Verwalten Sie Ihren Microsoft Outlook E-Mail-Posteingang wie ein Boss

Lassen Sie sich nicht von Ihrem E-Mail-Posteingang nach unten ziehen.

Outlook verfügt über eine Vielzahl von großartigen Funktionen, mit denen Sie Ihren Posteingang verwalten können, wodurch Sie mehr Kontrolle haben und Zeit sparen. Sie können E-Mails mithilfe von Regeln und bedingten Formatierungen automatisch filtern, mithilfe von Verknüpfungen und Suchen schnell finden, was Sie benötigen, und mithilfe der Junk-Filter alle Spam-Nachrichten entfernen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Produktivitätswerkzeuge von Outlook optimal nutzen können.

Wenn Sie eigene Tipps zur Verwaltung Ihres Outlook-Posteingangs haben, teilen Sie uns dies bitte in den Kommentaren mit.

Mit Regeln verwalten

Die Regeln in Outlook sind sehr leistungsfähig und können Ihnen bei der Verwaltung Ihres Posteingangs viel Zeit sparen. Jede Nachricht, die in Ihrem Posteingang ankommt, entspricht den von Ihnen beschriebenen Regeln. Sie können beispielsweise jede Nachricht Ihres Managers als markiert markieren und einen Ton abspielen. Alternativ können Sie jede Nachricht verschieben, die das Schlüsselwort enthält “Newsletter” in den Müll.

Um fortzufahren, wählen Sie die Zuhause Registerkarte aus dem oberen Menüband und wählen Sie Regeln> Regel erstellen. Wenn Sie eine E-Mail ausgewählt haben, werden Sie feststellen, dass einige Felder bereits ausgefüllt sind. Sie können diese jedoch nach Belieben ändern.

Um die Regeln wirklich anzupassen, klicken Sie auf Erweiterte Optionen… Hier können Sie eine beliebige Anzahl von Bedingungen festlegen, die erfüllt sein müssen, und auch, was mit den entsprechenden Nachrichten geschieht.

Eine umfassende Anleitung zum Erstellen und Verwalten von Regeln finden Sie in unserem Leitfaden zum Zulassen, dass Outlook-Regeln Ihren Posteingang verwalten. Lassen Sie Outlook-Regeln Ihren E-Mail-Posteingang verwalten. Lassen Sie Outlook-Regeln Ihre E-Mail-Posteingang verwalten. Der Outlook-Desktop und Outlook.com bieten eine Funktion namens "Regeln". Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese einrichten. Weiterlesen .

Meistere die Shortcuts

Wenn Sie Ihren Posteingang effizient verwalten möchten, müssen Sie alle Tastenkombinationen beherrschen, die mit Ihren Fingerspitzen verfügbar sind.

Eines der besten ist zu drücken Alt + H, Dadurch wird das Band mit der entsprechenden Taste hervorgehoben, damit Sie es drücken können. Andere Beispiele sind Strg + E um zum Suchfeld zu springen, Strg + 1-6 um zwischen den verschiedenen Ansichten (wie Mail, Kalender und Kontakte) zu wechseln, und Einfügen eine Nachricht markieren.

Diese kratzen natürlich nur an der Oberfläche. Um eine umfassendere Liste zu erhalten, lesen Sie unser Handbuch zu den Outlook-Tastenkombinationen. 25+ Outlook-Tastenkombinationen für mehr Produktivität. 25+ Outlook-Tastenkombinationen für mehr Produktivität. Outlook ist einer der beliebtesten derzeit verwendeten Desktop-E-Mail-Clients. Wenn Sie einer dieser vielen Outlook-Benutzer sind, können Sie mit den folgenden Tastenkombinationen viel Zeit sparen. Weiterlesen .

Verwenden Sie den Junk Filter- und Clutter-Ordner

Spam ist der Fluch des Posteingangs. Verschwenden Sie nicht Ihre Zeit damit, E-Mails zu finden, die Sie lesen möchten. Überlassen Sie es stattdessen Outlook, indem Sie den Junk-Filter und die Clutter-Funktion verwenden.

Der Junk-Filter verfügt über unterschiedliche Schutzstufen, je nachdem, wie streng Sie möchten. Um Ihre Einstellungen zu ändern, gehen Sie zu Zuhause Registerkarte in der Multifunktionsleiste und wählen Sie Junk> Junk-E-Mail-Optionen…

Hier können Sie auswählen Niedrig offensichtlichen Müll zu filtern, Hoch Den meisten Junk einholen, aber mit der Möglichkeit können auch einige normale E-Mails gefangen werden oder Nur sichere Listen nur von Absendern erhalten, die Sie genehmigt haben.

