen

Das Erstellen und Versenden von Rechnungen mit Freshbooks ist ein Kinderspiel. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Neu und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Rechnung aus.

Wenn Sie Ihre Geschäftsadresse nicht hinzugefügt haben, fragt Freshbooks nach Ihrer Geschäftsadresse, die auf Ihrer Rechnung angezeigt wird.

Der Rechnungsassistent fragt auch, wofür stellen Sie Ihre Kunden in Rechnung? Sie können Zeit, Artikel oder beides auswählen, je nachdem, welche Dienstleistungen oder Produkte Sie Ihren Kunden zur Verfügung stellen.

Auf dem nächsten Bildschirm müssen Sie Kundeninformationen angeben. Freshbooks speichert diese Informationen und Sie können sie später verwenden, wenn Sie eine Rechnung an diesen Kunden senden müssen.

Nach dem Speichern Ihrer Kundendaten können Sie nach unten scrollen, um die Aufgaben und Elemente, die Sätze und den fälligen Betrag einzugeben. Sie können für jedes Element oder jede Aufgabe mehrere Zeilen zusammen mit zusätzlichen Anmerkungen und Bedingungen hinzufügen.

Wenn Sie mit der Rechnung zufrieden sind, können Sie sie als Entwurf speichern oder sofort per E-Mail senden. Sie können eine Rechnung auch per Post verschicken.

Das war einfach, nicht wahr??

Hinzufügen von Zahlungsmethoden in FreshBooks

Mit Freshbooks können Sie Online-Zahlungen von Kunden akzeptieren. Standardmäßig werden PayPal und Stripe unterstützt. Sie können auch andere gängige Zahlungsgateways aktivieren. Wenn Sie Zahlungen einrichten müssen, klicken Sie im oberen Menü auf Einstellungen und dann auf die Registerkarte Kreditkarten akzeptieren.

Aktivieren Sie die gewünschte Zahlungsmethode und beantworten Sie einige einfache Fragen zu Ihren Kontodetails. Das ist alles, Ihre Kunden können Sie jetzt online bezahlen, wenn sie eine Rechnung von Ihnen erhalten.

Verfolgung von Zeit und Ausgaben mit FreshBooks

Mit FreshBooks können Sie Ihre Ausgaben verwalten und nachverfolgen. Klicken Sie einfach auf die Registerkarte Kosten, um zu beginnen.

Freshbooks können Ihre Ausgaben von mehr als 13000 Finanzinstituten importieren. Sie können es einfach mit Ihrem Bankkonto und Ihren Kreditkarten verbinden. Sie können Ausgaben auch manuell hinzufügen und Belege speichern, indem Sie einfach einen Schnappschuss von Ihrem Telefon erstellen.

Wenn Sie stundenweise arbeiten, sollte jede Sekunde Ihrer Arbeit dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Freshbooks wird mit einem integrierten Zeiterfassungstool geliefert. Klicken Sie einfach auf die Registerkarte Zeiterfassung, um zu beginnen.

Sie müssen nur die Projektdetails eingeben und Ihre Stunden protokollieren. Sie können den Time Tracker auch starten, indem Sie auf die Schaltfläche Start Timer klicken.

Methode 2: Verwenden eines WordPress-Plugins

Eine andere Möglichkeit, Rechnungen zu bearbeiten, ist das Plugin WP-Invoice. Auf diese Weise wird Ihre WordPress-Website zum Mittelpunkt Ihrer Rechnungen und Zahlungen.

Als erstes müssen Sie das WP-Invoice-Plugin installieren und aktivieren. Nach der Aktivierung fügt das Plugin Ihrem WordPress-Administrator einen neuen Menüpunkt "Invoice" hinzu. Sie müssen besuchen Rechnung »Einstellungen um das Plugin zu konfigurieren.

Zuerst müssen Sie Ihren Firmennamen so eingeben, wie er auf den Rechnungen erscheinen soll. Als Nächstes müssen Sie eine Seite auswählen, um Rechnungen anzuzeigen. Wir empfehlen Ihnen, eine neue WordPress-Seite mit dem Titel Invoices zu erstellen und diese Seite hier auszuwählen. Diese Seite wird zur Anzeige Ihrer Rechnungen verwendet.

WP-Invoices bietet mehrere Zahlungsoptionen (siehe Liste der 5 PayPal-Alternativen für Freelancer zum Abholen von Zahlungen in WordPress. Sie müssen ein Standard-Zahlungssystem aus Stripe, 2CheckOut, PayPal, Kreditkarte oder Interkassa-Zahlungsgateways auswählen. Sie können wahlweise auswählen Aktivieren oder deaktivieren Sie Zahlungs-Gateways und geben Sie Ihren Benutzern die Möglichkeit, ihre bevorzugte Zahlungsmethode auszuwählen.

Wenn Sie eine Zahlungsmethode auswählen, wird unter den Einstellungen eine neue Registerkarte angezeigt, um das jeweilige Zahlungsgateway zu konfigurieren. Jedes Zahlungs-Gateway verfügt über andere Einstellungen, die Sie konfigurieren müssen, indem Sie sich bei Ihrem Gateway bei diesem Gateway anmelden und Ihre API-Schlüssel abrufen.

Klicken Sie nach der Konfiguration Ihrer Zahlungsgateways auf Alle Einstellungen speichern Schaltfläche zum Speichern Ihrer Änderungen.

