5 Excel-Autofill-Tricks zum schnelleren Erstellen Ihrer Tabellenkalkulation

Die Funktionen zum automatischen Ausfüllen von Excel bieten die effektivsten Möglichkeiten, beim Ausfüllen von Tabellenkalkulationen Zeit zu sparen.

Die meisten Leute wissen nicht, dass viele Dinge, die sie manuell ausführen, automatisiert werden können. Vielleicht möchten Sie zum Beispiel eine Formel nur auf jede zweite oder dritte Zeile anwenden, wenn Sie zur automatischen Füllung nach unten ziehen. Oder möchten Sie vielleicht alle Lücken in einem Blatt ausfüllen?.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie fünf der effektivsten Automatisierungen für das automatische Auffüllen von Säulen durchführen.

1. Füllen Sie jede andere Zelle aus

Jeder, der schon länger mit Excel gearbeitet hat, weiß, wie man die Funktion zum automatischen Ausfüllen verwendet.

Klicken Sie einfach mit der Maus in die rechte untere Ecke der Zelle und halten Sie sie gedrückt. Ziehen Sie sie nach unten, um die Formel in dieser Zelle auf jede Zelle darunter anzuwenden.

Wenn es sich bei der ersten Zelle nur um eine Zahl und nicht um eine Formel handelt, füllt Excel die Zellen automatisch durch Aufwärtszählen um eins.

Was ist jedoch, wenn Sie die Autofill-Formel nicht auf jede einzelne Zelle darunter anwenden möchten? Was ist beispielsweise, wenn Sie möchten, dass nur jede zweite Zelle den Vor- und Nachnamen verkettet, die Adresszeilen jedoch unberührt lassen sollen?

Formel auf jede andere Zelle anwenden

Sie können dies tun, indem Sie Ihre Autofill-Prozedur geringfügig ändern. Anstatt auf die erste Zelle zu klicken und dann von der rechten unteren Ecke nach unten zu ziehen, markieren Sie stattdessen die ersten beiden Zellen. Platzieren Sie dann die Maus in der rechten unteren Ecke der beiden Zellen, bis der Cursor in a wechselt “+”.

Jetzt halten und ziehen Sie es wie gewohnt nach unten.

Sie werden feststellen, dass Excel jetzt nicht jede einzelne Zelle automatisch, sondern nur jede zweite Zelle in jedem Block automatisch ausfüllt.

Wie werden andere Zellen behandelt?

Was ist, wenn diese zweiten Zellen nicht leer sind? In diesem Fall wendet Excel die gleichen Regeln in der zweiten Zelle des ersten Blocks an, die Sie auch auf jede andere Zelle markiert haben. Zum Beispiel, wenn die zweite Zelle eine “1” In diesem Fall füllt Excel automatisch jede zweite Zelle, indem es um 1 hochzählt.

Sie können sich vorstellen, wie diese Flexibilität die Effizienz der automatischen Dateneingabe in Arbeitsblättern erheblich verbessern kann. Dies ist eine der vielen Möglichkeiten, mit denen Sie mit Excel Zeit sparen. 14 Tipps, um Zeit in Microsoft Excel zu sparen 14 Tipps, um Zeit in Microsoft Excel zu sparen Wenn Microsoft Excel in der Vergangenheit viel Zeit in Anspruch genommen hat, zeigen wir Ihnen, wie Sie etwas davon bekommen es zurück Diese einfachen Tipps sind leicht zu merken. Lesen Sie mehr, wenn Sie mit vielen Daten umgehen.

2. Autofill bis zum Datenende

Bei der Arbeit mit Excel-Arbeitsblättern in einer Unternehmensumgebung stoßen Leute oft auf riesige Blätter.

Es ist leicht genug, den Mauszeiger von oben nach unten in einen Satz von 100 bis 200 Zeilen zu ziehen, um diese Spalte automatisch auszufüllen. Was aber, wenn die Kalkulationstabelle tatsächlich 10.000 oder 20.000 Zeilen enthält? Wenn Sie den Mauszeiger über 20.000 Zeilen nach unten ziehen, dauert dies sehr lange.

Es gibt einen sehr schnellen Trick, um dies effizienter zu machen. Statt die Spalte ganz nach unten zu ziehen, halten Sie einfach die Umschalttaste auf der Tastatur gedrückt. Sie werden jetzt bemerken, wenn Sie Ihre Maus in der rechten unteren Ecke der Zelle platzieren. Statt eines Plus-Symbols handelt es sich um ein Symbol mit zwei horizontalen, parallelen Linien.

