10 Möglichkeiten, sich aus Aufgabenrückständen zu befreien

Das haben wir alle schon durchgemacht. Die halb geschriebene To-Do-Liste, die sich über Ihren Arm erstreckt. Die unaufhörlichen Benachrichtigungen, die unsere Aufmerksamkeit erfordern. Das Gefühl, in einer Liste unendlicher Aufgaben zu ertrinken - von einem Computer, der darauf wartet, konfiguriert zu werden, über ein nicht abgespieltes Spiel bis zu einem furchterregenden Posteingang. Der Rückstand, den wir fürchten, wird bleiben. Aber hier sind 10 Tipps, wie Sie sich aus dieser Situation herauskriegen können.

Mind Dump Ihre Aufgaben

Der Sinn eines Mind Dumps ist zu erreichen Tabula Rasa. Eine leere Tafel. Eine saubere Startplatine, die Ihnen die Klarheit gibt, mit weniger Stress und mehr Produktivität fortzufahren. Kurz gesagt, nehmen Sie sich etwas Zeit (eine oder zwei Stunden sollten ausreichend sein), um diesen geistigen Rückstand zu beseitigen, indem Sie jede denkbare Aufgabe in ein Word-Dokument, ein Blatt Papier oder einen kräftigen Stapel von Haftnotizen gießen. Seien Sie gewarnt, die Anzahl der Aufgaben wird oft verdammt deprimierend sein. Ich habe das vor ein paar Monaten gemacht und die Liste war weit über 200 Artikel lang.

Bevor Sie diese Aufgaben aus dem Kopf werfen, erhalten Sie auf natürliche Weise täglich / stündlich / minutenweise Erinnerungen aus Ihrem Gehirn, die Ihr Wach- (und Schlaf-) Leben belasten.”Ich muss heute Abend den Rasen abschneiden!”. “Ich habe Steve versprochen, letzte Woche anzurufen”. “Ich habe diese Lampe immer noch nicht repariert”. “Ich muss diesen E-Mail-Rückstand löschen”. Das ist natürlich anstrengend und lenkt Sie von den Dingen ab, auf die Sie sich konzentrieren sollten. Also, machen Sie Ihren Kopf leer und schreiben Sie alles auf, was Sie tun müssen, egal wie klein. Von hier aus können Sie anfangen, sich zu organisieren, anstatt diese ständige nörgelnde Stimme im Hinterkopf zu haben und endlich damit zu beginnen, die Dinge zu erledigen!

Organisieren Sie Ihre Aufgabenliste

Ich bin kein Verfechter von Mind-Dumping und dem Schreiben von Listen unter der falschen Annahme, dass dies der Fall ist “produktiv” an sich, aber durch eine umfassende To do-Liste, die auf eine Art und Weise organisiert ist, die hilfreich ist für dich, Sie werden in der Regel in der Lage sein, durch diese Elemente in einem zu hämmern weit effizienter als nur blind zu gehen.

Wenn es um das Organisieren einer To-Do-Liste geht, gibt es keinen richtigen Weg, aber es gibt eine Reihe von Optionen. Es liegt an Ihnen, zu entscheiden, welches das Beste für Sie ist. Sie können Ihre Liste in persönliche, berufliche, soziale usw. Bereiche aufteilen. Jede dieser Listen kann auf verschiedene Arten organisiert werden. Einige davon basieren auf:

Kontext
Kategorisieren Sie Ihre Aufgaben je nachdem, wo und wann diese erledigt werden müssen. Zum Beispiel, “Offline” Elemente können ausgeführt werden, wenn Sie keine Verbindung zum Internet herstellen können. “Freizeit” Artikel können Sie von zu Hause aus erledigen, anstatt fernzusehen. “Stadt, Dorf” Gegenstände können Aufgaben sein, wie zum Beispiel zur Bank zu gehen, Gegenstände in verschiedenen Geschäften abzuholen / zurückzugeben. “Arbeit” Gegenstände werden natürlich bei der Arbeit gemacht.

Speichern Sie jede dieser Listen in einer Erinnerungs- / Listen-App, mit der Sie Kategorisieren können, z. B. Trello oder Apple Reminders, und von überall auf diese zugreifen. Wenn Sie also von der Arbeit nach Hause kommen, können Sie einfach Ihre überprüfen “Freizeit” Liste, um zu sehen, ob es irgendetwas gibt, an dem Sie arbeiten können, ohne an die erschreckende Menge an Aufgaben erinnert zu werden, die bei der Arbeit noch zu erledigen sind.

