So erstellen Sie das letzte perfekte Zeitverwaltungssystem, das Sie jemals verwenden werden

J.R.R. Tolkien schrieb einmal durch den Charakter von Gandalf, “Wir müssen nur entscheiden, was wir mit der Zeit tun sollen, die uns gegeben wird.” Wenn Sie das Geheimnis der Erstellung des weltweit perfekten Zeitmanagementsystems kennen lernen möchten, müssen Sie sich Gandalf anhören.

Mein persönlicher Weg zum perfekten Zeitmanagementsystem war lang und es ist mit den Kadavern vergangener Versuche übersät. Sie sagen, der Weg zur Hölle sei mit guten Absichten gepflastert. Nehmen wir einfach an, ich habe jedes neue System immer mit sehr guten Absichten eingesetzt.

Ich habe Gqueues ausprobiert. Google Task Management und Planung auf ein völlig neues Niveau mit GQueues. Google Task Management und Planen auf ein völlig neues Niveau mit GQueues. Google Tasks funktioniert nicht, wenn Sie über die heutige Zeitverwaltung hinaus in das Internet einsteigen möchten visionäre Planung von morgen. Hier setzt GQueues an die Platte. Lesen Sie mehr, ToDoist Wie viel produktiver ist ToDoist Premium? 6 gute Gründe für ein Upgrade Wie viel produktiver ist ToDoist Premium? Hier sind 6 gute Gründe für ein Upgrade Ich habe ToDoist eine Zeit lang kostenlos verwendet. Aber immer wieder auf Dinge gestoßen, die ich tun wollte und nicht konnte. E-Mail-Erinnerungen Notizen zur Aufgabe hinzufügen. Dinge, die wirklich viel hinzufügen würden… Lesen Sie mehr, Google Tasks verwandeln Google Tasks in eine Task Management Suite mit Google Tasks offline [Chrome] Verwandeln Sie Google Tasks in eine Task Management Suite mit Google Tasks offline [Chrome] Die Verwendung von Google Tasks gleicht einem Hassliebe. Das Problem bei der Verwendung von Google Tasks direkt in beispielsweise Google Kalender oder in Google Mail besteht darin, dass das Layout und die Benutzeroberfläche extrem vereinfacht sind und… Lesen Sie mehr und alle Tricks des Life-Managements dazwischen. Wenn Sie wie ich sind, haben Sie wahrscheinlich dasselbe getan. Es ist eine ständige Suche nach mehr Organisation mit weniger Arbeit. Eine Möglichkeit, mehr Zeit in Ihrem Zeitplan zu schaffen, um alles zu erreichen, was Sie sich erträumen möchten, ohne den Schlaf zu verlieren.

Was ist das perfekte Zeitmanagementsystem??

Wenn Sie wie ich sind, haben Sie wahrscheinlich das Gefühl, ein System zu haben fast was du brauchst, aber nicht ganz. Es fehlt fast immer etwas.

Das perfekte Zeitmanagementsystem sollte die folgenden Eigenschaften haben.

• Erlaubt dir eine “ruhiger Ort” um deine Lebensziele und Träume zu betrachten
• Bietet die nahtlose Integration von Aufgaben, die sich auf Ihre Ziele beziehen
• Ermöglicht die einfache Organisation und Planung Ihrer wöchentlichen und täglichen Aufgaben
• Hilft Ihnen, wichtige Aufgaben zu vergessen
• Ist kompakt und einfach, aber effizient und alles inklusive

Das letzte ist wie eine Frage nach dem Mond, nicht wahr? Es ist das Bedürfnis nach Einfachheit, kombiniert mit der Forderung nach All-Inclusive, die es unmöglich macht, das perfekte System zu finden.

Erstellen Sie eine Zeitmanagement-Fertigungslinie

Das ideale Zeitmanagementsystem sollte wie eine effiziente Montagelinie funktionieren. Sie haben eingehende Arbeiten (Aufgaben), und diese müssen organisiert und geplant und dann in Ihren Kalender integriert werden. Dieser Prozess sieht ungefähr so ​​aus:

Das Problem bei den meisten Versuchen, eine einzelne App wie gTasks zu verwenden, gTasks verwenden, um Ihre Aufgaben mit Google [Android] zu synchronisieren. GTasks verwenden, um Ihre Aufgaben mit Google [Android] zu synchronisieren. Heutzutage gibt es eine Million Möglichkeiten, um eine online und über mobile Apps auflisten. Allerdings gibt es oft noch immer ein paar Leute, die noch keinen… Lesen Sie mehr oder ähnliches: Diese Apps sind darauf spezialisiert, ein oder zwei Teile dieses Prozesses wirklich gut zu handhaben.

