Sollten Sie PDF- oder Microsoft Office-Dokumente verwenden? Die Vor-und Nachteile

Wir alle stoßen täglich auf PDF-Dokumente - es ist das Startformat für Kontoauszüge, Bedienungsanleitungen, Online-Berichte und vieles mehr.

Aber ist es immer das beste Format? Woher wissen Sie, ob Sie ein PDF-Dokument oder einen der Microsoft Office-Dateitypen verwenden sollten??

Wenn Sie in einem Dilemma sind, welches Format für welchen Zweck verwendet werden soll, lesen Sie weiter. In diesem Artikel werde ich die Vor- und Nachteile der Verwendung von PDF-Dateien im Vergleich zu DOC-, XLS- und PPT-Dateien erläutern.

PDFs: Die Vorteile

Beginnen wir mit der Bewertung der Vorteile von PDF-Dokumenten. Unter welchen Umständen sollten Sie sie immer verwenden?

In sich geschlossen

Wenn Sie Inhalte produzieren, die an andere Personen verteilt werden sollen, z. B. Verkaufspräsentationen, Vorlesungsunterlagen oder Newsletter, sollten Sie das PDF-Format zum Senden der Dateien verwenden.

Der Grund? PDFs sind in sich abgeschlossen. Die Datei selbst enthält alle Formatierungen, Schriftarten und Layoutdesigns. Sie werden jedes Mal auf dieselbe Weise gerendert, ohne sich auf Betriebssystem, Hardware oder Software zu verlassen.

Jeder, der ein Microsoft Word-Dokument in Google Drive geöffnet hat, weiß, wie wichtig dies ist. Wenn Sie eine DOC-Datei an einen anderen Benutzer senden, der nicht dieselbe App verwendet oder nicht die gleichen Zeichensätze installiert hat, wird das häufig unordentlich.

Hochwertiger Druck

Da PDF-Dokumente in sich geschlossen sind, akzeptieren Druckereien diese gerne. Word-Dokumente werden häufig nicht akzeptiert. Wie wird Microsoft Office-Dokumente richtig gedruckt? Wie wird Microsoft Office-Dokument richtig gedruckt? Scheint es manchmal unmöglich, Dokumente so zu drucken, wie Sie es möchten? Wir können helfen! Wir zeigen Ihnen alle Druckoptionen und helfen Ihnen, die richtigen Einstellungen für perfekt gedruckte Dokumente auszuwählen. Lesen Sie mehr oder andere Microsoft Office-Formate.

PDFs sind “Was du siehst ist was du kriegst” - Wie auch immer die Seite auf Ihrem Bildschirm aussieht, Sie können sicher sein, dass sie auf einer physischen Kopie genauso aussieht. Hochauflösende Bilder behalten ihr professionelles Aussehen und das Seitenlayout wird nicht beeinträchtigt.

Wenn Sie also einen Stapel von Postern, Flyern oder sogar einer PowerPoint-Diashow drucken möchten, müssen Sie Ihre Datei als PDF speichern, bevor Sie in die Stadt fahren.

Mehrere Formate

Ja, Sie können Textabschnitte in eine PowerPoint-Datei importieren oder eine PowerPoint-Folie in Excel einfügen. Der Vorgang erfordert jedoch viel Nacharbeit, wenn das fertige Dokument ordentlich erscheinen soll. Die verschiedenen Office-Formate sind nicht wirklich für unzählige Formate und viele Einbettungen ausgelegt.

Selbst wenn Sie Ihr Dokument auf dem Bildschirm gut aussehen lassen, kann es bei einer großen Datei lange dauern, bis sie geöffnet und / oder gespeichert wird. PDF-Dokumente unterstützen problemlos Text, nahezu jeden Bildtyp, Vektorgrafiken, Folien, HTML-Code und mehr.

Interaktiv

Microsoft Office-Dateien können interaktiv sein, PDF-Dateien sind jedoch die bessere Wahl für Antragsformulare, Feedback-Formulare und andere Situationen, in denen Daten eingegeben werden müssen. Hier ist der Grund:

• Feste Felder - Es besteht keine Möglichkeit, dass ein Endbenutzer versehentlich ein Feld löscht, die benötigten Daten falsch interpretiert oder eine Frage verfehlt.
• Schritt-für-Schritt-Anleitungen - Ersteller können Randnotizen hinzufügen, um Benutzer durch komplizierte Formulare zu führen.
• Formeln - Sie können ein PDF-Dokument sofort hinzufügen, um Umsatzsteuer hinzuzufügen oder die Wechselkurse auf einer Rechnung zu berechnen. Natürlich können Sie in Excel auch mit Formeln und Gleichungen arbeiten. Brauchen Sie Hilfe bei Excel-Formeln? 7 Informationsquellen Brauchen Sie Hilfe bei Excel-Formeln? 7 Zu konsultierende Ressourcen Excel ist der Goldstandard für Tabellenkalkulationen. Wenn Sie Excel verwenden müssen und sich dennoch damit vertraut machen müssen, werden Sie mit diesen Ressourcen schnell in die Grundlagen und mehr eingeführt. Lesen Sie mehr, aber es gibt keine Möglichkeit, die Formeln beim Konvertieren von XLS nach PDF beizubehalten.
• Unterschrift - Bei einigen Diensten wie Adobe Sign und DocuSign können Sie Ihre Unterschrift hinzufügen. Können Sie Dokumente elektronisch signieren und sollten Sie dies tun? Können Sie Dokumente elektronisch signieren? Vielleicht haben Sie gehört, dass Ihre technisch versierten Freunde sowohl die Begriffe elektronische Signatur als auch digitale Signatur verwenden. Vielleicht haben Sie sogar gehört, dass sie austauschbar verwendet wurden. Sie sollten jedoch wissen, dass sie nicht gleich sind. In der Tat… Lesen Sie mehr über Verträge und andere persönliche Dokumente auf einfache und sichere Weise.

