5 E-Mail-Sünden, die Sie begehen können und wie Sie sich selbst einlösen können

Dante hat sich geirrt. Es gibt zehn Kreise der Hölle, von denen der tiefste Teil denjenigen vorbehalten ist, die die abscheulichsten E-Mail-Sünden begehen. E-Mail soll bleiben, aber es gibt einige Sünder, die es für den Rest von uns noch schlimmer machen. Heute werde ich mir einige der schwierigsten Möglichkeiten ansehen, wie Menschen E-Mails missbrauchen können und das Leben für den Rest von uns zum Saugen bringen können.

Mach dir keine Sorgen, auch wenn du ein Sünder bist, bist du nicht zu einer Ewigkeit des Leidens verdammt. Umfassen Sie eine einwöchige Buße, um den Irrtum Ihrer Wege zu korrigieren, und bereuen Sie Ihre E-Mail-Sünde. Alles wird vergeben.

Lesen Sie weiter, um herauszufinden, ob Sie eine E-Mail-Heilige sind. 7 Netiquette-Richtlinien für das Schreiben von E-Mails & Forenbeiträgen 7 Netiquette-Richtlinien für das Schreiben von E-Mails & Forumseinträgen Netiquette ist eine Abkürzung für Netzwerk- oder Internetetiketten. Es umfasst die speziellen Konventionen der Online-Interaktionen. Während die Netikette bei Offline-Begegnungen einem guten Verhalten oder einer guten Etikette sehr ähnlich ist, gibt es… Read More oder Sünder.

Senden von E-Mails an zu viele Personen

E-Mail ist unglaublich günstig zu versenden. Eine Person kann fünf Minuten damit verbringen, eine E-Mail zu schreiben und an Tausende oder sogar Hunderttausende Empfänger zu senden. Es ist auch im Großen und Ganzen extrem teuer zu empfangen. Wenn es zwei Minuten dauert, um zu lesen, oder sogar nur 30 Sekunden, um sie zu verwerfen, ist die Anzahl der Minuten, die eine einzelne E-Mail verschwenden kann, enorm. Dies bedeutet eine massive Verschwendung von Produktionszeit. Auch wenn Sie Maßnahmen zur Minimierung der Auswirkungen ergreifen, z. B. das Einrichten eines mehrstufigen Kommunikationssystems. Verwenden Sie dieses dreistufige Kommunikationssystem, um Ablenkungen zu widerstehen. Verwenden Sie dieses dreistufige Kommunikationssystem, um Ablenkungen zu widerstehen. Um Ihre Beziehungen und Ihre Zeit zu verwalten, verwalten Sie auch die Art und Weise, wie Sie mit der Welt kommunizieren. Erstellen Sie einen intelligenten dreistufigen Plan. Lesen Sie mehr, Sie müssen sich irgendwann damit auseinandersetzen.

Zu viele Organisationen haben Richtlinien, nach denen jeder, jeder und jeder Hund in allen E-Mails CC-Zertifikate erhält. Nicht jeder muss jede einzelne E-Mail erhalten. Wenn Sie zu den Personen gehören, die diese Richtlinien festlegen, oder einfach nur die Gewohnheit machen, wenn Sie es nicht müssen, sind Sie ein E-Mail-Sünder.

Keine Sorge, die Buße ist einfach. Senden Sie für eine Woche nur E-Mails an die Personen, die diese unbedingt erhalten müssen. Wenn Sie Zweifel haben, senden Sie die E-Mail nicht. Sie werden wahrscheinlich überrascht sein, wie wenig es darauf ankommt, wie alles läuft.

Als Bonus gilt: Je mehr E-Mails Sie senden, desto eher werden Sie wahrscheinlich empfangen. Wenn Sie also mit Ihrer eigenen E-Mail-Überlastung konfrontiert sind, kann dies ebenfalls hilfreich sein.

