10 Tipps zum Verwalten freigegebener Dateien in Google Drive

Dies ist einer der Zeitpunkte, zu denen Sie möchten, dass Sie ganz nach unten springen. Google Drive arbeitete mit drei Autoren aus drei Ecken der USA zusammen. Die drei Autoren hatten eine Stunde Zeit, um über eine Kurzgeschichte zu schreiben und zusammenzuarbeiten. Sie waren erfolgreich. Das ist Echtzeit-Partnerschaft vom Feinsten.

Das Teilen mit kollaborativen Cloud-Plattformen wie Google Drive ist nicht mehr neu. Giganten der Tech-Welt kämpfen die Kriege um Unternehmen und Verbraucher. Der Staub wird sich nicht so schnell festsetzen. Es ist eine gute Nachricht für uns Verbraucher, da wir mit gemeinsamen Dateien, Ordnern und Teams unseren Arbeitstag verbessern.

Also muss ich Sie fragen - ist es immer noch sehr einfach, Dateien mit Google Drive gemeinsam zu nutzen? Oder haben Sie immer noch den Dreh raus? In jedem Fall sollten diese zehn Tipps Ihnen helfen, gemeinsam genutzte Dateien von heute an etwas besser zu verwalten.

Hinweis: Wenn Sie vertrauliche Dateien freigeben, aktivieren Sie die clientseitige Verschlüsselung von Google Drive. 3 Nützliche Tools zur Verbesserung der Sicherheit und des Datenschutzes von Google 3. Nützliche Tools zur Verbesserung der Sicherheit und Vertraulichkeit von Google Drive vor Diebstahl und Einbruch? Lass es uns herausfinden. Weiterlesen !

Die Grundlagen des Austauschs

Es geht darum, die richtigen Freigabeberechtigungen und die Freigabeebene zu erstellen. Sie können beliebige Dateien oder Ordner in Google Drive freigeben. Das zweiminütige Video fasst den Vorgang zusammen.

Als Eigentümer können Sie anderen Benutzern den vollständigen Besitz einer Datei oder eine bestimmte Anzeige- und Bearbeitungsberechtigung erteilen.

• Kann bearbeiten: Die kollaborative Tabelle, an der Sie mit Ihrem Team arbeiten.
• Kann kommentieren: Der Buchentwurf, den Sie schreiben. Andere können Kommentare anzeigen und der Datei hinzufügen, jedoch nicht bearbeiten. Ordner haben keine Kommentare.
• Kann ansehen: Die Einladung zum Wochenende, die Sie gerade mit Presentation gemacht haben.

Hier ist ein Diagramm, in dem der Zugriff eines Betrachters, Kommentators, Bearbeiters oder Besitzers verglichen wird:

Quelle: Google-Support

1. Deaktivieren von Kopieren, Herunterladen und Drucken von freigegebenen Dateien?

Sie können das Herunterladen, Drucken und Kopieren freigegebener Dateien nicht zulassen. Die erweiterte Informationsrechteverwaltung entfernt diese Optionen aus dem Menü des Viewers. Dies ist eine weitere Kontrolle über Ihre Dokumente.

Öffnen Sie Google Drive. Wählen Sie die freigegebene Datei aus und klicken Sie auf Aktie Symbol oben rechts.

Auf der Mit anderen teilen Geben Sie im Dialogfeld den Namen des Mitarbeiters ein und klicken Sie auf Erweitert Option unten rechts.

Wähle aus Deaktivieren Sie die Optionen zum Herunterladen, Drucken und Kopieren für Kommentatoren und Zuschauer Box. Klicken sparen Änderungen.

Zuschauer sehen ein “Exportoptionen deaktiviert” Benachrichtigung oben in den Menüs Datei und Bearbeiten für die spezifischen Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen.

Beachten Sie, dass die mit “bearbeiten” Berechtigungen können weiterhin heruntergeladen, gedruckt und kopiert werden, auch wenn diese Einstellung aktiviert ist.

2. Geben Sie einen Ordner für Nicht-Google-Nutzer frei

Ihre Freunde und Kollegen benötigen kein Google-Konto, um einen Ordner oder ein Dokument von Google Drive anzuzeigen. Dies ist eine der wenig bekannten Fähigkeiten von Google Drive. Sie können eine Einladung an ihre E-Mail-Adresse senden. Oder verwenden Sie einen gemeinsam benutzbaren Link.

