So senden Sie monatliche Rechnungen automatisch aus Google-Tabellen

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten oder Ihr eigenes Geschäft führen, ist es nicht immer leicht, sich daran zu erinnern, Ihre Rechnungen pünktlich zu versenden.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Google-Skript schreiben (sehr einfach, keine Sorge)..

Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie mit einem Makro dasselbe tun. Ein Makro kann Ihre Rechnung gut verpacken und per E-Mail an eine beliebige E-Mail-Adresse (oder Adressen) senden.

Schritt 1: Bereiten Sie Ihre monatliche Rechnung vor

Wenn Sie Ihre Rechnungen derzeit nicht mit Google Sheets verfolgen, sollten Sie dies wirklich tun. Auch wenn Sie noch nie etwas in Ihrem Leben programmiert haben Die 10 besten Einsteigerprojekte für neue Programmierer Die 10 besten Einsteigerprojekte für neue Programmierer Möchten Sie Programmieren lernen, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Diese Anfänger-Programmierprojekte und Tutorials werden Sie starten. Weiterlesen .

Google Sheets wird in der Cloud gespeichert, wo Sie auch über die Möglichkeiten von Google-Skripts verfügen. 3 Möglichkeiten zur Steigerung Ihrer Produktivität mit Google Scripts 3 Möglichkeiten zur Steigerung Ihrer Produktivität mit Google-Skripts Mit Google Skripts können Sie alle möglichen wirklich coolen Automatisierungen durchführen und Sie müssen sie nicht einmal von Grund auf neu erstellen. Steigern Sie Ihre Produktivität enorm. Lesen Sie mehr an Ihren Fingerspitzen. Aus diesem Grund ist Google Sheets weitaus mehr “internetfähig” als Excel ist.

Es spielt keine Rolle, wie Sie Ihre Rechnung formatieren, damit diese Lösung funktioniert. Nehmen wir uns einige Dinge vor, die Sie organisieren sollten, bevor Sie Ihr Google Script in Angriff nehmen.

Das ist nicht kompliziert. Sie müssen lediglich sicherstellen, dass das aktuelle Monatsblatt immer gleich benannt wird. In meinem Fall rufe ich es an “Rechnung”.

Am 1. des Monats wird die Rechnung automatisch gesendet. Etwas später in der ersten Woche benenne ich es einfach in diesen Monat und dieses Jahr um.

Dann das neu erstellen “Rechnung” und beginnen Sie erneut mit der Protokollierung für den aktuellen Monat.

Schritt 2: Erstellen Sie das Google-Skript

Um von Google Sheets in den Google Script Editor zu gelangen, klicken Sie einfach auf Werkzeuge im menü. Dann klick Script Editor.

Es ist klug, den Projektnamen in einen Namen umzubenennen, an den Sie sich später noch erinnern können, wenn Sie Ihre Skripts erneut durchgehen und optimieren müssen.

Als nächstes fügen Sie das folgende Skript ein.

function myFunction () var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (); var Dateiname = "aktueller Monat" + ss.getName (); var SendBook = ss.copy (Dateiname); var ToUser = "[email protected]" MailApp.sendEmail (an: ToUser, Betreff: "Hier ist meine Rechnung für den letzten Monat!", Körper: "Hallo! Ich habe meine Rechnung für diesen Monat angehängt. Danke für die Arbeit Ich weiß es wirklich zu schätzen! -Ryan ', Anhänge: [SendBook.getBlob (). setName (Dateiname)]); 

Wir haben die sendEmail-Funktion behandelt. So senden Sie E-Mails in einem Google Sheet mit Google-Skripts So senden Sie E-Mails in einem Google Sheet mit Google-Skripts Erfahren Sie, wie Sie Google Scripts verwenden, um die Produktivitätstools von Google wie Sheets und Docs zu automatisieren und Stunden zu sparen . Lesen Sie mehr in der Vergangenheit, wenn Sie daran interessiert sind, wie das funktioniert.

Bearbeiten Sie die richtigen Teile des Skripts, damit es an die richtige E-Mail-Adresse gesendet wird. Stellen Sie sicher, dass der richtige Name der Person, an die Sie ihn senden, auch im Körper verwendet wird.

Um zu testen, ob Ihr Skript funktioniert, füllen Sie das aus “ToUser” Text mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse.

Klicke auf das sparen Diskettensymbol im Menü, um das Skript zu speichern. Klicken Sie anschließend auf die abspielen Symbol (sieht aus wie ein rechter Pfeil).

Sie werden aufgefordert, die Autorisierung des Skripts für den Zugriff auf Ihre anderen Google-Daten (wie Google Mail und Sheets) zu bestätigen..

Möglicherweise erhalten Sie eine Warnung, dass das Skript unsicher ist. Dies liegt nur daran, dass Sie ein benutzerdefiniertes Skript schreiben, das von Google nicht geprüft oder zur weiteren Verwendung autorisiert wurde.

Sie können diese Warnung ignorieren, da Sie das Skript erstellt haben und wissen, dass es sicher ist.

