6 Möglichkeiten, zu garantieren, dass Sie mit jeder E-Mail, die Sie senden, beleidigen, Ärger und Ärger machen

E-Mails sind hart. Es ist wirklich schwer zu verstehen, was Sie in einer E-Mail wirklich sagen möchten, und die Hälfte der Zeit, in der die Leute Sie fast immer missverstehen. Ein großer Teil des Problems beruht auf der Tatsache, dass die Personen, denen Sie schreiben, Ihr Gesicht nicht sehen können. Sie können das Lächeln auf Ihrem Gesicht nicht sehen, und Sie können den Ausdruck auf ihrem Gesicht nicht sehen - die natürliche menschliche Fähigkeit, die Emotion in Worten durch Gesichtsausdruck zu verstehen, ist in einer E-Mail vollständig ungültig.

Was kann also Gesichtsausdruck und Tonfall ersetzen? Wie können Sie Ihre Botschaft effektiv vermitteln, ohne dass alle Ihre Freunde oder alle Mitarbeiter im Büro Sie königlich ansprechen?

Der Schriftsteller Peter Drucker hat einmal geschrieben, “Das Wichtigste in der Kommunikation ist, zu hören, was nicht gesagt wird.” Ich würde noch einen Schritt weiter gehen und sagen, dass das Wichtigste beim Versenden einer E-Mail darin besteht, nur so viel zu klären, dass der Empfänger dies tun kann tut nicht höre was nicht gesagt wird. Die meisten Probleme bei der E-Mail-Kommunikation sind nämlich, wenn die Person, die die E-Mail erhält, alle möglichen schrecklichen Dinge interpretiert, die Sie impliziert haben, selbst wenn Sie nur eine einzige Zeile geschrieben haben.

Dies führt zu Hass und Unzufriedenheit. Dies ist, was Ressentiments aufbaut. Aus diesem Grund starrt Sie der Typ am Morgen beim Meeting an, weil Sie ihn mit einer E-Mail, die Sie gestern nachmittag verschickt haben, geantwortet haben, und er es als persönlichen Angriff betrachtet hat.

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Hier bei MUO haben wir uns ausführlich mit dem technischen Aspekt des Versands von E-Mails befasst, z. B. anonymem Senden von E-Mails. So senden Sie vollständig anonyme E-Mails: 5 effektive Methoden So senden Sie vollständig anonyme E-Mails: 5 effektive Methoden Heutzutage ist es einfach, E-Mails ohne zu senden enthülle deine wahre Identität. Hier sind einige der effektivsten Möglichkeiten, anonyme E-Mails zu senden und zu empfangen. Weitere Informationen oder E-Mail zum Senden von E-Mails aus Excel. Senden von E-Mails aus einer Excel-Kalkulationstabelle mithilfe von VBA-Skripts Senden von E-Mails aus einer Excel-Kalkulationstabelle mithilfe von VBA-Scripts Unsere Code-Vorlage hilft Ihnen beim Einrichten automatisierter E-Mails aus Excel mithilfe von Collaboration-Datenobjekten ( CDO) und VBA-Skripts. Weiterlesen . Aber was ist mit der Emotionsseite von E-Mails? Wie sieht es aus, wie Sie in Ihren E-Mails auftauchen, und wie Sie sich in dem geschriebenen Wort besser darstellen können, ohne dass Sie die ganze Zeit von Ihnen angezogen werden?

Nun, es ist nicht ohne viel Schmerz und Leid, dass ich heute hier stehen kann und Ihnen sagen kann, dass ich jetzt in der Lage bin zu helfen. Ich habe beinahe jeden Fehler gemacht, der mit E-Mail begangen werden kann, angefangen von den ersten Tagen an der Universität, als ich versuchte, ein Multi-Level-Marketing-Unternehmen zu gründen, indem ich alle auf dem Campus in Massen versendete. Innerhalb eines Tages wurde mein Konto für 24 Stunden geschlossen und eine große, böse Warnung des IBM-Mainframe-Administrators hinsichtlich der Definitionen angezeigt “Spamming”.

Es war nicht so sehr eine Lektion in Sachen E-Mail-Etikette, da es ein Weckruf war, dass E-Mails Sie wirklich in Schwierigkeiten bringen können, wenn Sie falsch damit umgehen. Im Laufe der Jahre habe ich Menschen beleidigt, ich bin beleidigt worden und habe epische Kämpfe mit Menschen geführt. Ich möchte sagen, dass jemand gewonnen hat - aber niemand gewinnt. Deshalb stehe ich heute hier und hoffe, dass zukünftige Legionen der E-Mail-Öffentlichkeit diese E-Mails besser vorbereiten können, bevor sie auf die Schaltfläche "Senden" klicken.