Zeiterfassungs-Tools 4 Ausgezeichnete kostenlose Zeiterfassungs-Tools [Android] 4 Ausgezeichnete kostenlose Zeiterfassungs-Tools [Android] Egal wer Sie sind, Zeit ist ein unglaublich wichtiges Gut. Wir haben alle die gleiche Zeit - 86.400 Sekunden pro Tag - und es liegt an uns, wie wir diese Zeit verbringen… Lesen Sie mehr oder verwenden Sie die Pomodoro-Technik. Pomodoro Web App Tomato.es Ist Zeitmanagement leicht gemacht Pomodoro Web App Tomato. es ist Zeitmanagement einfach gemacht kann nicht fokussieren? Machen Sie sich jetzt an die Arbeit. Tomato.es ist ein kostenloser Pomodoro-Timer, den Sie direkt in Ihrem Browser verwenden können - und es ist möglicherweise die beste derartige App, die ich jemals verwendet habe. Die Pomodoro-Technik ist einfach:… Lesen Sie mehr, um weniger zu zögern Warum Procrastination nicht durch Task-Management-Apps geheilt werden kann [Meinung] Warum Procrastination nicht durch Task-Management-Apps geheilt werden kann [Stellungnahme] Für die längste Zeit, mit der ich mich gekämpft habe Zeitmanagement und in einigen Aspekten mache ich immer noch. Eine meiner vielen Methoden in “Überwindung” Mein Mangel an Zeitmanagement bestand darin, Task-Management-Anwendungen zu verwenden. Ich… Lesen Sie mehr, indem Sie Ihren wöchentlichen Zeitplan verwalten, aber helfen Sie nicht bei der Organisation Ihrer Aufgaben.

Es war nicht bis Justin mir seine Technik mit der Verwendung von LEGOS als Zeitverwaltungsmethode zeigte. So verwende ich LEGOs, um deine Zeit besser zu verwalten. Wie verwende ich LEGOs, um deine Zeit besser zu verwalten. Ich glaube, ich habe das ultimative Produktivitätswerkzeug gefunden: LEGOs. Geh nicht! Lassen Sie mich erklären. Lesen Sie mehr, dass ich eine Ahnung davon bekam, dass etwas besser für mich funktionieren könnte. Dies führte dazu, dass Trello - ein einzigartiges, einfaches und leistungsfähiges Projektverwaltungssystem von einem guten Zuhause aus - ein einzigartiges, einfaches und leistungsfähiges Projektverwaltungssystem von einem Gut, das meiner Meinung nach mein bestes und letztes Zeitverwaltungssystem aller Zeiten werden sollte Startseite Bedeutet der Name Joel Spolsky etwas für Sie? Wenn ja, werden Sie diesen Beitrag lesen wollen, weil er Spolskys neuestes und bestes Projekt zeigt. Und wenn nicht, sollten Sie wissen, dass dies… Lesen Sie mehr .

Die Stücke zusammenfügen

Trello war jedoch immer noch kein einfacher Ort, um die Lebensziele zu planen. So erstellen Sie ein Vision Board und erreichen Sie Ihre großen Ziele. So erstellen Sie ein Vision Board und erfüllen Ihre großen Ziele. Sie können sie als "Big Rocks" oder "Big Rocks" oder "big, behaart, kühn" bezeichnen Tore. Einige nennen es eine Eimerliste. Um diesen Eimer zu leeren, müssen Sie handeln. Hier erweist sich ein visuelles Werkzeug wie Trello als nützlich. Lesen Sie mehr, und das Verwalten von Aufgaben von einem Schritt des Zeitplans zum nächsten war sehr umständlich.

Aus diesen Gründen entschied ich mich schließlich dazu, all die Lektionen, die ich aus früheren Systemen, die ich getestet habe, gelernt habe, zu nehmen und alles in einem einzigen automatisierten Zeitmanagementsystem zu kombinieren, das alles erledigt.

