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So verwenden Sie Evernote als Projektmanagement-Tool

So verwenden Sie Evernote als Projektmanagement-Tool / Produktivität

Als ich mich entschied, musste ich die Kontrolle über Evernote zurücknehmen. So entfernen Sie Evernote Clutter für Cleaner Hinweis Nehmen Sie Folgendes ein, um Evernote Clutter für Cleaner aufzuräumen. Hinweis Evernote ist die Junk-Schublade unseres digitalen Lebens. Wie die Müllschublade in unseren Häusern müssen wir sie regelmäßig reinigen und organisieren. Hier ist eine Master-Strategie. Lesen Sie mehr, ich hatte 19 Notizbücher mit über 500 Notizen (das war vor kurzem, als ich 1.000 oder wahrscheinlich zehn oder zehn Notizbücher gelöscht hatte). Ich hatte 43 Tags, die meisten mit nur ein paar Notizen.

Einige meiner Notizbücher hatten “sinnvoll” Artikel. Einige hielten meine Ziele und meine Gewohnheiten fest. Andere hatten Dinge, die ich lustig fand, Rezepte, berufsbezogenes Zeug und finanzielle Informationen. Kurz gesagt, es war ein riesiges Durcheinander.

So habe ich aus diesem Chaos ein fantastisches persönliches Projektmanagementsystem gemacht was Sie davon lernen können, wenn Sie sich um Ihr Evernote-Setup kümmern.

1. Reinigen Sie Ihre Notizbücher

Das ist der schwierige Teil. Ich musste viele Sachen loswerden. Um dies schnell erledigen zu können, habe ich jedes Notizbuch überarbeitet und mich gefragt, ob es etwas gibt, für das ich entweder definitiv wiederkommen würde oder das Internet nicht leicht zu finden wäre.

In den meisten Fällen gab es keine. Bei einer schnellen Google-Suche konnte ich immer Ratschläge zu selbstveröffentlichenden Büchern oder Steuererklärungen einholen. Ich habe mein vorhandenes Evernote-Konto auf sieben Notizbücher reduziert.

Ein optionaler Teil dieses Schritts ist die Konsolidierung. Wenn Sie mehrere Notizen zu demselben Thema haben, können Sie sie kopieren und in eine einzelne Notiz einfügen. Ich habe zum Beispiel eine Menge Anmerkungen zu Abfrageschreiben und -abständen. Diese werden alle in einer einzigen Notiz zusammengefasst.

Sie können Notebooks auch zu Stapeln zusammenfassen. Ich zum Beispiel kombiniert “Humor” und “Medien” in ein “Spaß” um zu verhindern, dass sie meine Navigationsleiste überladen.

2. Erstellen Sie Projektnotizen und -stapel

Jetzt müssen Sie Notizbücher und Stapel für Ihr Projektverwaltungssystem erstellen. Ich werde folgende Stapel und Notizbücher erstellen:

  • Gebrauch machen von
    • Artikel
    • Langformen
  • Hubstab
    • Blog
    • Umwandlung
    • Newsletter
  • Andere
    • Berg wöchentlich
    • Ritterwerke
    • Papprepublik
    • Gelegenheitsspiel Insider

Ich bin sicher, dass andere kommen werden, aber damit fange ich an. Ich habe auch Nummern hinzugefügt, damit sie in meiner bevorzugten Reihenfolge ganz oben auf der Notizbuchliste stehen:

Jetzt kann ich zu den Stapeln und Notebooks gelangen, auf die ich so schnell wie möglich zugreifen muss.

3. Erstellen Sie eine Masterliste

Selbst wenn Sie über ein gut organisiertes Notebook-System verfügen, möchten Sie einen zentralen Ort, um auf Ihre verschiedenen Projekte zu verweisen. Als Beispiel hier meine aktuelle Masterliste:

In meiner Master-Liste habe ich die verschiedenen freiberuflichen und Vertragsarbeiten, die ich verrichte, sowie meine Lohnsätze für jede von mir notiert. Dies hilft mir, mich zu erinnern, wie ich meine Zeit priorisieren sollte. Alle kurzfristigen Projekte werden hier ebenfalls hinzugefügt, daher vergesse ich nicht, daran zu arbeiten.

Wie du siehst, “Freiberufliche Stellplätze” ist verlinkt - dieser Link führt mich zu einer Notiz, in der ich meine potenziellen Tonhöhen nachverfolgen kann. Es könnte stattdessen zu einer Google Drive-Tabelle, einem Trello-Board oder anderen nützlichen Informationen führen.

Ich habe auch ein “Potenzial / Rückbrenner” Abschnitt um den Überblick zu behalten, würde ich mögen arbeiten, aber haben im Moment keine Zeit dazu. Dies dient wiederum dazu, die Dinge im Kopf zu behalten.

