Antworten auf alle E-Mails auf die richtige Art und Weise

1971 wurde die erste E-Mail von einem Computer an einen anderen gesendet. Heute werden täglich 269 Milliarden E-Mails gesendet.

Es ist unmöglich sich vorzustellen, wie viele dieser E-Mails unnötig sind. Wie viele dienen nur zu mehr Verwirrung. Noch mehr Aufmerksamkeit und Geduld der Empfänger verbrennen.

Aber eines ist sicher: Wenn mehr Leute anfingen, effektiv auf E-Mails zu antworten, 5 Tools zum Schreiben von besseren E-Mails, die die Leute lesen und beantworten 5 Tools, um bessere E-Mails zu schreiben, die die Leute lesen und beantworten werden Schreiben ist nicht jedermanns Sache. Sie müssen jedoch kein hervorragender Verfasser sein, um eine großartige E-Mail senden zu können. Sie benötigen lediglich ein paar Tools, um die Qualität der Nachrichten sicherzustellen. Lesen Sie mehr, wir würden alle an unsere Postfächer ein wenig weniger eng gefesselt sein und unsere E-Mail-Angst. Wie man Gmail inbox Anxiety meistert Wie man Gmail inbox Inbox Anxiety meistert So viele E-Mails, so wenig Zeit. Fühlen Sie sich bei der Verwaltung Ihres Google Mail-Posteingangs so? Wir zeigen Ihnen einfache Einstellungen und hilfreiche Tools, um Ihren Google Mail-Posteingang zu organisieren und für Stress zu sorgen. Lesen Sie mehr wäre etwas weniger schwächend.

Die naheliegendste Lösung hier ist nicht gerecht “Inline-Antwort,” aber inline antworten richtig. Bei der Inline-Antwort antworten Sie innerhalb des Hauptteils der E-Mail, anstatt Ihre eigene E-Mail von Grund auf zu schreiben.

Inline-Antworten tun die meisten von uns schon ab und zu. Aber wir sollten inline antworten weit öfters. Und wir sollten dies mit ein paar Regeln tun, um die komplizierten E-Mail-Threads organisiert und leicht verständlich zu halten.

Wir antworten auf E-Mail falsch

Das Gegenteil von Inline-Antworten ist das, was oft genannt wird “Top-Beitrag.” Hier klicken Sie auf "Antwort" auf eine E-Mail und tippen einfach oben im Textfeld ein. So setzt sich der Großteil der heutigen E-Mails zusammen. Wenn Sie jedoch nicht mit extrem einfachen E-Mail-Konversationen zu tun haben, kann das Top-Posting allerlei Probleme verursachen.

Erstens, wenn Sie bei der Veröffentlichung von Top-Posts auf die ursprüngliche E-Mail zurückgreifen, wird dies zu einem großen Ärger. Dazu müssen Sie die E-Mail nach der anderen E-Mail durchsuchen, um zu finden, wonach Sie suchen. Sie müssen dann zu der E-Mail zurückblättern, die Sie gerade verfassen, um das Erreichte umzurechnen, den Kontext zu verlassen und auffallende Punkte zu übersehen.

Manchmal antwortet ein Empfänger möglicherweise auf Ihre E-Mail in einem völlig neuen E-Mail-Thread. Dies bedeutet, dass Ihre Konversation jetzt in zwei oder mehr separaten Threads stattfindet.

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Wenn Sie sich in einer Gruppe unterhalten, werden die Dinge noch unübersichtlicher. Verfolgen, wer auf was, wann und auf welche Antworten antwortet jene Antworten werden zu einer fast unmöglichen Leistung.

Inline-Antworten ist die Lösung

Anstelle von Top-Postings sollten wir also antworten in der Reihe - das heißt innerhalb des Hauptteils der ursprünglichen E-Mail-Nachricht. In Outlook und Apple Mail wird die ursprüngliche Nachricht angezeigt, sobald Sie auf "Antworten" klicken. Drücken Sie in Google Mail einfach auf die drei Punkte am unteren Rand des Bildschirms zum Erstellen, um die Konversation anzuzeigen.

Spitze: Entfernen Sie die Vertikale “Zitat” Zeile in Ihrer Antwort in Google Mail, markieren Sie die gesamte E-Mail und klicken Sie dann auf weniger einrücken Taste.

Durch das Inline-Beantworten wird das Problem gelöst, dass durch die Massen von Nachrichten gescrollt werden muss, da die ursprüngliche E-Mail in der aktuellsten Nachricht enthalten ist und durchsucht werden kann, die Sie in dieser Konversation erhalten. Dies bedeutet, dass alles im Kontext bleibt.

Außerdem müssen Sie keine Zeit damit verschwenden, die Antworten anderer Personen zusammenzufassen oder E-Mail-Schnipsel einzufügen, nur um Ihre eigenen Antworten sinnvoll zu machen. Mit Inline-Antworten ist alles für jeden jederzeit verfügbar.

Und für Threads, an denen mehrere Personen beteiligt sind, ist es einfach, zu unterscheiden, wer was gesagt hat und an wen..

Inline richtig antworten

Wenn die meisten Leute inline antworten, schreiben sie einfach ihre Antworten neben den Text, auf den sie antworten möchten, und machen diesen Text fett oder rot.

Dies ist alles andere als ideal. Sobald jemand eine E-Mail im Nur-Text-Format öffnet, wird diese Formatierung nicht angezeigt. Und sobald sich mehr als ein paar Leute in einem Thread befinden, können die Dinge schnell chaotisch werden.

Also hier ein kurzer Leitfaden richtig Inline-Antworten ist skalierbar und wird Verwirrung auf ein Minimum reduzieren.

