Time Blocking - Die Geheimwaffe für einen besseren Fokus

Suchen Sie nach einer effizienteren Möglichkeit, Ihre Arbeitstage zu organisieren? Versuchen Zeitblockierung.

Vor ein paar Monaten stieß ich auf Cal Newports aufschlussreichen Beitrag zu Time Blocking - einer Produktivität “hacken” Dies hilft Ihnen dabei, das Beste aus Ihrem Arbeitstag herauszuholen, indem Sie ganz bestimmten Aufgaben sehr spezifischen Zeitblöcken zuweisen. Dies basiert lose auf dem Parkinson-Gesetz, dessen Idee dies ist Die Arbeit wird einfach erweitert, um die für die Fertigstellung zur Verfügung stehende Zeit zu füllen.

Für manche mag die Idee, Aufgaben auf solch starre Weise zu planen, kontraproduktiv sein. Wenn Sie jedoch einen Rückstand an Aufgaben haben oder eine Frist einhalten müssen, können Zeitblockaden Sie auf dem Laufenden halten, während Sie Ablenkungen, Verschleppung und unproduktive Multitasking auf Distanz halten.

In der Regel verbringt Newport am Ende eines jeden Tages etwa 15 bis 20 Minuten damit, seine "Zeitblöcke" für den folgenden Tag zu planen, mit dem Gesamtziel “Stellen Sie sicher, dass bei den richtigen Terminen die richtigen Dinge im richtigen Tempo erzielt werden”. Seine Theorie ist das “Ich schätze, eine 40-Stunden-Zeitblockade-Arbeitswoche produziert dieselbe Menge an Leistung wie eine 60-Stunden-Arbeitswoche ohne Struktur”.

Für ein mögliches Versprechen eines Steigerung der Produktivität um 50% Die Versuchung, diesem Hack einen Probelauf zu geben, ist schwer zu widerstehen.

Geben Sie der Planung etwas Zeit

Wenn Sie versucht sind, dies auszuprobieren, müssen Sie als Erstes eine kurze Zeit darauf verwenden, was Sie erledigen müssen, bevor die Woche vorbei ist. Entscheiden Sie, was für eine Woche gut ist.

Schreiben Sie 3-5 der wichtigsten Aufgaben auf, die Sie erledigen müssen (diese entscheidungsentscheidenden Apps sind unschlüssig? Treffen Sie die richtigen Entscheidungen mit diesen Apps. Unentschlossen. Machen Sie die richtigen Entscheidungen mit diesen Apps.). Haben Sie schon von dem Paradox der Wahl gehört? Wie ich und leiden Sie unter Analyse-Lähmungen, werden diese Apps Ihr Leben verändern. Lesen Sie weiter, vielleicht helfen Sie, und andere notwendig (obwohl nicht immer wichtig) Aufgaben, die Sie gerade erledigen müssen. Wenn Sie an einem typischen 8-Stunden-Arbeitstag arbeiten, teilen Sie diese 8 Stunden in unterschiedlich große Brocken auf, wobei jeder Brocken einer bestimmten Aufgabe (oder einer Reihe von Aufgaben) gewidmet ist - wichtig und notwendig - daran muss man arbeiten. Google Kalender ist dafür ein perfektes Werkzeug, aber ein Blatt Papier kann genauso gut funktionieren.

Unten sehen Sie ein einfaches Beispiel (für nur einen Tag), das ich vor ein paar Tagen verwendet habe. Sie können dies natürlich so detailliert wie möglich machen. Versuchen Sie, die Aufgaben während der Woche so aufzuteilen, dass sie dabei helfen alles Ihrer Ziele, ohne sich zu stark zu drücken.

Bevor Sie jedoch direkt eintauchen, sollten Sie einige Punkte beachten.

