Tipps und Vorlagen zum Erstellen eines Arbeitsplans in Excel

Ein Arbeitszeitplan erstellen ist nicht einfach. Ob Ihr Team von Mitarbeitern so groß ist wie ein paar Dutzend oder eine Handvoll, ob Sie einen Weg finden, die Stunden aller zu finden, Mindestwerte zu erreichen und das Team glücklich zu halten, ist hart. Glücklicherweise kann Excel dazu beitragen, dass es zu einem Problem wird Menge einfacher.

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5 Wichtige Tipps zum Erstellen eines Zeitplans

Bevor Sie in den eigentlichen Planungsprozess eintauchen, sollten Sie die folgenden Überlegungen berücksichtigen. Sie erleichtern den gesamten Prozess und reduzieren den Stress, der sich auf Sie auftut. Die Planung wird nie einfach sein, aber es muss kein Alptraum sein.

Kennen Sie die Präferenzen Ihrer Mitarbeiter. Die Art der Einstellungen, die Sie bei der Planung berücksichtigen können, ist von Feld zu Feld unterschiedlich (z. B. Einzelhandel vs. Lagerhaus). Es ist jedoch wichtig, dass Sie zumindest versuchen, Ihre Mitarbeiter unterzubringen.

Haben einige Mitarbeiter einen Vormittag in Richtung Morgen? Oder vielleicht abends? Wie viele Stunden will jeder Mitarbeiter pro Woche? Gibt es zeitliche Einschränkungen, z. B. eine mangelnde Bereitschaft, sonntags zu arbeiten? Haben bestimmte Mitarbeiter Synergien und Kompatibilität??

Sie können nicht unterbringen jeder, Aber es ist ein gutes Ziel, auf das man schießen kann, weil es die Produktivität und die Atmosphäre verbessern kann. Vor allem aber wird Vertrauen aufgebaut, und Vertrauen geht Hand in Hand mit Respekt.

Abwesenheitsanträge von Mitarbeitern verfolgen. Als wäre es nicht schwer genug, alle Präferenzen Ihres Angestellten zu jonglieren, gibt es zeitkritische Themen, die gelegentlich auftauchen. Zum Beispiel braucht jemand ein paar Tage, um Urlaub zu machen oder um ein verlorenes Familienmitglied zu trauern.

Glücklicherweise kann dies einfach gehalten werden, indem Sie ein vielseitiges Tool wie Google Calendar verwenden. 10 Awesome Google Calendar-Funktionen, die Sie ausprobieren sollten 10 Awesome Google Calendar-Funktionen, die Sie unbedingt lesen sollten, oder ein Kalender-Plugin für Thunderbird 5-Erweiterungen zum Hinzufügen von Kalendern und Aufgaben Manager für Thunderbird 3 5 Erweiterungen zum Hinzufügen von Kalendern und Task-Manager zu Thunderbird 3 Weitere Informationen. Eine hochwertige To-Do-Liste-App wie Todoist (Gründe für ein Upgrade auf Todoist Pro Wie viel produktiver ist ToDoist Premium?) Es gibt 6 gute Gründe für ein Upgrade. Wie viel produktiver ist ToDoist Premium? Hier sind 6 gute Gründe für ein Upgrade Für eine Weile kostenlos, aber immer wieder mit Dingen konfrontiert, die ich tun wollte und nicht konnte. Erinnerungen per E-Mail versenden, Notizen zur Aufgabe hinzufügen Listing und Projektmanagement mit WorkFlowy Zen-Style Listing und Projektmanagement mit WorkFlowy Weitere Informationen), oder Wunderlist (unser Wunderlist-Bericht Wunderlist: Einfach zu verwenden, vielseitig und plattformübergreifend) , Vielseitiger und plattformübergreifender To-Do-Listenmanager (Read More) kann ebenfalls gut funktionieren.

Machen Sie den Zeitplan vorab. Natürlich kannst du es nicht schaffen auch Falls sich die Situation ändert, ist es weit vor der Zeit, vermeiden Sie jedoch unbedingt das Warten bis zum Vortag. Eine gute Faustregel ist etwa eine Woche im Voraus.

Wenn nur Zaudern so leicht zu schlagen wäre, richtig? Jeder hat Schwierigkeiten, die Dinge in einem gewissen Umfang zu erledigen. Aus diesem Grund haben wir viel über Strategien zur Verhinderung von Verschleppung geschrieben Tipps Verhindern Sie Internet-Verschleppung Ich bin ein Meister der Verschleppung. Vielleicht bist du auch so. Es gibt Millionen von Menschen, die unter verkrüppelndem Zaudern leiden, was die Produktivität und Effizienz erheblich beeinträchtigt. Das Seltsame ist, viele von… Lesen Sie mehr, und überwinden Sie wirklich Verschleppung ohne auf die richtige Zeit zu warten. Das Stoppen der Verschleppung ist die einzige Neujahrsauflösung, die Sie benötigen. Hier ist der Grund. Weiterlesen .

