Produktivität

Verwende die Waterfall Project Management-Methode, um dein Leben zu organisieren

Verwende die Waterfall Project Management-Methode, um dein Leben zu organisieren / Produktivität

Die Tools, die wir normalerweise zum Verwalten persönlicher Projekte verwenden, haben einen großen Nachteil. To-Do-Listen To-Do-Liste App-Showdown: Any.do vs Todoist vs Wunderlist To-Do-Liste App-Showdown: Any.do vs Todoist vs Wunderlist Einige To-Do-Listen-Apps stehen Kopf und Schulter über dem Rest. Aber wie vergleichen sie sich und welche ist die beste für Sie? Wir helfen Ihnen weiter. Lesen Sie mehr und ihre Variationen (z. B. Kanban-Boards) Verwalten von Aufgaben mit der japanischen Kanban-Technik Verwalten von Aufgaben mit der japanischen Kanban-Technik Kanban ist ein japanisches Rezept, mit dem Dinge erledigt werden können Sie können es für sich selbst oder in Ihrem Team implementieren. Lesen Sie mehr) Was sollte gemacht werden und (vielleicht) Wer Sollte es tun. Aber sie sind nicht so gut in der Planung wann. Dies ist die Domäne von geschäftsorientierten Werkzeugen, wie zum Beispiel dem Projektmanagementansatz von Waterfall.

Einer der Hauptgründe, warum Unternehmen eine Reihe von Tools und Prozessen zur Verwaltung ihrer Projekte einsetzen, ist die Rentabilität. Sobald das Management entscheidet, dass ein bestimmtes Projekt einen Mehrwert für das Unternehmen darstellt, entstehen Kosten für jede Stunde, für die das Projekt nicht abgeschlossen ist. Als Einzelpersonen ist es jedoch sehr einfach, persönliche Projekte abrutschen zu lassen. Wir sind krank oder zu müde oder arbeiten zu beschäftigt oder es gibt zu viele Katzenvideos im Internet. Teil der Disziplin des Projektmanagements ist es, Projekte nicht nur zum Abschluss zu bringen, sondern sie auch so einzurichten, dass sie im Endeffekt abgeschlossen werden akzeptabel Zeitrahmen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Business-Tools verwenden können, um sich auf dem Laufenden zu halten und Ihre Projekte zu realisieren.

Wasserfall-Projektmanagement-Prinzipien

Es gibt einige wichtige Aspekte des Projektmanagements, die Sie lernen müssen:

Projektstrukturpläne

Bei einem gewünschten Endziel besteht der erste Schritt in den meisten Projekten darin, dieses Ziel in erreichbare Aufgaben zu unterteilen. Wenn Sie beispielsweise nach einem WordPress-Blog suchen, können Sie unter anderem ein paar Inhalte schreiben, ein Logo entwerfen und die Installation / Bereitstellung von WordPress auf Ihrem Server durchführen. Ein ... Erstellen Projektstrukturplan (PSP) beinhaltet das Teilen und Unterteilen, bis Sie übrig sind Aufgaben das ist für jemanden leicht zu sehen, zu verstehen und auszuführen.

Der tatsächliche PSP für dieses einfache Projekt könnte folgendermaßen aussehen:

  1. Inhalt erstellen
    1. Brainstorming einige Post-Ideen
    2. Schreiben von Inhalten für Beiträge (separate Aufgaben für die Beiträge 1-6)
    3. Bearbeiten / prüfen Sie alle Beiträge
  2. Kreativ
    1. Visuelles Design (Wählen Sie eine Farbpalette aus usw.)
    2. Kontaktieren Sie Logo-Künstler
    3. Designer auswählen
    4. Logoentwurf
  3. Installation und Bereitstellung
    1. Installieren Sie WordPress
    2. Installiere / konfiguriere Design und Plugins
    3. Logo hochladen
    4. Beiträge erstellen
    5. Ändern Sie die DNS-Einstellungen

