Verwalten Sie Ihre Aufgaben visuell mit TaskCracker für Outlook [Gewinnspiel]

Seien wir ehrlich, wenn Sie morgens aufwachen, ist der Teufel im Posteingang. Das Öffnen ist dann nicht immer ein Rezept für Produktivität. Aber was wäre, wenn Sie einen E-Mail-Client wie Outlook verwenden und Ihren Tag nach den besten Verwaltungsregeln für Aufgaben (und Zeit) gestalten könnten? TaskCracker für Outlook ist ein Add-In für die Aufgabenverwaltung, das sich nahtlos in den E-Mail-Client von Microsoft integriert und in ein Planungstool verwandelt.

Von farbigen Post-It-Notizen zu Skizzenstiften profitiert die Aufgabenverwaltung von visuellen Hinweisen. Der TaskCracker (39,95 $) verfolgt den gleichen Ansatz, indem er Ihre Gigs und Schliffe auf einer farbigen Matrix abbaut. Lassen Sie uns also unsere Aufgaben an TaskCracker übergeben und zeigen Sie uns, wie sich visuelles Aufgabenmanagement als einfachere Produktivitätsmethode erweisen kann.

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Ändern Sie die Art und Weise, wie Sie Aufgaben in Outlook verwalten

Outlook verfügt über eigene Aufgaben- und Aufgabenlistenfunktionen, mit denen Sie alle ausstehenden Aktivitäten mit dem Kalender planen können. Outlook organisiert Ihre E-Mails auch auf verschiedene Arten (z. B. in Ordnern) und kennzeichnet sie nach Wichtigkeit. Auf seine Art ist es eine leistungsstarke Produktivitätshilfe mit Optionen, die Ihnen helfen, sich auf das Wesentliche jeder zukünftigen Aktivität zu konzentrieren. Wenn Sie lineare Listen mögen, ist die Standardfunktion von Outlook ausreichend. Lineare Listen weisen jedoch einen Fehler auf - sie geben Ihnen keinen Überblick über Ihren Kalender.

Wie Sie im Screenshot von Outlook oben sehen können, sagt Ihnen die Warteschlange anstehender Aufgaben nicht viel auf einen Blick. Eine lineare Aufgabenliste unterscheidet Aufgaben auch nicht nach Zeit und Priorität. TaskCracker greift diese Fehler mit einer visuellen Matrix an, in die wir weiter unten einsteigen.

Ein Microsoft Outlook-Aufgabenverwaltungs-Add-In

TaskCracker wird als Add-In innerhalb der systemeigenen Benutzeroberfläche von Microsoft Outlook installiert. Es wird in Microsoft Outlook 2003, 2007, 2010 und 2013 unterstützt. Das kleine Add-In wird blinkend installiert. Starten Sie Outlook, um TaskCracker als neue Registerkarte in der Multifunktionsleiste und als Schaltfläche im Navigationsbereich anzuzeigen.

Klicken Sie auf TaskCracker, um das Raster anzuzeigen. Wie Sie in der Abbildung unten sehen können, nennt TaskCracker dieses Layout das Visuelle Dringlichkeit / Wichtigkeitsmatrix. Alle Ihre angesammelten Aufgaben werden nach ihrer relativen Wichtigkeit und den Fälligkeitsterminen sortiert.

Sie können zur Standardansicht der Aufgaben- und Aufgabenliste von Outlook zurückkehren, indem Sie auf die entsprechenden Schaltflächen im Navigationsbereich klicken. Ich bin mir jedoch ziemlich sicher, dass Sie die strukturierte Ansicht von TaskCracker vorziehen würden.

TaskCracker hat absolut keine Lernkurve, da es die in Outlook festgelegten Zeitpläne ersetzt. Es bietet Ihnen lediglich eine visuellere Möglichkeit, Ihre täglichen, wöchentlichen und zukünftigen Pläne zu organisieren. Sie können eine neue Aufgabe wie gewohnt erstellen und die Details im Dialogfeld "Neue Aufgabe" eingeben. TaskCracker erkennt die Prioritätsstufe und die Dringlichkeitsflags und ordnet sie logisch in der Matrix zu. Der Fortschritt (in Prozent) wird für jede Aufgabe angezeigt.

Alle E-Mails, die zur Weiterverfolgung markiert wurden, werden ebenfalls ihren jeweiligen Positionen in der TaskCracker-Matrix zugewiesen. Sie können also sowohl E-Mail-Folgeaufträge als auch andere Aufgaben an einem Ort erledigen. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spaltenüberschriften, um die genauen Tage anzuzeigen.

Die Dringlichkeitswichtigkeitsmatrix ist farblich codiert, sodass Sie die Aktionselemente leichter unterscheiden können. Um die Priorität der Aufgaben in der Matrix neu anzuordnen, können Sie eine Aufgabe einzeln auswählen oder sie in Gruppen zusammenfassen und durch Ziehen und Ablegen unter anderen Zeitprioritätsköpfen organisieren. Verwenden Sie die Umschalttaste, um zusammenhängende Aufgaben auszuwählen, oder die Strg-Taste, um nicht zusammenhängende Aufgaben auszuwählen, bevor Sie sie ziehen und ablegen. Ein möglicher Knick ist, dass Sie die Priorität in der Zelle in der Matrix nicht durch Ziehen und Ablegen ändern können. Ich hätte die Pfeiltasten gerne benutzt, um Aufgaben schnell um die Spalten herum anzuordnen.

Was in einer überaus langen linearen Liste Minuten gebraucht hätte, dauert hier ein paar Sekunden. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Aufgabe klicken, werden einige Standardoptionen angezeigt, die Sie unten im Screenshot sehen können:

Sie können auch in die gehen die Einstellungen und aktivieren Sie einige Optionen, um die visuelle Anzeige detaillierter zu gestalten:

Wie Sie im nächsten Screenshot sehen können, habe ich die Aufgaben eingerichtet, um mir die Ordnernamen, Erinnerungen und Wiederholungen aus den Einstellungen anzuzeigen.

Die klaren Vorteile von Visual Task Management

TaskCracker ist ein einfaches Add-In. Es macht nichts dramatisch anders. Mit einer einfachen Einführung der Dringlichkeits- / Wichtigkeitsmatrix wird jedoch auf die Weisheit der besten Zeitverwaltungspraktiken wie Eisenhowers Matrix, Getting Things Done und Stephen Covey Time Management eingegangen. Durch die Integration von E-Mail-Aktionselementen in den Workflow hilft TaskCracker dabei, Ihren Posteingang zurückzufordern und den Status von - Inbox Zero zu erreichen. Sie haben also drei klare Vorteile:

• Es erhöht Ihre Effizienz, indem Sie den Zeitverwaltungsprozess besser sichtbar machen.
• Es hilft Ihnen, dringende und wichtige Aufgaben in Einklang zu bringen. Dringende Aufgaben sind nicht immer wichtig, während wichtige Aufgaben möglicherweise nicht dringend sind.
• Es klärt Ihre Ziele und hilft Ihnen, die Kommunikation und den Informationsaustausch zu verbessern.

Testen Sie TaskCracker für Outlook. Wenn Sie eine visuelle Person sind, sind wir sicher, dass Sie die Wirksamkeit schätzen werden, die sie einfach verpackt.

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