1. Verlassen Sie sich nicht auf die Formatierung

Wie bereits erwähnt, kann ein Empfänger in manchen Fällen die in einer E-Mail enthaltene Formatierung nicht sehen (z. B. bevorzugen Sie Klartext). Wenn jemand farbenblind ist, kann es schwierig sein, Fäden mit mehreren Farben zu folgen.

Verwenden Sie die Formatierung auf jeden Fall, damit Antworten beim Scannen einer E-Mail leichter zu finden sind. Aber verlass dich nicht einzig und allein darauf.

2. Vorwort Antworten mit Ihrem Namen

Anstatt sich auf die Formatierung zu verlassen, sollten Sie sich angewöhnen, alle Antworten mit Ihrem Namen und, falls Sie besonders organisiert sein müssen, dem Datum voranzustellen. Bitten Sie alle Empfänger, dasselbe zu tun.

In Google Mail haben Sie derzeit keine andere Wahl, als Ihren Namen manuell einzugeben. Gleiches gilt für die immer matte Apple Mail-App.

Wenn Sie Outlook verwenden, gibt es jedoch eine Funktion, die Ihren Antworten automatisch Ihren Namen vorstellt. Um dies zu tun, gehen Sie zu Datei> Optionen> Mail. Dann geh zu Antworten & weiterleiten, Überprüf den Vorwort Kommentare mit und geben Sie Ihren Namen in das Textfeld ein. Wenn Sie in einer E-Mail antworten, wird Ihr Name automatisch in Klammern angezeigt.

Mailbird verfügt standardmäßig auch über diese Option.

3. Verwenden Sie bitte Zeilenumbrüche

Wenn Sie eine Inline-Antwort hinterlassen, sollte diese in einer neuen Zeile stehen und nicht in der Mitte des Satzes oder am Ende eines Absatzes eingefügt werden.

Dies macht es anderen leichter, auf Ihre Kommentare zu antworten, und das Scannen der Konversation rund um jeden Punkt wird wesentlich rationalisiert.

4. Einrücken von mehrstufigen Antworten

Wenn mehrere Punkte in einer E-Mail angesprochen werden, werden in einer einzigen Nachricht mehrere Threads ausgeführt.

Um diese strukturiert zu halten, sollten Sie Thread-Antworten einrücken, so dass es offensichtlich ist, welche Kommentare sich auf jeden Punkt beziehen. Ich persönlich finde die Verwendung von spitzen Klammern (>) die intuitivsten Zeichen, da Aufzählungszeichen in Klartext-E-Mails möglicherweise nicht angezeigt werden.

Dadurch sparen Sie sich viel Mühe, um herauszufinden, auf welchen Teil des Gesprächs Sie achten müssen.

5. Letztes Mittel: Verwenden Sie ein besseres Werkzeug

Niemand gibt vor, dass Inline-Antworten hier die perfekte Lösung sind. Wenn Sie jedoch keine andere Wahl haben, als E-Mails zu verwenden, nehmen Sie sich die Zeit, E-Mails zu schreiben, die effizient und effektiv sind. So schreiben Sie die Perfect Professional-E-Mail (gesichert durch Daten) So schreiben Sie die Perfect Professional-E-Mail (gesichert durch Daten) E-Mails bleiben erhalten Hauptform der Kommunikation in der Wirtschaft. Um in dieser Umgebung erfolgreich zu sein, sollten Sie lernen, wie Sie effektive professionelle E-Mails erstellen. Wir zeigen Ihnen 9 einfache Tricks, die sich bewährt haben. Weiterlesen . Aus den oben genannten Gründen ist das Inline-Beantworten der beste Weg, um den Fortschritt der Projekte zu gewährleisten. Außerdem hilft es jedem dabei, mit mehreren Konversationen innerhalb von E-Mail-Threads Schritt zu halten, ohne Zeit mit dem Durchsehen langer Listen früherer E-Mails verbringen zu müssen.

Wenn Sie feststellen, dass selbst Inline-Antworten zu komplex werden oder Ihre Kollegen sich nicht gewöhnen können, Inline-Antworten richtig zu erstellen, ist es möglicherweise an der Zeit, nach einem anderen Werkzeug zu suchen.

Kommunikationstools wie Slack, Yammer und Huddle erleichtern die komplexe Teamkommunikation. Anstatt sich weiterhin mit E-Mails zu beschäftigen, kann es an der Zeit sein, eine davon auszuprobieren.

Verbreite das Wort

Wenn Sie diese einfachen Inline-Antwortregeln übernehmen, werden viele Empfänger die Effizienz dieses E-Mail-Verhaltens zu schätzen wissen. 5 Tools, die Ihnen beim Schreiben von besseren E-Mails helfen 5 Tools, die Ihnen beim Schreiben von besseren E-Mails helfen können Jeder versucht noch, das E-Mail-Problem zu lösen. Sprechen wir auch über die grundlegendste Angewohnheit von allen - die Kunst, bessere E-Mails zu schreiben. Mit Hilfe einiger cooler Tools. Lesen Sie mehr und fangen Sie an, Ihre Herangehensweise auf natürliche Weise nachzuahmen.

Wenn sie Ihre nachdenkliche E-Mail-Etikette natürlich nicht kopieren, ziehen Sie sie hoch. Schicken Sie ihnen diesen Artikel. Beschreiben Sie, wie Sie antworten sollen, und erklären Sie, dass dadurch Tonnen missverstandene Nachrichten, Zeitverschwendung und Kontextverlust eingespart werden.

Es gibt wirklich keinen Nachteil.

Denken Sie, dass diese Regeln Ihnen helfen werden, den Überblick über komplexe E-Mail-Threads zu behalten? Gibt es andere Inline-Antwort-Tipps, von denen Sie glauben, dass sie hilfreich wären??

Bild-Gutschrift: sangoiri / Depositphotos

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