5 Schritte zum Aushärten Ihres Posteingangs ohne E-Mail-Raserei

Inbox Zero ist eines der beliebtesten Schlagworte in der Produktivitäts-Community. Apps wie der beliebte iPhone-E-Mail-Client Mailbox Nehmen Sie Ihren Posteingang mit Mailbox für das iPhone Zero Nehmen Sie Ihren Posteingang-Box mit Mailbox für das iPhone Zero Der Standard-Mail-Client für das iPhone ist meiner Meinung nach veraltet, oder ist es sicherlich nicht So modern wie die Hardware, in der sich die Hardware befindet. Mail macht keinen Spaß beim Navigieren, und die neuesten Funktionen… Read More machen es Ihnen leicht, alle E-Mails in Ihrem Posteingang schnell zu bearbeiten. Wenn Sie wirklich überlastet sind, können Sie sogar einen Dienst wie Mailstrom Buried In Emails nutzen? Verkleinern Sie Ihren massiven Posteingang mit Mailstrom in E-Mails verschüttet? Verkleinern Sie Ihren massiven Posteingang mit Mailstrom auf null Wir haben im Laufe der Jahre eine Reihe von Lösungen angeboten, um Ihr Gmail-Konto zu verwalten und einen überladenen Posteingang zu bereinigen. Nichts ist bequemer als eine zentrale Online-Lösung wie Mailstrom. Weitere Informationen zum Massenlöschen von E-Mails. Die Idee zu erklären E-Mail-Konkurs - einfach alles löschen und neu beginnen - wird in manchen Kreisen ernsthaft in Erwägung gezogen.

Dies alles konzentriert sich darauf, Ihren Posteingang zu löschen. Das schwer fassbare Inbox Zero lässt zwei der grundlegenden Probleme der E-Mail-Überlastung vermissen. Um Ihre E-Mail-Probleme wirklich zu lösen, müssen Sie über Inbox Zero hinausgehen und die zugrunde liegenden Probleme angehen:

• Warum Ihr Posteingang überhaupt überläuft.
• Wie ist Ihre Beziehung zu E-Mail?.

Das E-Mail-Überlastungsproblem

Die meisten Konversationen rund um die E-Mail-Überladung unterscheiden nicht zwischen gewünschten und unerwünschten E-Mails. Wenn Sie jedes Element in Ihrem Posteingang als zu löschendes Ziel behandeln, wird die Realität der Situation ignoriert. Eine E-Mail von Ihrem Chef, die Ihnen Feedback zu einer Präsentation gibt, ist eindeutig nicht dieselbe wie eine E-Mail von Groupon, die Angebote in der Stadt anbietet, die Sie letztes Jahr verlassen haben. Ebenso ist eine E-Mail von einem alten Freund wahrscheinlich willkommen, während eine E-Mail von Facebook, die Ihnen mitteilt, dass derselbe Freund Sie auf einem Foto markiert hat, wahrscheinlich nicht der Fall ist.

Wenn Sie hundert E-Mails in Ihrem Posteingang haben, die Sie alle erhalten wollten, aber noch nicht bearbeitet haben, haben Sie ein Zeitverwaltungsproblem, das mit keiner E-Mail-App gelöst werden kann. Wenn Sie stattdessen zehn unerwünschte E-Mails haben, haben Sie ein E-Mail-Problem. Wiederum wird es keine E-Mail-App für Sie lösen.

Die meisten Konversationen rund um die E-Mail-Überladung unterscheiden nicht zwischen gewünschten und unerwünschten E-Mails

Für die meisten Menschen sind Social Media-Benachrichtigungen, E-Mail-Newsletter und redundante Arbeits-E-Mails die häufigsten Ursachen für unerwünschte E-Mails. Wenn Sie eine Persönlichkeit des öffentlichen Lebens sind, werden Sie möglicherweise einer erheblichen Anzahl unerwünschter Fan-Mails oder Bitten um Rat unterzogen.

Spam ist nicht mehr das Problem, das es einmal war. Wenn Sie einen modernen E-Mail-Dienst wie Google Mail verwenden, werden Sie sehr selten Spam in Ihrem Posteingang sehen.

Die Pavlovian Email

Inbox Zero geht als Konzept auch nicht auf die Beziehung der meisten Menschen zu E-Mail ein. Einen leeren Posteingang zu haben, weil Sie ihn alle 20 Minuten überprüfen oder jedes Mal, wenn Sie eine Benachrichtigung erhalten und sofort auf alles reagieren, ist kaum eine gute Sache. Wenn Sie 4 Stunden pro Tag für den Hin- und Her-Austausch von E-Mails arbeiten, sind Sie ebenfalls nicht produktiv, selbst wenn Sie am Ende des Tages den Posteingang Null erreichen.

