So verwalten Sie Aufgaben mithilfe der japanischen Kanban-Technik

Egal, ob Sie als Teil eines großen Teams arbeiten oder einfach nur versuchen, eine Vielzahl von Aufgaben selbst zu erledigen, es ist für eine Vielzahl kleinerer Aufträge leicht, sich in eine unangreifbare Aufgabe zu verwandeln. Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, führen Sie Kanban in Ihren Workflow ein, um zu sehen, ob es die Last verringert.

Indem Kanban die Arbeitsschritte schrittweise abbaut und visuell auslegt, hilft er den Menschen, den Fortschritt zu verstehen, den sie erzielen, und zu ermitteln, wo Verbesserungsbedarf besteht. Trotz ihrer Wurzeln im Automobilbau können die Kernkonzepte dieser Strategie auf eine Vielzahl von Arbeitsumgebungen angewendet werden.

Es ist relativ einfach einzurichten und könnte sich positiv auf Ihren Arbeitsalltag auswirken. In diesem Handbuch können Sie Ihren Zeitplan einrichten und mit der Implementierung von Kanban beginnen.

Was ist Kanban??

Kanban ist ein Geschäftspraktikum, das in den 1940er Jahren von Taiichi Ohno gegründet wurde, einem Industrieingenieur, der den täglichen Arbeitsfluss beim japanischen Automobilkonzern Toyota zu rationalisieren versuchte. Im Hinblick auf den Gedankengang hinter dem Auffüllen von Regalen in Supermärkten entwickelte Ohno eine Methode, einen linearen Prozess mit klar definierten Grenzen zu verwenden die Auswirkungen von Produktivitätsengpässen kontrollieren.

Das grundlegende Setup eines Kanban-Zeitplans unterteilt den angegebenen Prozess in seine Einzelschritte. Einzelne Aufgaben - normalerweise dargestellt durch Post-it-Notizen oder ein digitales Äquivalent - bewegen sich von links nach rechts durch Spalten, die mit dem Namen der einzelnen Schritte und einer Nummer gekennzeichnet sind.

Diese vom Scheduler festgelegte Anzahl stellt die Anzahl der Aufgaben dar, die das für diesen Produktionsschritt verantwortliche Team oder die verantwortliche Person zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigen kann. Die Aufgaben in jeder Spalte sind in zwei Gruppen unterteilt. in Bearbeitung oder vollständig. Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, kann die nächste Produktionsstufe sie beanspruchen und in die nächste Spalte verschieben - jedoch nur, wenn ausreichend Kapazität vorhanden ist.

Ein öffentliches Kanban-Board gibt Ihrem gesamten Team einen Überblick über das Projekt von Anfang bis Ende, anstatt sich der Workflow-Aufgabe bewusst zu machen. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht kann dies helfen Personal dort einsetzen, wo es am dringendsten benötigt wird, Es hilft jedoch auch Einzelpersonen, informell und kontinuierlich zu bestimmen, wo Hilfe benötigt wird.

Einrichten eines Kanban-Schedulers mit Trello

Wenn Sie gerade erst mit Kanban beginnen - und vor allem, wenn Sie es einer Gruppe vorstellen, die mit dem Konzept nicht vertraut ist -, stellen Sie am besten sicher, dass die von Ihnen verwendeten Tools so einfach und zugänglich wie möglich sind. Während es unter bestimmten Einschränkungen leidet, die Kanban-Puristen abschrecken könnten, sind Projektmanagement und weitere 10 einzigartige Verwendungszwecke von Trello andere als Projektmanagement 10 einzigartige Verwendungszwecke von Trello andere als Projektmanagement Trello ist eine Freude für Listenliebhaber. Sein Kanban-Ansatz war nicht nur für das Projektmanagement gedacht. Glaubt uns nicht Sehen Sie sich diese zehn einzigartigen Anwendungen von Trello an. Read more tool Trello ist eine großartige Wahl, um Dinge auf den Weg zu bringen.

Registrieren Sie sich zunächst für ein Trello-Konto. Sobald dies erledigt ist, erstellen Sie ein neues Board und beginnen Sie mit dem Erstellen von Listen. Jede Liste stellt eine Spalte Ihres Kanban-Workflows dar. Benennen Sie jede nach einem Schritt des Prozesses, den Sie beaufsichtigen. In meinem Beispiel habe ich die verschiedenen Schritte zum Erstellen und Veröffentlichen eines Artikels verwendet, diese können jedoch für jedes Projekt, an dem Sie arbeiten, ausgetauscht werden.

