Der perfekte Meeting-Blueprint (Vorlagen enthalten)

Haben Sie jemals eine Besprechungsanfrage bei der Arbeit erhalten und Ihren Kopf einfach gekratzt? Sie fragen sich, worum es bei dem Treffen genau geht, was besprochen wird und vielleicht sogar warum Sie eingeladen wurden. Sie schauen auf die anderen eingeladenen Gäste, die auf einen Hinweis hoffen, sind aber immer noch ahnungslos.

Einige sagen, wenn Sie eine vage Besprechungseinladung erhalten, sollten Sie diese einfach ablehnen. Ob Sie nun damit einverstanden sind oder nicht, wenn Sie der Koordinator sind, ist es das Risiko wert, dass Kopfzerkratzer abnehmen, nur weil sie verwirrt sind?

Mit ein wenig Voraussicht und den richtigen Tools können Sie sicherstellen, dass das Ziel Ihrer Besprechung klar ist. Schicken Sie Ihrem Chef diese 8 Regeln mit ineffizienten Meetings? Senden Sie diese 8 Regeln an Ihren Chef Wenn ein Meeting gut organisiert ist, gibt es keinen Grund, warum Produktivität, Sinn und Moral nicht verbessert werden können. Hier sind einige Regeln für effektive Meetings zu beachten. Lesen Sie mehr und reduzieren Sie das Risiko, dass Teilnehmer aufgrund einer unklaren Besprechungsanfrage abnehmen.

Vorausplanen mit den 5 Ws

Bevor Sie die Besprechungsanfrage zufällig versenden, überlegen Sie, wer, was, wann, wo und warum verwendet wird.

1. Wen einladen?

Oftmals verschicken Menschen Besprechungseinladungen, die zu viele oder nur falsche Teilnehmer umfassen. Machen Sie Ihre Beinarbeit im Voraus, um diese Fragen zu beantworten:

• Wer sollte eingeladen werden?
• Wer ist notwendig zur Diskussion?
• Wer hat das Wissen, das für den Zweck benötigt wird?

Laden Sie nicht einfach und nimmer alle ein. Die Wahrheit über Meetings - und es ist hässlich Die Wahrheit über Meetings - und es ist hässlich Meeting soll produktiv sein, oder? Lesen Sie mehr in der Abteilung, weil Sie sich nicht sicher sind.

2. Worum es bei dem Meeting geht

Dies ist der wichtigste Teil Ihrer Planung. Überlegen Sie, worum es bei dem Treffen genau geht, was das Ziel ist und was das erwartete Ergebnis sein sollte. Wenn Sie den Zeitpunkt des Meetings nicht selbst bestimmen können, ist dies wahrscheinlich verfrüht.

3. Wann wird das Meeting stattfinden?

Wenn Sie in einem kleinen Büro arbeiten, ist dies möglicherweise kein wichtiges Element. Für größere Unternehmen oder größere Meetings ist dies jedoch unerlässlich. Haben Sie Teilnehmer, die nicht anwesend sind, die sich in einer anderen Zeitzone befinden und zu den gleichen Stunden arbeiten wie die anderen?

Stellen Sie sicher, dass Sie eine Zeit auswählen, die für alle zugänglich ist. Mit 10 intelligenten Google Kalender-Tipps den Stress der Überplanung vermeiden. Mit 10 intelligenten Google Kalender-Tipps den Stress der Überplanung vermeiden. Das Geheimnis von Stress bei der Verwendung eines Kalenders ist einfach: Schneide die Dinge aus, die du nicht brauchst, nimm dir Zeit für die Dinge, die du liebst, und halte alles in Ordnung. Verwenden Sie diese zehn Tipps. Weiterlesen .

4. Wo wird das Meeting abgehalten?

Dies ist auch wichtig, wenn Sie Ihr Meeting planen, wenn Sie Teilnehmer außerhalb des Standorts haben. Wird eine Telefonkonferenz benötigt? GoToMeeting-Tipps für Ihr nächstes Online-Meeting GoToMeeting-Tipps für Ihr nächstes Online-Meeting GoToMeeting kann Ihnen dabei helfen, Ihre Online-Meetings zu einem Erfolg zu machen. Es ist kostenlos für bis zu drei Teilnehmer. Wir zeigen Ihnen, wie Sie aufgezeichnete Meetings einrichten, beitreten und vorbereiten. Lesen Sie mehr sein geplant Oder müssen Sie einfach einen Konferenzraum vor Ort reservieren? Denken Sie daran, vorausschauend zu denken, um den erwarteten Teilnehmern gerecht zu werden.

5. Warum ist das Meeting notwendig?

Dies ist genauso wichtig wie die Frage nach dem Was. Warum ist ein treffen notwendig? Kann das Ziel ohne einen Raum voller Menschen gelöst werden? Könnte ein wenig Forschung die Antwort liefern? Verfügen Sie über ausreichende Informationen, um das Meeting an diesem Punkt abzuhalten??

