Das Fool-Proof-System zum Planen und Verwalten mehrerer Projekte

Mehrere Projekte sowohl am Arbeitsplatz als auch zu Hause zu haben, ist wie ein Mehltau, der an den Wänden der Kabine wächst. Ein Schimmelpilz, der Angst und Bestürzung ausstrahlt, wenn Sie weiter zurückfallen und den Überblick verlieren, wo Sie gerade sind und was noch zu tun ist. Glücklicherweise gibt es ein relativ einfaches System, um diesen Schimmel aufzuräumen, die Projekte zuverlässig wieder auf Kurs zu bringen und so zu bleiben.

Geben Sie die vollständige Horizontplanung ein

Dieses System wird aufgerufen “Full Horizon Planung” (FHP), ein Begriff, der vom Mathematikprofessor und Produktivitätssager Cal Newport geprägt wurde. FHP ist ein Workflow-System, mit dem Sie Ihre weitgehend unfähige Aufgabenliste meistern können 4 beliebte Produktivitäts-Tipps, die ignoriert werden sollten 4 beliebte Produktivitäts-Tipps, die ignoriert werden sollten Einige der an uns verkauften Produktivitätsideen sind manchmal unbegründet und oft falsch. Lassen Sie uns einige dieser Produktivitätsmythen entlarven, indem wir zeigen, dass das Gegenteil genauso wahrscheinlich ist. Lesen Sie mehr und verwandelt es in etwas, das sowohl überschaubar als auch respektvoller ist. Es ist auch hervorragend unzerstörbar, wenn es um die garantierten täglichen Ablenkungen geht.

Wenn Newport über Workflow-Systeme spricht, definiert er diese als “eine Reihe von Gewohnheiten und Werkzeugen, mit denen Sie Ihre Arbeit organisieren und wann Sie sie ausführen. Und wenn er "effektiv" sagt, bezieht er sich auf die Menge an Wert, die Sie produzieren”.

Aus dieser Definition geht hervor, dass FHP nicht als befördert wird das System, um alle Systeme zu regieren. Es ist möglicherweise nicht für Ihren eigenen Job geeignet, aber es ist definitiv eine Überlegung wert. Kurz gesagt, es ist eine Alternative mit Ähnlichkeiten zu anderen Systemen wie David Allen Get Things Done Organize 2015: Erlernen Sie die Kampfkunst, Dinge zu erledigen [Sachen, die Sie sehen wollen] Organisieren Sie 2015: Lernen Sie die Kampfkunst, Dinge zu erledigen, [Sachen, die Sie beobachten müssen] Überlegen Sie sich schon immer, warum die erfolgreichen Über-Erreger immer cool bleiben Kopf? Weiterlesen , Monotasking Get Things Done: 10 inspirierende Videos zur Steigerung Ihrer Produktivität Get Things Done: 10 inspirierende Videos zur Steigerung Ihrer Produktivität Anstatt, dass Sie jeden Videokanal auf YouTube durchgehen, sollten wir uns die Arbeit erleichtern und einige Auswahlclips empfehlen Ihnen sagen, wie Sie Ihre Produktivität steigern können. Lesen Sie mehr und Zeitsperren Zeitsperren - Die geheime Waffe für einen besseren Fokus Zeitsperren - Die geheime Waffe für einen besseren Fokus Suchen Sie nach einer effizienteren Möglichkeit, Ihre Arbeitstage zu organisieren? Versuchen Sie die Zeitblockierung. Diese Zeitmanagement-Taktik kann Sie auf dem Laufenden halten, während Sie Ablenkungen, Verschleppung und unproduktive Multitasking auf Distanz halten. Weiterlesen . Full Horizon Planning ist sowohl eine Agglomeration als auch ein Abbau von Teilen dieser Ideen. Lassen Sie mich die Erklärung von Newport umschreiben.

• Jedes Projekt, an dem Sie sich gerade befinden, sollte als kategorisiert werden ruhend, oder aktiv.
• Ruhende Projekte sollten nicht eingereicht werden, sollten jedoch regelmäßig überprüft werden.
• Wenn ein Projekt befördert wird aktiv Status muss ein detaillierter Plan für die Durchführung dieses Projekts festgelegt werden.