Alle überfordern

E-Mail ist am besten, wenn sie genau wie ein Brief verwendet wird: Eine Person sendet eine andere Nachricht und wartet darauf, dass sie antwortet. E-Mail funktioniert auch, wenn eine Person eine einzige Nachricht an eine Vielzahl von Personen sendet (sofern sie dies tun) alles müssen es erhalten). Selbst mit großartigen Funktionen wie Threadnachrichten 6 Gründe, warum Sie die Verwendung von Desktop-E-Mail-Clients für webbasierte Optionen aufgeben sollten 6 Gründe, warum Sie aufhören sollten, Desktop-E-Mail-Clients auf webbasierte Optionen zu setzen Ich weiß, dass Desktop-Clients vorgeschlagen wurden Ein Tag rund um das MakeUseOf-Publikum ist wie das Predigen vor dem Chor. Die meisten von uns verwenden Google Mail, unsere eigenen Mail-Server oder eine Form von Cloud-Backup. E-Mail ist nicht dafür ausgelegt, mehrere Nachrichten richtig zu verarbeiten.

Das Problem wird bei Gruppen-E-Mails deutlich. Ich bewerte sie etwas höher als die Atombombe als die schlechteste technologische Entwicklung des 20. Jahrhunderts. Ein E-Mail-Thread, bei dem 15 oder 20 Personen antworten, kann schnell aus dem Ruder laufen, wenn die Leute nicht aufpassen. Nicht über sich selbst stolpern: 5 Gruppen-E-Mail-Verhalten, die zu vermeiden sind: 5 Gruppen-E-Mail-Verhalten, die zu vermeiden sind E-Mail ist nicht einfach und eine Kunst, die nur wenige Menschen perfektionieren können. Gruppen-E-Mails sind nicht einfacher. Diese Tipps sollten dazu beitragen, Ihre Nachrichten zu verbessern. Weiterlesen . Denken Sie daran, dass jede Nachricht, die gesendet wird, eine weitere Benachrichtigung für jemanden ist.

Während die erste Nachricht für jeden in der Organisation relevant war, besteht die Chance, dass die Antworten nicht zutreffen. Wenn Ihr Chef eine Frage an die gesamte Belegschaft sendet, erledigen Sie Ihre Kollegen Ja wirklich Müssen Sie Ihre Antwort sehen? Die Verwendung der Schaltfläche "Antworten" ist eine der größten E-Mail-Sünden, die Sie begehen können.

Auch hier ist die Buße recht einfach. Für eine Woche müssen Sie nur die Antworttaste verwenden. Wenn mehr als eine Person die Antwort sehen muss, CC Sie sie manuell ab. Der Reply All-Button ist eine böse Versuchung, der widerstanden werden muss.

E-Mail senden, wenn Sie nicht brauchen

Manchmal ist E-Mail die beste Möglichkeit, jemanden zu erreichen. Manchmal ist es nicht so. Leider wird E-Mail oft als Standard angesehen. E-Mails, wenn Sie nicht brauchen, ist eine weitere Möglichkeit, sich direkt an die E-Mail zur Hölle zu schicken.

Manchmal gibt es bessere Möglichkeiten, Dinge zu erledigen. Wenn Tony dir gegenüber sitzt, wenn du keine Papierspur erstellen musst, warum gehst du nicht zu ihm und sprichst mit ihm? In ähnlicher Weise wird ein persönliches Treffen oder ein Telefongespräch wahrscheinlich wesentlich effizienter sein, wenn für etwas viel Hin und Her erforderlich ist. Ein 30-minütiger Anruf kann an die Stelle einer Woche E-Mail-Diskussionen treten. Stellen Sie nur sicher, dass Ihre Meetings nicht zu einem Zeitvakuum werden, das ineffiziente Meetings vollführt? Schicken Sie Ihrem Chef diese 8 Regeln mit ineffizienten Meetings? Senden Sie diese 8 Regeln an Ihren Chef Wenn ein Meeting gut organisiert ist, gibt es keinen Grund, warum Produktivität, Sinn und Moral nicht verbessert werden können. Hier sind einige Regeln für effektive Meetings zu beachten. Weiterlesen .

Ihre Buße besteht darin, alles zu tun, um für eine Woche keine E-Mails zu senden. Wenn Tony nicht an seinem Schreibtisch ist, wenn Sie rübergehen, hinterlassen Sie eine handschriftliche Notiz. Wenn Bob etwas organisieren will, rufen Sie ihn an und klopfen Sie ihn am Telefon aus. Sehen Sie, wie Sie Ihre Standardeinstellung ändern “eine E-Mail senden” zu “Senden Sie nur eine E-Mail, wenn es keine andere Option gibt” beeinflusst, wie Sie arbeiten. Jeder Posteingang wird es Ihnen danken.

