Umgang mit Posteingangsüberlastungs- und Aufgabenlisten in E-Mails

E-Mail-Überladung ist heutzutage ein großes Problem. Darüber hinaus ist E-Mail nicht nur Kommunikation, sondern bestimmt auch weitgehend Ihre To-Do-Liste. Plus, die ständigen Benachrichtigungen können eine Ablenkung sein. Wir alle brauchen einen Weg, um E-Mails zu bändigen.

Tricks, um einen überlaufenden Posteingang zu verhindern 3 einfache Möglichkeiten, E-Mail-Überladung von Ihrem Posteingang zu stoppen 3 einfache Möglichkeiten, E-Mail-Überladung von Ihrem Posteingang zu stoppen E-Mail hat einen guten Ruf als Produktivitätskiller. Die Verwaltung von E-Mails kann dazu beitragen, dass Ihr Posteingang sauber bleibt. Aber wäre es nicht gut, wenn Sie zunächst weniger davon hätten? Lesen Sie mehr sind an der Tagesordnung. Wer kann besser darüber reden als ein Mann, der Gmail ab 2006 zähmen wollte? Andy Mitchell ist der Gründer von ActiveInbox, einer App zum Organisieren Ihres Google Mail-Posteingangs. Organisieren Sie Ihren Google Mail-Posteingang mit ActiveInbox. Organisieren Sie Ihren Google Mail-Posteingang mit ActiveInbox. Weitere Informationen finden Sie hier .

E-Mail am Morgen: Ist es ein Muss oder sollten Sie es für später erledigen? Was ist Die beste Strategie, um mit E-Mails umzugehen, wenn Sie aufwachen?

Andy: Ich habe damit seit Jahren gerungen.

• Wenn Sie als Erstes eine E-Mail senden, werden Sie eingesaugt und verlieren einen ganzen Morgen (ein bisschen wie das Ansehen eines Videos auf YouTube und das Folgen von "Related" im Kaninchenloch)..
• Aber wenn Sie es verschieben, werden Sie wahrscheinlich etwas Kritisches verpassen oder sich in etwas anderes stecken und nie mehr darauf zurückkommen.

Die Antwort ist beides zu tun! Wenn auch in zwei leichten Häppchen.

Erzielen Sie zunächst den Posteingang mit dem Ansatz von David Allen. 5 Aktionsschritte für die Heilung Ihres Posteingangs ohne E-Mail-Raserei 5 Handlungsschritte für die Heilung Ihres Posteingangs ohne E-Mail für E-Mail-Frenzy Der Posteingang mit Null ist eines der beliebtesten Schlagworte. Um Ihre E-Mail-Probleme wirklich zu lösen, müssen Sie über Inbox Zero hinausgehen und die zugrunde liegenden Probleme angehen. Lesen Sie mehr für jede E-Mail:

• Ist es Müll? Lösche es.
• Kannst du in 2 Minuten antworten? Dann mach es und lösche es.
• Ansonsten für später handeln. In Google Mail (mit ActiveInbox) oder Outlook können Sie einen Prioritätsstatus angeben. (Möglicherweise möchten Sie sofort auf alle kritischen E-Mails antworten.)

Warum gehen Sie für Inbox Zero? In den Worten von Merlin Mann…

“Das "Null"? Es ist nicht so, wie viele Nachrichten sich in Ihrem Posteingang befinden, sondern wie viel von Ihrem eigenen Gehirn in diesem Posteingang ist. Vor allem, wenn Sie es nicht wollen.”

Es gibt Ihnen einen sauberen Start in Ihren Tag.

Aktionselement: Wählen Sie später am Tag mehrere Energiesparpunkte aus, um die E-Mails zu erledigen. Ich befürworte die halbe Stunde nach dem Mittagessen und kurz vor dem Ende des Tages. Fallen Sie in Ihre Liste mit E-Mails ein und blättern Sie durch sie.

