Dieses Access Database Tutorial hilft Ihnen beim Einstieg

Während die meisten PC-Benutzer behaupten, Office-Software wie Word und Excel zu beherrschen, sind die weiteren Möglichkeiten des Pakets vielleicht etwas erschreckender. Zugriff auf und ähnliche Teile der Datenbanksoftware 5 Einfach zu verwendende und kostenlose Alternativen zu Microsoft Access 5 Einfach zu verwendende und kostenlose Alternativen zu Microsoft Access Microsoft Access ist ein komplexes Datenbankwerkzeug mit einer steilen Lernkurve. Wenn Sie nach intuitiveren und kostenlosen Alternativen mit vergleichbaren Funktionen suchen, haben wir für Sie gesorgt! Mehr lesen kann eine besonders unfreundliche Software sein, mit der Sie anfangen können - aber sie stellen eine viel geringere Herausforderung dar, wenn Sie wissen, was Sie tun.

In diesem Handbuch werden Sie durch die grundlegenden Schritte zum Erstellen Ihrer Datenbank, zum Auffüllen von Informationen und zum Verwenden von Abfragen auf einen Blick geführt. Wenn Sie die Grundlagen verstanden haben, sind Sie auf dem besten Weg zur echten Access-Meisterschaft.

Erstellen Sie eine Datenbank

Nach dem Öffnen von Access werden Ihnen verschiedene Optionen und Vorlagen angezeigt. Wählen Leere Desktop-Datenbank Um zu beginnen, und wählen Sie einen Dateinamen und einen Ort auf Ihrer Festplatte, in dem die Datei gespeichert werden soll. Ich werde eine Datenbank mit den Büchern erstellen, die mir gehören, aber diese Konzepte könnten auch für eine Mailingliste verwendet werden Swizzle: Abbestellen von Mailinglisten & Reduzieren von eingehendem Spam Der Swizzle: Abbestellen von Mailinglisten & Reduzieren von Incoming Spam Lesen Sie mehr, Ihr Telefonbuch oder eine Reihe anderer Zwecke.

Die erste Spalte meiner Datenbank enthält den Titel jedes Buches. Ich benutze also die Klicken Sie zum Hinzufügen Schaltfläche, um festzulegen, dass dies ein ist Kurzer Text Eintrag - Sie sollten den Eintrag auswählen, der zu Ihrem Projekt passt. Benennen Sie anschließend die Spaltenüberschrift um. Es lohnt sich, Ihre erste Tabelle von der Standardeinstellung umzubenennen “Tabelle 1” an diesem Punkt auch.

Machen Sie dasselbe für alle verschiedenen Spalten, die Sie einschließen möchten. In meinem Fall war dies ein weiterer Kurztexteintrag für den Namen des Autors, eine Zahlenzelle für das Jahr der Veröffentlichung und ein Ja / Nein-Ankreuzfeld, ob das betreffende Buch eine Hardcover-Ausgabe war oder nicht. Ich habe auch ein Datum hinzugefügt-Feld eingerichtet, das wir gleich automatisieren werden. Wenn Sie nach der Erstellung einen beliebigen Datentyp bearbeiten müssen, gehen Sie zu Felder Registerkarte auf der Multifunktionsleiste markieren Sie die gewünschte Spalte und ändern Sie sie über die Datentyp Dropdown-Menü.