Sei ehrlich zu dir selbst

Versuchen Sie nicht, sich zu sehr an einem Tag zusammenzudrücken. Es ist zu leicht zu unterschätzen, wie lange eine Aufgabe dauert - insbesondere Wenn Sie unter der Annahme stehen, sind Sie 50% effizienter als üblich. Wenn Sie jemand sind, der seine Zeit nie nachverfolgt hat 4 Ausgezeichnete kostenlose Zeitverfolgungstools [Android] 4 Ausgezeichnete kostenlose Zeitverfolgungstools [Android] Egal wer Sie sind, Zeit ist ein unglaublich wichtiges Gut. Wir haben alle die gleiche Zeit - 86.400 Sekunden pro Tag - und es liegt an uns, wie wir diese Zeit verbringen… Lesen Sie mehr darüber werden Nimm dir etwas Zeit, um zu lernen.

Sie müssen die durchschnittliche Produktivzeit ermitteln, die Sie in Ihrem Posteingang verbringen. Sie müssen genau wissen, wie lange Sie sich tatsächlich auf die Tiefe konzentrieren können, schwer Arbeit. Wenn Sie vier Stunden für tiefe Arbeit schaffen, sich aber nur für zwei Stunden wirklich sehr konzentrieren können, sind dies zwei Stunden, die für weniger anspruchsvolle Aufgaben aufgewendet werden könnten.

Wenn Sie mehr darüber erfahren, wie Sie arbeiten und wie lange jede Aufgabe wirklich dauert, werden Ihre Zeitblockschätzungen immer genauer, wodurch Sie produktiver werden.

Sie können den Zeitblock blockieren Reaktive Arbeit Auch

Wenn viele Ihrer Arbeiten reaktiv sind, denken Sie vielleicht, dass diese Methode für Sie nicht funktioniert. Aber zum Glück, du können Weisen Sie der reaktiven Arbeit auch Zeitblöcke zu, um das 8-Stunden-Ping-Pong-Spiel bei der Arbeit zu vermeiden.

Zum Beispiel…

Wenn Sie einen großen Teil Ihrer Arbeit in Ihrem Posteingang verbringen, planen Sie alle 2 Stunden 30 Minuten in Ihrem Posteingang ein. (Ein großes Problem? Fügen Sie der Signatur einige Informationen hinzu, damit die Benutzer wissen, dass Sie die E-Mails nur ein paar Mal pro Tag abrufen, um die Produktivität zu steigern ).

Wenn Sie während des Tages Anrufe entgegennehmen müssen, müssen Sie den Anrufbeantworter einschalten, anstatt das Telefon bei jedem Klingeln anzunehmen, und planen Sie einige Zeitabschnitte ein, in denen Sie auf Ihre Nachrichten reagieren. Dadurch können Ihre anderen Zeitblöcke weitaus weniger unterbrochen werden, sodass Sie Ihre beste Arbeit erledigen können.

Ablenkungen entfernen

Die Blockade der Zeit ist in der Theorie gut und gut, wenn man sich jedoch nicht an die Prinzipien hält in der Praxis, Du bist verpflichtet zu scheitern. Wenn Sie sich mit offenem Facebook-Tab ein paar Stunden tief in die Arbeit einarbeiten, Ihr Telefon bereit und bereit ist, Anrufe anzunehmen, und Ihre Kollegen das Gefühl haben, dass Sie Sie jederzeit unterbrechen können, sind Sie bereit für einen Ausfall.

Stellen Sie sicher, dass die Leute wissen, dass sie Sie nicht stören sollten (das Tragen von Kopfhörern kann die Unterbrechungen drastisch reduzieren). Schalten Sie das Telefon aus. Melden Sie sich von Social Media ab. Schließen Sie alle nicht benötigten Registerkarten, und konzentrieren Sie sich für den zugewiesenen Zeitraum auf die vorliegende Aufgabe. Sie werden oft überrascht sein, wie viel Sie erledigen.