Denken Sie daran, dass Meetings Zeit für alle Beteiligten haben. Als letztes wollen Sie die Zeit Ihrer Teilnehmer verschwenden. Verschwenden Sie keine Zeit mehr und beginnen Sie, produktive Meetings mit MinutesPad für Android zu haben. Verschwenden Sie keine Zeit mehr und beginnen Sie, produktive Meetings mit MinutesPad für Android zu haben. Es muss nicht so sein: Es stellt sich heraus, dass möglicherweise noch Hoffnung auf ein produktives Meeting besteht. Weiterlesen .

Erstellen Sie die Besprechungsagenda

Nachdem Sie die fünf Ws beantwortet haben, können Sie an der Einladung und der Tagesordnung der Besprechung arbeiten. Und ja, eine Sitzungsagenda ist aus verschiedenen Gründen fast immer notwendig.

Ein Meeting-Programm ermöglicht den Teilnehmern:

• Kennen Sie den Zweck und das Ziel des Treffens.
• Sehen Sie sich Diskussionspunkte an, und planen Sie für ihren Teil voraus oder bereiten Sie Fragen vor.
• Sehen Sie, was am Ende des Meetings erwartet wird oder was das Meeting lösen soll.
• Folgen Sie dem gesamten Meeting und bleiben Sie auf dem Laufenden.

Beginnen Sie mit einer Vorlage

Am besten erstellen Sie Ihre Agenda, indem Sie mit einer Vorlage beginnen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern enthält bereits die Gliederung, die Sie für die Details benötigen. Im Folgenden finden Sie nur einige Optionen für Meeting-Agenda-Vorlagen. Die 15 besten Meeting-Agenda-Vorlagen für Microsoft Word Die 15 besten Meeting-Agenda-Vorlagen für Microsoft Word Mit diesen Meeting-Agenda-Vorlagen für Microsoft Word können Sie für jede Art von Meeting einen guten Start haben. Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft Word. Sie sind für alle Besprechungstypen und -größen flexibel genug.

Diese Agendavorlage ist großartig, da sie eine gut formatierte Vorlage für das Protokollprotokoll enthält. Mit einem Download erhalten Sie beides. Mit einem schönen Tabellenlayout kann jeder das Ziel, die Teilnehmerliste und die Agenda der Themen deutlich sehen. Ein weiterer hilfreicher Abschnitt zeigt, was die Teilnehmer zum Treffen mitbringen sollten, was oft ein vergessenes Stück ist.

Diese nächste Agendavorlage ist ebenfalls eine gute Option. Wie das andere können Sie das Ziel, die Agenda-Themen und alle vorherigen Aktionselemente problemlos sehen. Es enthält jedoch auch Bereiche für neue Aktionselemente, die Sie während des Meetings notieren können, sowie einen Platz für Notizen.

Hier ist noch eine weitere Vorlage, die rein und klar ist. Wie das erste ist es ein einfaches Tabellenformat mit gut lesbaren Abschnitten. Außerdem bietet es den Bereich für das, was die Teilnehmer zum Meeting mitbringen sollten.

So bereiten Sie eine wirksame Agenda vor

Nachdem Sie sich für die Meeting-Agenda-Vorlage entschieden haben, ist es wichtig, sie effektiv abzuschließen. Seien Sie klar, präzise und bemühen Sie sich, nichts für Interpretationen offen zu lassen. Der Teilnehmerbereich ist das einfachste Stück, aber die anderen müssen gut kommuniziert werden.

Besprechungsziel

Dies sollte ein einfaches bis maximal zwei Sätze für das Meeting sein. Das kommt aus dem Was Frage von oben, dass Sie sich fragen werden. Angenommen, Ihre Besprechung soll beispielsweise die drei Layoutoptionen der Benutzeroberfläche für die neue Website überprüfen.

Ihr Ziel sollte genau das sagen und nichts dergleichen “über neue Website sprechen”. Letzteres ist vage, bestimmt nicht den zu besprechenden Teil der Website und ist im Allgemeinen unklar.

Tagesordnungsthemen

Hier werden Sie jeden Abschnitt auflisten, den Sie diskutieren möchten. Auch dies muss klar sein, damit sich diejenigen, die ein Thema ansprechen sollen, vorbereiten können.

Wenn Sie das obige Beispiel verwenden, wird davon ausgegangen, dass der Webentwickler Bill die Vor-und Nachteile sowie die drei Layout-Optionen bereitstellt. Geben Sie nicht einfach an: Sprechen Sie über Layouts. Will Bill wissen, was genau Sie besprechen möchten? Wenn du es sagst, wird er es tun.

Mitzubringen

Wenn Sie erwarten, dass Ihre Teilnehmer Informationen, Materialien, Bilder oder irgendetwas zur Verfügung stellen, verwenden Sie diesen Abschnitt. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Teilnehmer zeigt, was er Ihnen erhofft.

Für unser Beispiel mit Bill haben Sie das Thema der Agenda klar definiert, was perfekt ist. Um jedoch sicherzustellen, dass er eine Liste der Vor- und Nachteile für jedes Layout zusammen mit Bildern dieser Layouts mitbringt, fügen Sie es dem entsprechenden Abschnitt der Tagesordnung hinzu.

