So verwenden Sie Outlook für das einfache Aufgaben- und Projektmanagement

Wenn Sie an einem kleinen Projekt, als freiberuflicher Mitarbeiter oder in einem Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern arbeiten, kann Outlook 2016 Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Projekte und Aufgaben helfen, ohne dass dafür umfangreiche Software erforderlich ist. Mit einfachen Anpassungen an den Aufgabenbereich können Sie Erinnerungen und Fälligkeiten festlegen, Aufgaben zuweisen und die Zeit leicht verfolgen.

Warum Outlook für Projekte und Aufgaben verwenden??

Für große Projekte verwenden Projektmanager und größere Unternehmen professionelle Software wie Microsoft Project oder Basecamp, einige der besten Projektmanagement-Tools, die diese Aufgabe erfüllen. Sie bieten die umfangreichen Funktionen zur Organisation und Verwaltung erfolgreicher Projekte.

Für kleine Projekte, Freiberufler oder ein oder zwei Teams verfügt Microsoft Outlook jedoch über die wesentlichen Funktionen, die für den Erfolg in unterbewerteten Situationen erforderlich sind. Hier sind nur einige der grundlegenden Funktionen:

• • Anpassbare Aufgabenfelder

• Zuweisbare Aufgaben
• Hilfreiche Erinnerungen
• Zeiterfassung
• Status Updates
• Priorisierung und Kategorisierung
• Exportfunktion

Wie können diese Outlook-Funktionen verwendet werden??

Fertigen Sie mit den Feldern besonders an, die Sie benötigen

Sie können Felder im Aufgabenbereich problemlos hinzufügen und entfernen. Um beispielsweise die Zeit zu verfolgen, können Sie die tatsächliche Arbeit und die Gesamtarbeit hinzufügen. Für die Statusverfolgung können Sie den Status "Prozent abgeschlossen" und "benutzerdefiniert" hinzufügen.

Um Ihre Felder auszuwählen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Spalten und wählen Sie aus Feldauswahl. Ziehen Sie dann einfach die gewünschten Felder in den Spaltenbereich.

Aufgaben einfach zuweisen

Wenn Sie mit einem Partner oder einem Mitarbeiter arbeiten, ist das Zuweisen von Aufgaben einfach. Öffnen Sie die Aufgabe und wählen Sie in der oberen Navigationsleiste aus Aufgabe zuweisen. Drücke den Zu Schaltfläche, um Ihre Kontaktliste zu öffnen, wählen Sie den Empfänger aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Zu Schaltfläche im Popup-Fenster. Dadurch wird Ihr Kontakt in die Aufgabe eingefügt und sobald Sie auf klicken Senden, Die Aufgabe ist auf dem Weg zum Beauftragten.

Sie können auch ein Feld für angeben Teamaufgabe dazu gehören einfache Häkchen und ein Zugewiesen an Feld auf einen Blick zu sehen, wer verantwortlich ist.

Erinnerungen einrichten

Wie bei jeder Aufgabenanwendung sind Erinnerungen wichtige Werkzeuge. In Microsoft Outlook können Sie Ihre Erinnerungen anpassen, indem Sie Datum, Uhrzeit und einen bestimmten Ton auswählen. Die Datumsauswahl erfolgt in einem Kalenderformat und die Uhrzeit in 30-Minuten-Schritten.

Zeit verfolgen

Für Freiberufler oder andere, die Kunden stundenweise berechnen, ist Zeiterfassung ein Muss. Mit Microsoft Outlook können Sie beide verwenden Eigentliche Arbeit und Gesamtarbeit Felder oder nur eines davon, abhängig von Ihren genauen Bedürfnissen. Sie können beispielsweise Ist-Arbeit für den abrechenbaren Betrag und Gesamtarbeit für die gesamte für die Aufgabe aufgewendete Zeit verwenden. Beide Felder erfassen die Zeit in Dezimalstunden.

Aktualisierungsstatus

Microsoft Outlook enthält sowohl prozentuale als auch Statusfelder, um Ihre Projekte und Aufgaben auf dem Laufenden zu halten. Wie bei der Zeiterfassung können Sie beides oder nur eines verwenden, je nach Wunsch.

Der Vorteil der gemeinsamen Verwendung besteht darin, dass das Statusfeld automatisch angezeigt wird, wenn Sie eine Aufgabe als zu 100 Prozent abgeschlossen markieren Abgeschlossen und die Aufgabe wird durchgekratzt.

Das Statusfeld enthält auch Optionen für In Bearbeitung, Warten auf jemand anderes und Zurückgestellt, die jeweils sehr hilfreich sein können, um auf dem richtigen Weg zu bleiben.

Verwenden Sie Priorisierung und Kategorisierung

Die Verwendung des Prioritätsfelds ist ein weiteres hervorragendes Werkzeug zum Anzeigen der wichtigsten Elemente. Das 3-Strike-System: Priorisierung der Aufgabenliste Das 3-Strike-System: Priorisierung der Aufgabenliste Bringen Sie Ihre Aufgabenliste nicht durch. liste auf Das Problem ist möglicherweise nicht Ihre Produktivität, es können nur Ihre Prioritäten sein. Lernen Sie, wie Sie die To-Do-Liste priorisieren und die Dinge erledigen können. Lesen Sie mehr auf einen Blick. Elemente mit hoher Priorität werden mit einem roten Ausrufezeichen und Elemente mit niedriger Priorität mit einem blauen Pfeil nach unten angezeigt. Sie können auch eine hinzufügen Benutzerdefinierte Priorität falls erforderlich.

