Lassen Sie nicht zu, dass aus einer E-Mail eine Sicherheitsverletzung wird

Die Chancen stehen gut, dass jemand, den Sie kennen, von "Accidental Reply All" betroffen ist. Es ist eine peinliche und völlig vermeidbare Bedingung, und das ist durchaus üblich. Die Menschen sind zu ihren Kollegen gekommen, haben Patientennamen geteilt und E-Mail-Adressen aufgedeckt - einfach indem sie versehentlich Reply All getroffen haben. Im Jahr 1997 erlebte Microsoft einen Ausbruch von Accidental Reply All, der schätzungsweise 15 Millionen E-Mails enthielt.

Es ist nicht immer nur peinlich; Sie könnten tatsächlich einen schwerwiegenden Sicherheitsverstoß erleiden, wenn Sie alle Antworten missbrauchen. Wenn Sie Kontoinformationen oder Geschäftsgeheimnisse versenden und versehentlich Personen einschließen, die nicht kopiert werden sollen, kann dies zu ernsthaften Problemen führen. Möchten Sie sicherstellen, dass Sie nicht versehentlich antworten? So schützen Sie sich.

Wenn Sie Outlook verwenden

Um am besten auf Nummer sicher zu gehen, entfernen Sie die Schaltfläche "Alle antworten" vollständig. In Outlook 2003 oder 2007 können Sie einfach auf klicken nach unten zeigender Pfeil Klicken Sie ganz rechts in der Symbolleiste auf Schaltflächen hinzufügen oder entfernen, und alle antworten loswerden. Sie können dasselbe in Outlook 2010 oder 2013 tun, aber es ist etwas komplizierter.

CNET gibt die folgenden Anweisungen. Gehe zu Datei> Optionen> Multifunktionsleiste anpassen. Klicke auf Antworten Klicken Sie im rechten Bereich auf und klicken Sie dann auf OK Löschen. Klicken Neue Gruppe zweimal und benennen Sie die erste neue Gruppe (Benutzerdefiniert) um “Antworten (Benutzerdefiniert)” und der zweite als “Allen antworten (Custom).” Klicken Hauptregisterkarten Im linken Bereich erweitern Sie dann Home (Mail) und Antworten. Wählen Sie im rechten Bereich Antworten (Benutzerdefiniert).

Fügen Sie nacheinander die Befehle hinzu Briefantwort, Antworten, Nach vorne, Treffen, ICH BIN, und Mehr aus dem linken Bereich, um zu antworten (Benutzerdefiniert). Wählen Sie im rechten Bereich Allen antworten (Custom). Fügen Sie den Befehl hinzu Allen antworten. Wählen Allen antworten (Custom) und benutze die Nieder Taste, um es unter zu verschieben “Senden / Empfangen (IMAP / POP),” dann klick OK.

Eine einfachere Methode ist die Installation des TuneReplyAll-Add-Ons für Outlook. Auf diese Weise können Sie eine Popup-Warnung aktivieren, wenn Sie Reply All verwenden. Wenn Sie damit einverstanden sind, es an alle zu senden, drücken Sie einfach Ja. Wenn nicht, klicken Sie auf Nein.

Sie können auch eine Regel erstellen, mit der Outlook aufgefordert wird, Ihre Nachrichten mit einer Verzögerung zu senden. Einrichten von Microsoft Outlook für die E-Mail-Übermittlung Einrichten von Microsoft Outlook für die E-Mail-Übermittlung Weitere Informationen; Auf diese Weise haben Sie Zeit, um das Senden abzubrechen, wenn Sie feststellen, dass Sie auf Alle antworten klicken. Hier sind die Schritte, die Sie zum Erstellen dieser Regel ausführen müssen.

Klicken Extras> Regeln und Alarme> Neue Regel. In dem “Wählen Sie eine Vorlage aus” Klicken Sie unter Leere Regel auf Überprüfen Sie die Nachrichten nach dem Senden, und klicken Sie dann auf Nächster. Wählen Sie im Menü die gewünschten Optionen aus “Bedingung (en) auswählen” Liste und klicken Sie dann auf Nächster (Wenn Sie keine Bedingungen auswählen, wird die Regel auf jede Nachricht angewendet, die Sie senden.) In dem “Aktion (en) auswählen” Liste auswählen Verschiebung der Lieferung um einige Minuten. In dem “Bearbeiten Sie die Regelbeschreibung” Klicken Sie in dem Feld auf die unterstrichene Phrase eine Anzahl von und geben Sie die Anzahl der Minuten ein, die jede Nachricht verzögert werden soll, bis zu 120 Minuten. Klicken OK und Nächster, Fügen Sie die gewünschten Ausnahmen hinzu, und klicken Sie dann auf Nächster. Geben Sie der Regel einen Namen, überprüfen Sie die Aktivieren Sie diese Regel und klicken Sie auf Fertig.