Wenn es richtig läuft, sollten Sie eine E-Mail erhalten haben, die folgendermaßen aussieht:

Wie Sie sehen, wird die Tabelle als PDF an die E-Mail angehängt. Dies macht es dem Empfänger wirklich leicht, ihn zu öffnen und anzuzeigen, auch wenn er Google Sheets nicht verwendet.

Jetzt müssen wir dies automatisieren, damit es am 1. eines jeden Monats ausgeführt wird.

Schritt 3: Automatisieren Sie Ihr Rechnungsskript

Um Ihr Skript zu automatisieren, müssen Sie das erstellen, was als a bezeichnet wird “auslösen”.

Gehen Sie zurück zu Ihrem Google Script und klicken Sie auf Bearbeiten im Menü und wählen Sie Auslöser des aktuellen Projekts.

Da Sie noch keine Auslöser für dieses Projekt erstellt haben, ist dieses Feld leer.

Sie sehen einen blauen Link, der liest “Es sind keine Auslöser eingerichtet.” Klick es.

Wählen Zeitgesteuert stellen Sie den Timer auf Monatstimer, und belassen Sie die Nummer bei 1.

Sobald Sie auf Speichern klicken, wird das PDF-Format Ihrer Rechnung per E-Mail am 1. eines jeden Monats von Google Scripts gesendet.

Das ist alles dazu!

Wichtig ist nur, dass Sie Ihre Rechnung während des Monats gut auf dem neuesten Stand halten. Stellen Sie sicher, dass es fertig ist und am ersten Tag des nächsten Monats bereit ist.

Schritt 4: Erstellen Sie ein Makro

Es gibt einen anderen Ansatz, der nicht dem Programmieren entspricht, um dasselbe zu erreichen wie das Skript oben: Google Sheets enthält jetzt eine Makrofunktion Automatisieren von wiederkehrenden Aufgaben in Google Sheets mit Makros. So können Sie wiederkehrende Aufgaben in Google Sheets mit Makros automatisieren für Google Sheets-Nutzer verfügbar. Sie benötigen kein Programmier-Know-how, um sich wiederholende Aufgaben in Dokumenten und Tabellenkalkulationen zu automatisieren. Weiterlesen . Mit Makros können Sie eine Reihe von Aktionen aufzeichnen, um eine Aufgabe auszuführen. In diesem Fall würden Sie zuerst das Makro erstellen und dann auf dieselbe Weise auslösen, wie Sie Ihr Google Script ausgelöst haben.

Gehen Sie zuerst in Ihrem Rechnungsformular auf Extras> Makros, und wählen Sie Makro aufnehmen.

Gehen Sie als Nächstes einfach die normalen Schritte durch, um das Blatt als PDF-Anhang zu senden.

Gehe zu Datei, und klicken Sie auf E-Mail als Anhang.

Füllen Sie dann alle Formularfelder aus, damit das Thema und der Körper natürlich aussehen.

Dann klick Senden.

Auf der “Neues Makro aufnehmen” Klicken Sie auf sparen. Damit ist der Makroaufzeichnungsvorgang abgeschlossen. Geben Sie dem Makro einen Namen, den Sie sich merken, und klicken Sie auf sparen nochmal.

Sie sollten Ihre Test-E-Mail mit angehängter PDF-Datei erhalten haben.

Schritt 5: Automatisieren Sie das Makro

Jetzt ist es Zeit, das Makro zu automatisieren. Sie können Makros genauso auslösen, wie Sie Google Scripts auslösen.

Geh zurück in Werkzeuge und Script Editor. Klicken Sie auf den Code macros.gs.

Notieren Sie sich den Namen der Makrofunktion. Im obigen Beispiel lautet der Makrofunktionsname meineFunktion1.

Jetzt geh hinein Bearbeiten, und Auslöser des aktuellen Projekts.

In der Dropdown-Liste für Funktionen wird diesmal die Makrofunktion in der Liste angezeigt. Wählen Sie es aus.

Dann richten Sie einfach den Rest des Auslösers wie oben für den Google Script-Auslöser ein.

Setzen Sie Events auf Zeitgesteuert. Wählen Monat Timer. Belassen Sie die Nummer bei 1.

Ihr aufgezeichnetes Makro wird jetzt jeden Monat ausgeführt.

Das Rechnungsblatt wird als PDF an die E-Mail-Adressen gesendet, die Sie bei der Aufzeichnung des Makros definiert haben.

Automatisierte Google-Tabellen können Zeit sparen

Die Trigger-Funktion in Google Sheets ist die Stärke dieser Automatisierung. Sie können alle alltäglichen Aufgaben automatisieren, die Sie häufig ausführen, sodass Sie sich auf wichtigere Dinge konzentrieren können.

Wenn Sie gerade erst mit Google-Skripts beginnen möchten und mehr darüber erfahren möchten, haben wir weitere Beispiele für nützliche Google-Skripts beschrieben. 4 Google-Skripts, die Google Sheets wesentlich leistungsfähiger machen 4 Google-Skripts, die Google Sheets viel leistungsfähiger machen Google Sheets ist großartig, aber es kann noch leistungsfähiger sein, wenn Sie Google Scripts verwenden, um seine Funktionen zu verbessern. Lesen Sie mehr, was Sie jetzt ausprobieren können.

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