Seien Sie nicht zu spezifisch

Das hängt damit zusammen, dass unser Mensch nicht vorhersagen kann, wie lange die Dinge wirklich dauern werden. Oder auch wenn wir die Motivation haben, eine Aufgabe zu erledigen. Wenn wir mit unserer Zeitblockierung zu spezifisch sind (d. H. “30 Minuten, um einen Ort für die Party zu buchen”), wenn wir innerhalb von 30 Minuten keinen Veranstaltungsort finden, sind wir bereits gescheitert. Behalten Sie stattdessen Ihre Zeitblöcke relativ vage, arbeiten Sie jedoch auf ein sehr bestimmtes Ziel hin.

Zum Beispiel, “30 Minuten, um die Party zu organisieren” funktioniert gut. Anstatt einen Veranstaltungsort gebucht zu haben, kann der 30-Minuten-Block eine Auswahlliste der Veranstaltungsorte ergeben - also haben Sie zumindest Fortschritte erzielt!

Diese schnellen Erfolge halten Sie motiviert, mit diesen Produktivitätssystemen Schritt zu halten.

Zeitblockierung bedeutet nicht Mangel an Wahlmöglichkeiten

Einige Leute verabscheuen Den ganzen Tag über keine Wahl haben und befürchten, dass das Blockieren der Zeit zu einem völligen Mangel an Wahlmöglichkeiten führt. Dies ist jedoch nicht der Fall. Nehmen Sie mein persönliches Google Calendar-Beispiel oben.

“Artikel schreiben” ist absichtlich vage. Ich habe eine Auswahl an Artikeln, an denen ich jederzeit arbeiten kann. In dieser Zeit kann ich den Artikel auswählen, der mich zu dieser Zeit am meisten begeistert. Es geht darum sicherzustellen, dass ich tatsächlich jeden Tag eine bestimmte Zeit verbringe, unabhängig davon, was ich schreibe.

Bewahren Sie detaillierte Notizen auf

Wenn in Ihrem Tag regelmäßig von einer Aufgabe zu einer anderen gewechselt wird, kann es oft zu lange dauern, bis Sie die nächste Aufgabe wieder aufnehmen können. Wenn ich meine Telefonate um 12:30 Uhr stoppe und in meine tiefe Arbeit einsteige, muss ich wissen, dass ich leicht in die richtige Einstellung gelangen kann, um so wenig Zeit wie möglich zu verlieren.

Um dies zu tun, bleibe ich detailliert Notizen entweder auf Papier oder in meinem Google Kalender darüber, wo ich zuletzt war, wo ich zuletzt an diesem Projekt gearbeitet habe, Probleme, die ich hatte, Durchbrüche, die ich gemacht habe, und was der nächste Schritt ist, um den Fortschritt voranzutreiben. Verbringen Sie die letzten Minuten jedes Zeitblocks mit dem Schreiben dieser Notizen, damit Sie den nächsten Zeitblock mit einem klaren Verstand eingeben können.

Regelmäßige Überprüfungen durchführen

Führen Sie am Ende jeder Woche, eines Monats oder eines Quartals (je nachdem, was für Sie am besten ist) einen Überblick über die verschiedenen Projekte aus, an denen Sie gearbeitet haben, um festzustellen, ob Ihr Zeitblockierungsansatz für Sie geeignet ist und welche Projekte Sie benötigen weitere Zeitblöcke zuweisen. Nur so wissen Sie, wie Sie Ihre Zeit effektiv zuordnen können. Stellen Sie sich während eines Reviews die folgenden Fragen für jedes Projekt:

1. Was habe ich seit der letzten Überprüfung erreicht??
2. Welche Aufgaben müssen vor der nächsten Überprüfung erledigt werden??
3. Zu welchem ​​Zeitpunkt bin ich mit jedem meiner Projekte dabei??

Mit dieser Übersicht sind Sie viel besser in der Lage, Entscheidungen für die Zukunft zu treffen. Verwenden Sie Technologie… wie diese Zeiterfassungs-Apps auf Android 4 Ausgezeichnete kostenlose Zeitverfolgungs-Tools [Android] 4 Ausgezeichnete kostenlose Zeitverfolgungs-Tools [Android] Egal wer Sie sind, Zeit ist ein unglaublich wichtiges Gut. Wir haben alle die gleiche Zeit - 86.400 Sekunden pro Tag - und es liegt an uns, wie wir diese Zeit verbringen .