Verwenden Sie im selben Fenster die Sichere Absender und Blockierte Absender Klicken Sie auf die Registerkarte, um die E-Mail-Adressen oder -Domänen aufzulisten, die Sie verwenden bzw. nicht erhalten möchten.

Benutzer von Office 365 for Business können auch eine neue Funktion namens Clutter verwenden. Durch die Analyse des Absenders, des Inhalts der Nachricht und Ihrer Lesegewohnheiten wird Outlook bestimmte E-Mails aus Ihrem Posteingangsordner in den Clutter-Ordner verschieben. Sie können eine E-Mail manuell nach Clutter verschieben und dem System dadurch das Lernen erleichtern Rechtsklick die Nachricht und Auswahl Bewegen> Zum Durcheinander bewegen.

Clutter ist standardmäßig aktiviert, Sie können sie jedoch über die Webversion von Outlook deaktivieren. Drücke den Zahnsymbol und navigiere zu Optionen> Mail> Automatische Verarbeitung> Unordnung und entpacken Separate Elemente, die als Unordnung gekennzeichnet sind, dann klick sparen.

Wenn Sie weitere Tipps zur Spam-Filterung benötigen, lesen Sie unseren Leitfaden zum Vermeiden von Outlook-Junk-Mail. So vermeiden Sie Outlook-Junkmail und E-Mail-Clutter. So vermeiden Sie Outlook-Junk-Mail und E-Mail-Clutter Ich liebe diese Outlook-Funktionen. Sie können Ihnen dabei helfen, alle eingehenden E-Mails zu filtern und nach Prioritäten zu ordnen. Weiterlesen .

Suche mit Parametern

Sie könnten wahrscheinlich davon ausgehen, Ihren Posteingang überhaupt nicht zu sortieren, wenn Sie dazu neigen, und nutzen Sie einfach die leistungsstarke Suche in Outlook. Mit dem Sofort-Suchfeld oben in Ihren E-Mail-Listen können Sie alle Ordner und Postfächer durchsuchen, indem Sie es aus der Liste auswählen Aktuelle Mailbox Dropdown-Liste.

Innerhalb des Suchfelds müssen Sie nur etwas eingeben, und Outlook wird versuchen, es in einem beliebigen Feld zu finden, beispielsweise im Absendernamen, im Betreff oder im Nachrichtentext. Sie können spezifischer werden, indem Sie logische Operatoren wie verwenden UND, ODER, und NICHT. Sie können auch Parameter wie verwenden von, Gegenstand, und empfangen, gefolgt von einem Doppelpunkt und Ihrem Begriff. Eine vollständige Liste davon kann auf der entsprechenden Outlook-Supportseite angezeigt werden.

Durch Klicken auf das Suchfeld wird das angezeigt Suche Registerkarte in der Multifunktionsleiste, wo Sie viele dieser Parameter von der Benutzeroberfläche auswählen können.

Flair mit bedingter Formatierung

Mit der bedingten Formatierung können Sie einen bestimmten Stil auf Nachrichten anwenden, die einem Satz von Regeln entsprechen. Sie können beispielsweise die Schriftfarbe von E-Mails ändern, die vor über einer Woche empfangen wurden, oder E-Mails, die ein Stichwort enthalten, in eine Kategorie einfügen.

Um die bedingte Formatierung festzulegen, navigieren Sie zu Aussicht Registerkarte in der Multifunktionsleiste und klicken Sie auf Einstellungen anzeigen > Bedingtes Formatieren… Klicken Hinzufügen Um eine neue Regel zu erstellen, geben Sie ein ein Name, und stellen Sie ein Schriftart wenn Sie wünschen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Bedingung…

In diesem Fenster können Sie die Feinheiten der Regel verfeinern. Verwenden Sie beispielsweise Von… um die Absender anzugeben, auf die die Regel angewendet wird, oder Zeit Bewerben Sie sich nach Datum. Schauen Sie sich die anderen Registerkarten an Mehr Auswahl und Erweitert, Mit dem ersteren können Sie Farbkategorien festlegen.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK und OK nochmal. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserem Leitfaden zum Markieren von E-Mails mit bedingter Formatierung. So markieren Sie Ihren Outlook-Posteingang mit bedingter Formatierung. So markieren Sie Ihren Outlook-Posteingang mit bedingter Formatierung. Jede E-Mail ist eine potenzielle Ablenkung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die bedingte Formatierung des Posteingangs - Regeln, Prioritätsmarkierungen und Farbkategorien - in Outlook verwenden, um Ihren Posteingang frei zu halten und Ihren Kopf frei zu halten. Weiterlesen .