Der Schlüssel sind die wichtigsten Zahlen in der Kopfzeile jeder Spalte. Fühlen Sie sich frei, Platzhalter einzurichten und sie zu optimieren, während Sie ein Gefühl für Ihren Prozess bekommen. Wahrscheinlich wissen Sie nicht wirklich, wie viel durch jede Phase des Projekts fließen kann, bis Sie mit ihm gearbeitet haben Kanban für eine Weile, besonders wenn Sie die Strategie als Teil eines Teams einsetzen.

Sobald diese vorhanden sind, können Sie Karten erstellen, die einzelne Aufgaben repräsentieren, die dann von einer Liste in eine andere übertragen werden. Es ist wichtig, dass jeder, der das Board verwendet, diese Karten organisiert hält. So halten Sie Trello-Listen mit Kartenabdeckungen besser organisiert So halten Sie Trello-Listen mit Kartenabdeckungen besser organisiert Die Trello-Organisation kann schnell aus dem Ruder laufen, aber Sie können Ihr Leben durch die Verwendung von Karten erleichtern Bildabdeckungen als visuelle Hinweise. Lesen Sie mehr, und halten Sie sich an die für jede Phase des Prozesses festgelegten Zahlen.

Damit das System wie beabsichtigt funktioniert, muss es jedoch eine Methode geben, um Aufgaben, die eine bestimmte Phase des Prozesses abgeschlossen haben, von den noch laufenden Aufgaben zu unterscheiden. Auf Trello sind Etiketten die einfachste Möglichkeit, dies nachzuverfolgen. Ich habe ein grünes Etikett verwendet, um anzuzeigen, dass eine Aufgabe für die nächste Stufe bereit ist, und ein gelbes, um anzuzeigen, dass sie noch bearbeitet wird. Stellen Sie sicher, dass nur eine Beschriftung auf einer Karte angebracht ist, um Verwirrung zu vermeiden.

Oben sehen Sie mein Beispiel für ein Trello-Board in Aktion. Beachten Sie, dass die Aufgabe in der Spalte Schreiben noch nicht verschoben wurde, da in der Bearbeitungsphase keine Kapazität mehr vorhanden ist. Wenn eine andere der gelb gekennzeichneten Aufgaben abgeschlossen und entsprechend umbenannt wird, wird diese Aufgabe verschoben und der Status geändert.

Kanban als Team verwenden

Die ursprüngliche Implementierung von Kanban ist zwar individuell nutzbar, dient jedoch dazu, sicherzustellen, dass Gruppen als zusammenhängende Einheit arbeiten können. 5 Google Sheets-Einstellungen, die für Teamwork wichtig sind 5 Google Sheets-Einstellungen, die für Teamarbeit wichtig sind Google Sheets bietet mehrere Funktionen zur Unterstützung von Kollektivfunktionen Dateneingabe und -verarbeitung, als Sie denken. Wir stellen Ihnen die Funktionen und Funktionen von Google Sheets vor, die für Gruppenprojekte unerlässlich sind. Weiterlesen . Es mag sich nach einem ausgetretenen Ratschlag anhören, aber Kommunikation und Teamarbeit sind zwei der wichtigsten Aspekte, um diese Strategie an Ihrem Arbeitsplatz zum Erfolg zu führen.

Die meisten digitalen Methoden zur Ausführung eines Kanban-Workflows, einschließlich Trello, bieten eine Methode, Kommentare oder Nachrichten für andere Benutzer zu hinterlassen. Zwar kann eine Überbeanspruchung zu einem Rauschen weißen Rauschens führen, es ist jedoch wichtig, dass die Mitarbeiter während des gesamten Prozesses die Kommunikationswerkzeuge dieser Plattformen voll ausnutzen.

Dies trägt zur entscheidenden Bedeutung von Teamarbeit bei. Der Kern des Kanban-Systems besteht darin, dass jeder, der auf den Zeitplan schaut, eine unmittelbare Vorstellung davon erhält, wo ein Engpass entsteht. Hier lohnt es sich, Kollegen zu haben, die in mehreren Disziplinen arbeiten. Wenn eine Phase des Prozesses die Produktion verlangsamt, weisen Sie einen Teil Ihres Teams zu Hilfe.