Fälligkeitsdatum
Organisieren Sie Ihre To-Do-Liste von den ältesten Elementen bis zu den letzten Artikeln, damit Sie so schnell wie möglich die verpassten Termine einhalten können. Einige Artikel haben möglicherweise kein bestimmtes Fälligkeitsdatum, aber Sie könnten eine App wie Any.do verwenden, um diese als "heute", "morgen", "bevorstehend" oder "irgendwann" zu kennzeichnen..

Priorität
Einige Elemente haben eine höhere Priorität als andere. Daher ist es für Sie möglicherweise die beste Lösung, zuerst die höchste Priorität in Angriff zu nehmen. Aufgaben aufteilen “Dringend”, “Etwas dringend”, und “Nicht dringend” Listen helfen Ihnen bei der Auswahl, welche Aufgabe zuerst erledigt werden muss (d. h. oft die schwierigste, wichtigste Aufgabe).

Da ein paar Elemente mit höherer Priorität abgeschlossen und von Ihrer Liste gekreuzt werden, sollten Sie sich durch den Rückstand weit weniger gestresst fühlen.

Motivation
Organisieren Sie Ihre Listen so, dass Sie bestimmte Aufgaben haben kennt Sie können angreifen, wenn Sie satt oder voller Energie sind. Wenn Sie nach einem anstrengenden Tag im Büro oder nach einer harten Nacht in der Stadt lethargisch sind, haben Sie eine weitere Liste mit Aufgaben. Wenn Menschen sich müde fühlen, vermeiden sie unter Umständen die Arbeit um jeden Preis. Wenn Sie jedoch wissen, dass einige Aufgaben erledigt werden können, ohne dass Sie viel mentale Energie aufwenden müssen, wenden Sie sich eher diesen Aufgaben zu, anstatt zu Netflix zurückzukehren.

Denken Sie daran, diese Listen immer auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn eine neue Aufgabe ausgeführt wird, fügen Sie sie so bald wie möglich der richtigen Beschriftung / Liste hinzu, damit der geistige Rückstand nicht erneut aufgebaut wird.

Stapelverarbeitende ähnliche Aufgaben

Der Wechsel von einer Aufgabe zu einer ganz anderen Aufgabe erfordert ihren Tribut. Einige sagen sogar, dass Multitasking Ihre Produktivität um 40% reduzieren kann. Anstatt ständig von einer Aufgabe zu einer anderen zu wechseln, hofft das Sein “beschäftigt” ist dasselbe wie das Sein “produktiv”, Versuchen Sie, ähnliche Aufgaben zusammenzustellen, um sie auf einen Schlag aus dem Weg zu räumen.

Lesen Sie beispielsweise Artikel / Blogs während eines zugewiesenen Zeitraums und nicht den ganzen Tag. Verwenden Sie Tools wie Instapaper, um Artikel zu speichern, um sie später lesen zu können, und Digg Reader, um zu einem geeigneten Zeitpunkt (z. B. auf dem Weg zur Arbeit) mit Ihren Lieblingsblogs auf dem Laufenden zu bleiben. Wenn Sie Ihre Aufgaben so organisieren (durch den Kontext, wie oben beschrieben), können Sie in "die Zone" gehen und ähnliche Aufgaben auf einmal durchgehen, um das ultimative Gefühl zu bekommen, schnell eine Reihe von Aufgaben zu erledigen zur selben Zeit.

Entlang einer ähnlichen Linie “Gerade rechtzeitig” Lernen statt “Nur für den Fall” Lesen, um Zeit zu sparen jetzt. Dies bedeutet, dass nützliche Artikel mit Tools wie Evernote Web Clipper nur zum Lesen gespeichert werden wenn du sie brauchst anstatt sie zu lesen nur für den Fall Sie benötigen das Wissen in der Zukunft.

Ablenkungen entfernen

Entfernen Sie so viele Ablenkungen wie möglich, wenn Sie sich auf Ihr Aufgaben-Backlog konzentrieren. Sagen Sie Ihrer Familie, dass Sie die nächsten paar Stunden nicht gestört werden sollen. Schalten Sie Ihr Handy aus. Wenn dies nicht möglich ist, schalten Sie es mindestens in den stillen Modus oder trennen Sie es vom Internet. Viele Aufgaben erfordern Ihre volle Aufmerksamkeit. Laut einer Basex-Studie kosteten Unterbrechungen US-Unternehmen 588 Milliarden Dollar pro Jahr, was darauf hinweist, wie viel Zeit verschwendet wird, wenn Sie sich diesen Ablenkungen öffnen.

