Automatisieren Sie Ihr Leben und Ihren Job mit Todoist und IFTTT

Zählen Sie, wie oft Sie in den letzten 24 Stunden etwas vergessen haben. So oft hatten Sie die Möglichkeit zu automatisieren.

Bei der Automatisierung geht es darum, die Notwendigkeit zu beseitigen, sich an Dinge zu erinnern, die Sie häufig tun. Es geht darum, Ihr Leben zu vereinfachen und auf eine Weise zu arbeiten, bei der die Leute Ihnen die Anerkennung geben, weit produktiver zu sein, als Sie tatsächlich sind - weil Sie es haben “das System” all deine Arbeit für dich erledigen.

Das Hinaufkommen ist der schwierige Teil. Denken Sie an all die kleinen Aufgaben, die Sie erledigen. Gibt es irgendwelche, die du jeden Tag machst? Gibt es Dinge, die Sie beachten müssen, um zur gleichen Tageszeit, jede Woche oder jeden Monat zu tun? Manchmal geht es nicht einmal darum, die Aufgabe vollständig zu automatisieren, sondern ein System zu erstellen, das es Ihnen zumindest erleichtert, die Aufgabe schneller zu erledigen.

Dazu können Sie alle Informationen, die Sie für sich selbst benötigen, wöchentlich zur gleichen Zeit in einer E-Mail versenden, automatisch einen Bericht per E-Mail an Ihren Vorgesetzten senden oder Dateien automatisch aus Ihrem Cloud-Speicherbereich in Ihren privaten Speicher übertragen. Die Möglichkeiten sind nur durch Ihre Vorstellungskraft begrenzt.

Automatisierung mit ToDoist und IFTTT

Ich habe eine Hassliebe mit ToDoist. Eigentlich mit To-Do-Listen und Services im Allgemeinen. Ich bin sogar so weit gegangen, ein Upgrade auf ToDoist Premium durchzuführen. Wie viel produktiver ist ToDoist Premium? 6 gute Gründe für ein Upgrade Wie viel produktiver ist ToDoist Premium? Hier sind 6 gute Gründe für ein Upgrade Ich habe ToDoist eine Zeit lang kostenlos verwendet. Aber immer wieder auf Dinge gestoßen, die ich tun wollte und nicht konnte. E-Mail-Erinnerungen Notizen zur Aufgabe hinzufügen. Dinge, die wirklich viel hinzufügen würden… Lesen Sie mehr. Nicht lange danach, glaube ich, bin ich zu gTasks gegangen. GTasks verwenden, um Ihre Aufgaben mit Google [Android] zu synchronisieren. GTasks verwenden, um Ihre Aufgaben mit Google [Android] zu synchronisieren. Heutzutage gibt es unzählige Möglichkeiten, um eine Aufgabe zu verwalten Liste online und über mobile Apps. Trotzdem gibt es oft noch ein paar Leute, die noch keine… Lesen Sie mehr und probieren Sie alle möglichen anderen Produktivitäts-Apps aus. Stoppen Sie, Wasser zu trinken, und machen Sie Fortschritte im Leben mit dem großen Bild. Stoppen Sie, Wasser zu treten und Fortschritte mit dem Leben zu machen Big Picture Ich bin mir sicher, dass viele von Ihnen darüber nachgedacht haben, ob Sie jeden Tag die richtigen Dinge tun, ob Sie irgendwo hinkommen und ob Sie in die richtige Richtung gehen. To-Do-Listen und Organisations-Apps helfen… Lesen Sie mehr .

Ich liebe die Idee eines Online-Systems, in dem Sie Ihre To-Do-Listen und -Projekte speichern können, aber ich kann es nicht ertragen, dass nur sehr wenige Online-To-Do-Systeme 5 neue Produktivitäts-Apps zur Verwaltung Ihrer To-Do-Liste und zum Abrufen von Dingen 5 Neue Produktivitäts-Apps zum Verwalten Ihrer To-Do-Liste und zum Erledigen der Dinge Die beste Produktivitäts-App wird immer das Richtige für Sie sein. In dieser Liste finden Sie möglicherweise eine, die Ihnen hilft, Dinge zu erledigen. Lesen Sie mehr darüber, wie ich sie verwenden möchte.

Ich liebe ToDoist jedoch für die Automatisierung. Mit dieser Funktion können Sie Benachrichtigungen per E-Mail oder SMS versenden.