Je nach Ihrem Arbeitsplatz ist die Weitergabe dieser Informationen möglicherweise am besten über einen Instant Messaging-Client möglich. Slack ist ein leistungsstarkes Werkzeug für jedes Büro und ist sogar noch besser, wenn es mit Bots ausgestattet ist, die bestimmte Prozesse automatisieren können. 14 Beste automatisierte Bots, die Sie für Ihren Slack-Kanal benötigen 14 Beste Automatisierte Bots, die Sie für Ihren Slack-Kanal benötigen Wenn Sie ein Unternehmen betreiben, müssen Sie Sie können Slack aufstellen und Bots die täglichen Aufgaben rund um die Uhr erledigen lassen, während Sie mit wichtigeren Dingen wie der Eroberung der Welt fertig werden. Weiterlesen .

Kanban als Einzelperson verwenden

Die Verwendung von Kanban während des Solo-Fluges hat eine reflektierende Qualität und hilft Ihnen, größere Engpässe in Ihrem Arbeitsablauf zu vermeiden. Anstatt sich darauf zu konzentrieren, wo Ihre Ressourcen wie in einer Gruppe eingesetzt werden, sollten Sie stattdessen prüfen, in welchen Phasen Ihrer Arbeit der gesamte Prozess verlangsamt wird.

Wenn Sie selbst mit Kanban arbeiten, haben Sie den Vorteil, dass Sie nicht an einen digitalen Scheduler gebunden sind. Diese Optionen sind großartig, wenn Sie zusammenarbeiten. Der Komfort eines physischen Zeitplans kann jedoch von Vorteil sein, wenn Sie der einzige sind, der dies benötigt Zugriff.

Mit einer Kombination aus einem Notizbuch und einigen Post-it-Notizen - oder sogar einer Pinnwand, die Sie zur leichteren Orientierung an der Wand Ihres Büros platzieren können - werden alle technischen Komplikationen von den Prinzipien von Kanban entfernt. Es ist nicht jedermanns Sache, aber eine Stift-und-Papier-Lösung ist manchmal zu bevorzugen. 6 einfache Gründe, warum Papier noch immer Ihr Killer-Produktivitäts-App sein kann 6 einfache Gründe, warum Papier noch immer Ihr Killer-Produkt sein kann App-Papier kann ein wirksameres Werkzeug für die Produktivität sein als ein Computer oder ein Touch-Gerät und sollte nicht sofort abgewiesen werden. Nicht überzeugt? Hier sind sechs Gründe, warum Papier immer noch relevant ist. Lesen Sie mehr zur Vereinfachung.

Andere Kanban-Werkzeuge

Trello ist ein guter Weg, um einen grundlegenden Kanban-Prozess zum Laufen zu bringen, aber wenn Sie erst einmal Fuß gefasst haben, möchten Sie vielleicht verzweigen. Leankit ist eine solche Lösung, die eine 30-tägige kostenlose Testversion anbietet und sich auf die Unterstützung der Kanban-Methodik sowie anderer Strategien wie der immer beliebten Scrum-Technik Scrumy - Schließlich Eine wirklich einfache Projektmanagement-App für Gruppen Scrumy - Schließlich Eine wirklich einfache Lösung spezialisiert Projektmanagement-App für Gruppen Lesen Sie weiter .

Kanban-spezifische Optionen sind ebenfalls verfügbar. Kanbanery bietet eine intelligente Benutzeroberfläche mit sehr wenig Ablenkung von Ihrer Arbeit. Kostenlose Pläne stehen Teams mit weniger als zwei Mitgliedern, gemeinnützigen Organisationen oder Open-Source-Projekten zur Verfügung. Inzwischen bietet KanbanFlow umfassende mobile Tools und eine leistungsstarke Pomodoro-Integration, um ein sehr starkes Kernprodukt zu verbessern.

Hatten Sie Kanban an Ihrem Arbeitsplatz erfolgreich implementiert? Lernen Sie die Strategie zum ersten Mal und haben weitere Fragen? Teilen Sie Ihre Erfahrungen und Ihre Fragen in den Kommentaren unten mit.

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