Je kleiner die Aufgaben, desto besser. Zum Beispiel die “Inhalte für Beiträge schreiben” Artikel könnten weiter pro Post aufgeteilt werden. Wenn Sie sie verkleinern, können Sie nicht nur den Fortschritt früher sehen. Es bietet auch Flexibilität beim Umstellen, um ein Zieldatum einzuhalten. Sie sollten auch eine Vorstellung davon haben, was abgeschlossen sein muss, bevor etwas anderes beginnen kann. 6 Tipps zum Projektmanagement, die Sie zur Organisation Ihres Lebens verwenden können 6 Tipps zum Projektmanagement, die Sie zum Organisieren Ihres Lebens verwenden können Projektmanagement ist der Beruf, Dinge zu erledigen. Unsere Tipps helfen Ihnen, die Perspektive, Fähigkeiten und Werkzeuge eines Projektmanagers zur Organisation Ihres eigenen Lebens anzuwenden. Lesen Sie mehr, bekannt als Vorgänger oder Abhängigkeiten.

Zum Beispiel kann Ihr Designer den Entwurf Ihres Logos erst erstellen nach dem Du hast sie ausgewählt. Die Gliederung Ihres Projekts sieht nun so aus:

  1. Inhalt erstellen
    1. Brainstorming einige Post-Ideen
    2. Inhalte für die Beiträge 1-3 schreiben (abhängig von 1a)
    3. Alle Beiträge bearbeiten / prüfen (abhängig von 1b)
  2. Kreativ
    1. Visuelles Design
    2. Kontakt Logo-Künstler (abhängig von 2a)
    3. Designer auswählen (abhängig von 2b)
    4. Logoentwurf (abhängig von 2c)
  3. Installation und Bereitstellung
    1. Installieren Sie WordPress
    2. Installiere / konfiguriere Theme und Plugins (abhängig von 3a)
    3. Beiträge erstellen (abhängig von 1d und 2a)
    4. Logo hochladen (abhängig von 2e und 3b)
    5. DNS-Einstellungen ändern (abhängig von 1, 2, 3b, 3c und 3d)

Resourcenmanagement

Nun, da Sie wissen, was getan werden muss, müssen Sie herausfinden, wer es wann tun wird. Um jemandem eine Aufgabe zuzuweisen, müssen Sie zuerst sicherstellen, dass sie dies überhaupt tun kann (z. B. weisen Sie Ihrem Grafikdesigner nicht 3,5 zu). Sie müssen jedoch auch wissen, wie viel sie allgemein verfügbar sind und wann. Das nennt man Resourcenmanagement. Es beginnt damit zu verstehen, wie viele Stunden pro Tag jemand zur Verfügung steht, und diese Verfügbarkeit anhand der von Ihnen zugewiesenen Arbeit zu verfolgen.

Beispielsweise haben Sie möglicherweise einen Tagesjob. An Ihrem 9: 5-Tag stehen Sie wahrscheinlich acht Stunden am Tag zur Verfügung. Für Ihre persönlichen Projekte können Sie jedoch ein oder zwei Stunden blockieren. Zeitblockierung - Die geheime Waffe für einen besseren Fokus Zeitblockierung - Die geheime Waffe für einen besseren Fokus Suchen Sie nach einer effizienteren Möglichkeit, Ihre Arbeitstage zu organisieren? Versuchen Sie die Zeitblockierung. Diese Zeitmanagement-Taktik kann Sie auf dem Laufenden halten, während Sie Ablenkungen, Verschleppung und unproduktive Multitasking auf Distanz halten. Lesen Sie mehr in der Nacht. Das heißt, Sie haben eine wöchentliche Kapazität von: (2 * 5) = 10 Stunden pro Woche (fahren Sie fort, nehmen Sie die Wochenenden frei ... Sie haben es verdient). Dies bedeutet, dass eine bestimmte Aufgabe, die eine Person, die Vollzeit an einem Tag arbeitet, an einem Tag erledigt werden kann, vier Arbeitstage in Anspruch nimmt. Wenn Sie die Dinge nach Kapazität berechnen, erfahren Sie, wie lange Ihre Projekte dauern Ja wirklich nehmen.

