So priorisieren Sie Aufgaben mit dem Eisenhower Matrix Productivity System

To-Do-Listen-Apps sind heutzutage angesagt. Die Wissenschaft hat bewiesen, dass Listen die Produktivität tatsächlich fördern, und Sie können die Produktivität durch Tricks wie das Erstellen Ihrer To-Do-Liste weiter steigern. Manche nutzen sogar ihre E-Mail-Postfächer als Aufgabenlisten.

Aber was ist, wenn Sie alles ausprobiert haben und nichts davon funktioniert??

Glück für Sie, alternative Produktivitätsmethoden 5 Neue Produktivitätsmethoden, die Sie wahrscheinlich noch nicht gehört haben 5 Neue Produktivitätsmethoden, die Sie wahrscheinlich noch nicht gehört haben Wenn Sie immer noch nach dem besten Weg suchen, Ihre Produktivität zu steigern, versuchen Sie eine dieser besseren Alternativen zu Pomodoro und GTD. Denken Sie daran, nicht mehr zu suchen, wenn Sie eine "gut genug" -Lösung gefunden haben. Lesen Sie mehr vorhanden. Und wenn Sie feststellen, dass reguläre To-Do-Listen zu lästig oder zu überwältigend sind, empfehlen wir Ihnen, eine alte, aber effektive Technik namens Eisenhower-Matrix.

Was ist die Eisenhower-Matrix??

Die Eisenhower-Matrix ist ein 2 × 2-Raster von Boxen. Die obere Reihe ist für Aufgaben, die sind “Wichtig” Die untere Zeile ist für Aufgaben, die sind “Nicht wichtig.” Zur gleichen Zeit ist die linke Spalte für Aufgaben, die sind “Dringend” Die rechte Zeile ist für Aufgaben, die sind “Nicht dringlich.” So sieht das aus:

Für die meisten Menschen sind die Begriffe "Wichtig" und "Urgent" gleichbedeutend. Nehmen wir uns einen Moment Zeit, um den Unterschied zwischen ihnen zu definieren:

• Wichtig - Aufgaben, die zu Ihren langfristigen Zielen und Werten beitragen, unabhängig davon, ob es sich dabei um persönliche, berufliche usw. handelt Relevanz. Um zu entscheiden, ob eine Aufgabe wichtig ist, müssen Sie sich fragen: “Kann ich trotzdem meine Ziele erreichen und meinen Werten treu bleiben, wenn ich diese Aufgabe überspringe??”
• Dringend - Aufgaben, die bis zum Ende des Tages erledigt sein müssen. Wenn Ihr Zeitplan mehr Spielraum hat, bevorzugen Sie bis zum Ende der Woche. In jedem Fall geht es um Dringlichkeit Zeit. Um zu entscheiden, ob eine Aufgabe dringend ist, müssen Sie sich fragen: “Wann ist die Frist für diese Aufgabe??”

Bevor Sie entscheiden können, ob eine Aufgabe wichtig ist oder nicht, müssen Sie Ihre eigenen Ziele und Werte kennen. Karriereentwicklung ist für viele ein langfristiges Ziel, daher sind Aufgaben, die direkt damit zusammenhängen, wichtig. Oder wenn Sie Wert auf Familie legen, kann es wichtig sein, pünktlich nach Hause zu kommen.

Aber wie kann eine Aufgabe dringend sein, aber nicht wichtig? Denken Sie daran, dass es dringend ist nur über die Zeit Denken Sie an die Frist. Angenommen, heute ist Internationaler Kaffeetag und in Ihrem örtlichen Café werden kostenlose Kaffees ausgegeben. Wenn Sie das heute nicht nutzen, ist die Chance verloren - aber freier Kaffee hat keine Relevanz für Ihre langfristigen Ziele oder Werte. Es ist dringend, aber nicht wichtig.

Mit diesen Definitionen wird es einfacher, die Arten von Aufgaben zu beschreiben, die in jedem der vier Felder enthalten sind. Wir können uns die Matrix sogar so vorstellen:

Warum die Eisenhower-Matrix verwenden??

Die Eisenhower-Matrix ist einfach ein Weg dazu Priorisieren Sie Ihre Aufgaben.

To-Do-Listen eignen sich hervorragend zum Nachverfolgen Was Sie müssen es tun, aber es ist nicht immer leicht zu bestimmen welche Aufgaben haben eine höhere Priorität. Ich habe das noch nie gebraucht “Priorität” Funktion in jeder To-Do-Liste App, weil ich immer am Ende alles als taggen “Hohe Priorität” - und wenn alles hohe Priorität hat, ist nichts.

Wenn Sie sich eine Aufgabenliste ansehen und 30 gestapelte Aufgaben sehen, wie entscheiden Sie darüber, welche Aufgabe Sie erledigen müssen?? “Beginnen Sie mit dem einfachsten,” manche sagen. “Nein, fang mit dem härtesten an,” andere sagen. Aber was ist einfach und was ist schwer? Es ist nie schwarz und weiß. Oft habe ich 10, 15 oder sogar 30 Minuten verschwendet, nur um meine Aufgabe zu finden!