Senden überlanger E-Mails

So wie das Senden einer kurzen E-Mail an zu viele Personen eine Sünde ist, kann das Senden von wirklich langen E-Mails an nur eine Person auch eine Rolle spielen. Wenn für das, was Sie sagen möchten, eine E-Mail mit 2000 Wörtern erforderlich ist, verwenden Sie wahrscheinlich das falsche Kommunikationsmittel. Je länger Ihre E-Mail ist, desto mehr Zeit benötigt die andere Person zum Lesen und desto mehr Aufwand erfordert die Reaktion. Lange E-Mails können wirklich scheiße sein!

“Ich hatte keine Zeit, eine kurze E-Mail zu schreiben, also schrieb ich eine lange.” - Kennzeichen “Marky” Twain

- Harry Guinness (@HarryGuinness) 28. April 2015

Es gibt eine wachsende Bewegung von Leuten, die sich verpflichten, alle E-Mails unter fünf Sätzen zu halten. Sie glauben, dass, wenn die Nachricht nicht so kurz übermittelt werden kann, Sie es falsch machen. Wenn Sie sich schuldig fühlen, E-Mails geschrieben zu haben, die in Tolstoi-artiges Gebiet eintauchen, dann ist es Ihre Buße, sich für eine Woche mit den fünf Sätzen zusammenzuschließen. Keine E-Mail, die Sie senden, kann, wie auch immer es scheint, länger als fünf - vorzugsweise kurze - Sätze dauern. Es ist eine gute Angewohnheit, sich einzulassen, und wird Sie produktiver machen. 7 E-Mail-Effizienz-Tipps für mehr E-Mail-Abwicklung, schneller 7 E-Mail-E-Mail-Tipps für mehr E-Mail-Abwicklung: Faster Life dreht sich um Kommunikation, und ohne sie wird nichts erreicht. E-Mail ist ein Kommunikationsmittel, das Ihnen das Leben erleichtern soll. Anstatt einen Brief einzutippen oder jemanden zu fangen zu versuchen… Lesen Sie mehr .

Auf jede Nachricht antworten

Dies ist die Sünde, an der ich am meisten schuld war, und ich brauchte eine Weile, um daran vorbei zu kommen. Wenn Sie eine E-Mail erhalten, ist der natürliche Impuls, sofort zu antworten. Das Problem ist, dass dies zu unnötigem, reaktionärem Austausch führen kann und die Menschen erwarten, dass Sie jederzeit erreichbar sind und sofort auf E-Mails antworten können. Sofort auf alle E-Mails zu antworten, ist nur eine kleine Sünde, während das Gegenteil davon zu erwarten ist, dass jeder sofort antworten wird, ist eine größere Sünde.

Indem Sie schnell auf alles reagieren, was Sie füttern, ist der Chef, der an einem Samstag um 4 Uhr morgens eine E-Mail-Antwort verlangt. Du darfst solchen Chefs nicht nachgeben. Als Buße für diese Sünde, Sie müssen mindestens eine Stunde warten, bevor Sie auf E-Mails antworten, und nur während der Arbeitszeit antworten. Wenn eine dringende Antwort erforderlich ist, müssen Sie eine andere Kommunikationsmethode verwenden.

Geh jetzt in Frieden

Lieben Sie es oder hassen Sie es, E-Mail ist hier zu bleiben. Es gibt jedoch Möglichkeiten, die Erfahrung für alle anderen zu verbessern. Wenn Sie ein schrecklicher E-Mail-Sünder sind, bereuen Sie Ihre Wege und setzen Sie einige dieser einfachen Lösungen in die Tat um. Die Leute werden es Ihnen danken. Wenn Sie dagegen eine E-Mail-Heilige sind, leiten Sie diesen Artikel an alle Sünder weiter, die Sie kennen, und verbreiten Sie das gute Wort.

Es gibt unzählige andere E-Mail-Sünden. Was glaubst du, was ich vermisst habe? Und welche Buße würdest du vorschlagen??

Bildnachweise: xkcd.org.

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