Neue Rechnung erstellen

Um eine neue Rechnung zu erstellen und an einen Kunden zu senden, gehen Sie einfach zu Rechnungen »Neu hinzufügen. Sie werden aufgefordert, die E-Mail-Adresse des Kunden anzugeben.

Nach der Eingabe der E-Mail-Adresse lädt das Plugin den Bildschirm "Rechnungseditor". Auf dem Bearbeitungsbildschirm werden verschiedene Meta-Felder angezeigt, zusammen mit den bekannten Feldern für Titel und Post-Editor. Direkt unter dem Post-Editor-Feld sehen Sie eine Metabox, um die Artikel hinzuzufügen, die Sie in diese Rechnung aufnehmen.

Geben Sie einfach einen Artikel, eine Menge und einen Preis ein. Das Plugin berechnet den Gesamtbetrag und zeigt ihn als Saldo an. Sie können auf den Link zum Umschalten der Beschreibung klicken, um eine Beschreibung für ein Element in der Liste hinzuzufügen. Sie können auch auf "Rabatt hinzufügen ' Schaltfläche zum Abzug des abgezinsten Betrags in Prozent oder eines festen Betrags.

Unter dem Feld Rechnungsposten wird das Feld "Zahlungsgateway" angezeigt. Hier werden Ihre Standardzahlung und alle auf Ihrer Website aktivierten Zahlungsmethoden angezeigt. Sie können diese Einstellungen für eine Rechnung ändern, wenn Sie möchten, oder Sie können die Standardeinstellungen verwenden, die Sie in den Plugin-Einstellungen festgelegt haben.

Auf der rechten Seite sehen Sie die Metabox der Benutzerinformationen. Es wird die E-Mail-Adresse des Kunden angezeigt. Sie können die restlichen Informationen ausfüllen. Falls Sie nicht alle Informationen haben, können Sie diese leer lassen und der Kunde kann diese bei der Zahlung ausfüllen.

In der Metabox für Veröffentlichungen gibt es Optionen, diese Rechnung als Angebot zu veröffentlichen, Teilzahlungen zuzulassen oder eine wiederkehrende Rechnung zu erstellen. Klicken Sie auf die Vorschub ein- / ausschalten Über diesen Link können Sie ein Fälligkeitsdatum für die Rechnung hinzufügen und Steuerinformationen eingeben.

Nach Veröffentlichung der Rechnung erhalten Ihre Kunden eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zur Rechnungsseite auf Ihrer WordPress-Site. Wenn Ihre Kunden keine E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, sollten Sie in unserem Leitfaden nachsehen, wie Sie beheben, dass WordPress kein E-Mail-Problem sendet. Dem wird die Rechnung mit einem Link zum Ausdrucken der PDF-Version vor der Zahlung angezeigt. Kunden können ihre persönlichen Informationen auch auf der Seite ändern.

Rechnungen und Berichte anzeigen

Auf alle Rechnungen, die Sie erstellen, können Sie von hier aus zugreifen Rechnungen »Alle anzeigen. Sie können Ihre Rechnungen über das Menü auf der rechten Seite sortieren und filtern.

Um Ihre Einnahmen und Rechnungen aus der Vogelperspektive zu sehen, müssen Sie diese besuchen Rechnungen »Berichte. Dort können Sie Grafiken und Diagramme für alle Rechnungen anzeigen.

Feinabstimmung Ihrer Rechnungen, E-Mails und Zahlungen

Die Einstellungsseite für Rechnungen ändert sich, nachdem Sie Ihre ursprünglichen Einstellungen gespeichert haben. Jetzt wenn du besuchst Rechnungen »Einstellungen, Sie können viele andere Optionen sehen, die Sie konfigurieren können. Sie können beispielsweise die E-Mail-Vorlagen anpassen, mehrere Vorlagen erstellen und Werbebuchungen hinzufügen, wodurch Sie Artikel schnell einer Rechnung hinzufügen können. Sie können sogar Ihre Rechnungsdaten in eine XML-Datei importieren / exportieren.

Vor- und Nachteile von WP-Invoice und Freshbooks

Mit WP-Invoice erhalten Sie ein kostenloses Plugin, das genau in Ihre Website passt. Sie müssen sich nicht auf einen Dienst eines Drittanbieters verlassen, um Ihre Kunden und Zahlungen zu verwalten. Sie können automatische WordPress-Sicherungen in einem Cloud-Speicher einrichten, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher sind.

Auf der anderen Seite wird FreshBooks von Tausenden von Profis verwendet. Ihre Daten werden in der Cloud gespeichert, und Sie müssen sich nicht um Datensicherung oder Sicherheit kümmern. Noch wichtiger ist, dass es sich nicht nur um eine Rechnungsstellungssoftware handelt, sondern um eine vollwertige Lösung für die Buchhaltung von Rechnungslegern. Sie können Ausgaben nachverfolgen, Bankkonten verbinden, Online-Zahlungen erhalten usw. Darüber hinaus stellt FreshBooks jeden Tag eine Verbindung zu mehr Diensten her und wird leistungsfähiger und benutzerfreundlicher.

Wir hoffen, dass Ihnen dieser Artikel geholfen hat, Rechnungen für Kunden mit WordPress zu erstellen. Vielleicht möchten Sie sich auch in unserem Tutorial über das Hinzufügen von Kundenreferenzen mit rotierenden Kunden in WordPress informieren.

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