Rufen Sie eine gesendete E-Mail ab

Haben Sie schon einmal eine E-Mail gesendet, die Sie gerne stornieren könnten? Das könnte möglich sein. Sie müssen ein Exchange-Konto verwenden, und der Empfänger muss sich auf demselben Server befinden. Wenn die ursprüngliche E-Mail gelesen oder in einen anderen Ordner verschoben wurde, schlägt der Rückruf fehl.

Um einen Rückruf zu versuchen, gehen Sie zu Ihrem Gesendete Objekte und öffnen Sie die Nachricht, die Sie abrufen möchten. Wähle aus Botschaft Registerkarte oben auf der Multifunktionsleiste, dann in der Bewegung klicken Sie auf Aktionen und dann Diese Mitteilung zurückrufen…

Bestimmen Sie in dem sich öffnenden neuen Fenster die gewünschte Aktion. Entweder Löschen Sie ungelesene Kopien dieser Nachricht um die E-Mail aus dem Posteingang des Empfängers zu entfernen oder Löschen Sie ungelesene Kopien und ersetzen Sie sie durch eine neue Nachricht um eine neue E-Mail anstelle des Originals zu senden.

Ticken Sagen Sie mir, ob der Rückruf für jeden Empfänger erfolgreich ist oder fehlschlägt sendet Ihnen eine E-Mail, in der Sie über das Ergebnis jedes Rückrufversuchs informiert werden. Eine Zusammenfassung können Sie sehen, wenn Sie auf klicken Verfolgung Symbol in der Multifunktionsleiste.

Klicken OK wenn Sie bereit sind, die Nachricht abzurufen. Weitere Informationen zu diesem Vorgang sowie alle Faktoren für den Rückruf und einige andere Alternativen finden Sie in unserem E-Mail-Rückrufhandbuch. So rufen Sie eine E-Mail in Outlook ab, nachdem Sie sie gesendet haben. So rufen Sie eine E-Mail in Outlook ab, nachdem Sie sie gesendet haben Hit senden und es später bereuen? Wir waren alle dort und wünschten, wir könnten das Senden rückgängig machen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine E-Mail in Outlook abrufen oder das Senden in Google Mail verzögern. Weiterlesen .

Boss Ihren Posteingang

Es wird geschätzt, dass täglich 205 Milliarden E-Mails gesendet werden. Glücklicherweise landet nur ein kleiner Teil davon in Ihrem Posteingang, aber es ist oft mühsam, selbst durch sie hindurchzukommen. Vergewissern Sie sich, alle unsere Tipps zu verwenden, um beim Posteingangsmanagement Profi zu werden.

Möchten Sie noch mehr tolle Outlook-Tipps erfahren? Wenn ja, machen Sie Ihr Wissen mit unseren 10 Schnelltipps für das Beherrschen von Outlook weiter. 10 Schnelltipps zur Verbesserung von Outlook 10 Schnelltipps zur Verbesserung von Outlook Nutzen Sie Outlook in vollem Umfang? Werden Sie mit unserer Auswahl an weniger bekannten Tipps und Tricks zum Outlook-Meister und sehen Sie, wie Ihre Produktivität zunimmt. Weitere Informationen und 6 Möglichkeiten zur Steigerung Ihres Outlook-Workflows 6 Best Practices für Outlook zur Steigerung Ihres Workflows 6 Best Practices für Outlook zur Steigerung Ihres Workflows Wenn Sie Outlook viel Zeit in Anspruch nehmen, sollten Sie Ihren Workflow untersuchen. Gestalten Sie Ihre E-Mail-Arbeit für Sie und sparen Sie Zeit für wichtigere Aufgaben. Weiterlesen . Sie werden in kürzester Zeit ein E-Mail-Assistent sein.

Mit welchen Methoden behalten Sie die Kontrolle über Ihren Posteingang? Gibt es Funktionen, die Sie gerne in Outlook hinzugefügt haben möchten??

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