Verfolgen Sie E-Mails, Telefonanrufe und Aufgaben mit dem Outlook-Journal

Eine der häufigsten Beschwerden von Leuten mit sehr beschäftigten Jobs ist, dass es anscheinend nicht genug Zeit für alles gibt. Die einzige Möglichkeit, Zeit zu gewinnen, besteht darin, mehr Aufgaben auf weniger Platz unterzubringen.

Es klingt unmöglich, ist es aber nicht. Für das Zeitmanagement ist viel Zeit für die Protokollierung erforderlich. Durch die Überwachung der Verwendung von Zeit wird erkannt, wie Sie möglicherweise auch Zeit verschwenden. Hier bei MakeUseOf haben wir viele Tools und Tipps beschrieben, mit denen Sie Ihre Zeit im Laufe des Tages nachverfolgen können. Dazu gehört auch die Installation von Software wie Klok Capture - Fehlende Zeit in Ihrem Arbeitszeitplan mit Klok-Zeiterfassung Capture - Fehlende Zeit in Ihrem Arbeitszeitplan mit Klok-Zeiterfassung In den letzten Monaten habe ich ein sehr merkwürdiges Phänomen entdeckt, das sich in meinen Arbeitszeitplan einschleicht. Ich scheine immer Zeit zu verlieren. Wie verlierst du Zeit? Es ist einfacher als Sie vielleicht denken. Sie bekommen… Read More zu wörtlich “Uhr” jede Sekunde des Tages, oder es könnte die Verwendung etwas wie das fortschrittlichere Chrometa-Tool umfassen. Verfolgen Sie effektiv Ihre Computerzeit (und Rechnung dafür!) mit Chrometa. Verfolgen Sie effektiv Ihre Computerzeit (und Rechnung dafür!) mit Chrometa bedeckt.

Wenn Sie jedoch in einem typischen Büro arbeiten, stehen die Chancen ziemlich gut, dass auf Ihrem Computer ein Microsoft Office-Paket installiert ist. Die Chancen stehen auch gut, dass Ihre Office-Software Microsoft Outlook enthält. Wenn dies der Fall ist, glauben Sie es oder nicht. Sie haben bereits eine sehr coole Anwendung zur Zeitverfolgung, die direkt in das Microsoft Outlook-Toolset integriert ist.

Da Outlook auf den meisten Arbeitscomputern auf der ganzen Welt so verbreitet ist wie Word und Excel, möchte ich Ihnen ein paar Tipps geben, wie Sie das wirklich nützliche Journal-Tool in Microsoft Outlook verwenden können, um Ihren Tag zu verfolgen - einschließlich aller Aufgaben , jede E-Mail, jedes Telefonat und alles, was Sie im Laufe des Tages tun. Dies ist ein Zeitmanagementsystem mit einem Klick, das fast alles andere übertrifft, das Sie kostenlos herunterladen könnten.

Verwenden des Outlook-Journals zum Protokollieren Ihres Tages

Erstaunlich ist, dass viele Leute Outlook verwenden und nicht einmal merken, dass dieses kleine Tool verfügbar ist. Die Benutzer sind so daran gewöhnt, Kalender, Aufgabenlisten und E-Mail-Clients zu verwenden, sodass sie sich nicht einmal die Mühe machen, in die untere rechte Ecke der linken Navigationsleiste zu blicken. Es gibt ein kleines grünes Notizbuch-Symbol - das ist die Journal-App.

Wenn Sie diese kleine App öffnen, werden Sie schnell feststellen, dass es nicht so wenig ist. Wenn Sie das Journal in einer Ecke des Bildschirms geöffnet lassen, können Sie es während des ganzen Tages verwenden, um alle Aktivitäten zu verfolgen, indem Sie auf eine Schaltfläche - den Journaleintrag - klicken.