Sollte E-Mail etwas sein, das Sie ständig oder in regelmäßigen Abständen überprüfen?

Andy: Ich denke, wenn Sie dem Posteingang-Null-Ansatz oben folgen, können Sie ungefähr jede Stunde nach dringenden Dingen suchen, aber alles verschieben, was Zeit braucht, in mehr periodische Blöcke.

Wenn Sie im Vertrieb oder im Kundendienst arbeiten, haben Sie natürlich keine Wahl - E-Mail ist Ihr Leben!

Wie kategorisieren Sie E-Mails zwischen Aufgaben, wichtigen Informationen und anderen Aufgaben??

Andy: Erstens gibt es nur zwei große Kategorien, die wichtig sind: Ist es eine Aufgabe oder Referenzmaterial?? Jede andere E-Mail wird einfach gelöscht.

Dann können Aufgaben nach Status gruppiert werden. Z.B. hohe Priorität, niedrige Priorität und “Warten auf”.

Das “Warten auf” list ist die mächtigste für alles, was blockiert ist, während Sie darauf warten, dass jemand anderes etwas tut. Diese E-Mails sind normalerweise diejenigen, die in die Tiefe unseres E-Mail-Clients eintauchen, und wir vergessen völlig, das zu verfolgen.

Aktionselement: Behalten Sie in Google Mail ein Etikett bei. oder in Outlook eine Flagge halten; Wenn Sie eine E-Mail senden, für die Sie definitiv eine Antwort benötigen, markieren Sie sie. Dann können Sie einmal in der Woche in Ihre Warteliste aufnehmen und jeden verfolgen, der nicht geantwortet hat.

Sollte E-Mail als To-Do-Liste verwendet werden?

Andy: Ja!

Wenn bereits Aufgaben in Ihren Posteingang kommen, was ist die Alternative? Sie müssen sie aus Ihrer E-Mail in ein anderes System kopieren und einfügen.

Dies ist eine große Quelle für Zeitverschwendung und Verwirrung, da Aufgaben in verschiedenen Systemen dupliziert werden. Aus diesem Grund befürwortet David Allen “harte Kanten” (ein Element sollte nur in einer Liste erscheinen), um Ihr Gehirn sauber und stressfrei zu halten.

Natürlich besteht der Hauptnachteil bei normalen E-Mail-Clients darin, dass sie diese E-Mail-Aufgaben nicht gut beherrschen. Daher bestand die ursprüngliche Idee von ActiveInbox darin, E-Mails zu versenden sind Aufgaben. Es gibt keine Trennung oder Vervielfältigung.

Aktionselement: [Anmerkung der Redaktion] Sie können Gmail in eine Trello-artige Taskleiste verwandeln. Mit Sortd. Verwandeln Sie Gmail in eine Trello-artige Taskleiste. Mit Sortd. Verwandeln Sie Gmail in eine Trello-artige Taskboard-Ansicht mit Sortd Aufgabenliste. Nun, jetzt können Sie mit der neuen Chrome-Erweiterung Sortd direkt in Google Mail eine Trello-Organisation einrichten. Lesen Sie mehr, um Ihnen den Komfort Ihres regulären Posteingangs zu geben und dabei einen Skin für Aufgabenlisten hinzuzufügen.

Welche effektiven Möglichkeiten gibt es, E-Mails für Aufgaben zu verwenden?

Andy: Wenn Sie eine Aufgabe hinzufügen möchten, die nicht als E-Mail gestartet wurde, senden Sie einfach eine E-Mail an sich! Dann müssen Sie es als Aufgabe markieren.

Mit ActiveInbox können Sie den Betreff der E-Mail durch einen Aufgabennamen ersetzen, einen Status und ein Fälligkeitsdatum festlegen, eine Checkliste und Notizen hinzufügen und sie zu einem Projekt machen. Dadurch wird Google Mail zu einem vollständigen Task-Manager.

