Werden Sie ein Pro-Outlook-Benutzer, indem Sie häufige Fehler vermeiden

Wenn Sie in einer typischen Büroumgebung arbeiten, stehen die Chancen ziemlich gut, dass das Mailsystem ein Exchange-Server ist und der bevorzugte E-Mail-Client Outlook ist. Wir haben Outlook hier bei MUO aus einigen Blickwinkeln behandelt, einschließlich Outlook-Journal zum Verfolgen von E-Mails, Telefonanrufen und Aufgaben mit Outlook-Journal zum Verfolgen von E-Mails, Telefonanrufen und Aufgaben mit Outlook-Journal. Seit Outlook ist in den meisten Fällen so häufig wie Word und Excel Ich arbeite mit Computern auf der ganzen Welt und möchte Ihnen ein paar Tipps geben, wie Sie das wirklich coole Journal nutzen können… Lesen Sie mehr und sichern Sie Ihre Outlook-Daten. 5 Einfache Möglichkeiten zum Sichern Ihrer Microsoft Outlook-Daten. 5 Einfache Möglichkeiten zum Zurücksetzen Weitere Informationen finden Sie in Ihren Microsoft Outlook-Daten. Wir haben sogar ein paar interessante VBA-Skripte in Outlook behandelt, in denen Sie Ihre Aufgaben in eine Excel-Tabelle exportieren können. So exportieren Sie Ihre Outlook-Aufgaben in Excel mit VBA. Wie exportieren Sie Ihre Outlook-Aufgaben in Excel mit VBA? Das Gute an MS Office-Produkten ist, wie einfach es ist, die einzelnen Produkte miteinander zu integrieren. Lesen Sie mehr .

In diesem Artikel werde ich den Outlook-Client selbst und einige der häufigsten Outlook-Fehler, denen die Benutzer häufig zum Opfer fallen, näher betrachten. Glücklicherweise gibt es ein paar eingebaute Tools, mit denen Sie versuchen können, sich vor Fehlern zu schützen, die bei der Arbeit viel Zeit in Anspruch nehmen werden.

Was sind einige dieser Fehler? Wie wäre es mit Schlagen? “antworte allen” an eine dieser Massen-E-Mails und sich selbst zum Narren halten? Wie wäre es, wenn Sie Ihrem Chef schnell etwas in der Hitze der Leidenschaft schreiben würden, das Sie sofort bereuen, wenn Sie darauf klicken? “senden“? Es gibt so viele Situationen, in denen Menschen sich auf solche Situationen beziehen können, und viele Menschen haben ihre eigenen E-Mail-Horrorgeschichten. Es ist daher sinnvoll, dass Microsoft einige wichtige Tools einbindet, um die üblichen Outlook-Fehler zu vermeiden.

Die Gefahren der E-Mail

Es gibt drei E-Mail-Gefahren, auf die ich in diesem Artikel eingehen werde - das Senden dieser E-Mail, die Sie in dem Moment bereuen, wenn Sie sie senden, eine E-Mail an die falsche Person senden und schließlich den alten Antwortfehler, den so viele Menschen sind schuldig.

Die E-Mail, die Sie beim Senden bedauern

Weißt du was, wir haben alle diese Tage. Sie erhalten eine weitere E-Mail von einem Chef oder Kollegen, die Sie nur in die falsche Richtung reibt. Sie hatten einen schlechten Morgen, oder Sie haben Ihre erste Tasse Kaffee noch nicht zu Ende gebracht, und deshalb haben Sie die Antwort gedrückt und alle Ihre Frustration und Ihren Ärger in einer einzigen, schrecklichen E-Mail entfesselt.

5 Minuten und einige Fluchwörter später beenden Sie die E-Mail und klicken mit kaum Pause auf “Senden“. Nachdem Sie etwa drei oder vier Sekunden in selbstgefälliger Zufriedenheit gesessen haben, dämmert es Ihnen genau, was Sie gerade getan haben - und die möglichen Konsequenzen. Mit einem sinkenden Gefühl im Bauch merkt man, dass man ihn eigentlich nicht hätte schicken sollen.

Haben Sie keine Angst, Outlook bietet ein sehr cooles Tool nur für diese Art von Dingen - außer Sie müssen es auf Ihrem Client tun Vor Sie machen diesen emotionalen Fehler, nicht danach. Ich nenne es das “E-Mail-Verzögerungsversicherung”. Um es zu aktivieren, klicken Sie einfach auf “Datei”, “Info” und klicken Sie auf “Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.

Im Prinzip erstellen Sie hier eine Regel, die alle Ihre ausgehenden E-Mails um 5 Minuten verzögert. Das gibt dir ein bisschen “abkühlen” Versicherung, damit Sie verhindern können, dass Fehler auftreten, bevor sie passieren.

Klicken Sie im Bildschirm E-Mail-Regeln auf “Neue Regel… ”

Dann klicken Sie auf “Anwenden von Regeln auf von mir gesendete Nachrichten“. Dadurch wird die Verzögerung auf jede einzelne E-Mail angewendet, sobald Sie auf klicken “Senden” Taste.

Im nächsten Schritt des Regel-Assistenten haben Sie die Möglichkeit, die Anzahl der ausgehenden Nachrichten zu begrenzen, für die dies gilt. Zum Beispiel kann es sich nur um wichtige Nachrichten oder um bestimmte Wörter im Nachrichtentext handeln (vielleicht nach bestimmten Fluchwörtern suchen, die Sie verwenden möchten?)

In diesem Beispiel wende ich es einfach auf alle ausgehenden Nachrichten an, also klicken Sie auf Weiter und dann auf “Ja” für die Warnmeldung.

