4 Excel-Suchfunktionen zum effizienten Durchsuchen von Tabellenkalkulationen

In den meisten Fällen ist das Auffinden einer Zelle in einer Excel-Tabelle ziemlich einfach. Wenn Sie die Zeilen und Spalten nicht einfach durchsuchen können, können Sie STRG + F verwenden, um danach zu suchen. Wenn Sie jedoch mit einer wirklich großen Kalkulationstabelle arbeiten So teilen Sie eine riesige CSV-Excel-Kalkulationstabelle in separate Dateien auf So teilen Sie eine riesige CSV-Excel-Kalkulationstabelle in separate Dateien auf Einer der Nachteile von Microsoft Excel ist die begrenzte Größe einer Kalkulationstabelle. Wenn Sie Ihre Excel-Datei verkleinern oder eine große CSV-Datei aufteilen müssen, lesen Sie weiter! Lesen Sie mehr, es kann viel Zeit sparen, wenn Sie eine dieser vier Suchfunktionen verwenden. Unabhängig von der Größe Ihres Microsoft Excel-Dokuments sind diese wesentlich effizienter.

Die VLOOKUP-Funktion

Mit dieser Funktion können Sie eine Spalte und einen Wert angeben und einen Wert aus der entsprechenden Zeile einer anderen Spalte zurückgeben (wenn dies keinen Sinn macht, wird dies sofort klar). Zwei Beispiele, in denen Sie dies tun könnten, suchen den Nachnamen eines Mitarbeiters nach seiner Angestelltennummer oder eine Telefonnummer, indem Sie einen Nachnamen angeben. Hier ist die Syntax der Funktion:

= VLOOKUP ([Nachschlagewert], [Table_array], [Col_index_num], [Range_lookup])

Der [Lookup_value] ist die Information, die Sie bereits haben. Wenn Sie beispielsweise wissen möchten, in welchem ​​Bundesstaat sich eine Stadt befindet, ist dies der Name der Stadt. Mit [table_array] können Sie die Zellen angeben, in denen die Funktion nach den Such- und Rückgabewerten suchen soll. Stellen Sie bei der Auswahl Ihres Bereichs sicher, dass die erste Spalte in Ihrem Array diejenige ist, die Ihren Nachschlagewert enthält. Das ist entscheidend. [col_index_num] ist die Nummer der Spalte, die den Rückgabewert enthält.

[range_lookup] ist ein optionales Argument und nimmt 1 oder 0 an. Wenn Sie 1 eingeben oder dieses Argument weglassen, sucht die Funktion nach dem von Ihnen eingegebenen Wert oder der nächstniedrigeren Zahl. In der Abbildung unten gibt ein VLOOKUP, das nach einem SAT-Score von 652 sucht, den Wert 646 zurück, da dies die nächste Nummer in der Liste ist, die unter 652 liegt, und [range_lookup] den Standardwert 1 hat.

Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie wir dies verwenden könnten. Wie ich in meinen Artikeln über boolesche Operatoren im Microsoft Excel Mini Excel-Lernprogramm beschrieben habe: Verwenden Sie die boolesche Logik, um komplexe Daten zu verarbeiten. Mini Excel-Lernprogramm: Verwenden Sie die boolesche Logik, um komplexe Daten zu verarbeiten. Die logischen Operatoren IF, NOT, AND und OR können Ihnen dabei helfen Excel-Neuling zum Power-User. Wir erklären die Grundlagen jeder Funktion und zeigen, wie Sie sie für maximale Ergebnisse verwenden können. Weitere Informationen und erweitertes Zählen und Hinzufügen des Mini Excel-Lernprogramms: Verwenden der erweiterten Funktionen zum Zählen und Hinzufügen in Excel Mini Excel-Lernprogramm: Verwenden der erweiterten Funktionen zum Zählen und Hinzufügen in Excel Das Zählen und Hinzufügen von Formeln erscheint im Vergleich zu fortgeschrittenen Excel-Formeln banal. Mit ihnen können Sie jedoch viel Zeit sparen, wenn Sie Informationen zu den Daten in Ihrer Tabelle sammeln müssen. Lesen Sie weiter, ich verwende eine Tabelle, die ich mit generatedata.com erstellt habe. Es enthält ID-Nummern, Vor- und Nachnamen, Ort, Bundesland und SAT-Ergebnisse. Nehmen wir an, ich möchte die SAT-Bewertung einer Person mit dem Nachnamen ermitteln “Winters.” VLOOKUP macht es einfach. Hier ist die Formel, die wir verwenden würden:

= VLOOKUP ("Winters", C2: F101, 4, 0)

Da die SAT-Werte die vierte Spalte aus der Nachnamenspalte sind, habe ich 4 für das Spaltenindexargument verwendet. Wenn Sie nach Text suchen, ist es eine gute Idee, [range_lookup] auf 0 zu setzen. ohne es können Sie schlechte Ergebnisse erzielen. Folgendes gibt uns Microsoft Excel:

Es gab 651 zurück, die SAT-Punktzahl des Schülers namens Kennedy Winters, der sich in Reihe 92 befindet (im Einschub oben). Es hätte viel länger gedauert, durch den Namen zu blättern, als die Syntax schnell einzugeben!

