So schreiben Sie die perfekte professionelle E-Mail (gesichert durch Daten)

Das Schreiben effektiver E-Mails scheint einfach zu sein. Wenn Sie jedoch möchten, dass Ihre E-Mails noch besser abschneiden, beachten Sie bitte die folgenden wissenschaftsgestützten Regeln.

In der Vergangenheit haben wir 12 Gründe aufgelistet, warum Menschen Ihre E-Mails immer noch ignorieren. 12 Gründe, warum Menschen immer noch Ihre E-Mails ignorieren. 12 Gründe, warum Menschen immer noch Ihre E-Mails ignorieren. Haben Sie oft Schwierigkeiten, Menschen dazu zu bringen, auf Ihre E-Mails zu antworten? Wir zeigen Ihnen, warum Menschen Ihre E-Mails ignorieren und wie Sie sie darauf aufmerksam machen und auf Ihre Nachricht reagieren können. Weiterlesen . Wir haben Ihnen sogar Schritt-für-Schritt-Anweisungen gegeben, wie Sie die Leute dazu bringen können, auf Ihre Nachrichten zu antworten. 6 Möglichkeiten, wie Sie Ihre Mitarbeiter mit E-Mails beauftragen können 6 Möglichkeiten, Ihre Mitarbeiter mit E-Mails zu beauftragen Es gibt ganz andere Regeln Es geht um E-Mails, die eine Person dazu anregen oder entmutigen, auf die Schaltfläche "Antworten" zu klicken und Ihnen zu antworten. Lernen Sie die Regeln für den E-Mail-Erfolg. Weiterlesen . Jetzt ist es jedoch an der Zeit, noch spezifischere, umsetzbare Tipps mit Daten zu geben.

Jeder dieser Tipps verbessert nicht nur die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails gelesen werden, sondern auch, dass Sie eine positive Antwort von diesen E-Mails erhalten. Dies ist wichtig, da E-Mail in der Geschäftswelt nach wie vor die wichtigste Kommunikationsform ist. Indem Sie wissen, wie Sie effektive E-Mails erstellen, verschaffen Sie sich einen klaren Vorteil gegenüber Ihren Kollegen.

1. Holen Sie sich die Vornamen

Das klingt offensichtlich, aber wenn Sie wirklich möchten, dass die Leute auf eine E-Mail von Ihnen achten, verwenden Sie deren Namen. Und benutze es mehr als einmal.

2006 veröffentlichte Forschungsergebnisse zeigten, dass mehrere Regionen des Gehirns “stärkere Aktivierung für den eigenen Namen zeigen”, Beweise dafür liefern “Den eigenen Namen zu hören, hat eine einzigartige Aktivierung des Gehirns”.

Verwenden Sie den Namen Ihres Empfängers im E-Mail-Betreff und E-Mail-Körper ist daher ein psychologischer Trick, der Aufmerksamkeit erregen kann. Schließen mit “Ich hoffe, bald von Ihnen zu hören, Stan” ist weitaus effektiver als nur “Hoffe bald von dir zu hören”.

2. Umarmung der Halo-Effekt

Menschen werden von Menschen beeinflusst, denen sie vertrauen. Wenn Sie von einem Manager empfohlen werden, Kontakt mit dem Direktor Ihres Unternehmens aufzunehmen, geben Sie diesen Manager in Ihrer einleitenden E-Mail an. Kalte E-Mails sind schrecklich zu erhalten. Zu zeigen, dass Sie die Unterstützung einer Person haben, der Ihr Empfänger vertraut, ist daher äußerst wichtig.

Dies ist zum Teil auf eine Theorie zurückzuführen Halo-Effekt. Dies ist eine Art Bestätigungsvoreingenommenheit. In diesem Fall würde die Voreingenommenheit wahrscheinlich den Gesamteindruck des Direktors von verbessern Sie einfach wegen ihres günstigen eindrucks von dem manager, der sie verwiesen hat.