Wählen zwischen Kann sehen oder Kann bearbeiten oder Kann kommentieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Sie können in die gehen Erweitert Freigabeeinstellungen und wählen Sie andere Freigabeoptionen. Die Person, die die Einladung erhält, muss sich nicht registrieren und sich mit einem Google-Konto anmelden, um die Datei anzuzeigen. Sie benötigen jedoch ein Google-Konto, um eine Datei zu bearbeiten oder zu kommentieren.

Die Freigabe über einen Link stellt ein Sicherheitsrisiko dar. Wie sicher sind Ihre Dokumente in Google Drive? Wie sicher sind Ihre Dokumente in Google Drive? Lesen Sie mehr für sensible Dokumente weil jeder mit dem Link auf die Datei zugreifen kann.

3. Laden Sie einen gesamten freigegebenen Ordner herunter

Mit Google Drive können Sie den gesamten Inhalt eines freigegebenen Ordners als ZIP-Archiv herunterladen. Dies ist nützlich, um lokale Kopien von freigegebenen Dokumenten zu speichern. Die Ordnerstruktur mit den Unterordnern bleibt im Archiv erhalten.

Gehe zu Mit mir geteilt In Ihrem Google Drive. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie Herunterladen.

Sie können auch die dreifache Punkte-Symbol in der Symbolleiste, um den Ordner herunterzuladen.

Wenn Sie ein Google-Dokument, eine Tabelle oder eine Folie herunterladen, wird es als Office-Dokument heruntergeladen. Alle anderen Dateien werden in ihrem ursprünglichen Format heruntergeladen.

4. Übertragen Sie das Eigentum an Dateien an einen anderen Benutzer

Es gibt viele Gründe, um das Eigentum an Dokumenten an andere Personen zu übertragen. Vielleicht übernimmt jemand anderes ein Projekt. Vielleicht hat dich jemand gefeuert. Besser gesagt, Sie machen Urlaub und möchten nur die Verantwortung für die gemeinsam genutzten Dokumente übergeben. Der Prozess zu digital “aushändigen” Google Drive-Dokumente und -Ordner sind einfach.

Öffnen Sie Google Drive. Wählen Sie in Docs, Sheets oder Slides den freigegebenen Ordner oder die Datei aus und klicken Sie auf Aktie Symbol oben rechts. Wenn der mutmaßliche Besitzer keinen Freigabezugriff hat, laden Sie ihn ein, indem Sie die E-Mail-Adresse in eingeben “Menschen einladen” Feld. Dann sparen.

Klicken Erweitert in der rechten unteren Ecke der Freigabe-Box. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben dem Namen der Person, der die Datei oder der Ordner gehören soll. Wählen Ist Besitzer. Klicken Erledigt.

Ihre Rolle wird von einem Eigentümer in einen Editor umgewandelt, nachdem Sie den Eigentümer übertragen haben.

Notiere: Sie können den Besitz einer synchronisierten oder hochgeladenen Datei (z. B. einer PDF- oder Bilddatei) nicht übertragen..

5. So fordern Sie den Zugriff auf freigegebene Dateien an?

Wenn Sie versuchen, über einen freigegebenen Link auf eine Datei zuzugreifen, wird möglicherweise eine Meldung mit der Meldung angezeigt “du brauchst eine Erlaubnis.”

Manchmal teilen Besitzer einen Link, bevor sie die Berechtigungen festgelegt haben. Möglicherweise möchten Sie die Datei auch mit einer alternativen Google-ID öffnen. Sie können den Zugriff einfach mit einem einzigen Klick anfordern.

Auf dem Bildschirm:

• Öffnet einen Link zur Datei.
• Klicken Sie auf Zugriff anfordern.

Auf Android:

Mit der Drive für Android-App können Sie den Zugriff mit einem einzigen Tastendruck anfordern, wenn die “Zugriff auf Dokument nicht möglich” Nachricht erscheint. Wenn Sie um Erlaubnis bitten, wird eine E-Mail aus der App an den Eigentümer gesendet. Dateieigentümer erhalten umgehend eine Benachrichtigung über Android und iOS. Die mobile App wurde kürzlich mit dieser Funktion aktualisiert.