Zum Schluss wählen Sie “die Lieferung um einige Minuten verschieben“, klicke auf das “eine Zahl” Link, und stellen Sie die Verzögerungszeit auf die Zeit ein, die Sie Ihrer Meinung nach brauchen, um sich abzukühlen und die Nachricht abzubrechen, bevor sie tatsächlich gesendet wird.

Im letzten Schritt können Sie Ausnahmen auf diese Regel anwenden, damit Nachrichten, die an bestimmte Personen gesendet werden, nicht verzögert werden (als ein Beispiel). Ich weiß zum Beispiel, dass ich meinem Kumpel John so ziemlich alles schreiben kann, was ich will, und er wird nicht böse auf mich sein. Wir sind die besten Kumpels - also mache ich eine Ausnahme für die Nachrichten mit seiner E-Mail-Adresse im “Empfänger” Feld.

Nennen Sie Ihre Verzögerungsregel und Sie können loslegen (vergessen Sie nicht, die Regel zu aktivieren).

Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail versenden, bleibt sie 5 Minuten lang im Postausgang. Wenn Sie sich also nach etwa einer Minute entscheiden, dass das Versenden der E-Mail tatsächlich ein großer Fehler war, können Sie in den Postausgang gehen und die Nachricht löschen - und eine schwere Krise vermeiden.

Überprüfen Sie, an wen Ihre Nachricht gesendet wird

Es kommt häufig vor, dass Leute Fehler machen, wenn sie schnell E-Mails an andere Personen versenden - Sie haben es wahrscheinlich selbst erlebt. Sie senden eine E-Mail an einen Freund mit Namen Ryan Dube. Also tippen Sie ein “ry” Es werden drei übereinstimmende Namen aus der globalen Kontaktliste des Exchange-Servers oder aus Ihrer persönlichen Kontaktliste angezeigt.

Weil Sie es so eilig haben, wählen Sie aus Versehen “Bryan Dube“, und schreiben Sie weiter über Ihre Wochenendreise in Vegas. Sie beschreiben sorgfältig all das, was Sie dort getan haben - wissen Sie, all die Dinge, die Sie tun sollten bleibe in Vegas? Sie klicken “Senden“, öffne dein “Geschickt” Box, um sicherzustellen, dass es zu Ihrem Kumpel ging, okay, und dann dämmert es Ihnen, dass Sie es an die falsche Person geschickt haben. Schlimmer noch - Bryan Dube ist zufällig der Präsident des Unternehmens, der Ihnen letzte Woche eine Massen-E-Mail gesendet hat (deshalb erschien er als Drop-Down-Kontakt).

Ja, das heißt geschraubt.

Nutzen Sie stattdessen einen kleinen Tipp namens Control-K, nachdem Sie die ersten Buchstaben des Namens Ihres Freundes eingegeben haben. Das öffnet die “Überprüfen Sie die Namen” können Sie den Namen der Person aus der offiziellen Kontaktliste auswählen.

Dies mag auf den ersten Blick wie ein zusätzlicher Schritt erscheinen, aber für besonders sensible Nachrichten ist dies ein sehr wichtiger zusätzlicher Schritt. Damit können Sie bestätigen und sicherstellen, dass die Nachricht, die Sie schreiben, an die richtige Person gesendet wird.

Lassen Sie sich von häufigen Outlook-Fehlern in MailTips benachrichtigen

Ich persönlich glaube, dass MailTips eine der größten Erfindungen sind, die jemals in Outlook eingebaut wurden. E-Mail-Tipps schützen Sie vor einer langen Liste von Problemen, indem Sie gewarnt werden, zum Beispiel, ob der Empfänger, an den Sie eine E-Mail senden, tatsächlich eine Gruppe mit einer großen Anzahl von Empfängern ist (was Sie vor dem Fehler aller Antworten schützt) oder ob Sie Sie senden eine E-Mail an eine Person außerhalb des Unternehmens und ähnliche Informationstipps.

Um die E-Mail-Infos zu aktivieren, rufen Sie einfach die Outlook-Optionen auf “Mail” und scrollen Sie dann nach unten, bis Sie das sehen “MailTips-Optionen” Taste.

In diesem Optionsfeld werden alle Aktivitäten angezeigt, die E-Mail-Tipps für Sie tun. Wenn Ihnen alles gefällt, was Sie sehen, bestätigen Sie das “Automatisch anzeigen” ausgewählt ist und klicken Sie dann auf OK.

MailTips können wirklich ein Lebensretter sein. Wenn kritische E-Mails eingehen, erhalten Sie den Hinweis, dass Sie auf diese E-Mail antworten möchten. Außerdem erfahren Sie, ob es sich um ein automatisiertes System handelt, das die E-Mail automatisch an Sie weiterleitet. Eine nützliche Funktion für IT-Leute, die automatische Weiterleitungsregeln für verschiedene Skripts eingerichtet haben, die Computersysteme und Server überwachen.

MailTips erhalten Sie auch, wenn Sie versuchen, eine E-Mail an eine ungültige E-Mail-Adresse oder an eine Adresse mit einer großen Anzahl von Empfängern zu senden. E-Mail-Tipps können Sie davon abhalten, häufige E-Mail-Fehler zu machen.

Die Verwendung dieser drei wichtigen Pro-Tools in Outlook könnte Ihr Leben retten - oder zumindest Ihren Stolz. Aktivieren Sie sie, verwenden Sie sie und sparen Sie sich die Kopfschmerzen, wenn Sie diese häufigen Outlook-Fehler machen. Es könnte sogar Ihre Karriere retten!

Haben Sie jemals peinliche E-Mail-Fehler gemacht, bei denen Sie durch solche Tipps gerettet wurden? Teilen Sie Ihre Erfahrungen in den Kommentaren unten!

Bildnachweise: beunruhigte Frau über Shutterstock

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