Ivan Pavlov war ein russischer Nobelpreisträger, der für seine Arbeiten zur klassischen Konditionierung berühmt wurde. Indem er jedes Mal, wenn er einen Hund fütterte, eine Glocke läutete, konnte er den Hund auch ohne Futter verspeisen. Als Psychologiestudent spalte ich jetzt jedes Mal, wenn ich über Pavlov spreche!

Der Kernpunkt der klassischen Konditionierung ist, dass je mehr auf einen Reiz eine Antwort folgt, desto schwieriger ist es, sie zu trennen. Jedes Mal, wenn Sie morgens Ihre E-Mails abrufen oder wenn eine neue Benachrichtigung eingeht, müssen Sie sich darauf einstellen, dass Sie dasselbe tun.

Um wirklich über den Posteingang hinaus zu gehen, müssen Sie die Kontrolle darüber erhalten, wie Sie E-Mails empfangen und beantworten-Sie müssen den Pawlowschen Zyklus durchbrechen. Ein leerer Posteingang ist nur ein möglicher Schritt auf diesem Weg.

Die fünf Prinzipien

Glücklicherweise ist das Lösen unerwünschter E-Mail-Überladungen und der Pavlovian-Beziehung problemlos möglich. Es gibt einige einfache Prinzipien, die sicherstellen, dass Sie, wenn Sie sie in die Praxis umsetzen, fast alle E-Mails erhalten möchten und dass Sie die Kontrolle darüber haben, wann und wo Sie sie überprüfen.

Prinzip eins: Nicht überlappende Silos

Um das Problem der Social Media-Benachrichtigung zu lösen, verwende ich die Idee von nicht überlappenden Silos. Alle Facebook-Benachrichtigungen sollten im Facebook-Ende der Story bleiben. Sie sollten nicht in meinem E-Mail-Posteingang, im Benachrichtigungsmenü meines Handys oder an einem anderen Ort als Facebook angezeigt werden. Keine Facebook-Benachrichtigung wird jemals so wichtig sein wie eine E-Mail von meinem Redakteur, daher sollten sie nicht auf dieselbe Weise behandelt werden.

Handlungsschritte

Verbringen Sie 30 Minuten, um sich bei allen Ihren Social-Media-Konten anzumelden und jede Benachrichtigungs-E-Mail abzubestellen. Sie können überrascht sein, wie viele Kontrollkästchen Sie deaktivieren müssen. Mein anderer MakeUseOf-Autor Justin hat einen großartigen Artikel darüber geschrieben, wie man mit NotifyMeNot keine nervigen Social-Media-E-Mails mehr macht. NotifyMeNot führt Sie durch die Schritte zum Abbestellen aller E-Mail-Benachrichtigungen der wichtigsten Websites für soziale Netzwerke.

Prinzip Zwei: Deal oder Delete

Das Newsletter-Problem ist etwas schwieriger zu lösen. Das Problem ist, dass Sie sich in vielen Fällen aktiv für einen Newsletter angemeldet haben, weil er Informationen enthielt, die Sie erhalten wollten. Wenn Sie ein digitaler Horter wie ich sind, können Sie versuchen, sich selbst davon zu überzeugen, dass Sie diese täglichen Groupon-Angebote erhalten möchten. Das Prinzip des Deal- oder Delete-Prinzips hilft Ihnen, diese Hortinstinkte zu überwinden.

Handlungsschritte

Nehmen Sie sich jeden Tag 15 Minuten Zeit, um alle E-Mail-Newsletter in Ihrem Posteingang zu lesen. Für jeden müssen Sie ihn vollständig lesen oder abbestellen. Wenn Sie es nicht während der dafür vorgesehenen Zeit lesen, werden Sie es niemals tun.

Innerhalb von zwei Wochen habe ich fast drei Viertel der Newsletter abbestellt, die ich abonniert hatte. Jedes Mal, wenn sich ungelesene Newsletter in meinen Posteingang schleichen, setze ich den Deal wieder ein oder lösche ihn.

