5 Excel-Dokumenteinstellungen, die Sie niemals vergessen dürfen

Verwenden Sie Tabellenkalkulationen, die jemand anderes erstellt hat? Wenn Sie ein Excel-Arbeitsblatt von Grund auf erstellen, können Sie jeden einzelnen Aspekt steuern. Das ist nicht der Fall, wenn jemand anderes es an Sie weitergibt.

Besonders bei der Arbeit ist es nicht ungewöhnlich, eine Excel-Datei von einer anderen Person zu erben. Wenn Sie nicht aufpassen, kann dies zu erheblichen Kopfschmerzen führen. Glücklicherweise wird ein wenig Voraussicht dazu beitragen, dass Sie mit der betreffenden Tabelle gut zurechtkommen.

Berücksichtigen Sie diese fünf Punkte, und Sie sollten die meisten häufigen Fallstricke vermeiden, die bei der Verwendung eines Excel-Dokuments eines anderen Benutzers auftreten.

1. Aktualisieren Sie die Dokumentinformationen

Wenn Sie den Info-Bildschirm Ihrer Excel-Dokumente noch nie ausgecheckt haben, geben wir Ihnen keine Vorwürfe, er wird leicht übersehen. Die Informationen sind jedoch auf jeden Fall eine Aktualisierung wert, wenn Sie die Tabelle einer anderen Person übernehmen. Warum? Sie haben möglicherweise Änderungen vorgenommen, über die Sie Bescheid wissen möchten.

Nimm das obige Beispiel. Der hinzugefügte Text Titel, Stichworte, Kategorien, und Autor Felder können ein bisschen peinlich sein, wenn sie an einen Kollegen gesendet werden. In den meisten Fällen gibt es auf dem Info-Bildschirm nichts Beleidigendes - aber warum überlassen Sie es dem Zufall? Es dauert weniger als eine Minute, um es auszuprobieren, und Sie können sicher sein, dass Sie es nicht bereuen werden, wenn Sie das Dokument an eine andere Person senden.

Zugriff auf die Info klicken Sie auf Datei.

Sie werden direkt zum Infobereich weitergeleitet, in dem Sie gegebenenfalls Anpassungen vornehmen können, bevor Sie ihn an einen Kollegen weiterleiten.

2. Speichern Sie eine Kopie, bevor Sie etwas anderes tun

Wenn Sie das Dokument einer anderen Person erben, ist es verführerisch, es einzutauchen und es als Ihr eigenes zu behandeln. Kleinste Änderungen können jedoch erhebliche Auswirkungen auf die Funktionsweise der Kalkulationstabelle haben.

So stellen Sie sicher, dass Sie keine Änderungen vornehmen, die den VBA-Programmiercode in Excel unterbrechen Das Lernprogramm für Excel-VBA-Programmierung für Anfänger Das VBA für Excel-VBA-Programmieranleitungen für Anfänger ist ein Microsoft Office-Hilfsprogramm. Sie können damit Aufgaben mit Makros automatisieren, Trigger setzen und vieles mehr. Wir führen Sie mit einem einfachen Projekt in die Visual Basic-Programmierung von Excel ein. Lesen Sie mehr, oder passen Sie eine Zahl an, die für ein anderes Blatt unerlässlich ist. Erstellen Sie eine Kopie, bevor Sie etwas tun. Auf diese Weise haben Sie immer eine unberührte Version der Tabelle, auf die Sie zurückgreifen können.

Im schlimmsten Fall sollten Sie wissen, dass Sie auch den Dateiversionsverlauf von Excel 2016 verwenden können, um eine vorherige Version des Dokuments wiederherzustellen. Klicken Sie oben rechts auf das kreisförmige Pfeil / Uhr-Symbol, um den Aktivitätsbereich zu erweitern, suchen Sie nach früheren Versionen und wählen Sie aus Offene Version.

3. Suchen Sie nach versteckten Blättern

Versteckte Tabellen sind eine praktische Methode, um Ihre Excel-Tabelle sauber und ordentlich zu halten, während die harte Arbeit hinter den Kulissen weitergeht. Der Zugriff auf diese Blätter ist entscheidend, wenn Sie wirklich wissen möchten, wie das Dokument funktioniert.