Indem Sie Ihre Zeitpläne im Voraus festlegen, geben Sie sich etwas Raum zum Atmen, falls plötzliche Änderungen erforderlich sind.

Weisen Sie zuerst die wichtigsten Schichten zu. Durch “am wichtigsten”, wir meinen “nicht verhandelbar”. Wenn jemand unbedingt eine bestimmte Schicht arbeiten muss, füllen Sie diese zuerst aus und legen Sie sie in Stein. Sobald alle erforderlichen Schichten gefüllt sind, ist es einfacher, die verbleibenden Schichten mit den verfügbaren Mitarbeitern zu kombinieren.

Und halte immer mindestens eine Eventualität im Auge. Idealerweise erstellen Sie mehrere Zeitpläne (z. B. Plan A, Plan B usw.). Dies kann jedoch sehr zeitaufwändig sein. Daher sollten Sie zumindest die Mitarbeiter ermitteln, die am wahrscheinlichsten durchfallen und einen Sicherungsplan enthalten Wenn sie es tun.

Machen Sie den Zeitplan leicht zugänglich. Es ist aus zwei Gründen gut, wenn Sie Ihren Arbeitnehmern den Zeitplan vorab anzeigen lassen: Sie können auf Fehler hinweisen und sie werden den Kopf hoch schätzen, damit sie ihre eigenen Wochen rund um den Zeitplan planen können.

Da wir Excel-Vorlagen zum Erstellen unserer Arbeitszeitpläne verwenden werden, ist die bevorzugte Option, sie direkt auf Google Drive hochzuladen. Google Drive Anmelden und Dateifreigabe leicht gemacht Google Drive Anmelden und Dateifreigabe leicht gemacht Google Drive ist eine Cloud Speicher- und Online-Büroservice, der 15 GB kostenlosen Speicher und ausgeklügelte Optionen für die Zusammenarbeit bietet. Wir zeigen Ihnen, wie Sie darauf zugreifen und Dokumente mit anderen teilen können. Weiterlesen . Es wird in eine Excel-Tabelle im Vergleich zu Google Sheets umgewandelt: Welches ist besser für Sie? Excel vs. Google Sheets: Welches ist besser für Sie? Benötigen Sie wirklich Excel? Sowohl Desktop- als auch Online-Lösungen haben ihre Vorteile. Wenn Sie Schwierigkeiten bei der Auswahl zwischen Excel und Google Sheets für die Verwaltung Ihrer Tabellen haben, lassen Sie sich von uns bei der Entscheidung unterstützen. Lesen Sie mehr und lassen Sie es weitergeben, damit andere es sehen können. Beachten Sie diese Tipps für die Zusammenarbeit mit Google Sheets 5 Google Sheets-Einstellungen, die für Teamwork unerlässlich sind. 5 Google Sheets-Einstellungen, die für Teamwork wichtig sind. Google Sheets bietet mehr Funktionen zur Unterstützung der gemeinsamen Dateneingabe und -verarbeitung, als Sie vielleicht denken. Wir stellen Ihnen die Funktionen und Funktionen von Google Sheets vor, die für Gruppenprojekte unerlässlich sind. Lesen Sie mehr, wenn Sie neu sind.

Sorgen Sie sich nicht um die Sicherheit. Wenn Sie nicht mit Regierungsgeheimnissen umgehen, ist Google Sheets sicher genug. Wie sicher sind Ihre Dokumente in Google Drive? Wie sicher sind Ihre Dokumente in Google Drive? Lesen Sie mehr für alltägliche Benutzer wie Sie und mich.

Kostenlose Excel-Vorlagen-Downloads

Neben diesen Tipps stehen Ihnen hier einige handfeste Excel-Vorlagen zur Verfügung, die Arbeitgebern dabei helfen sollen, Arbeitszeitpläne für die Woche festzulegen. Es wird immer noch harte Arbeit sein, aber viel einfacher wenn Sie eine dieser Vorlagen verwenden.

Vorlagen sind als XLSX-Dateien für Excel 2007 und spätere Versionen verfügbar.

Umfassender Schichtarbeitszeitplan

Dieser Arbeitsschichtplan von Kalkulationstabelle123 ist eine der umfassenderen Vorlagen. Es ist gut genug, um mit der Zeitplanungssoftware zu konkurrieren, die im Internet zum Download zur Verfügung steht, aber irgendwie ist diese Vorlage völlig kostenlos erhältlich.

