Ineffiziente Meetings satt? Senden Sie diese 8 Regeln an Ihren Chef

Die große Mehrheit von uns weiß, wie viel Abflussbesprechungen sowohl unsere Zeit als auch die Produktivität beeinflussen können. Wenn ein Meeting jedoch gut organisiert (und gut geführt) ist, gibt es keinen Grund, dass es die Produktivität, den Sinn und die Moral eines jeden Teilnehmers nicht verbessern kann.

Es gibt viele Inhalte darüber, warum wir Meetings hassen. Facebook rasselt in einem Moment vollkommener Frustration aufgrund verpasster Möglichkeiten dank eines schlecht organisierten, scheinbar sinnlosen Meetings, das weit über die ihm zugewiesene Zeit hinausgeht.

Hier sind einige Regeln für bessere Besprechungen und um sicherzustellen, dass Sie nicht die Zeit von jedermann verschwenden. Vertrau mir.

Haben Sie einen Zweck und stellen Sie sicher, dass die Leute davon wissen

Wenn Sie einfach alle zusammenrufen, um ein Update zu geben oder zu stöhnen, ist dies eine Vorlesung. Ein Vortrag ist kein Treffen. Wenn Sie alle Personen aktualisieren, eine E-Mail senden oder an alle in einem Team-Tool wie Slack senden möchten, vereinfacht dies die Gruppenkommunikation. Slack macht Gruppenkommunikation schneller und einfacher Slack macht Gruppenkommunikation schneller und einfachere E-Mails können die Produktivität wirklich beeinträchtigen. Es ist an der Zeit, E-Mail-Clients zur Ruhe zu setzen und Collaboration-Services wie den neu eingeführten Slack zu nutzen. Weiterlesen . Dies wird eine weitaus bessere Nutzung aller Zeiten ermöglichen.

Wenn Sie sich in einer Position befinden, in der ein Meeting tatsächlich erforderlich ist (d. H. Wenn Sie der Gruppe etwas vorlegen, Dinge besprechen, Ideen austauschen usw.), stellen Sie sicher, dass es einen klaren Zweck hat. Warum genau bringen Sie alle zusammen??

Schlechter Zweck: “Um alle auf den neuesten Stand zu bringen”.

Besserer Zweck: “Um Ideen zu sammeln, legen Sie einen Zeitplan fest und weisen Sie jedem Teammitglied die nächsten Aktionen zu, damit wir das Produkt X360 bis Ende März erfolgreich einführen können”.

Und bitte stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer den Zweck des Meetings kennen, bevor es geschieht. Wenn die Leute wissen, wie das Endergebnis eines Meetings aussehen wird, werden sie wahrscheinlich eher vorbereitet vorbereitet sein und hoffentlich einige der zur Diskussion stehenden Themen durchdacht haben, anstatt spontan zu denken.

Erstellen Sie eine klare, strukturierte Agenda

Ihr Zweck ist Ihr Ziel. Ihre Agenda ist Ihre Roadmap, wie Sie dorthin gelangen. Ohne diese Roadmap geraten Meetings oft außer Kontrolle und gehen vom Thema ab, und es werden bei weitem nicht so viele Entscheidungen getroffen, wie Sie es sich erhofft hatten. Wenn Sie bemerken, dass Ihre Besprechungen vom Thema abgehen, stoppen Sie diese unbequeme Diskussion und bringen Sie sie so schnell wie möglich wieder auf den richtigen Weg.

Strukturieren Sie Ihre Besprechungsagenden. Erstellen Sie auf einfache Weise Meeting-Agenden mit Meeting-Erwartungen [iPad]. Erstellen Sie auf einfache Weise Meeting-Agenden mit Meeting-Erwartungen. [IPad]. Obwohl sich keiner von uns auf die Teilnahme an Meetings freut, gibt es glücklicherweise eine Reihe nützlicher Online- und Mobile-Anwendungen, wie AgreeDo, das erleichtert die Planung von Besprechungen. Alle erfolgreichen Besprechungen beginnen… sorgfältig mit einem Produkt wie Meeting Expectations (iPad) oder Online-Tools wie MyCommittee und Minutes.io. Legen Sie für jeden Tagesordnungspunkt eine strenge Frist fest, und geben Sie den einzelnen Personen einen Überblick über die Erwartungen an sie. Wenn Sie möchten, dass jemand zu einer bestimmten Diskussion in der Besprechung beiträgt, informieren Sie ihn! Zum Beispiel:

Agenda

1. Zweckerklärung für die Sitzung und Vorbereitung (5 Minuten)
2. Post-mortem über den Start der letzten Wochen - was waren unsere KPIs (Kim, um darüber zu berichten). Was ging gut? was nicht (15 Minuten)
3. Ideen, wie wir Bewusstsein für den nächsten Start schaffen können (alle - bitte denken Sie vor dem Treffen an einige Ideen) - (15 Minuten)
4. Entscheiden Sie sich für 3 dieser Ideen, um vor dem nächsten Meeting mehr herauszuarbeiten - (10 Minuten)
5. Nächste Aktionen jedem Teammitglied zuweisen - (5 Minuten)

Stellen Sie sicher, dass jeder das hat, was er braucht

Ich fürchte, darüber nachzudenken, wie viel Zeit jedes Jahr auf der ganzen Welt vergeudet wird, weil Menschen zu unvorbereiteten Besprechungen auftauchen (einschließlich nicht zu wissen, wie man die richtigen Besprechungsnotizen macht. Machen Sie das Protokoll: Machen Sie während eines Meetings effektive Notizen: Machen Sie das Protokoll: Wie man während eines Meetings wirkungsvolle Notizen macht Diese Fähigkeit haben nur wenige Menschen perfektioniert: das perfekte Meeting-Protokoll. Die Aufzeichnung von Ereignissen erspart Ihnen Kopfschmerzen. So können Sie effektive Meeting-Minuten in Anspruch nehmen. Lesen Sie weiter. Teilen Sie Ihre Agenda mindestens ein paar Tage vor dem Meeting mit allen Teilnehmern, damit sie alles sammeln können, was sie benötigen.

Wenn Sie ein bestimmtes Teammitglied benötigen, um etwas mitzubringen, stellen Sie sicher, dass sie wissen, wie wichtig es ist und dass es (falls erforderlich) im Voraus gedruckt wird, um sicherzustellen, dass sie nicht in einer Warteschlange für den Drucker hängen bleiben. Das letzte, was Sie brauchen, ist die Entschuldigung der Teilnehmer- “Oh, Entschuldigung, ich hatte keine Gelegenheit, es vorzubereiten. Ich werde es für nächste Woche vorbereiten“. Das hilft niemandem.

Wenn Sie eine Besprechung mit Personen abhalten, die aus der Ferne arbeiten, schauen Sie sich zuerst unsere ausführlichen Informationen an “Online Meeting Guide” Stellen Sie außerdem sicher, dass jeder weiß, wie er das von Ihnen gewählte Konferenz-Tool verwendet. Bitten Sie die Leute vor dem Meeting, das Mikrofon oder die Webcam zu überprüfen und sicherzustellen, dass Plugins installiert sind, die beispielsweise für Google+ Hangouts erforderlich sind. Tipps zum Planen und Abhalten von effektiven Meetings mit Google Hangouts Tipps zum Planen und Abhalten von effektiven Meetings mit Google Hangouts Mit der heutigen Internet-Technologie kann das Abhalten von Online-Meetings effizient und kostengünstig sein, insbesondere wenn Sie diese vorab planen und zeitsparende Tools einsetzen. Ich habe in den letzten Monaten an Online-Meetings teilgenommen… Weiterlesen .

Nur Leute einladen, die gebraucht werden

Laden Sie nicht das gesamte Team ein, nur um sich wie der große Boss zu fühlen. Laden Sie nur die Leute ein, die Sie brauchen. Das sind die Personen, die Ihnen helfen können, den Zweck des Treffens zu erreichen. Alle anderen können später aktualisiert werden, indem sie das Protokoll des Meetings lesen oder sich zu einem günstigeren Zeitpunkt mit ihren Kollegen unterhalten.

Halten Sie detaillierte Minuten ein

Verwenden Sie ein Produkt wie Agreedo (kostenlos), um detaillierte Protokolle zu erstellen. Agreedo: Schreiben und Verwalten Sie Ihre Protokolle für Business Meetings kostenlos Online Agreedo: Schreiben und Verwalten Sie Ihre Protokolle für Meetings kostenlos Online Seit einigen Wochen suche ich nach einem zu verwendende Website oder Anwendung, mit der ich die Protokolle der Besprechungen aufbewahren und aufbewahren kann. Der traditionelle Ansatz für Textdokumente ist nicht mehr produktiv… Lesen Sie mehr, worauf Sie zuverlässig zurückgehen können tatsächlich verstehen. Mit diesem Tool können Sie mithilfe von Tastenkombinationen detaillierte Minuten aufnehmen, die Ergebnisse von Besprechungen verfolgen (z. B. durchgeführte Aufgaben) und diese Minuten schnell und problemlos mit Ihrem Team teilen. Wenn Sie ein iPad verwenden, können Sie MinuteTaker (7,99 US-Dollar) für professionelle Meeting-Berichte ausprobieren. MinuteTaker und Meetings helfen Ihnen dabei, professionelle iPad-Minutenberichte zu erstellen MinuteTaker und Meetings helfen Ihnen, professionelle iPad-Minutenberichte zu erstellen. In meinem kostenlosen Online-Handbuch MakeUseOf Online Meeting Guide Ich habe ein paar Tipps für die Planung und Durchführung von Meetings über das Web gegeben. Während sehr wenige von uns… Lesen Sie mehr .