Terminplanung und (optimierte) Planung

Wir rufen das an “Optimierte Planung,” denn die Schaffung des PSP ist in der Tat auch eine Planung. Aber was Sie vielleicht finden, ist, dass Sie den ursprünglichen Plan für die “bester Fall.” Es wird immer nur eine Aufgabe laufen (leicht zu handhaben), und alle fallen ordentlich nacheinander. Aber so funktionieren Projekte in der Praxis selten. In dieser Phase passen Sie die Struktur und die Zuordnungen im Projekt entsprechend an:

  • Harte Einschränkungen für bestimmte Aufgaben (d. H kann nicht vor einem bestimmten Datum beginnen)
  • Aufgaben, die parallel ausgeführt werden können (eine Person macht A, eine andere Person B)
  • Aufgaben, an denen zwei Personen gleichzeitig arbeiten können (zwei Personen arbeiten beide an A)

Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass einige Teile des Projekts an Dauer zunehmen und Sie nach Wegen suchen, andere zu verkürzen. Nun, da Sie eine Vorstellung davon haben, was Sie in Ihren Projektplan aufnehmen sollten, werfen wir einen Blick darauf, wie Sie dies tatsächlich tun.

Verwalten persönlicher Wasserfallprojekte mit ProjectLibre

Vor dem Schritt für Schritt ein kurzes Wort zur Verteidigung der Projektmanagement-Tools. Ich habe oft etwas wie das Folgende gehört, als ich jemandem vorschlug oder beauftragte, eine dieser Apps zu lernen:

  • “Ich brauche nur eine Liste.”
  • “Gantt-Diagramme dauern zu lange.”
  • “MS-Projekt? ich bin raus!”

Es gibt einen Grund, warum Gantt-Diagramme (die seit über einem Jahrhundert existieren) noch heute verwendet werden - und warum sie im Waterfall-Projektmanagement so beliebt sind. Sie sind die beste Einzelansicht, um Ihre Zeitleiste, ihren Status und individuelle Aufgabenzuweisungen zu visualisieren, insbesondere wenn Sie das Waterfall-Projektmanagement verwenden.

Kalender geben Ihnen keine One-Shot-Ansicht Ihres Projekts. Lineare To-Do-Listen berücksichtigen Abhängigkeiten selten. Kein anderes Tool hilft beim automatischen Aktualisieren von Start- und Enddaten wie bei Gantt-basierten Anwendungen.

Was viele Leute über diese Apps falsch verstehen, ist ihre Verwendung. Aber wir zeigen Ihnen, wie Sie es auf einfache Weise tun können. Wir verwenden ProjectLibre für unser Waterfall-Modellbeispielprojekt. Die Schritte sollten jedoch fast identisch sein, wenn Sie ein interaktives Gantt-Diagramm verwenden. Brauchen Sie eine Gantt-Diagrammvorlage für Excel oder PowerPoint? 10 einzigartige Optionen Benötigen Sie eine Gantt-Diagrammvorlage für Excel oder PowerPoint? Hier sind 10 einzigartige Optionen Sie benötigen Microsoft Project nicht, um den Fortschritt zu verfolgen. Mit diesen Gantt-Diagrammvorlagen für Excel und PowerPoint können Sie Ihr Projekt genauso gut verwalten. Lesen Sie mehr (Desktop-, Mobile-, Web- und sogar Excel-Dateien).

Die Installation von ProjectLibre ist so einfach wie das Herunterladen der neuesten Version (1.7 zum Zeitpunkt des Schreibens) und das Ausführen des EXE-Installationsprogramms (Windows), das Ziehen der DMG-Datei in den Ordner Applications (Mac) oder die Installation des RPM- oder DEB-Pakets über Ihre bevorzugte Methode ( Linux).

Starten Sie nach der Installation ProjectLibre und wählen Sie die Option Projekt erstellen Möglichkeit. Sie erhalten einen Dialog, in dem Sie vorläufige Informationen wie Namen und ein Startdatum eingeben.

Schritt 1: Erstellen Sie Ihren PSP

Als ersten Schritt erstellen Sie Ihren PSP. Beginnen Sie mit dem Notieren aller Aufgaben, die Sie von überall kennen: E-Mail-Nachricht, Nur-Text-Datei, Textverarbeitungsdokument, OneNote. Was auch immer Sie beim Brainstorming mögen, ist in Ordnung. Öffnen Sie nun ProjectLibre im Gantt und fügen Sie den Text in die Zellen links ein, die einer Kalkulationstabelle ähneln.