Alles, was Sie jetzt tun müssen, ist ein Doppelklick auf dieses Symbol. Excel füllt die gesamte Spalte automatisch aus, jedoch nur bis zu dem Punkt, an dem die angrenzende Spalte tatsächlich Daten enthält.

Mit diesem Trick können Sie unzählige Stunden einsparen. 10 Einfache Excel-Timesavers, die Sie möglicherweise vergessen haben 10 Einfache Excel-Timesavers, die Sie möglicherweise vergessen haben Diese zehn Tipps minimieren die Zeit für die Ausführung von geringfügigen Excel-Aufgaben und steigern die Produktivität Ihrer Tabellenkalkulation. Lesen Sie mehr Verschwendung beim Versuch, die Maus über Hunderte oder Tausende von Zeilen nach unten zu ziehen.

3. Füllen Sie die Lücken aus

Stellen Sie sich vor, Sie hätten eine Excel-Tabelle bereinigen müssen, und Ihr Chef möchte, dass Sie eine bestimmte Formel anwenden. 3 Verrückte Excel-Formeln, die erstaunliche Dinge tun 3 Verrückte Excel-Formeln, die erstaunliche Dinge tun Bedingte Formatierungsformeln in Microsoft Excel können wunderbare Dinge bewirken. Hier sind ein paar tolle Tricks für die Produktivität der Excel-Formel. Lesen Sie mehr zu jeder leeren Zelle in einer Spalte. Sie können kein vorhersagbares Muster sehen, also können Sie das nicht verwenden “jedes andere x” Autofill-Trick oben. Außerdem würde dieser Ansatz alle vorhandenen Daten in der Spalte löschen. Was kannst du tun?

Nun, es gibt noch einen weiteren Trick, den Sie nur ausfüllen können leere Zellen mit was auch immer du magst.

In der Tabelle oben möchte Ihr Chef, dass Sie eine leere Zelle mit der Zeichenfolge ausfüllen “N / A”. Bei einem Blatt mit wenigen Zeilen wäre dies ein einfacher manueller Vorgang. Aber in einem Blatt mit Tausenden von Reihen würde es einen ganzen Tag dauern.

Tun Sie es also nicht manuell. Wählen Sie einfach alle Daten in der Spalte aus. Dann gehe zum Zuhause Wählen Sie das Menü aus Suchen und auswählen Symbol auswählen Gehe zu Spezial.

Im nächsten Fenster wählen Sie Leerzeichen.

Im nächsten Fenster können Sie die Formel in die erste leere Zelle eingeben. In diesem Fall tippen Sie einfach N / A und dann drücken Strg + Eingabetaste so dass für jede gefundene leere Zelle dasselbe gilt.

Wenn du wolltest, statt “N / A”, Sie können eine Formel in die erste leere Zelle eingeben (oder klicken Sie auf den vorherigen Wert, um die Formel aus der Zelle direkt über der leeren Zelle zu verwenden). Wenn Sie die Tastenkombination Strg + Eingabetaste drücken, wird auf alle die gleiche Formel angewendet die anderen leeren Zellen.

Mit dieser Funktion können Sie eine unübersichtliche Tabelle sehr schnell und einfach bereinigen.

4. Füllen Sie mit dem vorherigen Wertemakro

Der letzte Trick dauert tatsächlich ein paar Schritte. Sie müssen auf eine Reihe von Menüpunkten klicken - und das Reduzieren von Klicks ist das Wichtigste, wenn es darum geht, effizienter zu werden?

Nehmen wir den letzten Trick noch einen Schritt weiter. Lassen Sie uns es mit einem Makro automatisieren. Das folgende Makro durchsucht im Grunde eine Spalte, sucht nach einer leeren Zelle und wenn es leer ist, wird der Wert oder die Formel aus der darüber liegenden Zelle kopiert.

Um das Makro zu erstellen, klicken Sie auf Entwickler Menüelement und klicken Sie auf die Schaltfläche Makros Symbol.

Benennen Sie das Makro und klicken Sie auf die Makro erstellen Taste. Dies öffnet ein Code-Editor-Fenster. Fügen Sie den folgenden Code in die neue Funktion ein.