Kompatibilität

Es gibt Vorteile, wenn Sie sowohl Browser als auch spezielle PDF-Reader verwenden. PDF Reader vs. Browser: Welcher PDF Viewer eignet sich am besten für Sie? PDF Reader vs. Browser: Welcher PDF Viewer eignet sich am besten für Sie? Ein PDF-Reader ist oft eines der ersten Tools, die Benutzer auf ihrem neuen Computer installieren. Es ist nicht glamourös oder sexy, aber es ist ein wichtiges Werkzeug für Ihr Produktivitätsarsenal. Oder ist es? Weiterlesen .

Solange der Empfänger jedoch einen Browser auf dem System installiert hat, können Sie Ihre Datei öffnen. Dies ist nicht der Fall, wenn Sie eine Datei in DOC, XLS oder PPT senden. Nicht alle Office-Suiten können alle Formate verarbeiten.

PDFs: Nachteile und Alternativen

Trotz dieser offensichtlichen Vorteile gibt es immer noch Zeiten, in denen ein PDF-Format nicht geeignet ist. Ich werde einige dieser Situationen betrachten und Ihnen sagen, was Sie stattdessen verwenden sollten.

Verfassen von Text

PDF-Dokumente verfügen nicht über die leistungsstarken Formatierungswerkzeuge von Microsoft Word und anderen Prozessoren. Sie können Seitenlayouts, Schriftarten und andere wichtige Stilprobleme nicht bearbeiten.

Außerdem gibt es keine Rechtschreibprüfung, Grammatikprüfung und andere Schreibhilfen. Sie sollten ein herkömmliches Textverarbeitungsprogramm verwenden, um Ihren Text zu erstellen. Speichern Sie die Datei nur als PDF, wenn Sie sicher sind, dass Sie fertig sind.

Inhalt bearbeiten

PDFs sind auch keine gute Wahl, wenn jemand anderes Ihr Dokument bearbeiten oder weitere Details hinzufügen muss. 5 Kostenlose Tools zum Bearbeiten von PDF-Dateien 5 Kostenlose Tools zum Bearbeiten von PDF-Dateien PDFs sind universell nützlich. Bei der Bearbeitung fallen sie jedoch zu kurz. Wir zeigen Ihnen die besten kostenlosen Tools zum Bearbeiten Ihrer PDF-Dateien. Weiterlesen . Wenn Sie beispielsweise für das Hinzufügen von Text zu einem Dokument verantwortlich sind und zu einem späteren Zeitpunkt eine andere Person für das Hinzufügen von Bildern verantwortlich ist, ist es nicht ratsam, die Datei in einem PDF-Format zu senden.

Das Format kann von Natur aus nicht bearbeitet werden. PDFs sind lediglich ein Abbild eines vorhandenen Dokuments und nicht selbst ein Originaldokument. Im besten Fall können Sie mit den meisten PDF-Readern nur einige Wörter gleichzeitig bearbeiten.

Bilder

Wenn Sie Bilder aus einem Dokument zu einem späteren Zeitpunkt wiederverwenden müssen, bleiben Sie bei Office-Apps. Es wird schwieriger, wenn nicht unmöglich, die eingebetteten Bilder aus einem PDF-Dokument zu extrahieren.

Wenn Sie unbedingt ein Bild aus einer PDF-Datei extrahieren möchten, können Sie einen Druckbildschirm in Paint erstellen und bearbeiten. Dies ist jedoch kein effizienter Arbeitsablauf, und Sie verlieren wahrscheinlich etwas an Bildqualität.

Zusammenarbeit

Apps zur PDF-Erstellung haben keine Tools für die Zusammenarbeit. Einige kostenpflichtige Tools bieten Funktionen, die die besten kostenlosen Leser bieten. Die 6 besten PDF-Reader für Windows Die 6 besten PDF-Reader für Windows Adobe Reader ist nicht immer die beste Wahl für das Anzeigen von PDF-Dateien. Hier sind die besten PDF-Reader für Windows 10. Lesen Sie nicht mehr, aber der Prozess ist umständlich.

Die meisten Produktivitätspakete wie Microsoft Office 365 und die Apps von Google Drive ermöglichen jetzt die Zusammenarbeit in Echtzeit in Echtzeit. 3 Teamwork- und Collaboration-Tools von Microsoft Office Online 3 Teamwork- und Collaboration-Tools von Microsoft Office Online, die mit Office 2016 und dem kostenlosen Online-Partner Office Online beeindrucken Microsoft hat neue Tools für Teams zur Remote-Zusammenarbeit in Echtzeit bereitgestellt. Wir zeigen Ihnen, was Sie nicht verpassen dürfen. Weiterlesen . Wieder können Sie Ihre gesamte Arbeit mit einer herkömmlichen Suite erledigen und erst dann in PDF speichern, wenn das Dokument vollständig ist.

Teilen Sie Ihre Meinung mit

Ich hoffe, ich habe Ihnen eine umfassende Einführung gegeben, wie sich PDF-Dokumente mit den typischen Dateiformaten der Office-Suite vergleichen lassen und erläutert, wann PDF-Dateien verwendet werden und wann sie zu vermeiden sind.

Ich würde gerne hören, was Sie sonst noch zu dieser Liste hinzufügen würden. Habe ich Profis vermisst? Habe ich wichtige Nachteile übersehen? Sie können Ihre Gedanken und Meinungen in das Kommentarfeld unten eintragen.

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