Um herauszufinden, ob in einem bestimmten Dokument verborgene Blätter vorhanden sind, navigieren Sie zu Zuhause Tab und finden Format in dem Zellen Sektion.

Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Blatt einblenden.

Dadurch gelangen Sie zu einer Liste aller ausgeblendeten Blätter.

Wählen Sie einfach den gewünschten aus und klicken Sie auf OK. Danach können Sie ganz normal darauf zugreifen.

4. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Liste mit Passwörtern erstellen

Wenn Sie die Tabellenkalkulation einer anderen Person übernehmen, sollten Sie herausfinden, ob sie durch ein Kennwort geschützt ist. Sobald Sie die Datei öffnen, wissen Sie, ob dies der Fall ist.

Excel-Dokumente können jedoch mehrere Schutzebenen verwenden. Es ist durchaus möglich, dass ein Kennwort vorhanden ist, um Änderungen an einem VBA-Code zu verhindern.

Glücklicherweise ist es nicht zu schwierig, diese Art von Kennwort zu entfernen. So stellen Sie ein Excel-VBA-Kennwort wieder her. Wir zeigen Ihnen, wie Sie den Kennwortschutz entfernen, um den Inhalt des VBA-Makros wiederherzustellen. Weiterlesen . Dennoch ist es eine bessere Idee, einfach die Person, die das Dokument erstellt hat, zu bitten, alle Passwörter weiterzugeben, über die Sie möglicherweise Bescheid wissen.

5. Erfahren Sie, wer über Bearbeitungsrechte verfügt

Moderne Versionen der Office-Suite machen es sehr einfach, Ihre Dateien für andere Benutzer freizugeben, sodass sie aus der Ferne bearbeitet werden können. Dies ist eine großartige Möglichkeit zur Zusammenarbeit, aber es lohnt sich immer, zu prüfen, wer tatsächlich Zugriff auf ein bestimmtes Dokument hat.

Verfügt der Autor beispielsweise noch über die Berechtigung zum Anzeigen und Bearbeiten der Kalkulationstabelle? Offensichtlich ist es unwahrscheinlich, dass sie etwas Ungewöhnliches tun würden. Möglicherweise können sie jedoch Daten ändern oder löschen oder Geschäftsgeheimnisse für den Fall freigeben, dass sie mit einem konkurrierenden Unternehmen zusammenarbeiten. Obwohl es sich im schlimmsten Fall um Szenarien handelt, ist es besser, als sicher zu sein.

Um zu sehen, wer das Dokument bearbeiten kann, klicken Sie auf Aktie Schaltfläche in der oberen rechten Ecke der Benutzeroberfläche.

Auf diese Weise sollten Sie eine Liste der Benutzerkonten erstellen, die Zugriff auf das Dokument haben, sowie Hinweise dazu, ob sie die Datei bearbeiten oder nur anzeigen können.

Dies sind Informationen, die Sie für jedes Dokument, dessen Eigentum Sie sind, wirklich kennen sollten.

Vorbereitung verhindert Probleme

Wenn eine Tabelle von einer Person an eine andere übergeben wird, besteht die Chance, dass sie ziemlich wichtig ist - und die Chance, dass sie mehreren Personen wichtig ist. Probleme mit dem Dokument verursachen Probleme. Da Sie nun die Datei in Besitz genommen haben, fällt es Ihnen sicherlich an, die Datei zu reparieren.

Auf diese Art von Unglück einmal nach dem Ereignis zu reagieren, wird viel schwieriger, wenn Sie sich nicht richtig vorbereiten. Wissen über verborgene Tabellen, Kennwörter und die inneren Abläufe der Datei So drucken Sie eine Excel-Kalkulationstabelle auf einer einzigen Seite So drucken Sie eine Excel-Kalkulationstabelle auf einer einzigen Seite Eine wunderschön gestaltete Kalkulationstabelle verliert ihren Reiz, wenn sie auf neun gedruckt wird Blätter, von denen die Hälfte leer ist. Wir zeigen Ihnen, wie Sie alles auf einer einzigen Seite erhalten. Lesen Sie mehr sind großartig zur Hand. Stellen Sie nur sicher, dass Sie sie vor dem Katastrophenfall kennenlernen, anstatt danach nach ihnen zu suchen.

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