VLOOKUP kann auch sehr nützlich sein, wenn Sie Microsoft Excel verwenden, um Ihre Steuern zu erheben. Steuern tun? 5 Excel-Formeln, die Sie wissen müssen, wenn Sie Ihre Steuern zahlen? 5 Excel-Formeln, die Sie kennen müssen Es ist zwei Tage, bevor Ihre Steuern fällig sind und Sie keine weitere Gebühr für verspätete Anmeldungen zahlen möchten. Jetzt ist es an der Zeit, die Leistungsfähigkeit von Excel zu nutzen, um alles in Ordnung zu bringen. Weiterlesen .

Hinweise zu VLOOKUP

Bei der Verwendung von VLOOKUP sind einige Dinge zu beachten. Stellen Sie zunächst, wie bereits erwähnt, sicher, dass die erste Spalte in Ihrem Bereich diejenige ist, die Ihren Nachschlagewert enthält. Wenn es nicht in der ersten Spalte ist, gibt die Funktion falsche Ergebnisse zurück. Wenn Ihre Spalten gut organisiert sind, sollte dies kein Problem sein.

Das zweite, was zu beachten ist, ist, dass VLOOKUP immer nur einen Wert zurückgibt. Wenn wir gebraucht hätten “Georgia” Als Nachschlagewert hätte er die Punktzahl des ersten Studenten aus Georgien zurückgegeben und keine Anhaltspunkte dafür gegeben, dass tatsächlich zwei Studenten aus Georgien sind.

Die HLOOKUP-Funktion

Wenn VLOOKUP entsprechende Werte in einer anderen Spalte findet, findet HLOOKUP entsprechende Werte in einer anderen Zeile. Da es in der Regel am einfachsten ist, Spaltenüberschriften zu durchsuchen, bis Sie die richtige gefunden haben und einen Filter verwenden, um das Gesuchte zu finden, wird HLOOKUP am besten verwendet, wenn Sie das getan haben Ja wirklich große Kalkulationstabellen oder Sie arbeiten mit Werten, die nach Zeit geordnet sind. Hier ist die Syntax:

= HLOOKUP ([Nachschlagewert], [Table_array], [Zeilenindex], [Range_lookup])

[lookup_value] ist wiederum der Wert, für den Sie einen entsprechenden Wert finden möchten. [table_array] sind die Zellen, in denen Sie suchen möchten. [row_index_num] gibt die Zeile an, aus der der Rückgabewert stammt. Und [range_lookup] ist dasselbe wie oben; Lassen Sie es leer, um den nächstgelegenen Wert zu erhalten, oder geben Sie 0 ein, um nur nach genauen Übereinstimmungen zu suchen.

Für dieses Beispiel habe ich eine neue Tabelle mit generatedata.com erstellt. Dieser enthält eine Zeile für jeden Bundesstaat sowie einen SAT-Wert (wir sagen den Durchschnittswert für den Bundesstaat) in den Jahren 2000-2014. Wir werden HLOOKUP verwenden, um die durchschnittliche Punktzahl in Minnesota im Jahr 2013 zu ermitteln. So werden wir es tun:

= HLOOKUP (2013, A1: P51, 24)

(Beachten Sie, dass 2013 nicht in Anführungszeichen steht, da es sich um eine Zahl und nicht um eine Zeichenkette handelt; die Zahl 24 stammt aus Minnesota in der 24. Reihe.) Wie Sie in der Abbildung unten sehen können, wird die Bewertung zurückgegeben:

Minnesotaner hatten im Jahr 2013 durchschnittlich 1014 Punkte.

Hinweise zu HLOOKUP

Wie bei VLOOKUP muss der Nachschlagewert in der ersten Zeile Ihres Tabellenarrays liegen. Dies ist bei HLOOKUP selten ein Problem, da Sie normalerweise einen Spaltentitel als Nachschlagewert verwenden. HLOOKUP gibt auch nur einen einzelnen Wert zurück.