1. - Erstellen Sie Ihr Master Time Management Sheet

Der Workflow, den ich von Justin gestohlen und im Trello-System verwendet habe, funktioniert gut. Grundsätzlich beginnen Sie auf einer Seite mit all Ihren neuen Aufgaben, die Sie benötigen, um in Ihren Zeitplan zu passen. Links davon haben Sie eine Liste aller Aufgaben, die Sie in diesem Monat erledigen möchten. Links davon diese Woche.

Dieses System funktionierte bei mir ungefähr vier oder fünf Monate. Ich fing an, Dinge zu vergessen, die auf einigen Listen standen. Sie wurden nicht zu sich gezogen “heute” und wurde gerade begraben. Das System begann mich zu versagen.

Also hier ist was ich getan habe. Sie müssen zunächst eine Google-Tabelle erstellen und vier Arbeitsblätter erstellen.

In diesem Fall beginnen Sie links und erstellen eine Eingehend Blatt. Daraufhin werden alle eingehenden Aufgaben der verschiedenen anderen Systeme aufgelistet.

Rechts davon erstellen Sie eine Monatliche Forderungen Blatt. Rechts davon erstellen Sie eine Wöchentliche Forderungen Blatt. Rechts davon erstellen Sie Ihr Wochenplan Blatt.

Wir werden diese einzelnen Blätter in Kürze formatieren. Erstellen Sie jedoch zunächst einen Wochenkalender in der Wochenplan Erstellen Sie eine Reihe von Wochentagen und eine halbe Stunde für einen ganzen Tag.

Jetzt, da Sie Ihren wöchentlichen Zeitplan für den Einsatz bereit haben, können Sie jetzt Aufgaben in Ihr neues Zeitmanagementsystem eingeben!

Auf der Eingehendes Blatt, Header für erstellen Aufgabe, Projekt, Datum hinzugefügt, Etikette, Priorität, Verknüpfung, Geplant, und Erledigt.

Diese Felder werden in einem Moment sinnvoll sein, in dem wir mit der Fütterung beginnen “Eingehend” Bogen mit automatisierten Zuführungen.

2. - Erstellen und Automatisieren Sie Ihre Lebensziele

Der erste dieser Feeds wird Ihre Lebensziele sein.

Die wichtigste Lektion, die ich gelernt habe, ist, dass Sie, wenn es um die großen Ziele geht, einen Raum benötigen, der sauber ist und nur für einen Zweck gedacht ist - über die Dinge nachzudenken, die für Sie am wichtigsten sind.

Von all den Zeitverwaltungs-Apps, die ich je ausprobiert habe, ist ToDoist der perfekte Zweck.

Es ist sauber und einfach. Sie schaffen diese großen Lebensziele auf der linken Seite und dann auf der rechten Seite brechen Sie diese wirklich großen Ziele in die Unterziele auf, an denen Sie Ihr ganzes Leben lang arbeiten werden.

Zum Beispiel ist es eines meiner Lebensziele, eine glückliche Familie zu haben. Einige Unterziele davon wären “Sorgen Sie für eine positive Kindheit” für meine Kinder oder zu “Seien Sie ein hingebungsvoller und fürsorglicher Ehemann”. Unter diesen Teilzielen gehen weitere Details ein. Zum Beispiel würde der Bau eines Schlafzimmers für meine Tochter sicherlich eine positivere Kindheitserfahrung bieten.

Nun, das ist ein umsetzbar Aufgabe. Sie möchten Labels für diese umsetzbaren Aufgaben einrichten, sodass ToDoist diese automatisch an Ihr Master-Zeitverwaltungssystem sendet.

Sie müssen ToDoist Premium verwenden, um auf Etiketten zugreifen zu können (es ist billig und lohnt sich!)

Klicken Sie in ToDoist einfach auf Etiketten in der linken Navigationsleiste und klicken Sie dann auf Beschriftung hinzufügen Taste.

Im obigen Beispiel fügte ich für das Erstellen einer Schlafzimmeraufgabe nach dem Erstellen eines Labels happy_family hinzu “@glückliche Familie” auf die Aufgabe selbst, um es zu benennen.

Warum helfen Ihnen diese Etiketten? Jetzt können Sie IFTTT verwenden, um die gekennzeichneten Aufgaben zu erkennen und die Aufgaben in Ihre brandneue Funktion einzufügen Eingehend Blatt in Google Tabellen.

Wählen Sie in IFTTT einfach den ToDoist-Auslöser aus und wählen Sie aus Neue Aufgabe mit Label erstellt.