Dies bedeutet, dass Sie diese E-Mail- oder SMS-Benachrichtigungen über IFTTT mit einer Ausgabeaufgabe verknüpfen können, die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft durchführen möchten. Sie können auch das wiederkehrende Scheduler-System von ToDoist verwenden, um wiederkehrende Aufgaben einzurichten.

Wenn Sie Aufgaben in ToDoist als Teil Ihres normalen Zeitplans einrichten, müssen Sie über die verschiedenen Aufgaben nachdenken - insbesondere über wiederkehrende Aufgaben -, die Sie möglicherweise automatisieren können. Erstellen Sie eine E-Mail- oder SMS-Ausgabe von dieser Aufgabe an IFTTT (wie unten beschrieben).,

Automatisieren Sie eine Berichts-E-Mail an Ihren Chef

E-Mail ist wahrscheinlich der einfachste ToDoist-Auslöser, der zur Automatisierung an IFTTT gesendet werden kann. In diesem ersten Beispiel erfahren Sie, wie Sie das Senden eines Berichts an Ihren Vorgesetzten täglich automatisieren können.

Erstellen Sie zunächst eine wiederkehrende Aufgabe in ToDoist.

Klicken Sie dann auf das Benachrichtigungssymbol (einen Wecker) und setzen Sie es auf “Per Email” und stellen Sie die Verzögerung auf 0 Minuten ein.

Im obigen Beispiel wird jeden Freitag um 15 Uhr eine E-Mail für diese Aufgabe ausgegeben. Die verwendete E-Mail-Adresse ist die, die Sie im eingerichtet haben “ToDoist-Einstellungen” Abschnitt Ihres Kontos. Hierbei ist zu beachten, dass der Text, den Sie für den Aufgabentitel eingeben, im Text der E-Mail angezeigt wird.

Gehen Sie jetzt in Ihr E-Mail-Konto und richten Sie einen Filter für diesen Nachrichtentext ein. Lassen Sie Ihren E-Mail-Client für den Filter ein Label auf die E-Mail anwenden. In diesem Fall wenden wir das Etikett an “Wöchentlicher Bericht an den Boss”. Für den Filter kommt es aus “[email protected]”, und dann, was auch immer Wörter aus Ihrem Aufgabennamen in die “Hat die Worte” Feld.

Wenden Sie dann das Etikett an (möglicherweise müssen Sie das Etikett erstellen).

Jedes Mal, wenn Ihre wiederkehrende ToDoist-Aufgabe beginnt, wird eine E-Mail in Ihrem Posteingang ausgelöst. Ihr E-Mail-Client wendet das Label an. Jetzt müssen Sie IFTTT so einrichten, dass es auf dieses Label aufpasst, und dann das E-Mail versenden Bericht. Der IFTTT-Trigger sieht wie folgt aus.

Als Auslöser verwenden Sie schließlich auch E-Mail - lassen Sie IFTTT eine E-Mail mit einem festen Betreff und Text senden, aber machen Sie den Anhang zu einer festen URL für die in Dropbox gespeicherte Berichtsdatei.

Jetzt müssen Sie nur noch daran denken, die wöchentliche Berichtsdatei in Dropbox mit den neuesten Daten zu aktualisieren (oder, noch besser, einen Weg zu finden, einen Google-Tabellenkalkulationsbericht zu automatisieren. So erstellen Sie einen automatisierten Google-Tabellenkalkulationsbericht aus Analytics-Daten. Vorgehensweise) Erstellen Sie einen automatisierten Google-Tabellenkalkulationsbericht aus Analytics Data Read More, und Sie müssen überhaupt keine Arbeit verrichten! Legen Sie die Aktualisierung der Kalkulationstabelle am Tag vor dieser automatisierten E-Mail fest, und Sie können einen Kaffee trinken gehen - das System kann alles erledigen Deine Arbeit für dich.

Planen Sie einen Facebook-Post von ToDoist

Okay, du bist wie ich und du hast die besten Absichten, deine Fanbase mit ständigen Posts und Updates auf dem neuesten Stand zu halten, aber dann wird das Leben beschäftigt und das nächste, was du weißt, ist ein Monat ohne Facebook-Posts vergangen. Uncool.