Wechseln Sie jetzt zu Designansicht Verwenden Sie das Symbol in der rechten unteren Ecke des Bildschirms. Um einen Zeitstempel zu automatisieren, wählen Sie den gewünschten Feldnamen, wählen Sie das Datumsformat über das Dropdown-Menü aus und geben Sie ein = Jetzt () in dem Standardwert Feld unten. Dadurch wird die Zelle automatisch mit dem Datum gefüllt, an dem der Eintrag hinzugefügt wurde, wenn ein neues Element in die Datenbank eingegeben wird. Dieselbe Methode kann verwendet werden, um andere Standardwerte festzulegen, unabhängig davon, ob es sich um eine Standardtexteingabe oder eine Formel wie diese handelt. Brauchen Sie Hilfe bei Excel-Formeln? 7 Informationsquellen Brauchen Sie Hilfe bei Excel-Formeln? 7 Zu konsultierende Ressourcen Excel ist der Goldstandard für Tabellenkalkulationen. Wenn Sie Excel verwenden müssen und sich dennoch damit vertraut machen müssen, werden Sie mit diesen Ressourcen schnell in die Grundlagen und mehr eingeführt. Weiterlesen .

Einen Primärschlüssel einrichten

Wenn Sie eine Datenbank erstellen, die wachsen und wachsen wird, ist ein Primärschlüssel von entscheidender Bedeutung - aber es ist eine gute Angewohnheit, selbst wenn Sie in einem kleineren Maßstab arbeiten. Verwirrung kann auftreten, wenn zwei Elemente denselben Namen haben, ein Primärschlüssel stellt jedoch sicher, dass jederzeit eine andere eindeutige Kennung verfügbar ist.

Access 2013 erstellt standardmäßig ein ID-Feld, das automatisch mit einem numerischen Bezeichner aufgefüllt wird. Sie können jedoch einen anderen Primärschlüssel angeben, wenn Sie dies für erforderlich halten. Klicken Sie dazu einfach mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Feldnamen in der Entwurfsansicht und wählen Sie aus Primärschlüssel. Dies muss jedoch ein wirklich einzigartiger Eintrag sein, um sicherzustellen, dass die Dinge wie vorgesehen funktionieren.

Daten mit Formularen hinzufügen

Wenn Sie viele Daten in Ihr Access-Dokument eingeben möchten, sollten Sie ein Formular einrichten. Eine kurze Einführung in Formulare in Microsoft Access 2013 Eine kurze Einführung in Formulare in Microsoft Access 2013 Was ist der Unterschied zwischen einem gut gewarteten und einem vernachlässigte Datenbank? Möglicherweise ein einfach zu verwendendes Dateneingabeformular. Das Erstellen eines Zugangsformulars ist einfach, wenn Sie unserem Lernprogramm folgen. Weiterlesen . Navigieren Sie zuerst zu der Erstellen Registerkarte in der Multifunktionsleiste und klicken Sie auf Bilden. Es erstellt ein Standardlayout, das Sie bearbeiten können, indem Sie einzelne Komponenten an die entsprechende Position ziehen.

Um Ihr Formular zu testen, verwenden Sie die Option Ansicht auf der linken Seite der Multifunktionsleiste, um zu wechseln Formularansicht. Hier können Sie einen Eintrag hinzufügen, indem Sie die verschiedenen Felder ausfüllen. Tun Sie dies jetzt, um sicherzustellen, dass alles wie beabsichtigt funktioniert. Um Ihren Fortschritt zu überprüfen, gehen Sie vom Formular zurück zur Tabelle und wählen Sie Datenblattansicht. Wenn Ihr erster Eintrag wie beabsichtigt angezeigt wird, kehren Sie zu Ihrem Formular zurück und speichern Sie Ihre Arbeit.

Andere Methoden zur Dateneingabe

Ein Formular ist eine gute Methode zur Standardisierung der Dateneingabe, insbesondere wenn mehr als ein Benutzer 8 der besten kostenlosen kollaborativen Tools für Programmierer 8 der besten kostenlosen kollaborativen Tools für Programmierer ist Wenn Sie Programmierer sind und noch nicht gemeinsam arbeiten oder zusammenarbeiten Du bist hinter der Kurve. Nutzen Sie die Vorteile der Zusammenarbeit mit den richtigen Web-Apps. Mehr lesen verwendet die Datenbank. Dies ist jedoch nicht die einzige Möglichkeit, eine Datei in Access zu füllen. Die einfachste Methode ist, Einträge in der Datenblattansicht einfach manuell hinzuzufügen.