Wenn es ums Planen geht aktiv Projekte sollten Sie nicht mit Abstraktionen handeln, sondern “direkt mit der rohen körperlichkeit der zeit”. Das heisst:

“Auf der monatlichen Ebene weiß ich, welche Wochen ich an dem Projekt arbeiten werde, und erst wenn ich zu diesen Wochen komme, plane ich heraus, an welchen Tagen ich daran arbeite, und nur wenn ich zu den bestimmten Tagen komme, kann ich herausfinden, welche Stunden, die es verbrauchen wird.”

Bei diesem Ansatz ist die Wahrscheinlichkeit von Überbeanspruchung weitaus geringer, sodass Sie effektiver planen und Ihre Zeit besser nutzen können.

Zu viele Leute planen genau, welche Aufgaben sie an welchen Tagen oder sogar Monaten im Voraus erledigen werden. Dies lässt keinen Raum für das wirkliche Leben. Mit nur wenigen Krankentagen oder zusätzlichen Aufgaben kann das gesamte System verfallen.

Ich denke, ein Beispiel ist in Ordnung. Ich werde Screenshots von Trello verwenden (lesen Sie unser Beitrag Trello - ein einzigartiges, einfaches und leistungsfähiges Projektmanagementsystem aus einem guten Zuhause Trello - ein einzigartiges, einfaches und leistungsstarkes Projektmanagementsystem aus einem guten Zuhause Bedeutet der Name Joel Spolsky nichts Wenn dies der Fall ist, möchten Sie diesen Beitrag lesen, da er Spolskys neuestes und bestes Projekt zeigt. Wenn nicht, sollten Sie wissen, dass dies… Lesen Sie mehr), um Ihnen zu zeigen, wie Sie dieses Workflow-System innerhalb organisieren können eine solche Plattform.

Richten Sie das Trello-Board ein

Dies ist keinesfalls die einzige Möglichkeit, Trello für dieses System einzurichten, aber es ist eine, die für mich gearbeitet hat. Setze vier ein “Listen”.

1. Eine Liste aller aktiven und ruhenden Projekte.
2. Eine Liste der Dinge, die Sie im kommenden Monat angehen müssen, und die Wochen, in denen bestimmte Dinge abgeschlossen werden müssen (fügen Sie noch keine Informationen hinzu)..
3. Eine Liste, was Sie in dieser Woche an welchen Tagen tun müssen.
4. Eine Liste der Aufgaben, die heute erledigt werden müssen.

Sobald Sie alle Ihre Projekte zum hinzugefügt haben “Projekt” Liste, markieren Sie diejenigen, die sind aktiv mit einem farbigen “Etikette”. Ich nutze diese Projekte auch, um sicherzustellen, dass sie auffallen.

Projektübersichten schreiben

Klicken Sie anschließend auf das erste Ihrer aktiven Projekte und schreiben Sie einen Kommentar, der ausführlich beschreibt, was Sie tun müssen. In diesem Beispiel gehe ich davon aus, dass jedes Projekt mehrere Monate dauert. So können Sie wirklich verstehen, was von Ihnen benötigt wird, und Sie können verstehen, wie Sie die Aufgaben am besten strukturieren können. Tun Sie dies für jedes Ihrer aktiven Projekte.

Hinweis: Dies ist die erste Stufe der Granularität. Sie müssen diesen Aufgaben noch keine bestimmten Wochen, Tage oder Uhrzeiten zuordnen.

Planen Sie diesen Monat aus (einmal pro Monat)

Sie sollten dies am Anfang jedes Monats anstreben. Basierend auf den Kommentaren, die Sie gerade für jedes Ihrer aktiven Projekte geschrieben haben, sollten Sie in der Lage sein, zu sehen, was bis zum Ende abgeschlossen werden muss diese Monat.

Legen Sie jeden dieser Meilensteine ​​einzeln auf “Fliese” Beschriften Sie diese Liste mit der entsprechenden Farbe (der Farbe, auf die sich die aktive Aufgabe bezieht), so dass Sie leicht erkennen können, mit welchem ​​Projekt sich die Aufgabe befasst. Entscheiden Sie jetzt, in welchen Wochen Sie in diesem Monat an diesen einzelnen Meilensteinen arbeiten werden.