1. Versenden eines Romans

Eine meiner ersten schuldigen Sünden, als ich anfing, als Ingenieur zu arbeiten, war, dass ich fast immer E-Mails schreiben würde, die sich über drei oder vier Absätze erstreckten. Der Grund war nicht nur, weil ich ziemlich schnell tippen kann, sondern auch, weil ich immer das Gefühl hatte, wenn ich Details auslasse, würden die Leute nicht wirklich verstehen, worüber ich sprach. Das mag bis zu einem gewissen Grad zutreffen - und wir werden in einer Minute zu kurze E-Mails erhalten - aber der Einfachheit halber muss etwas gesagt werden.

Wenn Sie solche komplizierten E-Mails schreiben, können Sie Ihre Nachricht auf verschiedene Arten übermitteln. Erstens bedeutet die Tatsache, dass Sie so viel geschrieben haben, der Person, dass Sie wenig Respekt vor ihrer Zeit haben, und wenn Sie es zu oft tun, werden Sie dazu verärgert sein. Zweitens macht eine 500-Wort-E-Mail in mehreren Absätzen Sinn Sie, Sie verwirren höchstwahrscheinlich jeden - und geben ihnen Migräne.

Wenn Sie ein Wortschmied sind und tendenziell überschreiben, dann gehen Sie immer zurück und arbeiten Sie weiter “Zerkleinern” diese Sätze. Überlegen Sie sich neue und kreative Wege, um sie zu verkürzen, oder entfernen Sie sie ganz. Vielleicht bieten Sie viel zu viele Informationen an. Sag den Leuten, was sie tun brauchen zu wissen, nicht was Sie wissen sollen Sie kennt. Wissen Sie?

2. Senden einer Zwei-Word-E-Mail

Der gegenteilige Verstoß gegen die neuartige E-Mail sind die ein oder zwei Wörter umfassenden E-Mails, die überhaupt nichts erklären. Es ist ähnlich, wenn ich meine Kinder am Esstisch frage, “Also wie war dein Tag?” Nach einem Moment eine widerwillige Antwort, “Fein.” Ich weiß nicht, warum ich mir überhaupt die Mühe mache, ich drücke weiter. “Was hast du gemacht??” Die unvermeidliche Antwort, “Nein nicht wirklich.”

Ich verstehe ehrlich gesagt nicht, warum manche Leute sich überhaupt mit E-Mails beschäftigen. Wenn Sie Glück haben, enthält eine E-Mail dieser Person einen vollständigen Satz. Wenn Sie Pech haben, wird die Person Sie auffordern, etwas für sie zu tun, ohne sich jedoch darum zu kümmern, was sie genau tun soll. Es ist so, als würde man eine Notrufnachricht über ein Funkgerät aussenden, wenn man sich mitten in der Wildnis verirrt und die Rettungsmannschaft nicht über die Koordinaten informiert.

Es ist äußerst frustrierend, weil die Menschen sich schwer tun müssen, um zu verstehen, worüber Sie reden. Schlimmer noch, Sie können sie tatsächlich dazu zwingen, Zeit zu verschwenden, um auf Ihre E-Mail zu antworten, nur um Sie zu bitten, ein wenig mehr zu erarbeiten.

Ich vermute, dass die meisten Leute mit diesem Problem so kurze E-Mails schreiben, weil das Tippen eine so mühsame Übung ist. Nicht jeder kann mehr als 60 bis 70 Wörter pro Minute eingeben, daher müssen Sie für diese Gruppe ein wenig Sympathie haben.

3. Senden einer Massen-E-Mail für eine Person

Möchten Sie die Leute wirklich abhaken? Senden Sie eine Massen-E-Mail an alle Mitarbeiter in Ihrem Büro, um eine einzelne Person für etwas zu rügen, das sie falsch gemacht haben. Ich nenne das das “öffentliche Demütigung” Email. Normalerweise weiß jeder im Büro bereits, dass eine bestimmte Person einen Fehler gemacht hat, der Manager kann ihn jedoch nicht in Ruhe lassen. Sie senden also eine Massen-E-Mail an alle, in denen sie ausführlich und qualvoll erklären, warum eine bestimmte Aktion so falsch ist oder warum dieser bestimmte Fehler so schlimm ist.

Ich muss zugeben, dass ich in einigen meiner Managementfunktionen in der Vergangenheit in dieses Verhalten geraten bin. Ich habe auch andere Kollegen von mir dabei gesehen. Es ist ein einfacher Fehler, weil Sie tatsächlich sicherstellen möchten, dass alle anderen Benutzer, die Sie verwalten, nicht denselben Fehler machen. Die Realität sieht so aus: Wenn jeder bereits davon weiß, wird die Person, die den Fehler begangen hat, gedemütigt. Wenn sie nichts davon wissen, sind alle verwirrt und unsicher, ob Sie darüber sprechen oder nicht.