Alternativ können Sie eine Datei importieren, die bereits vorhandene Daten enthält. Access 2013 bietet Unterstützung für eine Reihe von Dateitypen, einschließlich Excel-Tabellen Excel Vs. Zugriff - Kann eine Kalkulationstabelle eine Datenbank ersetzen? Excel Vs. Zugriff - Kann eine Kalkulationstabelle eine Datenbank ersetzen? Welches Tool sollten Sie zum Verwalten von Daten verwenden? Access und Excel bieten sowohl Datenfilterung als auch Sortierung und Abfrage. Wir zeigen Ihnen, welches für Ihre Bedürfnisse am besten geeignet ist. Weitere Informationen, CSV-Dateien, XML- und HTML-Dokumente. Um Daten aus einer Quelle zu importieren, wählen Sie in der Multifunktionsleiste die Registerkarte Externe Daten und wählen Sie den gewünschten Dateityp. Access führt Sie durch die notwendigen Schritte, um es in Ihre Datenbank zu importieren.

Beachten Sie, dass Access zwischen dem Importieren und Verknüpfen von Daten unterscheidet. Die erste Methode ist die richtige Methode, wenn sich Ihre Daten nicht ändern. Die zweite Methode ermöglicht jedoch die fortlaufende Aktualisierung eines separaten Dokuments, das diese Änderungen in Access widerspiegelt. Je nach Ihren Bedürfnissen kann dies einige Zeit einsparen.

Abfragen verwenden

Sobald Ihre Datenbank ausreichend gefüllt ist, ist es an der Zeit, die Vorteile vieler organisierter Informationen zu nutzen. Abfragen sind eine einfache, aber leistungsfähige Methode, um Ihre Datenbank schnell und effizient zu sortieren. Um ihre Verwendung zu veranschaulichen, hier eine einfache Abfrage, die meine Datenbank nach Büchern aus einer bestimmten Zeitspanne durchsucht.

Um eine neue Abfrage zu erstellen, navigieren Sie zu Erstellen Registerkarte in der Multifunktionsleiste und wählen Sie Abfrage-Assistent, dann wähle Einfacher Abfrage-Assistent. Wählen Sie die gewünschte Tabelle sowie die Felder aus, die Sie interessieren. In meinem Fall ist dies das Jahr der Veröffentlichung sowie der Titel. Ich weiß also, welchen Eintrag ich betrachte.

Legen Sie im nächsten Bildschirm fest, ob Sie die Detailansicht mit jedem Feld jedes Datensatzes oder nur einer Zusammenfassung anzeigen möchten. Wählen Sie dann Finish aus, um den Vorgang zu beenden. Ihnen werden die ausgewählten Daten angezeigt, und Sie können die Dropdown-Liste in der Spaltenüberschrift verwenden, um die Abläufe noch weiter zu reduzieren. Ich bin auf der Suche nach Büchern, die in den 70er Jahren geschrieben wurden, also klicke ich auf das Dropdown-Jahr für das Jahr der Veröffentlichung und navigiere dann zu Anzahl Filter> Zwischen.

Ich habe dann eine obere und eine untere Grenze für meine Daten festgelegt und es wurde eine Liste der zwischen 1970 und 1980 erschienenen Bücher angezeigt. Die gleiche Methode kann natürlich verwendet werden, um Textzeichenfolgen, Ankreuzfelder oder andere Informationen, die Sie verwenden, zu finden möglicherweise in Ihre Datenbank eingegeben haben.

Haben Sie Tipps für den Einstieg in Access? Kämpfen Sie mit einem bestimmten Aspekt der Datenbankerstellung und benötigen Sie Hilfe?? Teilen Sie uns in den Kommentaren unten Ihre Ratschläge und Fragen mit.

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