Prinzip Drei: Maximale E-Mail-Zeit

Für viele Menschen - auch ich, wenn ich E-Mails nicht sorgfältig überprüfe - ist eine reflexive Aktion. Wenn Sie nicht aktiv etwas tun oder für einen Sekundenbruchteil abgelenkt sind, öffnen Sie Ihren Posteingang und prüfen Ihre E-Mails. Es mag zwar keine große Sache sein, aber es bricht Ihren Fluss und Sie sind schockiert darüber, wie lange Sie das Prüfen von E-Mails tatsächlich ausgeben. Wie Sie die E-Mail-Abhängigkeit durch das Verfolgen von Inbox-Gewohnheiten überwinden können? Tage, und es ist hinterlistig. Sie können die Kontrolle über Ihre Zeit wiedererlangen. Finden Sie heraus, wie viel Zeit Sie jetzt für E-Mails verwenden und stehlen Sie sie zurück. Weiterlesen .

Weitaus besser, wie mein Schriftsteller Akshata empfiehlt, ist es, feste Zeiten zuzuweisen und dann nur die E-Mail zu checken. Ich würde weiter gehen und vorschlagen, sowohl die E-Mail-Überlastung als auch die pawlowische Beziehung anzugehen - Legen Sie eine maximale E-Mail-Zeit fest.

Wenn Sie gerade eine E-Mail beantworten, wenn Ihre Zeit abgelaufen ist, speichern Sie sie in Entwürfen und holen Sie sie am nächsten Tag ab.

Handlungsschritte

Wählen Sie ein oder zwei Mal aus, um die E-Mails pro Tag abzufragen, und ermitteln Sie, wie lange Sie für die Bearbeitung Ihrer wichtigen E-Mails benötigen. Dies ist Ihre maximale E-Mail-Zeit. Alles über 45 Minuten ist wahrscheinlich zu lang. Überprüfen Sie die E-Mail nur zu diesen Zeiten und überschreiten Sie nicht die maximale E-Mail-Zeit. Wenn Sie gerade eine E-Mail beantworten, wenn Ihre Zeit abgelaufen ist, speichern Sie sie in Entwürfen und holen Sie sie am nächsten Tag ab.

Obwohl dies eine extreme Lösung ist, können Sie, wenn Sie eine angemessene maximale E-Mail-Zeit festlegen, mit allen wirklich wichtigen E-Mails umgehen, während Sie nur die dringendsten E-Mails ignorieren. Wenn Sie sich nicht mit dem Umfang der E-Mails beschäftigen können, müssen Sie einige der in diesem Artikel beschriebenen Prinzipien verwenden, um die Anzahl der empfangenen E-Mails zu reduzieren.

Prinzip Vier: Fragen Sie sich “Warum?”

Manche Menschen haben nicht den Luxus, zu bestimmten Zeiten nur E-Mails abrufen zu können. Wenn Sie einer von ihnen sind, können Sie die unaufhörliche E-Mail-Überprüfung trotzdem angehen. Im Laufe des Tages gibt es Zeiten, zu denen Sie Ihre E-Mail abrufen müssen. Vielleicht hat Ihr Chef gefragt, ob John einen Bericht gesendet hat. Aber es wird auch Zeiten geben, in denen Sie es ohne wirklichen Grund überprüfen.

Handlungsschritte

Wenn Sie keine Zeit für das Abrufen von E-Mails festlegen können, fragen Sie sich bei jedem Blick in Ihren Posteingang, warum Sie dies tun, und schreiben Sie die Antwort in eine Textdatei oder auf ein Blatt Papier. Fassen Sie alle guten Gründe zusammen - “Chef hat mich gebeten”, “für eine Stunde vom Schreibtisch entfernt” - und all die schlechten Gründe- “Zaudern”,”am Telefon und brannte dazu”, “auf eine Benachrichtigung antworten” - am Ende des Tages. Ziel ist es, die Anzahl der schlechten Gründe zu minimieren. Sobald Sie sich dessen bewusst sind Warum Wenn Sie E-Mails abrufen, können Sie sicherstellen, dass Sie dies nur tun, wenn ein eindeutiger Grund vorliegt.

Prinzip fünf: Minimierung der Eingänge

Wenn Sie alle vorherigen Prinzipien in die Praxis umgesetzt haben und noch mit E-Mails verschneit werden, müssen Sie die Eingaben ansprechen. Die hauptsächliche verbleibende Quelle für unerwünschte E-Mails stammt von ausläuferfreundlichen Mitarbeitern. Es gibt zwei Schritte, um es anzugehen - der erste ist der Ändern Sie die E-Mails, die Sie senden, die zweite ist zu Sprich mit deinen Kollegen.