Machen Sie es einfach - sprechen Sie mit der Person, die den Fehler begangen hat, über das spezifische Problem. Wenn Sie das Gefühl haben, dass es für alle wichtig genug ist, senden Sie eine Benachrichtigung, machen Sie jedoch den Eindruck, dass es sich nur um einen General handelt “Zu Ihrer Information” aus dem höheren Management herabgesandt - dies entfernt den anklagenden Ton und macht ihn weniger persönlich.

4. Dramatische Adverbien verwenden

Ein weiteres sehr häufiges Verhalten in E-Mails - in der Regel von Leuten, die sich generell sehr für ihre Arbeit begeistern oder ein bestimmtes Projekt diskutieren. Dieses Verhalten ist die Übernutzung von sehr dramatischen Adverbien. Sätze mögen, “Dieses Design ist schrecklich falsch” oder “Dieser Ansatz ist schmerzlich vage” dienen nur dazu, Emotionen in die Diskussion einzuführen.

Wenn Sie diese Sätze ohne die Adverbien betrachten, können Sie erkennen, wie viel mehr geschäftsmäßig - und viel weniger antagonistisch - sie sind. Ansonsten kommt man einem übertrieben dramatischen, verwöhnten Balg entgegen.

Versuchen Sie es ohne die Adverbien. Das Design ist falsch. Dieser Ansatz ist vage.

Es mag dem Empfänger nicht gefallen - aber er greift sie auch nicht an und setzt sie in die Defensive. Es ist professioneller und Sie können sich tatsächlich als reifer Erwachsener ausgeben, selbst wenn Sie mit jemandem nicht einverstanden sind.

5. Übermäßige Passivstimme

Eigentlich habe ich erst spät in meiner Schreibkarriere die Passivstimme wirklich kennengelernt und verstanden. Das Problem beim Lernen darüber ist, dass Sie es überall zu sehen beginnen. Passive Sprache wird am häufigsten in E-Mails eingesetzt, da die passive Stimme einer Person ermöglicht, sich von einer Aktion zu trennen.

Anstatt zu sagen, “Ich fuhr den Kunden zum Flughafen”, Wenn Sie die Verantwortung direkt auf Ihre Schultern legen, können Sie stattdessen schreiben, “Der Kunde wurde zum Flughafen gebracht.”

Dies ist ein Verhalten, das bei Leuten üblich ist, die die Verantwortung für fast alles übernehmen, denn wenn etwas schief geht, wollen sie nicht beschuldigt werden. Dies sind die gleichen Leute, die sich beschweren, wenn die Risikoträger - diejenigen, die die Verantwortung übernehmen, Dinge zu erledigen - Anerkennung oder Beförderung erhalten. Die Wahrheit ist, dass die Menschen die passive Stimme in E-Mails sehen. Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben oder ein Ziel erreicht haben, haben Sie keine Angst davor, Anerkennung zu erhalten!

6. Sich selbst auf den Rücken klopfen

Seltsamerweise ist das Gegenteil der Leute, die ständig die passive Stimme in E-Mails verwenden, die Leute, die fast immer über alles in der ersten Person schreiben. Wenn Sie ihre E-Mails lesen, würden Sie denken, dass ein Projekt keine Gruppenarbeit war, sondern eine persönliche Leistung. Sie würden denken, dass die Person, die die E-Mail sendet, die ganze Arbeit erledigt hat!

Wie erkennen Sie diese E-Mails? Zählen Sie das Vorkommen des Wortes “ich”.

Wenn Sie eine E-Mail von dieser Art von Person lesen, ist es klar, dass sie das Gefühl haben, dass sich die ganze Welt um sie dreht, und dass jeder sie für all die Arbeit, die sie im Alleingang vollbracht haben, ständig kudos halten sollte. Bei diesen E-Mails fühlen sich Teamkameraden grundsätzlich niedergeschlagen und völlig unbeachtet. Dieser Ansatz ist der schnellste Weg, um Ärger und Isolation von Ihren Kollegen zu überwinden.

Ich bin mir sicher, dass es viele andere Arten von E-Mails gibt, die die Leute wirklich nerven und beleidigen. Ich wette, Sie haben auch eine eigene Liste! Welche Arten von E-Mails machen Sie wirklich aus? Welche Arten von Haustieren haben Sie? Teilen Sie Ihre Gedanken in den Kommentaren unten mit.

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