Wenn Sie einen neuen Journaleintrag starten, geben Sie ihm einfach einen Namen (Betreff), wählen einen Eintragstyp aus, z. B. einen Anruf, eine E-Mail oder eine Aufgabe, an der Sie gerade arbeiten, und klicken Sie dann auf “Startzeit” Taste. Das ist es. Machen Sie sich einfach an die Arbeit. Sie können eine Beschreibung der Arbeit eingeben, sodass Sie später, wenn Sie Ihr Journal anzeigen, eine detaillierte Aufzeichnung Ihrer Aktivitäten an diesem Tag erhalten. Der Wert dieses Tools liegt jedoch in der Möglichkeit, ein tägliches Protokoll Ihrer Aktivitäten zu führen mit sehr wenig Aufwand. Einfach öffnen und klicken.

Innerhalb des Journaleintrags können Sie auch schnell andere Outlook-Apps starten, z. B. eine E-Mail-Nachricht, einen Termin, eine neue Aufgabe und vieles mehr. Mit anderen Worten, das Journal-Tool ist damit tatsächlich das beste Projektmanagement-Center für jedes Projekt, an dem Sie möglicherweise gerade arbeiten. Gibt es eine bessere Möglichkeit, die Gesamtstunden zu verfolgen, die Sie für jedes Projekt aufgewendet haben, und haben Sie die Möglichkeit, alle Ihre Aktivitäten wie Aufgaben, E-Mail-Nachrichten und mehr direkt an die Projektaufzeichnung zu binden?

Wenn Sie sehen möchten, wie viel Zeit Sie für das Projekt aufgewendet haben oder ob Ihr Projekt in die von Ihrem Chef festgelegte geplante Zeitleiste fällt, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche “Zeitleiste” Wenn Sie auf das Symbol klicken, werden die Journaleinträge über einer Kalenderzeitleiste angezeigt.

Sie können sich auch auf die Zeitleiste konzentrieren und diese stundenweise anzeigen, nicht nur am Tag.

Das Beste ist, wenn Ihr Chef Sie immer wieder fragt, woran Sie gearbeitet haben, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das Projektjournal und wählen Sie die Option aus “Aktie” Möglichkeit. Geben Sie das Journal einfach an Ihren Chef weiter und er kann Ihren Fortschritt schnell überwachen und wie viel Zeit Sie für das Projekt aufwenden, ohne dass Sie ständig belästigt werden müssen, woran Sie gerade arbeiten. Eine gute Chef-Arbeiter-Beziehung läuft auf Offenheit und Kommunikation hinaus. Wenn Sie diese Art von Zusammenarbeit und Sichtbarkeit mit Ihrem Chef anbieten, kann dies leicht einige große Punkte erzielen.

Natürlich müssen Sie Ihre Einträge nicht über einen langen Zeitraum anzeigen. Wenn Sie nur einen kurzen Überblick über alles haben möchten, an dem Sie in letzter Zeit gearbeitet haben, können Sie einfach zur “Eintragsliste” Anzeigen und sortieren nach Datum.

Wenn Ihre Liste mit Journaleinträgen obszön lang wird, haben Sie keine Angst - Sie können einfach mit der rechten Maustaste auf die Timeline oder die Eintragsliste klicken und wählen “Gehe zu Datum… ” Auf diese Weise können Sie alle Einträge anzeigen, die Sie an einem bestimmten Tag vorgenommen haben.

Also das nächste Mal, wenn Ihr Kollege sagt, “Hey, erinnerst du dich an das Projekt, an dem wir letzten Februar gearbeitet haben?” - Sie können einfach Ihre super-praktische Journal-App aufklappen, zu diesem Datum gehen und alle Ihre Notizen und Aktivitäten ab diesem Zeitpunkt abrufen. Sie werden jeden umhauen mit Ihrer Fähigkeit, sich an alles zu erinnern, was Sie jemals getan haben, und an jedes Projekt, das Sie durchgeführt haben.

Theoretisch ist das die Journal-App. Wie die Leute es tatsächlich in die Praxis umsetzen, ist eine ganz andere Geschichte. Und wie Sie es in die Praxis umsetzen, liegt ganz bei Ihnen. Seien Sie sich jedoch bewusst, dass das Tool vorhanden ist, sollten Sie es jemals brauchen.

Haben Sie jemals das Outlook-Journal-Tool in Outlook verwendet? Wie hat es Ihnen die Arbeit erleichtert? Teilen Sie Ihre Erfahrungen damit in den Kommentaren unten!

Bildquelle: Leder-Notizbuch über Shutterstock

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