Der erste Fehler vieler Menschen besteht darin, diese Apps auf einfache Art und Weise zu verwenden. Nicht Behandeln Sie die linke Seite des Bildschirms genau wie Tabellenkalkulationen und verwenden Sie Tastenkombinationen. 35 Tägliche Microsoft Excel-Tastenkombinationen für Windows und Mac 35 Tägliche Microsoft Excel-Tastenkombinationen für Windows und Mac Tastaturkürzel können Ihnen viel Zeit sparen! Verwenden Sie diese Microsoft Excel-Verknüpfungen, um die Arbeit mit Tabellenkalkulationen unter Windows und Mac zu beschleunigen. Weiterlesen : Pfeiltasten sich bewegen, F2 zu bearbeiten und Eingeben begehen.

Die einzigen zusätzlichen Dinge, die Sie wissen müssen, sind die Tastenanschläge zum Einrücken (Strg +. (Zeitraum) für ProjectLibre, obwohl es ist Tab in MS Project) und outdent (Strg +, (Komma) in ProjectLibre, Umschalt + Tab in Projekt) Aufgaben. Dieser Teil funktioniert wie eine Gliederung in Word. Sie können damit schnell die verschiedenen Phasen und Aufgaben (die Einträge auf der untersten Ebene) in Ihrem Plan erstellen.

Als nächstes geben Sie Ihre ein Vorgänger (d.h. A muss fertig sein, bevor B beginnen kann). Hier wieder verwenden Pfeiltasten und Enter / Tab für einen schnellen Einstieg. Zum Schluss noch hinzufügen Arbeit, oder die Zeit, die Sie glauben, dass jedes Element benötigt wird.

Beim Anpassen des PSP werden zwei Dinge passieren. Erstens Zeilen, die werden “Elternteil” Elemente werden in Phasen konvertiert, das heißt, sie sind beendet, wenn alle ihre untergeordneten Aufgaben abgeschlossen sind. Zweitens werden Sie beim Hinzufügen von Vorgängern feststellen, dass Start- und Enddatum automatisch angepasst werden. Auch wenn es immer noch wie ein großes Unterfangen erscheint, sollten Sie im Folgenden nachsehen, wie schnell und einfach dies sein kann. (Die Zeit zum Erstellen dieses Plans betrug etwas mehr als drei Minuten. Der einzige Teil, der unten nicht gezeigt wird, war das Eingeben der vorherigen Aufgaben.)

Schritt 2: Ressourcen registrieren und Aufgaben zuweisen

Obwohl Sie für jede Aufgabe Arbeit eingegeben haben, werden Sie deren Aufgaben erkennen Dauer alle zeigen so etwas “.25 Tage?” einschließlich des Fragezeichen.

Dies liegt daran, dass die App davon ausgeht, dass jede innerhalb eines Tages von acht Stunden ausgeführt wird. Dies kann jedoch durch andere Faktoren beeinflusst werden, einschließlich der Ressourcenkapazität. Ihre Kapazität.

Für dieses Projekt gehe ich davon aus, dass ich einige Stunden am Tag zur Verfügung stehe. Bezogen auf einen Achtstundentag entspricht dies einer Kapazität von 25 Prozent (wenn ich Vollzeit zur Verfügung stehe, wären dies 100 Prozent). Wenn ich meinen Namen als Ressource für jede Aufgabe eingebe, werde ich hinzufügen “[25%]” danach ist dies die Notation von ProjectLibre für die Kapazität. Sehen Sie in dem kurzen Screencast unten, was mit dem passiert “Dauer” Spalte, während ich diese Aufgaben mir selbst zuweisen. In Anbetracht meiner Fähigkeiten hat ProjectLibre die Dauer jeder Aufgabe um das Vierfache erhöht.

Jetzt kann ich sehen, dass das Projekt zwar nur etwas mehr als 80 Stunden dauert, aber tatsächlich etwa fünf Wochen dauern wird.

Dies ist einer der Vorteile der Waterfall-Methode: Sie zeigt realistischere Zeitpläne.