Als Nächstes können Sie aus einer Dropdown-Liste der von Ihnen erstellten Labels sowie des Projekts auswählen, in dem Sie das Label verwendet haben.

Setzen Sie schließlich die Aktion auf Google Drive, und wählen Sie aus Zeile zur Tabelle hinzufügen, und geben Sie den korrekten Namen Ihrer Google-Tabelle ein, in der Sie das erstellt haben “Eingehend” Blatt.

Beachten Sie die Felder in dieser Ausgabe? Dies sind die gleichen Felder, die Sie gerade in der Tabelle erstellt haben.

Jedes Mal, wenn Sie in ToDoist eine auf das Lebensziel bezogene Aufgabe erstellen und eines der Labels anwenden, für die Sie IFTTT-Auslöser erstellt haben, wird diese Aufgabe automatisch in die Incoming-Tabelle geladen.

Denk darüber nach. Jetzt können Sie sich zurücklehnen, Ihre Gedanken löschen und Ihre Lebensziele einfach planen. Machen Sie sich keine Sorgen darüber, wie Sie planen, was Sie tun müssen, um sie zu erreichen. Sie müssen lediglich Brainstorming- und Kennzeichnungsaufgaben durchführen, die Sie zum Erreichen dieses Ziels benötigen. Lassen Sie die Automatisierung den Rest erledigen.

3. Automatisieren Sie Ihre dringenden Anforderungen

Natürlich ist Ihr Leben mehr als nur Ihre Lebensziele. Machen wir uns mit den täglichen Anforderungen, Telefonanrufen und E-Mails konfrontiert und bombardieren Sie ständig mit neuen Anforderungen und neuen Aufgaben. Sie brauchen auch einen Weg, um mit diesen Anforderungen umzugehen.

Die Antwort darauf ist auch die Automatisierung einer “Eingehend” Feed von Ihrem E-Mail-Konto. Keine Sorge, das ist wirklich einfach. Erstellen Sie einfach für jedes Mal einen IFTTT-Auslöser Star eine E-Mail in Ihrem Posteingang.

Dann erstellen Sie dieselbe Aktion wie zuvor - Zeile zur Tabelle hinzufügen. Vergewissern Sie sich, dass Sie den gleichen Namen der Tabelle korrekt eingegeben haben. Sie müssen auch die anpassen Formatierte Zeile Damit werden die erforderlichen Felder für die von Ihnen erstellte Incoming-Tabelle ausgegeben.

Wichtig ist nur, dass der Betreff der E-Mail mit dem “Aufgabe” Feld in Ihrer Tabelle.

Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail in Ihrem Posteingang markieren, wird diese E-Mail-Betreffzeile als weitere eingehende Aufgabe in Ihre Tabelle eingefügt.

Das Schöne daran ist, dass Sie beim Scannen von E-Mails und beim Erkennen einer E-Mail, die Ihre Zeit erfordert, eine Aufgabe werden muss, die in Ihren Workflow eingeplant wird. Verschwenden Sie nicht Ihre Zeit damit, die Aufgabe sofort zu erledigen. Star es einfach und geh weiter.

Nachdem Sie nun Ihre Lebensziele und Ihre täglichen E-Mails automatisiert haben, um die Warteschlange für eingehende Aufgaben Ihres neuen Zeitmanagementsystems zu füllen, ist es an der Zeit, den Workflow dieses Systems zu organisieren.

4. Organisieren Sie Ihren Zeitmanagement-Workflow

Jetzt kommt der lustige Teil. Wenn Sie ToDoist verwendet haben, um Ihre langfristigen Ziele zu planen, und Sie wichtige Dinge in Ihren E-Mails markiert haben, werden eine Reihe neuer Aufgaben auf dem Arbeitsblatt angezeigt!

Erinnere dich an die Geplant und Erledigt Felder, die Sie erstellt haben? Nun, das waren Extras, die von der Automatisierung nicht ausgefüllt werden. Dies liegt daran, dass Sie jeden Tasknamen auswählen und in den Ordner verschieben Diesen Monat oder Diese Woche müssen Sie sich eine Notiz machen, dass Sie diese Aufgabe geplant haben. Wenn Sie die Aufgabe abgeschlossen haben, können Sie sie mit dem Feld Fertig als erledigt markieren.

Sobald eine Aufgabe geplant ist, ist sie im Monats- oder Wochenblatt enthalten. Die Idee ist, dass Sie monatlich alle eingehenden Aufgaben, von denen Sie glauben, dass sie diesen Monat erledigen können, in die Diesen Monat Blatt.