Die Kategoriefunktion in Microsoft Outlook ist auch hilfreich, um bestimmte Aufgabenarten auf einen Blick zu erkennen. Standardmäßig werden die Kategorien nach ihrer Farbe benannt, es ist jedoch hilfreich, sie in aussagekräftigere Namen zu ändern. Beispielsweise können Sie die grüne Kategorie für alle Finanzaufgaben verwenden und als solche benennen. Sie können Ihre eigenen Kategorien erstellen und auch die Farbe auswählen.

Exportieren Sie Ihre Daten

Wenn Sie Ihre Aufgaben in eine Kalkulationstabelle exportieren möchten, ist dies ein einfacher Vorgang. Exportieren von Outlook-Kontakten an einen beliebigen Standort. Exportieren von Outlook-Kontakten an einen beliebigen Standort. Wir zeigen Ihnen, wie Sie aus Outlook exportieren und in Ihr Ziel importieren. Weiterlesen . Um zu beginnen, wählen Sie Datei > Öffnen und exportieren > Import Export. Wenn das nächste Fenster geöffnet wird, wählen Sie In eine Datei exportieren in der Auswahlliste. Sie können dann zwischen zwei Dateitypen wählen. Kommagetrennte Werte (.csv) oder Outlook-Datendatei (.pst).

Die Option Kommagetrennte Werte wird häufig verwendet. Sie können die Felder für einen sauberen Übergang zuordnen und die Datei kann in Datenbanken und Tabellenkalkulationen hochgeladen oder importiert werden. Wenn Sie eine einfache Sicherung Ihrer Outlook-Aufgaben erstellen möchten, können Sie die Outlook-Datendatei auswählen.

Wählen Sie im nächsten Schritt die Option Aufgaben Ordner aus der Liste der Optionen und klicken Sie auf Nächster. Sie können dann ggf. den Dateinamen und den Speicherort anpassen. Sie schließen dann Ihren Export ab. Sie können auf klicken Benutzerdefinierte Felder zuordnen Klicken Sie bei Bedarf zuerst auf die Schaltfläche, mit der Sie die Felder in Ihrer Datei ändern können. Dieser Schritt ist optional. Klicken Fertig Sie werden aufgefordert, einen Datumsbereich für die zu exportierenden Aufgaben einzugeben.

Andere nützliche Funktionen

Zur Vereinfachung der Verwendung bieten die Aufgaben in Microsoft Outlook zusätzliche praktische und nützliche Funktionen, die Sie bei Ihren Projekten und Aufgaben unterstützen.

• Sortiere nach einer beliebigen Spalte.
• Ziehen Sie die Spalten per Drag & Drop neu.
• Senden Sie mit einem Klick einen Statusbericht für eine einzelne Aufgabe.
• Im Abschnitt mit den Aufgabendetails finden Sie Stunden, Rechnungsinformationen und das Unternehmen.
• Filtern Sie alle Aufgaben nach Schlüsselwort, Status oder Uhrzeit.

Ist die mobile App-Synchronisierung verfügbar??

Derzeit enthält die mobile App von Microsoft Outlook keine Aufgabenfunktion. Wenn Sie jedoch Ihre Outlook-Aufgaben unterwegs synchronisieren müssen, gibt es zum Glück Apps, die Sie für Android oder iOS verbinden können.

• Denken Sie daran, die Milch (Pro-Version), Android und iOS, 39,99 $ jährlich
• Aufgaben und Notizen für MS Exchange (erfordert Austauschkonto), Android, 4,99 $
• SymTasks - Outlook-Aufgaben synchronisieren, Android [Nicht mehr verfügbar]
• TaskTask für Microsoft Outlook und Google Tasks, iOS, 4,99 $
• Todo Exchange-Aufgaben (erfordert Austauschkonto), iOS [nicht mehr verfügbar]

Haben Sie Outlook-Aufgaben für kleine Projekte getestet?

Die Verwendung der Aufgabenfunktion von Microsoft Outlook funktioniert nicht für alle oder jedes Projekt. Wenn Sie jedoch bereits ein Microsoft Outlook-Benutzer sind und nur ein einfaches Tool benötigen, funktioniert es gut.

Weitere Informationen zu wenig bekannten Features von Outlook 10 Ausgeblendete Funktionen von Microsoft Outlook, die selten verwendet werden 10 Ausgeblendete Funktionen von Microsoft Outlook, die selten verwendet werden Microsoft Outlook verfügt über eine Vielzahl von Funktionen. Verwenden Sie diese weniger bekannten Outlook-Funktionen und verbessern Sie Ihren E-Mail-Workflow. Weitere Informationen .

Haben Sie Microsoft Outlook-Aufgaben ausprobiert, um die Zeit zu verfolgen, Aufgaben zuzuweisen oder mit Projekten Schritt zu halten? Was halten Sie von den verfügbaren Funktionen? Bitte teile deine Gedanken in den Kommentaren unten mit.

Erfahren Sie mehr über: Kalender, Microsoft Outlook, Projektverwaltung, Aufgabenverwaltung, Zeitverwaltung, Aufgabenliste.