Aktionselement: In Google Mail können Sie eine E-Mail mit Sternen markieren. Mit dem Posteingang von Google können Sie Erinnerungen hinzufügen oder eine E-Mail versenden. Google Posteingang Überprüfung: Ein Atemzug an der frischen Luft Google Posteingang Bericht: Ein Atemzug an der frischen Luft Google Mail ist ein bekannter Name in der E-Mail-Abteilung, aber Google war damit nicht zufrieden. Lernen Sie den Google-Posteingang kennen, eine neue Art, E-Mails anzusprechen. Weiterlesen .

Wird unser Posteingang als Aufgabenliste zu einem weiteren System, das um Aufmerksamkeit wetteifert?

Andy: Es ist sicher ein System, das um unsere Aufmerksamkeit wetteifert, aber unser Posteingang tut dies bereits. Es ist also kein anderer. Die Tatsache, dass Ihr Posteingang bereits eine Aufgabenliste ist, ohne dass Sie dies besonders wünschen, ist genau der Grund, warum Sie ihn zu Ihrer zentralen Aufgabenliste machen sollten.

Es ist immer einfacher mit der Strömung zu schwimmen. Sie könnten versuchen, eine Aufgabenliste an einem anderen Ort zu führen, aber wenn die Mehrzahl Ihrer Aufgaben aus E-Mails stammen, möchten Sie sie weiterhin bekämpfen, E-Mails kopieren und in Ihren anderen Task-Manager einfügen und Kollegen anrufen, die Sie per E-Mail benachrichtigen? Bekämpfe es nicht! Machen Sie die E-Mail zum Kern Ihrer Aufgabenliste.

Aktionselement: [Anmerkung der Redaktion] Wenn Sie dennoch eine externe Aufgabenliste verwenden möchten, können Sie mit Todoist und Any.do Aufgaben direkt aus Google Mail hinzufügen.

Ist E-Mail-Effizienz eine gemeinschaftliche oder individuelle Verantwortung? Welche Etikette sollten wir alle beachten??

Andy: Wenn es um Etikette geht, ist die Antwort definitiv definitiv kollaborativ. Wie bei allem anderen in der Gesellschaft geht es auch darum, andere genauso zu respektieren wie Sie. [Anmerkung des Herausgebers: Ebenso gibt es einige E-Mails, die die Empfänger beleidigen, verärgern oder ärgern. 6 Möglichkeiten, mit jeder E-Mail zu beleidigen, zu ärgern und zu ärgern zäh. Es ist wirklich schwer zu verstehen, was Sie in einer E-Mail wirklich sagen möchten, und die Hälfte der Zeit, in der die Leute Sie fast immer missverstehen. Ein Großteil des Problems kommt… Lesen Sie weiter]

Obwohl ich höflich bin, denke ich, dass E-Mails nur sagen “Vielen Dank!” oder “OK!” sind eine totale Zeitverschwendung und somit böse.

Bei kollaborativen Tools ist das jedoch eine andere Sache. E-Mail ist von Natur aus ein Solo-Erlebnis. Um den Zeitplan eines Teams zu koordinieren, benötigen Sie zumindest Ihren Projektmanager, Ihr CRM- und IM-Tool.

Aktionselement: Ich bin ein Fan von 3Sentences. Die Kürze spart jedem Zeit - auch Ihnen, wenn Sie die E-Mail in Zukunft erneut scannen müssen. Waffel-E-Mails dagegen sind faul und unhöflich.

Fragen Sie Andy nach Ihren E-Mail-Fragen!

Andy Mitchell wird die Kommentare lesen und alle Ihre Fragen zum Umgang mit Ihrer E-Mail beantworten. Jetzt haben Sie die Chance, dieses lästige Problem zu lösen!

Bildnachweise: Kairo, Lea Latumahina, Mike Renlund, OmirOnia, Hoefi, OpenClip

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