Wenn Sie es öffnen, finden Sie verschiedene Arbeitsblätter für: Mitarbeiterregister, Arbeitszeitplan, Zeitkarte, Gehaltsbudget, Anwesenheit, Belegung, Einstellungen und Hilfe. Das Hilfeblatt ist ein kleines Tutorial, das Ihnen zeigt, wie Sie mit dem Zeitplan beginnen.

Ehrlich gesagt, empfehlen wir dieses sehr. Wir haben noch ein paar weitere Vorschläge, aber keiner ist so gut und Sie sollten sie nur prüfen, wenn dieser für das, was Sie tun möchten, zu kompliziert ist (was sicherlich eine gültige Beschwerde ist)..

Herunterladen: Arbeitsschichtplan

Wöchentlicher Schichtplan

Dieser wöchentliche Schichtplan von Unternehmensmanagementsysteme Es ist zwar nicht so umfassend wie das oben, aber für kleinere Teams ist es großartig. Es ist einfacher, was bedeutet, dass es einfacher zu erlernen und einfacher zu verwenden ist. Sehr empfehlenswert für alle, die einen Planer mitten auf der Straße wünschen.

Es wird mit drei Blättern geliefert: Zeitplan, Schichten und Mitarbeiter. Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihre Angestellten und ihre Stundensätze im Mitarbeiterblatt aufzuführen. Definieren Sie dann die Startzeit und die Endzeit für jede verfügbare Schicht im Schichtblatt. Danach ist das automatisierte Zeitplanblatt selbsterklärend.

Der einzige Nachteil ist, dass es nur bis zu 20 Angestellte und 9 definierte Schichten geben kann, was für kleine und mittlere Betriebe großartig ist, für größere Unternehmen jedoch nicht plausibel.

Herunterladen: Mitarbeiterarbeitszeitplan

Täglicher Schichtplan

Möglicherweise benötigen Sie nicht alle automatisierten Schnickschnackmanöver der beiden oben genannten Vorlagen. Vielleicht bevorzugen Sie es, die Dinge so manuell wie möglich auszuführen, und Sie benötigen lediglich einen wirklich grundlegenden Zeitplan, mit dem Sie basteln müssen. Wenn ja, dann verwenden Sie den von Vertex42.

Diese Vorlage geht nicht irgendein Arbeit überhaupt. Ihr einziger Zweck besteht darin, Ihnen einen vordefinierten Zeitplan zu geben, den Sie von Hand ausfüllen können. Wenn Sie fertig sind, können Sie es ausdrucken (oder online hochladen), damit jeder es sehen kann, und es ist leicht genug, jede Woche von vorne zu beginnen.

Herunterladen: Schichtplanvorlage

Excel macht Ihr Leben wieder einfacher

Fühlen Sie sich frei, diese Vorlagen an Ihre Bedürfnisse anzupassen, wenn sie nicht absolut perfekt für Sie sind (solange Sie sie nicht neu verteilen). Wenn Sie anpassen möchten, aber nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, empfehlen wir, Excel-Formeln zu lernen. Brauchen Sie Hilfe mit Excel-Formeln? 7 Informationsquellen Brauchen Sie Hilfe bei Excel-Formeln? 7 Zu konsultierende Ressourcen Excel ist der Goldstandard für Tabellenkalkulationen. Wenn Sie Excel verwenden müssen und sich dennoch damit vertraut machen müssen, werden Sie mit diesen Ressourcen schnell in die Grundlagen und mehr eingeführt. Lesen Sie zuerst mehr.

Bevor Sie Ihre fertigen Zeitpläne ausdrucken, lesen Sie diese Tipps zum Drucken von Excel-Tabellen. 7 Tipps zum Drucken in Excel: So drucken Sie Ihre Kalkulationstabelle Schritt für Schritt 7 Tipps für den Excel-Druck: Wie drucken Sie Ihre Kalkulationstabelle Schritt für Schritt? Probleme beim Drucken aus Microsoft Excel? In diesem Handbuch erfahren Sie, wie Sie eine Excel-Tabelle perfekt drucken können. Lesen Sie weiter, um sicherzustellen, dass alles richtig erscheint.

Welches Template ist dein Favorit? Haben wir gute vermisst? Haben Sie Tipps oder Tricks für die Terminplanung Ihrer Mitarbeiter? Teilen Sie uns in den Kommentaren unten mit!

Bildnachweise: Wöchentliches Arbeitszeitblatt von Andrey_Popov über Shutterstock, Aufgabenplanung von faithie über Shutterstock, Workstation Illustration von faithie über Shutterstock, Leerer Zeitplan von xtock über Shutterstock

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