6. Suchen Sie nach einem Mitbearbeiter

Ein Dokument mit 10 Mitgliedern zu teilen ist einfach. Teilen Sie es mit 50 Aufforderungen zur Planung. Das Verwalten gemeinsam genutzter Dateien bedeutet auch, zu verfolgen, welcher Mitarbeiter an welchem ​​Dokument arbeitet.

Gehe zu Details anzeigen (Drücke den “ich” Symbol in der Symbolleiste). Durchsuchen Sie die Aktivität Klicken Sie auf die Registerkarte, um schnell zu sehen, welche Dateien Sie kürzlich freigegeben haben.

Klicke auf Mit mir geteilt im linken Menü von Google Drive. Sie erhalten eine Liste aller Dokumente, auf die Sie Zugriff haben.

Verwenden Sie die Leistung von Google-Suchfiltern. Die Produktivitätsvorteile sind für diejenigen, die mit Google Mail-Filtern vertraut sind, keine Überraschung.

Verwenden Sie das Suchfeld oben in Google Drive. Die Suche von Google Drive durchsucht auch den Hauptteil des Dokuments. Sie können die ersten 100 Seiten aller von Ihnen hochgeladenen Textdokumente oder textbasierten PDF-Dateien durchsuchen. Sie können auch nach Text suchen, der auf den ersten 10 Seiten aller Bild-PDFs gefunden wird. Anstatt durch Ordner zu graben, können Sie diese leistungsstarke Funktion verwenden, um schnell zu einer Datei zu gelangen.

Drücken Sie in Google Drive die Schrägstrich-Taste um den Cursor rechts im Suchfeld zu platzieren. Klicken Sie auf den kleinen Dropdown-Pfeil im Suchfeld, um die grundlegenden Suchfilter anzuzeigen. Wenn Sie einige manuelle Parameter lernen, können Sie Zeit sparen.

Zum Beispiel: Um Dokumente zu finden, die Sie mit jemandem geteilt haben, verwenden Sie an: [email protected].

Die Google-Hilfe enthält die vollständige Liste.

7. Vereinfachen Sie die Freigabe, indem Sie Kontaktgruppen erstellen

Bei E-Mail-Kontaktgruppen müssen Sie keine individuellen Dokumentberechtigungen für Ihre Teammitglieder festlegen.

Melden Sie sich bei Google Contacts an. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Neue Gruppe.

Vergeben Sie einen beschreibenden Namen entsprechend dem Teamprojekt. Oder irgendetwas anderes, an das sie sich leicht erinnern lassen. Sie können Benennen Sie Gruppen nach Berechtigungen um sie leicht zu merken.

Zum Beispiel: [email protected] oder [email protected].

Füllen Sie die neue Gruppe mit den E-Mail-Adressen der Teammitglieder.

Verwenden Sie diese speziellen Kontaktgruppen in den Datei- oder Ordnerfreigabeeinstellungen.

8. Siehe Die Anzahl der Ansichten eines freigegebenen Dokuments

Google verwaltet einen Versionsverlauf. Es ist jedoch nicht möglich, zu sehen, wie oft ein freigegebenes Dokument angezeigt wurde. Die Antwort auf diese Frage erhielt ich aus einer Stack Exchange-Diskussion.

Senden Sie Ihren Dokumentlink an die http://goo.gl URL-Verkürzungsservice und teilen Sie nur diese URL. Dieser Service enthält Informationen darüber, wie oft auf den Link geklickt wurde. Dies ist ungefähr so ​​nahe, wie Sie derzeit wissen, wie oft auf Ihr Dokument zugegriffen wurde.

Dies ist nützlich, wenn Sie ein Dokument öffentlich freigeben und die Antwort überprüfen möchten. Beachten Sie, dass öffentliche Dokumente und Dateien in den Suchergebnissen angezeigt werden.

Einige Ideen für den öffentlichen Austausch:

• Laden Sie ein eBook hoch und geben Sie es frei.
• Testen Sie die erste Antwort auf ein Kreativprodukt.
• Freigeben einer Präsentation für die Öffentlichkeit (z. B. SlideShare).
• Finden Sie offene Bildungsinhalte.