Natürlich können Sie Ihre Master-Liste beliebig anpassen. Sie können anstehende Fälligkeiten oder Links zu vielen anderen Notizen hinzufügen. Oder führen Sie eine Aufgabenliste. 7 Tipps zur besseren Verwaltung Ihrer Aufgabenliste 7 Tipps zur besseren Verwaltung Ihrer Aufgabenliste Führt Ihre To-Do-Liste zu Alpträumen? Vielleicht versuchen Sie, zu viel auf einmal zu erledigen. Für einen effizienten Arbeitsablauf ist eine sinnvoll zusammengestellte Aufgabenliste erforderlich. Wir können helfen. Weitere Informationen, die Sie daran erinnern, was Sie als nächstes für jedes Projekt tun müssen.

Diese Notiz sollte als Ihr Einstiegs-Dashboard dienen. Abhängig von den Projekttypen, die Sie haben, müssen Sie diese mit den nützlichsten Informationen für Ihre spezielle Situation anpassen. Wenn Sie nicht sicher sind, woran Sie als nächstes arbeiten sollen, werden Sie hier hingehen.

Sie können diesen Abschnitt auch für eine Master-Aufgabenliste verwenden. Das Hinzufügen von Kontrollkästchen zu Evernote-Notizen ist einfach: Klicken Sie einfach auf die Kontrollkästchen-Schaltfläche oben in der Notiz.

4. Projektnotizen organisieren

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihre Projektnotizen in Ihren Notizbüchern organisieren können.

Ich ziehe es vor, in jeder Notiz viele Informationen zu haben, damit ich an einem einzigen Ort nach Informationen suchen kann. In meinem Notizbuch zum Beispiel habe ich einige Notizen, die sehr viele Informationen zu einem einzelnen Thema enthalten.

Meine “Nachrichten sammeln” Hinweis enthält eine Reihe von Artikeln zum Finden von Dingen, über die Sie berichten können. Es enthält fast 9.000 Wörter.

Dies ist eines der nützlichsten Dinge, die ich mit meinen Notizen gemacht habe.

Sie können jeden dieser Artikel in einer anderen Notiz behalten. Es hängt alles von Ihrem persönlichen Organisationsstil ab. Die Hauptsache dabei ist, so viele Informationen wie möglich in Ihren Notebooks aufzubewahren.

Alle Ihre Notizen, Notizen, Pläne, Projekte, relevanten E-Mails (wenn Sie möchten) und alles andere, was mit Ihrem Projekt zusammenhängt, sollten in diesen Notizbüchern verbleiben.

Das ist natürlich nicht immer möglich. Wenn Ihr Unternehmen Projektmanagement auf Trello durchführt Ein Leitfaden für Trello für das Lebens- und Projektmanagement Ein Leitfaden für Trello für das Lebens- und Projektmanagement Trello kann Ihnen bei der Organisation helfen. Es ist ein kostenloses Tool, um alle Arten von Projekten zu verwalten. Lesen Sie dieses Handbuch, um die grundlegende Struktur, die Navigation und den Nutzen von Trello zu verstehen. Lesen Sie mehr, Sie können am besten mit einer Verknüpfung zu diesem Trello-Board von Ihrer Master-Liste aus bedient werden. Es sollten jedoch so viele Informationen wie möglich von Ihrem Projektnotizbuch aus leicht zugänglich sein.

5. Fügen Sie Verknüpfungen hinzu

Ein persönliches Projektmanagementsystem soll sicherstellen, dass Sie alles finden, was Sie benötigen, wenn Sie es benötigen. Das ist genau das, was Verknüpfungen Ihnen helfen.

Wenn Sie Notebooks und Stacks auf ein Minimum beschränken, können Sie die Dinge leichter finden. Es werden jedoch wahrscheinlich Notizen oder Notebooks angezeigt, die Sie mit einem einzigen Klick öffnen möchten. Ziehen Sie einfach Notizbücher oder Notizen in den Verknüpfungsbereich, um sie dort zu sperren, wo Sie sie immer finden können.

6. Erinnerungen und Fälligkeitstermine einrichten

Evernotes Erinnerungen und Fälligkeiten sind sehr nützlich, wenn Sie eine Reihe von Projekten verwalten. Das Hinzufügen einer Erinnerung ist so einfach, dass Sie auf die Uhr oben in einer Notiz klicken und ein Erinnerungsdatum auswählen. Sie sehen auch alle Notizen, für die Sie Erinnerungen haben, oben in Ihrem Notizbuch:

Fügen Sie Erinnerungen hinzu, die Sie an einem bestimmten Tag erledigen müssen.

Normalerweise setze ich Erinnerungen vor Fälligkeitsterminen, daher notiere ich das Fälligkeitsdatum oben in der Notiz. So kann ich es in der Snippet-Ansicht sehen:

Wenn Sie mehrere Aufgaben in einer einzigen Notiz haben, können Sie nicht für jede Aufgabe unterschiedliche Erinnerungen einstellen. Sie können nur eine Erinnerung für eine gesamte Notiz festlegen, Daher ist es möglicherweise besser, jede Aufgabe in einer anderen Notiz zu speichern.

7. Entwickeln Sie ein Tag-System

Wie bei einigen anderen Dingen, Wie Sie Tags verwenden, hängt davon ab, wie Sie Ihre Projekte verwalten möchten. Sie möchten beispielsweise ein bestimmtes Tag für bestimmte Arten von Projekten - ich könnte es verwenden “Schreiben,” “Bearbeitung,” “forschen,” “Analytik,” und so weiter.