Das Diesen Monat und Diese Woche Blätter sollten die folgenden Felder haben: Aufgabe, Für wen??, Frequenz, Wiederholen und Lebensziel.

Nehmen Sie sich beim Verschieben eines Vorgangsnamens von "Incoming" in "Diesen Monat" die Zeit, diese Felder auszufüllen. Für wen (für welchen Kunden oder welche Person) ist die Aufgabe? Ist es eine Aufgabe, die Sie jeden Monat wiederholen müssen? Ist es von einem deiner Lebensziele??

Definieren Sie vor allem, wann die Aufgabe von erledigt werden muss. Durch das Sortieren nach diesem Feld können Sie Prioritäten setzen, welche Aufgaben Sie beim Planen Ihrer Woche ausführen müssen.

Denken Sie daran, dies jeden Monat zu tun. Nehmen Sie sich auch zu Beginn der Woche Zeit, um Aufgaben aus dem Bereich zu verschieben Diesen Monat Blatt zum identischen Diese Woche Blatt. In den Fällen, in denen sich die Aufgabe monatlich wiederholt, können Sie die Aufgabe einfach direkt zu Ihrem Wochenkalender hinzufügen und den Kalender aktualisieren “Als nächstes fällig” Feld.

Das ist die Schönheit dieses Systems. Es kann Ihnen helfen, alles zu verwalten - Aufgaben im Zusammenhang mit diesen wichtigen Lebenszielen, alltägliche Aufgaben, die sich aus E-Mails ergeben, monatliche und wöchentliche Aufgaben, die Sie auf jeden Fall ausführen müssen, und dann die wichtigen Aufgaben, die Sie dem E-Mail-System hinzufügen Eingehend zieh dich aus.

Wenn die Aufgaben verarbeitet werden und von Registerkarte zu Registerkarte fließen, werden sie datiert und priorisiert. Anschließend fügen Sie sie dem Zeitplan für die kommende Woche hinzu. Dies ist der Zeitplan auf der letzten Registerkarte, die Sie zu Beginn dieses Artikels erstellt haben. Hierbei wird die Zeitblockierungsstrategie verwendet. Zeitblockierung - Die geheime Waffe für einen besseren Fokus Zeitblockierung - Die geheime Waffe für einen besseren Fokus Suchen Sie nach einer effizienteren Möglichkeit, Ihre Arbeitstage zu organisieren? Versuchen Sie die Zeitblockierung. Diese Zeitmanagement-Taktik kann Sie auf dem Laufenden halten, während Sie Ablenkungen, Verschleppung und unproduktive Multitasking auf Distanz halten. Lesen Sie mehr, worüber Rob kürzlich geschrieben hat - was ziemlich gut funktioniert.

Möglicherweise sollten Sie diese Aufgaben farbcodieren, wenn Sie sie zu Ihrem Wochenplan hinzufügen. Erstellen Sie möglicherweise einen Farbcode für jeden Kunden oder verwenden Sie verschiedene Farben, um verschiedene Projekte oder Prioritäten zu kennzeichnen.

Der Schlüssel zu diesem System ist, dass es in der Lage ist, alles zu handhaben, von Ihrer Lebensplanung und Zielsetzung bis zu 5 kritische Fehler, die beim Festlegen von Zielen zu vermeiden sind. 5 Kritische Fehler, die beim Festlegen von Zielen zu vermeiden sind und steigern die Produktivität. Wenn Sie keine Ziele haben, haben Sie keine Richtung. Ohne Anleitung können Sie sich leicht verloren und verwirrt fühlen. Glücklicherweise… Lesen Sie mehr zu den Projekten, an denen Sie gerade arbeiten.

Sie werden dann auf den zweiten und dritten Registerkarten ausgeführt und schließlich auf der letzten Registerkarte geplant und ausgeführt. Solange Sie diszipliniert genug sind, um sich mit diesem System für die Planung Ihrer nächsten Monate und Wochen einzusetzen, erhöht dies Ihre Produktivität um ein Vielfaches.

Haben Sie schon Ihr perfektes Zeitmanagementsystem gefunden? Sieht das so aus, als könnte es für Sie funktionieren? Teilen Sie Ihre eigenen Zeitmanagement-Erfahrungen und Tipps in den Kommentaren unten mit!

Bildnachweise: Zeitmanagement über Shutterstock

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