Halten Sie sich an die Zwei-Minuten-Regel

Wenn Sie Ihre vollständige To-Do-Liste vor sich haben oder Ihren Posteingang durchgehen, halten Sie sich an die 2-Minuten-Regel. Einfach gesagt, wenn es nur 2 Minuten oder weniger dauert, mach es jetzt. Schiebe es nicht zurück. Sortieren Sie es nicht in eine separate Liste. Mach es jetzt. Wenn Sie einen Posteingang mit über 150 ungelesenen E-Mails durchgehen, werden Sie erstaunt sein, mit wie vielen dieser Nachrichten in weniger als zwei Minuten verfahren werden kann. Wenn Sie dies erkennen, erreichen Sie Posteingang 0 in 4 einfachen Schritten zum Erreichen und Verwalten von Posteingang 4 in Google Mail. 4 Einfache Schritte zum Erreichen und Verwalten von Posteingang 0 in Google Mail. Lesen Sie mehr.

Die 2-Minuten-Regel ist auch erstaunlich, um Sie in die richtige Einstellung zu bringen, um eine viel größere Aufgabe zu bewältigen. Wenn Sie einen schwierigen Bericht zu schreiben haben, überzeugen Sie sich, dass Sie nur etwas ausgeben 2 Minuten auf dem Bericht. Die Trägheit, die Sie häufig aus diesen zwei Minuten aufbauen, reicht aus, um 30, 90, 120 Minuten oder noch länger in Bewegung zu bleiben. Wenn Sie versuchen, ein Level in einem bestimmten Spiel zu meistern, versuchen Sie es nur zwei Minuten lang. Wenn Sie eine schwierige Entscheidung treffen müssen, nehmen Sie Stift und Papier und basteln Sie für nur 2 Minuten. Dieses zweiminütige Versprechen an sich selbst reicht oft aus, um Sie dazu zu bringen, sich um Dinge zu kümmern, die möglicherweise unangetastet auf Ihrer Aufgabenliste stehen Monate.

E-Mail-Konkurs anmelden

Wenn einer Ihrer größten Kopfschmerzen ein unaufhörlich überlaufender Posteingang ist, der ständig randvoll ist und keine Anzeichen für eine Entlastung zeigt, haben Sie zwei Möglichkeiten. Bereinigen Sie zunächst Ihre E-Mail-Abonnements mit einem Dienst wie Unroll.me. Sie können problemlos lebenslang Newsletter-Abonnements durchgehen und sich entweder abbestellen oder innerhalb von Minuten zu einer "Rolle" (einer aggregierten, täglichen E-Mail) hinzufügen, um die Anzahl unnötiger E-Mails zu reduzieren, die täglich in Ihrem Posteingang landen.

Wenn dies einfach nicht genug ist, kann es Zeit sein, E-Mail-Konkurs anzumelden. Michael Hyatt sagt:

Sie wissen, es ist Zeit für die Insolvenz von E-Mails, wenn:

• Sie haben mehr als fünfhundert ungelesene E-Mail-Nachrichten in Ihrem Posteingang.
• Ihre Kollegen beschweren sich über Ihre mangelnde Reaktionsfähigkeit.
• Sie haben in der letzten Woche mehr als einmal jemanden sagen lassen, “Hast du die Email erhalten, die ich dir geschickt habe? Ich habe nichts von dir gehört.”
• Sie fühlen sich ängstlich oder überfordert, wenn Sie an E-Mails denken.

Von hier aus können Sie entweder die extreme Option auswählen, jede einzelne ungelesene E-Mail auszuwählen (? -A auf dem Mac oder Strg-A auf dem PC), oder Sie können sich für die Vorgehensweise von Michael Hyatt entscheiden und Ihre E-Mails nach Namen sortieren und antworten einige wichtige E-Mails, aber nach 15 bis 30 Minuten hören Sie auf zu antworten, wählen Sie alles aus und archivieren Sie es alles. Jeden. Single. Email.