Sie können stattdessen Prioritäts-Tags verwenden: hoch, mittel, niedrig; 1, 2, 3; jetzt morgen nächste woche; oder ein ähnliches System. Sie können ein Sammlungs- und Ablagesystem verwenden, wie es in diesem phänomenalen Artikel über Evernote-Tags beschrieben wurde. Der beste Weg, Evernote zu organisieren: Tags verwenden Der beste Weg, Evernote zu organisieren: Tags verwenden Ist Ihr Evernote ein großes Chaos? Wir zeigen Ihnen eine einfache Änderung, mit der Sie Ihre Notizen wie nie zuvor organisieren können. Weiterlesen .

Viele Menschen haben Tagging-Systeme für die Produktivitätsmethode Getting Things Done entwickelt. Organisieren Sie 2015: Erlernen Sie die Kampfkunst, Dinge zu erledigen [Sachen, die Sie anschauen müssen] Organisieren Sie 2015: Lernen Sie die Kampfkunst, Dinge zu erledigen [Sachen, die Sie beobachten müssen scheinen Übererfährte immer einen kühlen Kopf zu haben? Weiterlesen . Code mit Sonia bietet ein hervorragendes Beispiel für die Verwendung einer Vielzahl verschachtelter Tags zur Klassifizierung ihrer Notizen nach dem, was sie sind, wann sie sich um sie kümmern muss und den Standort, zu dem sie gehören.

Oder Sie können entscheiden, keine Tags zu verwenden. Ich neige dazu, auf sie zu verzichten und Evernotes fantastische Suchfunktionen zu finden, was ich brauche. Es liegt an dir.

8. Integrieren Sie Ihre anderen Apps

Evernote hat viele großartige Integrationen, die es ermöglichen, mit anderen Apps zusammenzuarbeiten. Feedly und Pocket können Artikel direkt an Evernote senden. Mit Trello können Sie Notizen und Karten miteinander verbinden. Denken Sie daran, dass die Milch mit Evernote synchronisiert werden kann, sodass Ihre Erinnerungen in Ihrer Task-Management-App angezeigt werden.

Wenn Sie eine andere Task-Management-App verwenden, kann TaskClone Ihnen beim Synchronisieren helfen. Sowohl Zapier als auch IFTTT verknüpfen Evernote mit allen möglichen anderen Apps. Um eine Vorstellung davon zu erhalten, was Sie tun können, lesen Sie die wichtigsten Rezepte von Evernote in IFTTT. Sie können viele großartige Dinge tun, abhängig von den Geräten und anderen Apps, die Sie verwenden.

Je mehr Sie automatisieren können, desto besser!

9. Zusammenarbeiten

Wenn Sie Evernote als persönliches Projektverwaltungssystem verwenden, müssen Sie wahrscheinlich nicht viele der Tools für die Zusammenarbeit verwenden. Wenn Sie mit anderen Personen zusammenarbeiten, die Evernote einsetzen, können sie äußerst wertvoll sein. Kommunikation ist für ein effektives Projektmanagement von entscheidender Bedeutung. Die 5 besten Tipps für Projektmanagement für Einsteiger. Die 5 besten Tipps für Projektmanagement für Einsteiger Das erste Mal sind hier nur fünf Projektmanagement-Tipps, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Lesen Sie doch mehr.

Das Teilen von Notizen ist so einfach wie das Klicken auf Aktie Schaltfläche oben in der Notiz, um einen Link per E-Mail zu senden. Sie können auf diese Weise Notizen und Notizbücher auf einfache Weise freigeben und einen öffentlichen Link zur Notiz in sozialen Netzwerken veröffentlichen.

Das Chatten mit Kollegen kann ebenfalls hilfreich sein, insbesondere wenn Sie über ein Notizbuch verfügen, das Sie alle verwenden. Schlagen Datei> Neuer Chat oder Ansicht> Chat bearbeiten um die Chat-Dialoge zu öffnen. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse in die obere Leiste des Chat-Fensters ein und beginnen Sie mit dem Chat.

Evernote Projektmanagement für Ihr Leben

Evernote ist ein großartiger Ort, um einfach all die Dinge abzulegen, von denen Sie glauben, dass Sie sie in der Zukunft benötigen. Aber wenn es als hoch organisiertes Projektmanagementsystem eingerichtet ist, ist es viel nützlicher. Und Sie müssen diese Prinzipien nicht nur für die Arbeit anwenden, sondern auch für persönliche Projekte. Sie können wirklich für alles verwendet werden.

Reinigen Sie also Ihren unordentlichen Evernote-Account, organisieren Sie ihn und machen Sie einen Plan. Du wirst es nicht bereuen.

Verwenden Sie Evernote für das persönliche oder professionelle Projektmanagement? Wie hältst du alles organisiert? Teilen Sie Ihre besten Tipps in den Kommentaren unten!

Bildnachweise: Mikhail Mishchenko / Shutterstock

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