Sie können die Aufgabe duplizieren oder in Unteraufgaben aufteilen, wenn Sie in diesem Monat mehrere Wochen daran arbeiten.

Zu Beginn eines jeden Monats wissen Sie nun ungefähr, welche Aufgaben Sie am Ende jedes Monats erledigen müssen Woche. Wenn Sie einen dieser Meilensteine ​​nicht erreichen, verschieben Sie die Dinge einfach ein wenig, sodass Sie das gesamte Projekt bis zum Endtermin noch erledigen können.

Planen Sie diese Woche aus (einmal pro Woche)

An einem Montagmorgen sollten Sie zuerst die entsprechende Woche im “Diesen Monat” Liste, um zu sehen, was Sie in den nächsten Tagen in Angriff nehmen müssen.

Nehmen Sie sich diese Zeit, um jede dieser Aufgaben auf die “Diese Woche” Liste und entscheiden, welche Tage Sie werden diesen Elementen Zeit widmen.

Wenn Sie die Aufgaben in Unteraufgaben aufteilen oder duplizieren müssen, fahren Sie fort. Wenn Sie am Ende der letzten Woche herausfanden, dass Sie beispielsweise am Mittwoch einen Schulungskurs absolviert haben, können Sie jetzt Ihren Zeitplan leicht darauf aufbauen.

Planen Sie heute (einmal pro Tag)

Planen Sie zu Beginn eines jeden Tages 10-15 Minuten, basierend auf den Aufgaben in Diese Woche wie Sie Ihre Zeit verbringen werden, um sicherzustellen, dass Sie diese Meilensteine ​​erreichen. Ziehen Sie die relevanten Elemente erneut aus der Diese Woche Liste, um die Heute Liste.

In dieser Phase der Granularität können sich die Dinge schnell ändern. Denken Sie also daran und bereiten Sie sich darauf vor, Ihren Plan aufgrund dieser Ablenkungen zu ändern. Wenn Sie jedoch bestimmte Zeitblöcke absichtlich aufheben und die Selbstdisziplin einhalten, um sich so weit wie möglich an den Zeitplan zu halten, ist es wahrscheinlicher, dass Sie das erledigen, was erledigt werden muss.

Im obigen Beispiel können Sie sehen, dass der gesamte Arbeitstag geplant wurde, einschließlich Besprechungen, Anrufe und Antworten auf E-Mails. Die Hauptaufgabe wurde in zwei separate Zeitblöcke aufgeteilt.

Löschen Sie am Ende eines jeden Tages die Heute Liste. Löschen Sie am Ende jeder Woche die Diese Woche Liste. Und am Ende eines jeden Monats die Diesen Monat Liste, und beginnen Sie erneut mit der Überprüfung Ihrer Projekte.

Dies zur Gewohnheit machen

Wie Sie hoffentlich sehen können, handelt es sich hierbei um ein System, das für eine Reihe relativ komplexer Projekte entwickelt wurde. Es ist für Menschen gedacht, die eine Reihe von Terminen einhalten müssen, ohne sich an eine voreingestellte Routine und einen Zeitplan zu halten, der Wochen oder sogar Monate im Voraus vorgegeben ist.

Wenn Sie sich über einige Wochen mit dieser Routine befassen, werden Sie schnell feststellen, ob es für Sie ist. Wenn Sie dieses System mögen, sollte dieser Zeitraum ausreichen, um das System wie oben beschrieben zu bearbeiten, sodass es effizient für Ihre speziellen Anforderungen arbeitet. Nur dann versinkt es als Gewohnheit.

Andere Einstellungen

Physische Notizbücher

Wenn Sie Trello nicht mögen oder dieses System lieber in einer anderen Umgebung verwenden möchten, gibt es einige Optionen. Newport selbst verwendet eine Auswahl von Notizbücher. Die Verwendung von Stift und Papier kann tatsächlich mehr leisten. 6 einfache Gründe, warum Papier noch immer Ihr Killer-Produktivitäts-App sein kann 6 einfache Gründe, warum Papier noch immer Ihr Killer-Produktivitäts-App sein kann Papier kann ein leistungsfähigeres Werkzeug für die Produktivität sein als Computer oder Touch-Geräte. und sollte nicht sofort abgewiesen werden. Nicht überzeugt? Hier sind sechs Gründe, warum Papier immer noch relevant ist. Lesen Sie mehr als Sie denken, zu Ihrer Produktivität. Jedes Notizbuch stellt eine unterschiedliche Granularität dar: Monat, Woche, Tag, sodass Änderungen an seinen Zeitplänen schnell notiert werden können, wenn sie benötigt werden.