Warum planen Sie nicht eine Reihe von Facebook-Post-Aufgaben in ToDoist ein? Es ist einfach. Richten Sie zunächst ein neues Projekt in ToDoist ein “Schnelles Update” für alle Facebook-Beiträge. Dann richten Sie einfach eine Aufgabe ein und machen den Titel zu Ihrem Beitragstext.

Wie in der ersten Automatisierung oben erstellen Sie einen E-Mail-Filter mit der “Schnelles Update” am Anfang Ihrer Betreffzeile. Richten Sie den Filter ein und wenden Sie das Etikett an “ToDoist-Facebook-Post” wie oben gezeigt. Warum die Betreffzeile? Nun, was cool ist, Ihre ToDoist-Benachrichtigung fügt den Projektnamen vor der eingehenden E-Mail hinzu, wie hier gezeigt.

Das Coole daran ist, dass Sie nicht nur das benutzen können “Schnelles Update” Im Betreff kann die betreffende E-Mail-Nachricht gefiltert werden. Sie können dann mit IFTTT die gesamte Betreffzeile dieser E-Mail bei Facebook posten! In einem IFTTT-Facebook-Trigger ist es so einfach, den eingehenden Betreff als zu schreibende Zutat auszuwählen.

Das ist es! Jetzt planen Sie einfach Ihre Aufgabe / Ihren Post in ToDoist unter der “Schnelles Update” Projekt mit dem Titel der Aufgabe als Facebook-Beitrag. Stellen Sie sicher, dass die Taskbenachrichtigung auf Ihr E-Mail-Konto eingestellt ist. Das ist es. Ihre E-Mail kennzeichnet die eingehende E-Mail, IFTTT wird für Sie auf Facebook posten und Sie sind jetzt ein Produktivitäts-Ninja!

Besprechungserinnerung an mehrere Personen ausgeben

Ein Nachteil von ToDoist ist, dass E-Mail-Erinnerungen nur an eine einzige E-Mail gesendet werden. Was ist, wenn Sie eine wiederkehrende E-Mail an Ihr Team einrichten möchten, die als Erinnerung an ein Meeting oder eine Aufgabe dient, an der Sie alle zusammenarbeiten müssen??

Sie können eine wiederkehrende Besprechungsbenachrichtigung in ToDoist einrichten und die Benachrichtigung so einstellen, dass sie an Ihre E-Mail-Adresse gesendet wird.

Richten Sie erneut einen Filter ein, um nach der Zeile in Ihrem Aufgabentitel zu suchen, erstellen Sie ein Label dafür, und verwenden Sie dieses Label dann in IFTTT, um einen E-Mail-Trigger an mehrere E-Mail-Adressen abzulösen.

Dies ist eine sehr einfache und effektive Möglichkeit, die Einschränkung von ToDoist von einer E-Mail-Benachrichtigung auf mehrere auszudehnen, dank eines IFTTT-Rezepts mit einem E-Mail-Auslöser und einer E-Mail-Ausgabe!

Dateiübertragung mit SMS auslösen

Ein weiteres cooles Feature von ToDoist ist, dass es auch SMS-Benachrichtigungen bietet. Zum Glück bietet IFTTT die Möglichkeit, Rezepte per SMS auszulösen. Wählen Sie einfach SMS als Auslöser und wählen Sie “Senden Sie eine SMS mit IFTTT”. Verwenden Sie zum Übertragen einer Datei per SMS ein Tag wie #TransferReport.

Sobald Sie diesen Auslöser erstellt haben, gibt IFTTT die SMS-Nummer an, an die Sie senden müssen.

Das einzige Problem hier ist, dass ToDoist Benachrichtigungen direkt an IFTTT senden muss “von” Telefonnummer Ihre ToDoist SMS-Nummer. Das funktioniert nicht, weil IFTTT Sie dazu auffordert, eine Test-SMS zu senden und mit einer PIN zu antworten.

Um dies zu erreichen, können Sie Ihr Mobiltelefon, das als SMS-Telefon sowohl mit IFTTT als auch mit ToDoist eingerichtet ist, mit jeder verfügbaren SMS-Weiterleitungs-App einrichten. Pansi SMS macht es einfach, Ihre SMS-Nachrichten auf Android zu verwalten. Pansi SMS macht es einfach Verwalten Sie Ihre Textnachrichten auf Android Es gibt Apps, die Text aus einer alltäglichen Arbeit in eine absolute Brise verwandeln. Pansi SMS ist eine dieser Apps. Weiterlesen . Sowohl für Android als auch für iOS gibt es eine Menge. Konfigurieren Sie diese App so, dass alle eingehenden SMS-Benachrichtigungen von ToDoist an Ihre IFTTT-Nummer weitergeleitet werden.