Stellen Sie sicher, dass die Menschen beim Lesen dieser Protokolle die wichtigsten Punkte / Zusammenfassungen der besprochenen Themen und die getroffenen Entscheidungen kennen und schnell auf dieses Dokument zurückgreifen können, um zu erfahren, was sie als nächstes tun müssen.

Ausschluss ist nicht immer besser als Inklusion

Ich weiß, dass ich (gerade) erwähnt habe, dass nur diejenigen, die wirklich gebraucht werden, an einem Meeting teilnehmen sollten, aber gelegentlich sollten Sie auch alle Personen zu einer eher informellen Jam-Session einbeziehen, bei der Sie alle Ideen herumspringen und darüber sprechen können, was möglich ist Verbesserung der Organisation.

Nutzen Sie diese Gelegenheit, um ein stärkeres Team aufzubauen. Tun Sie dies bei einer Mahlzeit oder einem Bier. Lassen Sie sich leckeres Essen mitbringen und bringen Sie alle dazu, sich ein oder zwei Stunden aus dem Alltag zu nehmen, um ihre Kollegen besser kennenzulernen, und arbeiten Sie zusammen daran, das gesamte Unternehmen zu verbessern. Erneut einen Zweck und eine Agenda haben, aber versuchen Sie, diese Art von Zusammenkommen informeller, weniger strukturiert, aber immer noch mit einem allgemeinen Thema wie z “Die Organisation effizienter gestalten”, oder “Ideen, wie wir diversifizieren können”.

Ordnen Sie "Nächste Aktionselemente" zu”

Vergewissern Sie sich vor dem Beenden des Meetings, dass jeder im Raum die genaue Aktion kennt, die er als nächstes ausführen muss, sowie die Zeitleiste. Dies ist ein Trick, den David Allen in seinem fantastischen Buch "Getting Things Done" wirklich vorantreibt. Bei welchem ​​Projekt auch immer jemand arbeitet, stellen Sie sicher, dass es eine klare nächste Aktion gibt, die erforderlich ist, um dieses Projekt voranzubringen.

Um es noch einmal zu wiederholen, muss dies eine spezifische Aktion (oder eine Reihe von Aktionen) mit einer strengen Frist sein, nicht nur eine allgemeine Idee, die so schnell wie möglich umgesetzt werden muss. Zum Beispiel

Schlechte nächste Aktion: “Fassen Sie den Start des letzten Monats zusammen. '.

Bessere nächste Aktion: “Erstellen Sie eine Tabelle (mit einigen hilfreichen Diagrammen), in der unsere KPIs aus dem gesamten Startzeitraum dargestellt werden. Teilen Sie dies dem Startteam mit und senden Sie eine kurze E-Mail mit einer Erklärung, wie Sie den Start Ihrer Meinung nach glauben. Bitte haben Sie dies bis Donnerstag erledigt”.

Bitten Sie um Feedback

Viele Leute kritisieren ihre "Vorgesetzten" oder Kollegen nicht. Nach einem Meeting bitten Sie die Leute, anonymes Feedback über ein Online-Formular zu hinterlassen (es gibt eine Liste mit kostenlosen Online-Umfragetools. Das sagt jeder: 5 kostenlose Tools für effektive Online-Umfragen Das sagt jeder: 5 kostenlose Tools für effektive Online-Umfragen Eine Zeit lang hätten Sie nicht die Wahl gehabt, welchen Umfragedienst verwendet werden soll, aber heutzutage gibt es eine große Auswahl. Welcher ist der beste für Sie? Lesen Sie weiter Hier). Finden Sie heraus, was die Leute von dem Treffen hielten - war es zu lang? Fühlt es sich für sie nützlich? Wurden ihre Ansichten gehört? Wie konnte das Meeting beim nächsten Mal verbessert werden??

Welches Feedback auch immer Sie erhalten, stellen Sie sicher, dass Sie es nicht ignorieren. Entwickeln Sie Ihre Meetings, um sicherzustellen, dass sie für alle Beteiligten gut funktionieren.

Wenn Sie diese einfachen Regeln befolgen, um sicherzustellen, dass Ihre Besprechungen gut vorbereitet sind und ausgeführt werden, können Sie die Dauer verkürzen und die Effizienz Ihrer Besprechungen steigern, während die Frustration auf ein Minimum reduziert wird!

Was ist mit dir? Wenn Ihre Meetings eher so ablaufen würden, wären Sie Ihrer Meinung nach effektiver?

Bildnachweis: Woodleywonderworks, Teambesprechung, via Flickr

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