Verstehe deine Körperuhr

Lesen Sie diesen Artikel über zirkadische und ultradiane Rhythmen, und erfahren Sie, wie Sie feststellen können, welche Stunden am Tag Ihre produktivsten sind, und planen Sie Ihre Zeitblöcke entsprechend ein. Viele Autoren sind der Meinung, dass sie in den frühen Morgenstunden am kreativsten sind. Wenn Sie wissen, dass Sie sich am frühen Nachmittag besser konzentrieren können, organisieren Sie Ihre Zeitblöcke, um das Beste aus dieser Zeit und Ihren Prioritäten für die Woche zu machen.

Sei nicht zu professionell

Alle Arbeit und kein Spiel macht Jack zu einem langweiligen Jungen. Stellen Sie sicher, dass Sie Zeit für das Spiel in Ihre Tage einplanen. Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Liebsten. Zeit, alleine zu verbringen. Zeit zu trainieren. Zeit zum Weihnachtseinkauf. Zeit nichts zu tun. Andernfalls können diese auf der Strecke bleiben und Sie werden feststellen, dass Sie hinsichtlich der Arbeit auf dem neuesten Stand sind, aber in Ihrem persönlichen Leben völlig zurückbleiben.

Verwenden Sie Erinnerungen, die funktionieren

Egal, ob es sich um ein Kalender-Popup oder eine E-Mail-Erinnerung handelt Mit diesem fantastischen Add-On Planen, Nachverfolgen und Erinnerungen zu Google Mail hinzufügen Mit Google Gmail Planen, Nachverfolgen und Erinnerungen mit diesem fantastischen Add-On hinzufügen Betrachten wir es: Gmail ist ziemlich perfekt. Es ist kein Zufall, dass es mittlerweile einer der beliebtesten E-Mail-Anbieter ist, zumindest für diejenigen, die eine Webschnittstelle bevorzugen. Es gibt jedoch mehrere… Read More, einen Timer auf Ihrem Handy oder eine Stoppuhr der alten Schule. Sie müssen sicherstellen, dass Sie Erinnerungen daran aufbauen, dass Sie sicher sind, dass Sie sich daran halten. Wenn Sie bereit sind, für jede Aufgabe zusätzlich 10 Minuten zu arbeiten, fallen Sie bei anderen Projekten bald zurück. Lohnt es sich wirklich? Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wann Ihr Zeitblock zu Ende geht. Machen Sie sich also mit dem richtigen Geisteszustand auf den nächsten Block.

Im Wesentlichen ist das Blockieren von Zeit eine einfache Übung, um Ihren Tag in verschiedene Zeitabschnitte zu unterteilen, die uns helfen, alles zu erreichen, was wir brauchen, um Stress abzubauen. 4 Wege, den Stress aus der Produktivität zu nehmen 4 Wege, den Stress zu nehmen Außerhalb der Produktivität Mit wenigen gezielten Änderungen können Sie Ihre Produktivität um Sprünge und Grenzen steigern. Wenden Sie diese einfachen Methoden auf Ihr Leben an und das Ergebnis ist, was Sie erwarten würden - bessere Arbeit mit weniger Aufwand. Weiterlesen . Sicher, es gibt einige Probleme mit der Motivation, der Möglichkeit, die Dauer vorherzusagen, und unvorhergesehenen Störungen. Die Verwendung dieser Methode kann jedoch dazu beitragen, Zaudern und Verschwendung zu reduzieren, die Arbeitstage effizienter zu gestalten und uns auch persönliche Zeit zurück zu geben.

Um zu sehen, wie die Zeit blockiert wird, schauen Sie sich dieses Video an:

Haben Sie diesen Produktivitäts-Hack schon einmal benutzt? Wie hat es für dich funktioniert? Welches sind die Werkzeuge, die Sie verwenden, um die Zeit dafür zu verwenden??

Erfahren Sie mehr über: Fokus, Google Kalender, Zeitmanagement.