Richten Sie nun Ihre ToDoist-Task so ein, dass sie die Dateiübertragung auslöst, indem Sie die Task mit dem Tag benennen, den Sie zum Auslösen in IFTTT verwenden möchten.

Die eingehende SMS von ToDoist sieht ungefähr so ​​aus “Erinnerung | #TransferReport | Berichtsname”

Da Sie einen IFTTT-SMS-Auslöser eingerichtet haben, um nach dem #TransferReport-Tag zu suchen, löst diese Textnachricht dieses Rezept aus.

Damit IFTTT eine Datei von Dropbox an Google Drive übertragen kann, müssen Sie Ihren IFTTT-Auslöser auf Google Drive setzen und auswählen “Datei von URL hochladen”.

Wie Sie sehen, setzen Sie einfach die Datei-URL auf die Datei-URL in Dropbox. Benennen Sie die Datei mit der “ReceivedAt” Datum der SMS, damit jedes Mal, wenn die Datei hochgeladen wird, ein neues Datum angezeigt wird, und wählen Sie dann den Google Drive-Pfad aus, an den Sie den Bericht senden möchten.

Der Vorteil dieser Automatisierung besteht darin, dass einer Ihrer Mitarbeiter den neuesten Bericht in Ihre öffentliche Dropbox-URL einfügen kann, um die alte Datei zu ersetzen und denselben Namen zu behalten. In einigen wöchentlichen Abständen erreicht Ihr automatisiertes System den Bericht oder die Datendatei und lädt ihn in Ihr eigenes Google Drive-Konto, wo Sie den neuen Bericht sehen können.

Hinzufügen einer Zeile zur Google-Kalkulationstabelle mit SMS

Die letzte Automatisierungsidee löst eine neue Dateneingabezeile in einer Google-Tabelle aus. Ein Beispiel dafür, warum dies nützlich sein könnte, ist, wenn Sie ein Team von Außendienstmitarbeitern oder andere externe Mitarbeiter haben. Vielleicht sammeln sie Umfrageergebnisse von Kunden oder Zählerstände von entfernten Standorten.

Sie können sich per SMS eine SMS-Nachricht an Ihr Telefon senden lassen, wobei für jeden Techniker ein eindeutiger Tag verwendet wird. Zum Beispiel kann Bob Ihnen einen Text senden “#bobdata 779 Church Street, 4021”, und John würde dir eine SMS schreiben “#johndata 76 Main Strett, 6543”.

Sie möchten das Einfügen dieser Daten in eine einzige Google-Tabelle irgendwie automatisieren. Klingt verrückt kompliziert? Gut ist es nicht.

Tatsächlich benötigen Sie ToDoist für diese Lösung nicht. Vergewissern Sie sich zunächst, dass diese App für das automatische Weiterleiten auf Ihrem Telefon aktiviert ist, sodass eingehende Texte dieser Techniker automatisch an Ihre IFTTT-SMS-Nummer weitergeleitet werden. Richten Sie dann für jedes Tag Auslöser in IFTTT ein.

Erstellen Sie dann eine Aktion mit Google Drive und wählen Sie “Zeile zur Tabelle hinzufügen”.

Durch das Erstellen eines individuellen Auslösers für jeden Techniker unter Verwendung des gleichen Tabellennamens werden alle eingehenden Informationen in eine einzelne Tabelle geladen.

Wenn Sie anfangen, kreativ mit den Benachrichtigungsfunktionen von ToDoist zu spielen, und IFTTTs Fähigkeit, diese zu nutzen und wirklich coole Automatisierungen durchzuführen, wird deutlich, dass die Kombination der beiden eine sehr mächtige Sache ist.

Können Sie sich noch andere Möglichkeiten vorstellen, ToDoist und IFTTT zu kombinieren, um andere Aufgaben zu automatisieren? Teilen Sie Ihre kreativen Ideen und Gedanken in den Kommentaren unten mit!

Erfahren Sie mehr über: GTD, IFTTT.