Evernote & OneNote

Eine andere Alternative sind Werkzeuge wie Evernote oder Eine Note. Sie können dies auf dieselbe Weise einrichten, wie Newport physische Notizbücher verwendet. Einrichten eines neuen Notizbuchs OneNote ist jetzt wirklich kostenlos und bietet mehr Funktionen als zuvor. OneNote ist jetzt wirklich kostenlos und verfügt über weitere Funktionen als zuvor. Evernote regelt nicht mehr die Anzahl der Apps, die Notizen machen. Microsoft kündigte kürzlich an, OneNote sei freier denn je. Lassen Sie sich zeigen, was dies in Bezug auf Funktionen und Funktionalität bedeutet. Lesen Sie weiter für jede Granularität, die Sie benötigen (siehe unten). Folgen Sie dann den oben beschriebenen Schritten, um diese auf dem neuesten Stand zu halten. Mein einziges Problem bei diesem Ansatz ist, dass zwischen den verschiedenen Notizbüchern häufig hin und her geklickt wird. Deshalb bevorzuge ich Trello, wo die meisten Informationen auf einen Blick sichtbar sind und sehr leicht verschoben werden können.

Excel

Wenn Sie eine Excel-Person sind, besteht eine mögliche Lösung darin, das Layout, das wir in Trello eingerichtet haben, neu zu erstellen. Das funktioniert zwar, aber das Verschieben von Aufgaben und das Ändern ihrer Reihenfolge ist schwieriger, wenn sich Zellen bewegen müssen. Zeit sparen mit Textoperationen in Excel. Zeit sparen mit Textoperationen in Excel. Excel kann mit Zahlen zaubern und mit Zeichen gleich gut umgehen. In diesem Handbuch wird veranschaulicht, wie Text in Tabellenkalkulationen analysiert, konvertiert, ersetzt und bearbeitet wird. Diese Grundlagen ermöglichen es Ihnen, komplexe Transformationen durchzuführen. Lesen Sie mehr, anstatt nur Drag & Drop zu ziehen. Wenn Sie weniger Informationen auf einer Seite haben möchten, können Sie immer neue Registerkarten einrichten Projekte, diesen Monat, diese Woche, und Heute.

Könnte FHP für Sie arbeiten??

Full Horizon Planning ist ein Workflow-System, mit dem Sie mehrere Projekte verwalten können, ohne sich auf Zeitpläne festlegen zu müssen, die Sie entweder nicht wirklich vorhersagen können oder die Sie nicht kontrollieren können.

Daran gibt es keinen Zweifel “Das System erfordert mehr Vorleistungen für mentale Energie als einen Zeitsprung von Termin zu Termin, und es würde sicherlich nicht für alle Arten von Jobs funktionieren”. Aber es war ein wichtiger Beitrag für Newports bemerkenswerte Produktivität in Wissenschaft, Bloggen und Autorenschaft. Gleichzeitig stellte er sicher, dass er selten nach 17 Uhr arbeitet, ohne ausgebrannt zu werden Diese Codezeilen können körperlich und emotional belasten. Alles, was Sie brauchen, um wieder aufzustehen, ist das Bewusstsein, dass die Motivation wieder hergestellt werden kann. Weiterlesen .

Denken Sie, dass dies ein Workflow-System ist, von dem Sie Gebrauch machen könnten? Wie müssten Sie es für Ihre eigene Karriere übernehmen? Oder gibt es ein System, das effektiver arbeitet Das 3-Strike-System: Priorisierung der To-Do-Liste Das 3-Strike-System: Priorisierung der To-Do-Liste Kommen Sie nicht durch Ihre To-Do-Liste? Das Problem ist möglicherweise nicht Ihre Produktivität, es können nur Ihre Prioritäten sein. Lernen Sie, wie Sie die To-Do-Liste priorisieren und die Dinge erledigen können. Lesen Sie mehr für Sie?

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