Deshalb glänzt die Eisenhower Matrix. Im Gegensatz zu einer einzelnen To-Do-Liste hat die Matrix selbst Prioritäten. Es sagt dir welche nächste Aufgabe Es verringert die kognitive Belastung, da nur die Felder Jetzt und Später von Bedeutung sind. Und wenn Sie jemals aus Zeitgründen gezwungen sind, können Sie erkennen, welche Aufgaben Sie überspringen können.

Darüber hinaus hat die Matrix zwei weitere geringfügige Vorteile. Erstens zwingt es Sie, sich jeder Aufgabe mehr bewusst zu sein. Anstatt alles auf einen großen, unordentlichen Aufgabenstapel zu werfen, entscheiden Sie aktiv, ob Aufgaben Ihre Zeit wert sind und halten Ihre eigentliche Aufgabenliste eng. Zweitens erinnert es Sie ständig an Ihre Ziele und Werte.

Das einzige Problem ist, dass die Eisenhower-Matrix zunächst etwas knifflig sein kann. Insbesondere neigen neue Benutzer dazu, von den Boxen "Delegiert" und "Trivial" gestolpert zu werden. Dort ist eine Lernkurve, gehen wir also ein praktisches Beispiel durch, wie man eine Matrix aufbaut, Aufgaben organisiert und eines Tages durchkommt.

So verwenden Sie die Eisenhower-Matrix

Obwohl die Eisenhower-Matrix konzeptionell aus vier Feldern besteht, können Sie sie praktisch als vier separate Aufgabenlisten aufrufen: eine Jetzt-Liste, eine Delegiertenliste, eine Später-Liste und eine Trivial-Liste. Die beiden dringenden Listen stehen vor den nicht dringenden Listen.

Ich finde, dass Trello dafür fantastisch ist. Richten Sie eine Tafel für jede Sphäre Ihres Lebens ein (z. B. persönliche, berufliche, kirchliche, hobbyartige) und stellen Sie diese vier Listen in jeder Tafel auf. Wenn Sie nicht viel zu tun haben, können Sie ein Board für alle Aufgaben verwenden. Es liegt an dir. Ich mag Trello nicht? Betrachten Sie diese alternativen Kanban-Werkzeuge Auf Wiedersehen, Trello! 5 alternative kostenlose Kanban-Board-Werkzeuge Auf Wiedersehen, Trello! 5 Alternative kostenlose Kanban-Board-Tools Trello ist eine unglaubliche App für das Projektmanagement und das Organisieren Ihrer Aufgaben. Es gibt jedoch auch andere Kanban-Apps, die sich ideal für Ihre Aufgaben eignen. Sprechen wir über die besten Trello-Alternativen. Weiterlesen .

Sobald Ihre Listen fertig sind, können Sie Aufgaben hinzufügen:

Angenommen, Sie sind ein traditioneller Büroangestellter, der die Eisenhower-Matrix verwenden möchte, um bei der Arbeit produktiver zu werden. Dies ist das Szenario, das den Rest dieses Beispiels bestimmt, es sollte jedoch leicht sein, diese Konzepte auf andere Weise anzuwenden.

Was steht heute auf deinem Teller? Das erste, was mir einfällt: E-Mail. Lassen Sie uns eine Aufgabe erstellen, um den Posteingang Null zu erreichen, der dringend ist (E-Mails sollten täglich geleert werden) und wichtig (wir sprechen hier von arbeitsbezogenen E-Mails):

Heute ist heute der Brezel-Tag im Büro und Sie verlangen nach einer kostenlosen Brezel mit den Werken. Dies kann dringend sein, ist aber nicht wichtig:

Ihr Chef erinnert Sie daran, dass der Dokumentationsbericht für das letzte Projekt Ihres Teams um 16:00 Uhr fällig ist, was sowohl dringend als auch wichtig ist:

Er erinnert Sie auch daran, dass das Budget Ihres Teams für Ihr nächstes Projekt am Freitag Ende des Tages fällig ist. Das ist wichtig, aber nicht dringend:

Der Büroleiter kommt zu Ihnen und sagt, dass der Papier- und Tintenvorrat zur Neige geht. Sie müssen so schnell wie möglich eine Bestellung aufgeben - dies hat jedoch nicht viel mit Ihren Karrierezielen oder Werten zu tun:

Es ist Frühsommer (in diesem Szenario) und das Büro wird mit der Regenzeit zu schwül. Die Produktivität eines jeden würde mit einem guten Luftentfeuchter in die Höhe schnellen, ganz zu schweigen von den anderen Vorteilen der Luftfeuchtigkeitsreduzierung. 4 Gesundheitliche Vorteile der Überwachung von Temperatur und Luftfeuchtigkeit zu Hause 4 Gesundheitliche Vorteile der Überwachung von Temperatur und Luftfeuchtigkeit zu Hause Wussten Sie, dass die Verwendung von Smart gesundheitliche Vorteile bringt Hauptprodukte? Stimmt. Ein oder zwei intelligente Einkäufe können Ihre Lebensqualität zu Hause drastisch verbessern. Weiterlesen .