Die INDEX- und MATCH-Funktionen

INDEX und MATCH sind zwei verschiedene Funktionen, aber wenn sie zusammen verwendet werden, können sie eine große Kalkulationstabelle viel schneller suchen. Beide Funktionen haben Nachteile, aber durch die Kombination dieser Funktionen bauen wir auf den Stärken beider Funktionen auf. Zuerst jedoch die Syntax:

= INDEX ([Array], [Zeilennummer], [Spaltennummer]) = MATCH ([Nachschlagewert], [Nachschlag_Array], [Übereinstimmungsart])

In INDEX ist [Array] das Array, in dem Sie suchen. Mit [row_number] und [column_number] können Sie Ihre Suche einschränken. Wir werden uns das gleich ansehen.

MATCHs [Lookup_value] ist ein Suchbegriff, der eine Zeichenfolge oder eine Zahl sein kann. [lookup_array] ist das Array, in dem Microsoft Excel nach dem Suchbegriff sucht. [match_type] ist ein optionales Argument, das 1, 0 oder -1 sein kann. 1 gibt den größten Wert zurück, der kleiner oder gleich Ihrem Suchbegriff ist. 0 gibt nur Ihren genauen Begriff zurück; und -1 gibt den kleinsten Wert zurück, der größer oder gleich Ihrem Suchbegriff ist.

Es ist möglicherweise nicht klar, wie wir diese beiden Funktionen zusammen verwenden werden, also werde ich es hier auslegen. MATCH akzeptiert einen Suchbegriff und gibt eine Zellenreferenz zurück. In der Abbildung unten sehen Sie, dass MATCH bei einer Suche nach dem Wert 646 in Spalte F den Wert 4 zurückgibt.

INDEX hingegen führt das Gegenteil aus: Es nimmt eine Zellreferenz und gibt den Wert darin zurück. Sie können hier sehen, dass INDEX zurückgegeben wird, wenn Sie aufgefordert werden, die sechste Zelle der Spalte City zurückzugeben “Anchorage,” der Wert aus Zeile 6.

Was wir tun werden, ist die Kombination der beiden, so dass MATCH eine Zellreferenz zurückgibt und INDEX diese Referenz verwendet, um den Wert in einer Zelle nachzuschlagen. Nehmen wir an, Sie erinnern sich, dass es einen Schüler gab, dessen Nachname Waters war, und Sie möchten sehen, wie der Schüler diesen Punkt hatte. Hier ist die Formel, die wir verwenden werden:

= INDEX (F: F, MATCH ("Wasser", C: C, 0))

Sie werden feststellen, dass die Übereinstimmungsart hier auf 0 gesetzt ist. Wenn Sie nach einer Zeichenfolge suchen, sollten Sie diese verwenden. Wenn wir diese Funktion ausführen, erhalten Sie Folgendes:

Wie Sie im Einschub sehen können, erzielte Owen Waters 1720, die Zahl, die erscheint, wenn wir die Funktion ausführen. Dies scheint nicht sehr nützlich zu sein, wenn Sie nur ein paar Spalten überblicken können. Stellen Sie sich jedoch vor, wie viel Zeit Sie sparen würden, wenn Sie es 50 Mal in einer großen Excel-Kalkulationstabelle tun müssten. Zugriff - Kann eine Kalkulationstabelle eine Datenbank ersetzen? Excel Vs. Zugriff - Kann eine Kalkulationstabelle eine Datenbank ersetzen? Welches Tool sollten Sie zum Verwalten von Daten verwenden? Access und Excel bieten sowohl Datenfilterung als auch Sortierung und Abfrage. Wir zeigen Ihnen, welches für Ihre Bedürfnisse am besten geeignet ist. Mehr lesen, das mehrere hundert Spalten enthielt!

Lassen Sie die Suche beginnen

Microsoft Excel verfügt über viele äußerst leistungsfähige Funktionen. 3 Verrückte Excel-Formeln, die erstaunliche Dinge tun. 3 Verrückte Excel-Formeln, die erstaunliche Dinge tun. Bedingte Formatierungsformeln in Microsoft Excel können wunderbare Dinge bewirken. Hier sind ein paar tolle Tricks für die Produktivität der Excel-Formel. Lesen Sie mehr, und die vier oben genannten verkratzen die Oberfläche. Trotz dieses flüchtigen Überblicks sollten Sie jedoch bei der Arbeit mit großen Tabellenkalkulationen viel Zeit sparen können. Wenn Sie sehen möchten, wie viel mehr Sie mit INDEX machen können, sehen Sie sich das an “Der imposante Index” bei Microsoft Excel Hero.

Wie führen Sie Suchen in großen Tabellenkalkulationen durch? Wie haben Sie diese Suchfunktionen als hilfreich empfunden?? Teilen Sie unten Ihre Gedanken und Erfahrungen mit!

Bildnachweise: Lupe auf einer Kalkulationstabelle über Shutterstock

Erfahren Sie mehr über: Microsoft Excel, Tabellenkalkulation.