FirstColumn = InputBox ("Bitte geben Sie den Spaltenbuchstaben ein.") FirstRow = InputBox ("Bitte geben Sie die Zeilennummer ein.") LastRow = Range (FirstColumn & "65536"). End (xlUp) .Row Für i = FirstRow bis LastRow If Bereich (Erste Spalte & i) .Value = "" Dann Bereich (Erste Spalte & (i - 1)). Bereich kopieren (Erste Spalte & i) Ende Wenn Weiter i 

Im obigen Skript wird der Ansatz so gestaltet, dass er flexibel ist, sodass der Benutzer des Arbeitsblatts angeben kann, in welcher Spalte und in welcher Zeile er beginnen soll. Wenn Sie also ein Blatt haben, das so aussieht:

Sie möchten die Lücken in Spalte G füllen, indem Sie die leere Zelle mit derselben Formel wie die darüber liegende Zelle ausfüllen. Sie können einfach Ihr Makro ausführen. Nachdem Sie die Eingabeaufforderungen für die Startspalte und -zeile beantwortet haben, werden alle Lücken in dieser Spalte gefüllt, ohne die vorhandenen Daten zu berühren.

Es ist im Wesentlichen ein automatisches Ausfüllen der Spalte, während die vorhandenen Daten in Ruhe gelassen werden. Dies ist nicht einfach, wenn Sie mit der Maus die Spalte nach unten ziehen. Mit dem oben beschriebenen menügesteuerten Ansatz oder dem in diesem Abschnitt beschriebenen Makroansatz ist dies möglich.

5. Iterative Berechnungsmakro

Eine iterative Berechnung ist eine Berechnung, die auf den Ergebnissen der vorherigen Zeile basiert.

Beispielsweise kann der Unternehmensgewinn des nächsten Monats vom Gewinn des Vormonats abhängen. In diesem Fall müssen Sie den Wert aus der vorherigen Zelle in die Berechnung einbeziehen, die Daten aus dem gesamten Arbeitsblatt oder der Arbeitsmappe enthält.

Dies bedeutet, dass Sie die Zelle nicht einfach kopieren und einfügen können, sondern stattdessen die Berechnung basierend auf den tatsächlichen Ergebnissen in der Zelle durchführen.

Ändern Sie das vorherige Makro, um eine neue Berechnung basierend auf den Ergebnissen der vorherigen Zelle durchzuführen.

FirstColumn = InputBox ("Bitte geben Sie den Spaltenbuchstaben ein.") FirstRow = InputBox ("Bitte geben Sie die erste Zeilennummer ein.") LastRow = InputBox ("Bitte geben Sie die letzte Zeilennummer ein.") Für i = FirstRow bis LastRow Range (FirstColumn.) & i) .Wert = 5000 + (Bereich (erste Spalte & (i - 1)). Wert * 0,1) Weiter i 

In diesem Skript gibt der Benutzer sowohl die erste als auch die letzte Zeilennummer an. Da sich im Rest der Spalte keine Daten befinden, hat das Skript keine Idee, wo es anfangen soll. Sobald das Skript den Bereich bereitgestellt hat, führt es eine interaktive Berechnung mit dem vorherigen Wert durch und füllt die gesamte Spalte mit den neuen Daten.

Beachten Sie, dass dies nur ein alternativer Ansatz für iterative Berechnungen ist. Sie können dasselbe tun, indem Sie eine Formel direkt in die nächste leere Zelle eingeben und die vorherige Zelle in die Formel einschließen. Wenn Sie diese Spalte automatisch füllen, wird der vorherige Wert auf dieselbe Weise übernommen.

Der Vorteil der Verwendung eines Makros besteht darin, dass Sie, wenn Sie möchten, der interaktiven Berechnung eine erweiterte Logik hinzufügen können, die Sie in einer einfachen Zellenformel nicht ausführen könnten.

Mehr darüber erfahren Sie in unserem Artikel zur Automatisierung Ihrer Tabellenkalkulation. 5 Ressourcen für Excel-Makros zur Automatisierung Ihrer Tabellenkalkulation. 5 Ressourcen für Excel-Makros zur Automatisierung Ihrer Tabellenkalkulation. Suchen nach Excel-Makros? Hier sind fünf Websites, die genau das bieten, wonach Sie suchen. Lesen Sie mehr mit Excel-Makros.

Das automatische Ausfüllen von Excel-Spalten ist ein Kinderspiel

Wie Sie sehen, kann der Ansatz, den Sie beim automatischen Auffüllen von Spalten verwenden, Ihre Arbeitsbelastung wirklich reduzieren. Dies gilt insbesondere, wenn Sie mit massiven Kalkulationstabellen mit Tausenden von Spalten oder Zeilen arbeiten.

Erfahren Sie mehr über: Microsoft Excel, Tabellenkalkulation, Visual Basic-Programmierung.