Aber mach dir keine Sorgen! Wir können ein paar Anpassungen vornehmen, um das Datum zurückzurufen.

Schritt 3: Anpassen der Zeitleiste für eine realistische Ansicht

Sobald alle Ihre Ressourcen eingegeben sind, haben Sie die Möglichkeit, einen Schritt zurückzutreten und Ihren Plan zu überprüfen. Zum Beispiel können Sie das sehen Visuelles Design und Logo-Entwurf Aufgaben sind mir nicht zugewiesen. Das liegt daran, dass ich ein schrecklicher Künstler bin und wenn ich es selbst versuchen würde, würde es nicht gut gehen. Aber es bedeutet auch, dass einige davon talentiert Künstler wird an diesen Aufgaben arbeiten, ich kann in der Zwischenzeit an etwas anderem arbeiten.

Wir hatten die ursprüngliche Version unseres Plans streng linear festgelegt: Jede Aufgabe wurde gestartet, als die vor ihrem Ende endete, und ebenfalls mit Phasen. Aber passen wir die Vorgänger so an, dass die Phasen nicht abhängig sind, und entfernen Sie die für die Aufgaben, die ich nicht erledige. Beachten Sie, wie die Teile der Zeitleiste verschoben werden.

Jetzt haben wir das Projekt um etwa eine Woche verkleinert. Wenn ich bedenke, dass ich den Großteil der Arbeit erledige, ist das nicht zu schäbig. Wir könnten es wahrscheinlich noch besser machen, indem wir zuerst den Creative-Bereich verschieben und an Inhalten arbeiten, während das Logo in Produktion ist.

Verwenden Sie die Wasserfallmethode, um realistisch zu planen

Mit Ihren eigenen Projekten ist es einfach, einen Kalender herauszuholen. So synchronisieren Sie Ihren Google-Kalender mit Ihrer Aufgabenliste. So synchronisieren Sie Ihren Google-Kalender mit Ihrer Aufgabenliste. Um Ihr Leben zu organisieren, sind zwei Werkzeuge unverzichtbar: Ihr Kalender und Ihre To-Do-Liste. Bei den meisten Aufgabenverwaltungslösungen werden diese beiden Dinge jedoch getrennt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese kombinieren können. Lesen Sie mehr, wählen Sie ein paar Termine und machen Sie sich auf den Weg.

Verwenden von Lightweight-Tools wie OneNote (Verwendung von OneNote für das Projektmanagement Verwendung von Microsoft OneNote für das Projektmanagement Verwendung von Microsoft OneNote für das Projektmanagement OneNote ist das ideale Tool für die Zusammenarbeit, um einfache Projekte in kleinen Teams zu verwalten OneNote kann helfen, Ihre Projekte zu starten! Weitere Informationen) oder Trello (Verwendung von Trello für das Projektmanagement Ein Leitfaden für Trello für das Leben und das Projektmanagement Ein Leitfaden für Trello für das Leben und das Projektmanagement Mit Trello können Sie sich organisieren. Es ist ein kostenloses Tool Lesen Sie dieses Handbuch, um die grundlegende Struktur, die Navigation und den Nutzen von Trello zu verstehen. Lesen Sie weiter) bringt Sie der Marke ein wenig näher, da sie zumindest wissen, wer was tut.

Wenn Sie diese Übung in etwas wie ProjectLibre durchgehen, müssen Sie jedoch darüber nachdenken, wie viel Zeit Sie tatsächlich dafür aufwenden müssen, welche Engpässe bestehen und wo Sie möglicherweise Hilfe benötigen. Es hilft auch, Ihre Projekte in überschaubare Teile zu unterteilen, um sicherzustellen, dass Sie Fortschritte erzielen. Während Sie vielleicht denken, dass ein Tool wie ProjectLibre übertrieben ist, haben wir hoffentlich gezeigt, wie einfach es sein kann.

Begleiten Sie es normalerweise, wenn es um Ihre Haustierprojekte geht? Oder verwenden Sie ein System wie das Waterfall-Projektmanagement? Lass uns wissen wie du bist “Selbstprojekt-Management” weiter unten in den Kommentaren!

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