Sie machen eine Notiz, um dies zur Sprache zu bringen, aber es ist weder dringend noch wichtig:

Es geht weiter und weiter. Meetings tauchen auf, Planung muss gemacht werden, Sie erinnern sich an Dinge, die Sie tun möchten usw. Die Matrix (d. H. Die Listen) füllt sich mit der Zeit, und das Beste ist, dass sie weniger einschüchternd ist als eine Hauptliste von Aufgaben:

Wenn Sie für eine andere Aufgabe frei sind, beginnen Sie einfach links und bewegen Sie sich nach rechts. Sie sollten alles in den Now- und Delegate-Listen angehen, bevor Sie sich mit den nicht dringenden Listen beschäftigen.

Wenn du können Delegieren Sie zunächst die Delegiertenliste und verschieben Sie so viele Aufgaben wie möglich ab. Dann gehen Sie durch die Liste Now. Wenn Sie die Jetzt-Liste durchlaufen haben, betrachten Sie Ihren Tag als Erfolg. Sie können jetzt einen Vorsprung in der Später-Liste erhalten oder den Tag vorzeitig beenden.

Wenn du kippen Delegieren, beginnen Sie mit der Jetzt-Liste. Wenn Sie die Jetzt-Liste durchgehen und mehr Zeit haben, haben Sie eine Wahl: Behandeln Sie die Delegiertenliste als Jetzt-Liste, erhalten Sie einen Vorsprung in der Später-Liste oder beenden Sie den Tag vorzeitig. In der Praxis möchten Sie wahrscheinlich zwischen Delegieren- und späteren Aufgaben wechseln.

Durchsuchen Sie am Ende des Tages die Delegiertenliste und legen Sie alle Aufgaben ab, deren Fristen abgelaufen sind. Behalten Sie die, die Sie noch tun können. Speichern Sie sie für morgen.

Gehen Sie zu Beginn des nächsten Tages die Später-Liste durch und entscheiden Sie, welche Aufgaben jetzt dringend sind. Verschiebe sie in die Jetzt-Liste. Machen Sie dasselbe für die Trivial-Liste, verschieben Sie jedoch diese Aufgaben in die Delegiertenliste. Fügen Sie neue Aufgaben hinzu, die im Laufe des Tages auftauchen. Spülen und wiederholen.

Wenn To-Do-Listen für Sie nicht funktionieren

Beachten Sie, dass Sie die Eisenhower-Matrix beliebig ändern können. Anstatt den ganzen Tag als Leitfaden zu verwenden, können Sie Ihre E-Mails beispielsweise mit einer eigenen Matrix sortieren. Hier ist die entscheidendste E-Mail-Sortierlösung, die Sie jemals brauchen werden. Hier ist die entscheidendste E-Mail-Sortierlösung, die Sie jemals brauchen werden. Eine einfache Sortierlösung sorgt dafür Sie haben immer Ihre E-Mail-Nachrichten im Blick. Sie benötigen nur vier Etiketten oder Ordner, um Ihren Posteingang zu verwalten und Ihren E-Mail-Stress zu reduzieren. Weiterlesen . Das gesamte Konzept der Dringlichkeit / Wichtigkeit kann sich in allen möglichen Fällen außerhalb von Arbeit und E-Mail als nützlich erweisen.

Viele Menschen haben mit der Eisenhower Matrix großen Erfolg gefunden. Aber wenn Sie diesen Punkt erreicht haben und nicht glauben, dass es helfen wird, ist das in Ordnung. Suchen Sie weiter nach der Methode, die für Sie funktioniert. Alles in allem ist die einzige Produktivitätsmethode, die zählt. Das beste Produktivitätswerkzeug ist das, das Sie tatsächlich verwenden. Das beste Produktivitätswerkzeug ist das, das Sie tatsächlich verwenden. In einer Welt, in der die Produktivität nachjagt, verspricht jede neue und glänzende Produktivitäts-App etwas Neues. Aber verlieren wir etwas, wenn wir unsere Produktivitäts-Apps zu oft wechseln? Lesen Sie mehr, was Sie tatsächlich verwenden.

Findest du die Eisenhower-Matrix hilfreich? Wenn nicht, welche Produktivitätstechnik verwenden Sie, um organisiert zu bleiben und voraus zu sein? Teilen Sie uns in den Kommentaren unten mit!

Bildnachweis: Amy Bull über Shutterstock.com

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