Handlungsschritte

Betrachten Sie jede E-Mail, die Sie schreiben. Wenn es sich um eine Ein-Wort-E-Mail handelt “perfekt” oder “Vielen Dank” schick es nicht; Wenn Sie auf die Informationen in der E-Mail eingehen, die Sie erhalten haben, ist es offensichtlich, dass Sie sie lesen und die Bestätigung daher nicht erforderlich ist. Wenn es Unklarheiten gibt, entfernen Sie diese. Anstatt zu fragen, ob jemand am Nachmittag frei ist, fragen Sie, ob er zu einer bestimmten Zeit frei ist.

Wenn es ein Hin und Her gibt, nehmen Sie Ihr Telefon und rufen Sie an. Es dauert weniger als eine Minute, bis fünf E-Mails aus dem Telefon laufen.

Betrachten Sie jede E-Mail, die Sie schreiben.

Beenden Sie Ihre E-Mails, indem Sie sagen, was Sie vom Empfänger erwarten. Teilen Sie ihnen mit, dass Sie nicht nach einer Antwort suchen, sondern davon ausgehen, dass sie damit beginnen, an dem zu arbeiten, was Sie gesendet haben. Stellen Sie sicher, dass Sie ihnen alles geben, was sie brauchen, damit sie nicht zu Ihnen zurückkommen müssen.

Wenn Sie Ihre E-Mails so strukturiert haben, dass Sie nicht unnötig antworten und die Reaktionszeiten für andere auf ein Minimum reduzieren, ist es an der Zeit, mit Ihren Kollegen zu sprechen. Beginnen Sie bei den schlimmsten Straftätern höflich, dass Sie nicht in E-Mails eingebunden werden, es sei denn, sie sind wichtig und relevant. Bitten Sie in ähnlicher Weise darum, dass die Menschen, sofern möglich, nur auf den Absender antworten und nicht alle antworten.

Ein Hinweis zu Fan-Mail

Wenn Sie bekannt sind oder als Experte wahrgenommen werden, erhalten Sie eine E-Mail von Fremden, die um Rat gefragt wird. Der Schlüssel zum Umgang mit dieser Art von E-Mails besteht darin, zu prüfen, ob sie gewollt oder unerwünscht sind. Auch wenn es eine Bürde sein kann, eine Stunde am Tag mit unaufgeforderter Bitte um Rat zu verbringen, wenn diese Personen potenzielle oder aktuelle Kunden sind, möchten Sie wahrscheinlich von ihnen hören.

Wenn Sie dagegen durch die Beantwortung nichts gewinnen können, müssen Sie überlegen, wie sie überhaupt auf Ihre E-Mail zugreifen können. Wenn es öffentlich auf Ihrer Website veröffentlicht ist, entfernen Sie es. Wenn dies nicht möglich ist und das E-Mail-Volumen nicht verwaltet werden kann, können Sie erwägen, alle unwichtigen E-Mail-Aufgaben an einen virtuellen Assistenten zu delegieren.

An den meisten Tagen erhalte ich eine E-Mail von Leuten, die die von mir geschriebenen Tutorials gelesen haben. Beim Aufwachen zu einer Tirade, in der erklärt wird, warum Software X besser ist als Software Y und dass ich ein Idiot bin, weil ich über Y schreibe, ist unangenehm. Alles in allem mag ich es, Feedback von Leuten zu erhalten, die meine Arbeit gelesen haben. Ich habe großartige Anregungen für die folgenden Tutorials.

Fazit

Inbox Zero ist prinzipiell eine großartige Idee, kann sich jedoch nicht mit dem Kernpunkt des E-Mail-Problems auseinandersetzen: Es wird sichergestellt, dass Sie nur E-Mails erhalten, die Sie erhalten möchten, und dass Sie damit zu Ihren eigenen Bedingungen umgehen. Das Löschen von Social-Media-Benachrichtigungen, ungelesenen E-Mail-Newslettern und unnötigen geschäftlichen E-Mails, um Posteingang Zero zu erreichen, ist unnötig. Es ist viel besser, sich für kurze Zeit ein paar Minuten am Tag zu nehmen und einige der Grundsätze in diesem Lernprogramm anzuwenden und Ihre Beziehung per E-Mail ein für alle Mal anzusprechen.

Bildnachweise: Harry Guinness, Pavlovs Hund (Shutterstock), Spam (Shutterstock)

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