Sie müssen sich jedoch nicht an die Erwähnung von Vorgesetzten halten. Durch die Ansichten und Ideen von Experten, Kunden, gemeinsamen Freunden und Massen kann auch Ihre E-Mail verstärkt werden, Der Empfänger gibt die Ansichten der Personen an, auf die Sie verweisen.

3. Sei wütend oder glücklich. Aber niemals neutral

Wann Boomerang, Eine führende Google Mail-App analysierte ihre Daten und fand etwas unglaublich interessantes. “Einer der wichtigsten Faktoren bei der Bestimmung der Antwortraten ist, wie positiv (Wörter wie groß) oder negativ (Wörter wie schlecht) die Wörter in der Nachricht sind”.

Beides mäßig positiv und negative E-Mails erhielten 5-15% mehr Antworten als neutrale E-Mails. Extrem feindliche E-Mails 10 E-Mail-Tipps für den Umgang mit Angry, Trollish oder Rude E-Mails 10 E-Mail-Tipps für den Umgang mit Angry, Trollish oder Rude E-Mails Es ist unglaublich frustrierend, Ihren E-Mail-Posteingang nur zu überprüfen, um eine völlig verhasste Nachricht zu finden. Warum verhalten sich die Menschen so? Nachdem dies gesagt wurde, sollten Sie lernen, wie Sie sich verteidigen können, während… kaum eine Antwort erhalten wurde. Übermäßig schmeichelhafte E-Mails waren auch nicht viel besser. Mit anderen Worten, vermitteln Sie Ihre Gefühle, aber überreagieren Sie nicht.

4. Halten Sie es kurz (Aber wie kurz?)

Ich weiß, ich weiß. Es wird Ausnahmen geben. Eine meiner bevorzugten zerebralen Websites Weitere Informationen Intelligente Inhalte 2016 mit diesen 35 Websites Weitere Informationen Intelligente Inhalte 2016 mit diesen 35 Websites Wir sollten alle diese 35 Websites häufiger lesen. Wenn Sie es satt haben, überfüllten Inhalt zu haben, machen Sie es mit dieser Super-Liste im kommenden Jahr etwas nachdenklicher. Lesen Sie mehr, Brain Pickings sendet unglaublich lange E-Mails, die zum Lesen eine Freude sind. Im Großen und Ganzen legen die Daten jedoch nahe, dass Sie lange E-Mails vermeiden sollten.

Neben diesen Informationen zu den Wortarten, die Sie in Ihren Nachrichten verwenden sollten, hat Boomerang auch das gefunden “Ideal” Länge einer E-Mail. Basierend auf ihrer Analyse von 40 Millionen E-Mails fanden sie, dass die Antwort mit maximal 50-175 Wörtern die größte Chance auf eine Antwort hatte (49-50%). Dies wird auch durch die Ergebnisse einer MIT-Studie von 2010 gestützt.

Dies ist ein weiser Ratschlag, der jedoch nicht immer praktisch ist. Aber die Lektion ist, Ihre E-Mails kurz zu halten. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, die Five Sentences-Philosophie zu abonnieren und niemals E-Mails mit mehr als fünf Sätzen zu versenden. Als Investor und Autor erklärte Guy Kawasaki Entrepreneur.com, “Weniger als fünf Sätze sind oft abrupt und unhöflich, mehr als fünf Sätze verschwenden Zeit.”

5. Benutze das Wort “weil”

Wenn Sie die Kühnheit haben, jemanden zu bitten, etwas für Sie zu tun, sagen Sie es ihm zumindest Warum. Wir wissen das seit den 70er Jahren, als Ellen Langer, Professor für Psychologie an der Harvard University, eine Studie veröffentlichte, in der die Bedeutung des Wortes hervorgehoben wurde “da”.