Der Punkt hier ist, wenn etwas wirklich wichtig ist, erhalten Sie einfach eine weitere Erinnerungs-E-Mail darüber. Wenn nicht, haben Sie sich eine Menge Zeit gespart. Genießen Sie den Blick auf einen vollständig leeren Posteingang. Es ist ein seltener Anblick. Versuchen Sie von nun an, den Überblick über diese E-Mails zu behalten, und gestatten Sie niemals, dass der E-Mail-Auftragsbestand wieder so große Längen erreicht!

Bleiben Sie bei Ihren natürlichen Rhythmen

Wir alle haben produktive Stunden, in denen wir uns motiviert, motiviert und bereit fühlen, unsere schwierigsten Projekte anzunehmen. Wir haben auch Stunden, in denen wir das Gefühl haben, dass alles andere als das geistlose Fernsehen funktioniert. Durch das Lernen über wann Wenn diese Stunden in unserem Leben vorkommen, können wir unsere To-Do-Liste um sie herum organisieren, um sicherzustellen, dass das erledigt wird, was erledigt werden muss.

Für ein wenig Hintergrund haben unsere Körper unterschiedliche zirkadische und ultradiane Rhythmen. Circadiane Rhythmen dauern im Allgemeinen etwa 24 Stunden (d. H. Reagieren auf Tageslicht und Nacht). Ultradiane Rhythmen sind viel kürzere Gehirnwellenzyklen von normalerweise 90-120 Minuten.

Indem Sie die Rhythmen Ihres eigenen Körpers kennen lernen, können Sie Ihre Natürlichkeit nutzen “Höhen und Tiefen”. Wenn Sie beispielsweise das Gefühl haben, dass eine natürliche Wachsamkeit über Sie kommt, ist dies wahrscheinlich der Beginn Ihres ultradianen Rhythmus. Nutzen Sie dies, aber behalten Sie die Uhr im Auge. Wenn etwa 90 Minuten abgelaufen sind und Sie sich schläfriger fühlen, machen Sie eine Pause. Während dieser Zeit werden Sie am wahrscheinlichsten zögern und Fehler machen. Um Ihnen zu helfen, probieren Sie einige dieser Pomodoro-Apps aus. Mit diesen Pomodoro-Technik-Apps schneiden Sie durch Aufschieben mit diesen Pomodoro-Apps Apps und Software Durchschreiben Sie mit diesen Pomodoro-Apps-Anwendungen und -Software es infiziert Amateure und Profis gleichermaßen. Als Schriftsteller leide ich täglich an Zaudern. Einige Leute… Lesen Sie mehr, um Sie daran zu erinnern, wann Sie kurze Pausen einlegen und wann lange.

Ernest Rossi sagt zu diesem Thema:

Die Grundidee ist, dass Sie etwa anderthalb Stunden eine Pause einlegen müssen. Wenn Sie dies nicht tun, sind Sie möglicherweise auf dem Weg zum Ultradian Stress-Syndrom: Sie werden müde und verlieren Ihren mentalen Fokus Fehler machen, gereizt werden und Unfälle haben - Wenn Sie das Bedürfnis nach einer Pause weiterhin ignorieren, können Sie mehr und mehr Stress erfahren, bis Sie tatsächlich krank werden.

Kurz gesagt, achten Sie auf die Zyklen Ihres Körpers und drücken Sie sich nicht zu stark. Es ist oft am besten, einen Auftragsstau über einen Zeitraum von mehreren Wochen und nicht nur über ein paar Tage hinweg zu überwinden, da dies dazu führen kann, dass Sie aufgebraucht und erschöpft sind. Dies führt dazu, dass sich beim Wiederherstellungsversuch ein weiterer Rückstand aufbaut.

Verwenden Sie Trello für einen Kanban-Workflow

Ich persönlich Liebe Trello für die Aufgabenverwaltung, insbesondere die Nutzung der Plattform für einen Kanban-Workflow. Trello ist ein kostenloses System, in dem Sie Karten einrichten können, die jeweils Karten enthalten. Jede dieser Karten ist ein Element auf Ihrer Aufgabenliste. Um dies als Kanban-System einzurichten (was bei Toyota sehr beliebt ist), beginnen Sie einfach mit drei vertikalen Listen (von links nach rechts)., “Rückstand”, “In Bearbeitung”, und “Abgeschlossen” (Sie können natürlich in der richtigen Reihenfolge weitere hinzufügen, z. B. “Prüfung”, “Rezension”, kommt auf die Situation an). Eine ausführlichere Erläuterung des Kanban Trello-Workflows finden Sie hier. Das grundlegende Ziel besteht jedoch darin, die einzelnen Elemente von links (Rückstand) nach rechts (abgeschlossen) zu verschieben. Sobald ein Element den rechten Stream erreicht, wissen Sie, dass es abgeschlossen ist, und Sie können dieses Element archivieren.