Spitze: Sie können eine einfache Google Website-Suche verwenden, um nach öffentlichen Dokumenten zu suchen. Z.B. Keyword-Site: drive.google.com

9. Teilen Sie es mit Slack

Slack ist der neue Arbeitsplatz oder der digitale Wasserkühler des Büros. Wenn Sie noch nicht mit Slack arbeiten, ist es Zeit, es Ihrem Team vorzustellen. Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Lieblingsdienste mit Slack zusammenarbeiten zu lassen. Die Integration von Google Drive gehört zu den beliebtesten.

Mit Slack können Sie Google Drive-Dateien importieren und über Slack freigeben. Alle importierten Google Drive-Dateien werden ebenfalls von Slack für eine einfache Suche und Referenz indiziert. Die Dateien werden nicht auf Slack gespeichert - sie verbleiben weiterhin in Ihren Google Drive-Ordnern. Slack fungiert als Leitung.

Ein kleines Beispiel: Fügen Sie im Slack-Chatroom einen Link zu einem Google-Dokument ein. Slack zeigt einen Ausschnitt des Inhalts aus der Datei unter dem Link an, sobald er integriert ist. Das ist hilfreicher als bloße Links zu teilen.

Das Slack-Hilfezentrum zeigt auf zwei einfache Arten, wie Sie Ihr Google Drive mit Slack verbinden können.

10. Teilen Sie Google Docs von Microsoft Office aus

Google Drive im Vergleich zu Microsoft Word Google Docs im Vergleich zu Microsoft Word: Der Todesspiel für die Recherche Schreiben Google Docs vs. Microsoft Word: Der Todesspiel für die Recherche Das Schreiben von Online-Lösungen wird immer mehr zur Norm. Wir haben uns entschieden zu sehen, wie Microsoft Word gegen Google Text & Tabellen steht. Welches wird die bessere Forschungsarbeit leisten? Mehr lesen könnte ein täglicher Kampf von zwei Bürosuiten sein, aber die beiden Kraftwerke spielen endlich gut. Sie können nun auf dem Laufwerk gespeicherte Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien öffnen, in Microsoft Office bearbeiten und sie über das Google-Laufwerk freigeben. Dies alles dank eines praktischen Plug-Ins, das fantasievoll als bezeichnet wird - Google Drive Plug-In für Microsoft Office.

Das Plug-In funktioniert mit Microsoft Office 2007, 2010, 2013 und 2016.

Installieren Sie das Add-On und erteilen Sie ihm die Berechtigung, auf Ihre Google Drive-Ordner zuzugreifen. Das Add-On wird auf der Multifunktionsleiste als zusätzliche Registerkarte und im Speicherbildschirm als neuer Speicherort angezeigt.

Auf dem Laufwerk gespeicherte Office-Dokumente werden auch versionsgesteuert. Sie können frühere Versionen einer Office-Datei verfolgen oder zu einer älteren Version zurückkehren. Wenn Sie an einem Google-Dokument arbeiten möchten, wird es im entsprechenden Google Drive-Programm in einem separaten Browserfenster geöffnet.

Teilen nicht wunderbar!

Sie können es in der 21 nicht alleine machen^st Jahrhundert. Es gibt eine Reihe von Vorteilen, wenn Sie in Echtzeit in Teamwork arbeiten: 10 Tipps für effektive Online-Zusammenarbeit in Echtzeit Teamwork: 10 Tipps für effektive Echtzeit-Online-Zusammenarbeit Weitere Informationen. Es gibt auch Herausforderungen. Reduzieren Sie jedoch die Anzahl der Reifen, um nur eine Information zu teilen, und gute Dinge werden passieren.

Das Video zum Projektschreiben zeigt, wie mit kollaborativer Synergie mehr mit weniger erreicht werden kann.

Nehmen Sie sich etwas Zeit mit den kollaborativen Funktionen von Google Drive. Die Harmonie der Teamarbeit hängt davon ab. Nutzen Sie Google Drive über ein Dateispeichersystem hinaus mit den vielen Tipps und Tricks, die es auf allen Plattformen bietet. Informieren Sie uns über die Rolle von Google Drive in Ihrer vernetzten Welt.

Verwenden Sie es aktiv, um sich um ein gemeinsames Projekt zu reißen? Welchen Tipp möchten Sie uns mitteilen, der das Google Drive-Management für uns etwas besser macht? Oder sogar eine Beschwerde, die dich zurückhält?

Bildquelle: Puzzle von Rido über Shutterstock

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