Wir erhalten zu oft E-Mails, die gerade etwas verlangen (“Können Sie mir diesen Bericht bis 14 Uhr schicken??”), ohne zu erklären warum. Aber durch die Einführung des Wortes “da” in unsere Anfrage (“Können Sie mir diesen Bericht bis 14 Uhr zusenden, da er bis 17 Uhr bearbeitet werden muss), erhöhen sich die Compliance-Chancen.

Laut dieser Studie könnte dies daran liegen, dass “Die Leute verhalten sich "automatisch" als eine Form von Heuristik oder Abkürzung. Und wenn wir das Wort „weil“ gefolgt von einem Grund hören (egal wie lahm der Grund ist), veranlassen wir uns, dem nachzukommen.”

6. Bieten Sie nicht mehr als 3 Möglichkeiten an

Das Paradox der Wahl ist, wo wir so viele Möglichkeiten haben, dass wir gelähmt werden. Um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails nicht zu einem Paradox der Wahl führen, sollten Sie nicht mehr als drei Optionen anbieten.

Der menschliche Geist liebt die Magie von drei. Deshalb geben wir bei Olympia drei Medaillen. Wir analysieren die Dinge hinsichtlich optimistisch, realistisch und pessimistisch (oder hoch, mittel und niedrig). Aus diesem Grund reifen die wirtschaftlichen Märkte oft nur dazu, drei große Wettbewerber zu beherbergen.

Bei der Entscheidungsfindung verlassen wir uns auch gerne auf drei Gründe oder drei Entscheidungen. Dies wurde durch die Titelforschung gezeigt Wenn drei Reize, aber vier Alarme, durchgeführt von zwei Verhaltensforschern. Auf E-Mails angewendet. Wenn Sie ein Meeting oder einen Anruf vereinbaren, geben Sie nur drei Zeit- und Datumsoptionen an. Alternativ können Sie ein Besprechungsplanungs-Tool wie Doodle verwenden, das wir bereits überprüft haben. Doodle entfernt die Frustration beim Planen von Meetings oder Ereignissen Doodle entfernt die Frustration beim Planen von Meetings oder Ereignissen Häufig planen Sie eine Besprechung oder ein Ereignis, auf die sich eine Gruppe von Personen einigen kann kann so frustrierend und zeitaufwändig sein wie das Finden Ihrer Kinder in einem geschäftigen Einkaufszentrum. Die Online-Umfrage-Webanwendung,… Lesen Sie mehr in der Vergangenheit.

7. Schreiben Sie in der dritten Klasse

Die Lesestufe Ihrer E-Mails kann sich massiv auf Ihre Antwortraten auswirken. Laut Boomerang hatten E-Mails, die auf College-Ebene geschrieben wurden, eine Rücklaufquote von nur 39%. Die effektivste Leseklasse war die dritte Klasse, die eine Rücklaufquote von 53% erreichte.

Die Lesestufe wird hauptsächlich durch Anschauen ermittelt “Anzahl der Silben in Ihren Wörtern und die Anzahl der Wörter in Ihren Sätzen.” Um die Antwortquote zu verbessern, halten Sie sowohl Ihre Sätze als auch Ihre Wörter kurz. Um den Lesegrad Ihrer eigenen E-Mails zu überprüfen, kopieren Sie sie und fügen Sie sie in Tools wie Readability-Score oder Hemingway Editor ein.

8. Korrekturlesen Sie Ihren Text

Für längere E-Mails ist dies selbstverständlich, bei kürzeren E-Mails wird das Korrekturlesen oft übersehen. Das ist eine schlechte Idee.

In einer Studie aus dem Jahr 2001 zeigte Larry Beason, dass Schreibfehler (einschließlich Rechtschreib- und Grammatikfehlern sowie logische Fehler) verschiedene negative Auswirkungen auf die Wahrnehmung des Schriftstellers haben.