Dieser Ansatz hilft Ihnen nicht nur zu erkennen, woran gearbeitet werden muss, woran gerade gearbeitet wird und was getan wurde, sondern fügt ein wenig hinzu “Gamification” Element zu Ihrem Aufgabenrückstand und hält Sie so motiviert “Rückstand” Die Liste wird immer kleiner. Oh, und Sie können diesen Ansatz auch verwenden, um mit jedem, den Sie kennen, in Kontakt zu bleiben.

Verwenden Sie Entscheidungsbäume für eine einfachere Entscheidungsfindung

Wir können oft ausgeben Weg zu lange mit Entscheidungen. Entscheidungsbäume können dazu beitragen, diesen Prozess einfacher und effizienter zu gestalten, so dass Sie schnell von der Entscheidungsfindung abrücken und wichtigere Dinge erledigen können. Sehen Sie sich dieses Video für eine interessante Einführung an:

Öffentliche Rechenschaftspflicht

Indem Sie Ihr Ziel öffentlich bekanntgeben. Wie Sie die Motivation töten, Vampire saugen und beenden, was Sie beginnen. Wie Sie die Motivation töten, Vampire saugen und beenden. Ja, wir haben alle. Die Geschichte ist immer die gleiche. Wir fangen mit einer Idee an, können sie aber nie durchsetzen. Brechen Sie die spröden Hindernisse und bleiben Sie mit diesen Tipps. Lesen Sie mehr zu sagen, “Um 6 Uhr bis zum Posteingang Null”, oder “Erledige meine wichtigsten 2 Aufgaben bis 14 Uhr”, Sie sind viel wahrscheinlicher erfolgreich. Unabhängig davon, ob Sie einem Freund eine SMS senden, einen Facebook-Post veröffentlichen, twittern oder eine App wie beispielsweise Lift verwenden, mit der andere Benutzer Ihnen Requisiten zur Erzielung einer täglichen Gewohnheit geben können. Dieses zusätzliche Maß an Verantwortlichkeit wird Sie zum Erfolg motivieren.

So halten Sie Ihr Backlog überschaubar

Wenn Sie es geschafft haben, Ihren Rückstand in den Griff zu bekommen, sollten Sie darauf achten, dass dies so bleibt. Ein paar Hinweise (abgesehen von den oben genannten Vorschlägen) sind:

• Halten Sie Ihre Aufgabenlisten auf dem neuesten Stand. Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf sie verlassen können, damit Ihr Verstand klar ist, um die anstehenden Aufgaben einfach zu erledigen.
• Lebe nach deinem Kalender. Lernen Sie, sich auf Ihren Kalender zu verlassen, und behandeln Sie ihn als heilig. Wenn etwas geplant ist Muss fertig, sonst wächst der Rückstand einfach. Und wächst. Und wächst.
• Build in regelmäßigen Bewertungen. Überprüfen Sie Ihre Aufgaben jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat. Entfernen Sie alles, was nicht benötigt wird, und fügen Sie alles hinzu, was fehlt. Wissen Sie, was wann zu tun ist.
• Lerne, Nein zu sagen. Um Ihren Rückstand unter Kontrolle zu halten, müssen Sie lernen zu sagen “Nein” öfters. Ein großartiges Buch für ein umfassenderes Verständnis dieses Themas ist Essentialism: Das disziplinierte Streben nach Weniger von Greg McKeown

Wir alle wissen, wie es sich anfühlt, als ob Sie in einem Meer von Aufgaben ertrinken würden, aber ich hoffe, diese Vorschläge können Ihnen helfen, verschiedene Ansätze zu verwenden, um diese wachsende Liste in Angriff zu nehmen und sie unter Kontrolle zu halten!

Welche anderen Strategien und Taktiken haben Sie angewendet, um Ihren Auftragsbestand effizient zu durchlaufen? Bitte lass es mich in den Kommentaren wissen!

Erfahren Sie mehr über: GTD, Zeitmanagement.