Stellen Sie Elemente vor der Zeit bereit

Wenn möglich, fügen Sie der Besprechungsanfrage die Tagesordnung bei, wenn Sie sie senden. Auf diese Weise haben Ihre Teilnehmer es zur Hand, wenn die Besprechungszeit eintritt, und sie wissen genau, was sie zu erwarten haben. Dies ist umso wichtiger, wenn Sie ein Meeting in letzter Minute planen.

Wenn Sie die Besprechungsanfrage weit im Voraus senden, möchten Sie möglicherweise lieber auf der Tagesordnung warten. Es könnte sich um eine laufende Arbeit handeln oder Sie warten auf weitere Details. Wenn dies der Fall ist, geben Sie einfach das Besprechungsziel, eine kurze Zusammenfassung der Themen und vorläufige Punkte an, um die Anforderung einzubringen.

Dann geben Sie an, dass die offizielle Tagesordnung weitergeleitet wird X Datum, das mindestens drei Tage vor dem Treffen liegen sollte. Wenn Sie können, ist es auch eine gute Idee, Kopien der Agenda zu drucken. So drucken Sie Microsoft Office-Dokumente richtig Wie drucken Sie Microsoft Office-Dokumente richtig? Scheint es manchmal unmöglich, Dokumente genau so zu drucken, wie Sie es möchten? Wir können helfen! Wir zeigen Ihnen alle Druckoptionen und helfen Ihnen, die richtigen Einstellungen für perfekt gedruckte Dokumente auszuwählen. Lesen Sie mehr und bringen Sie sie zum Meeting. Es scheint immer einen Teilnehmer zu geben, der seinen vergisst.

Bereiten Sie sich auf die Erfassung der Meeting-Protokolle vor

Wenn Sie diesem Plan bisher gefolgt sind, hat Ihr Meeting bereits einen guten Start. Aber es gibt noch etwas, was Sie vorher tun müssen. Bereiten Sie sich darauf vor, die Besprechungsprotokolle zu erfassen.

Auch hier ist die Verwendung einer Vorlage ideal. Sie können diese Microsoft Word-Vorlagenoptionen drucken. Die 12 besten Meeting-Protokoll-Vorlagen für Profis Die 12 besten Meeting-Protokoll-Vorlagen für Profis Hier finden Sie die besten Meeting-Protokoll-Vorlagen für Microsoft Word, Microsoft OneNote, Evernote und Google Docs. Lesen Sie mehr, wenn Sie es vorziehen, von Hand auf Ihr digitales Gerät zu schreiben oder es ggf. zu verwenden.

Diese Vorlage, die Sie in Microsoft Word finden können, ist eine hervorragende Option, da sie jedes Agenda-Thema erweitert. Für jedes Element können Sie Notizen zu Diskussionspunkten, Schlussfolgerungen, Aktionselementen, Verantwortlichen und Fristen für jedes Thema hinzufügen.

Wenn Sie eine Besprechungsprotokollvorlage bevorzugen, in der die Diskussionspunkte nicht detailliert beschrieben werden, ist dies eine gute Option. Sie können die tatsächlich diskutierten Tagesordnungspunkte auflisten, von wem und wie lange. Sie können dann getroffene Entscheidungen und neue Aktionselemente mit Verantwortlichen und Fälligkeiten notieren.

Nimm gute Notizen

Wir haben alle die Möglichkeit, sich während eines Meetings Notizen zu machen. Aber wenn Sie der Koordinator sind, müssen Sie unbedingt starke Notizen machen. Es gibt nichts Schlimmeres, als eine Notiz aufzuschreiben, um sie später anzusehen und sich zu fragen, was sagt oder meint.

Erfassen Sie während des Meetings so viel wie möglich und überprüfen Sie es vor dem Anordnen. Sie sollten überprüfen, was besprochen wurde, alles, was beschlossen wurde, und vor allem die neuen Aktionselemente. Gehen Sie dies kurz mit Ihren Teilnehmern als Review für Sie und Sie durch. Wenn etwas fehlt oder falsch ist, sollten Sie es herausfinden, bevor alle den Raum verlassen.

Geh hin und triff dich

Zwar gibt es möglicherweise keine exakte oder absolut perfekte Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie ein effektives Meeting haben. 3 kostenlose Vorlagen, um Meetings auf Kurs zu halten, und nützliche 3 kostenlose Vorlagen, um Meetings auf dem richtigen Weg zu halten. Hier zeigen wir Ihnen kostenlose Meeting-Vorlagen, um Ihre Meetings für ein effektives Ergebnis vorzubereiten, aufzuzeichnen und zusammenzufassen. Lesen Sie mehr, dieser Entwurf kann Sie auf den Weg bringen. Tun Sie, was Sie können, um sich vorzubereiten und Ihre Teilnehmer lange vor der Zeit.

Welche Tipps haben Sie für die Planung eines Meetings? Gibt es etwas, das Sie als Koordinator tun, der hilft? Teilen Sie uns Ihre Vorschläge in den Kommentaren mit!

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