Wenn ein Leser einen Fehler bemerkt, trifft er automatisch Annahmen über den Schreiber. In dieser Studie wurden die häufigsten Annahmen gemacht, dass der Autor ein fehlerhafter Denker war, keine detaillierten Personen, ein schlechter Kommunikator und / oder schlecht ausgebildet.

Dies sind einige ziemlich schädliche Attribute, die Sie vermeiden können, indem Sie Grammarly Lite - eine Browsererweiterung für alle Ihre Korrekturlesungen [Chrome, Firefox, Safari] - korrigieren. Grammarly Lite - eine Browsererweiterung für alle Ihre Korrekturlesungen [Chrome, Firefox , Safari] Wie können Sie derzeit Korrekturen vornehmen, was Sie auf Ihrem Computer eingeben? Geben Sie es in Google ein. Füge es in Word ein? Oder benutzen Sie eine Korrektur-Website, in die Sie Ihren Text einfügen? Ich bin auf jeden Fall… Lesen Sie mehr jede Ihrer E-Mails.

9. Zahlen als Zahlen anzeigen

Wenn Zahlen wie Statistiken, Daten, Datum, Uhrzeit usw. in Ihrer Nachricht wichtig sind, zeigen Sie diese als Zahlen an und geben Sie sie nicht ein (12 statt zwölf)..

Eye-Tracking-Studien haben gezeigt, dass die Augen eines Lesers in der Regel Text scannen, während “Ziffern stoppen oft das wandernde Auge”. Das ist weil “Zahlen repräsentieren Fakten”. Zahlen sind harte Daten, die der Geist schnell herausfinden kann. Der Verstand des Lesers geht davon aus, dass diese Zahlen ein wichtiger Teil der Nachricht sind.

Beachten Sie dies, wenn Sie Ihre eigenen E-Mails erstellen. Wenn Zahlen ein wichtiger Bestandteil Ihrer Nachricht sind, zeigen Sie diese als Zahlen an, damit Ihr Leser das Wichtige aus dem Unwichtigen filtern kann.

E-Mail für Sie arbeiten lassen

In den meisten Jobs sind E-Mails ein entscheidender Bestandteil der Kommunikation mit unseren Kollegen. Ob Sie 10 oder 100 E-Mails pro Tag versenden, zu wissen, wie Sie effektive Nachrichten erstellen können, ist eine Fähigkeit, die Sie erlernen müssen.

Wie Sie von oben sehen können, ist dies nicht schwierig. Kleine Änderungen, wie zum Beispiel das Verfassen von E-Mails, das Korrekturlesen oder das Ändern der Emotionen beim Schreiben, können große Auswirkungen haben. Und mit kostenlosen Tools zur Verbesserung der E-Mail 5 Tools, die Ihnen beim Schreiben von besseren E-Mails helfen können 5 Tools, die Ihnen beim Schreiben von besseren E-Mails helfen können Alle versuchen immer noch, das E-Mail-Problem zu lösen. Sprechen wir auch über die grundlegendste Angewohnheit von allen - die Kunst, bessere E-Mails zu schreiben. Mit Hilfe einiger cooler Tools. Lesen Sie mehr, um zu helfen, es gibt keine Entschuldigung.

Diese Chancen können nicht nur dazu führen, dass Ihre E-Mails wahrgenommen und beantwortet werden, sondern auch dazu beitragen, ein besseres professionelles Bild von sich selbst zu entwickeln.

Welche Änderungen haben Sie an der Art und Weise vorgenommen, wie Sie E-Mails schreiben, die ihre Wirksamkeit verbessert haben? Wir würden gerne hören!

Bildnachweise: Hug von Hernán Piñera (Flickr), Fragezeichen von Marco Bellucci (Flickr), Korrekturlesen von Beispiel von Volkspider (Flickr), E-Mail von Dennis Sklay (Flickr)

Erfahren Sie mehr über: Geschäftstechnologie, E-Mail-Tipps.