Wenn Sie Google Mail verwenden

Eine der besten Funktionen von Google Mail Was ist neu in Good Old Google Mail? 5 Funktionen, die Sie überprüfen sollten Was ist neu in Good Old Gmail? 5 Funktionen, die Sie überprüfen sollten Möglicherweise haben Sie einige neue Funktionen verpasst, die Gmail im letzten Jahr schrittweise hinzugefügt hat. Schauen wir uns also an, was unsere Aufmerksamkeit verdient. Weitere Informationen, die Sie möglicherweise nicht verwenden, ist die Funktion "Rückgängig machen". Mit dieser Funktion können Sie das Senden einer E-Mail bis zu 30 Sekunden nach dem Klicken auf die Schaltfläche "Senden" abbrechen. So können Sie in letzter Sekunde einen Ausbruch aus Versehen mit allen Antworten verhindern. Wenn Sie einen Desktop-Gmail-Client verwenden Die Suche nach dem perfekten Mac-Desktop-Gmail-Client Die Suche nach dem perfekten Mac-Desktop-Gmail-Client Benötigen Sie einen Desktop-Client für Gmail auf Ihrem Mac? Hier sind die Besten, die wir finden konnten. Lesen Sie mehr, das wird Ihnen nicht helfen.

Eine weitere Sache, die Sie in Ihren Google Mail-Einstellungen einchecken können, ist, dass das Standardverhalten der Antwort auf Antworten statt auf Alle antworten eingestellt ist. Wenn Sie auf "Alle antworten" klicken, füllt Gmail bei jedem Klicken auf die Schaltfläche "Antworten" die Felder "An" und "CC" mit den Adressen der Personen, die auch in der ursprünglichen E-Mail kopiert wurden.

Boomerang, eine Google Mail-Zusatzanwendung Planen Sie Ihre Nachrichten in Gmail mit Boomerang Planen Sie Ihre Nachrichten in Gmail mit Boomerang Baydin (das Unternehmen hinter Boomerang) hat gerade angekündigt, dass Benutzer Nachrichten in Google Mail neu planen können, wenn sie bereits geplant wurden. Weitere Informationen: Mit dieser Funktion können Sie Nachrichten für den späteren Versand planen. In einigen Minuten oder Tagen können Sie darauf zurückgreifen, um sicherzustellen, dass Sie nichts Peinliches an alle Personen in Ihrer Kontaktliste senden. Wählen Sie das Verzögerungsintervall aus und klicken Sie auf Sende später, und klicken Sie dann auf Boomerang in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, um Ihre verzögerten Nachrichten zu verwalten. Einfach!

Wenn Sie andere E-Mail-Anbieter oder -Clients verwenden

Wenn Sie andere E-Mail-Anbieter oder -Clients verwenden, müssen Sie möglicherweise ein wenig graben. Mit der Thunderbird-Erweiterung "Später senden" können Sie festlegen, dass Ihre E-Mails zu einem späteren Zeitpunkt gesendet werden. Lotus Notes bietet die Send-Later-Funktionalität wie MailMate und Airmail.

Sie können auch webbasierte Dienste wie LetterMeLater verwenden, um E-Mails zu einem späteren Zeitpunkt zu senden. Nachdem Sie ein Konto erstellt haben, können Sie E-Mails erstellen, die zu einem späteren Zeitpunkt gesendet werden sollen, und Sie können sie auch verwalten, bevor sie gesendet werden, sodass Sie alle erforderlichen Änderungen vornehmen können. Sie können es sogar in Ihrem eigenen E-Mail-Programm verwenden.

Wenn Ihr E-Mail-Client keine dieser Optionen unterstützt, können Sie es sich immer zur Gewohnheit machen, Ihre E-Mail als Entwurf zu speichern und fünf oder zehn Minuten später darauf zurückzugreifen, um zu überprüfen, ob Sie möglicherweise keine Katastrophe ausgelöst haben Fehler, z. B. das Kopieren aller Personen in Ihrer Kundenliste oder das CCen des gesamten Büros.

Alle versehentlich antworten: Lassen Sie es nicht mit Ihnen passieren!

Die erste E-Mail wurde vor 44 Jahren verschickt. Sie würden denken, wir hätten versehentlich alles ausradiert, wie es passiert. Leider haben wir noch keinen Impfstoff, deshalb müssen Sie den Schutz selbst in die Hand nehmen. Wenn Sie alle Funktionen deaktivieren, das Versenden Ihrer E-Mails verzögern oder diese nur wenige Minuten später als Entwurf speichern, um sie zu senden, kann dies hilfreich sein. Nur Sie können versehentlich alle antworten!

Haben Sie versehentlich zu viele Informationen mit Reply All geteilt? Verwenden Sie eine der oben aufgeführten Strategien? Teilen Sie Ihre besten Taktiken zum Kampf gegen unbeabsichtigte Antworten unten mit!

Bildnachweis: thodonal88 hält seinen Kopf über Shutterstock

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