So organisieren Sie Ihr Google Drive wie ein Profi

Google Drive kann ein hervorragendes Werkzeug für Produktivität und Zusammenarbeit sein. Wenn Sie es jedoch häufig verwenden, kann es schwierig werden, alles in Ordnung zu halten. Glücklicherweise hat Google dieses Problem vorausgesehen und es leicht gemacht, das Gesuchte zu finden und sicherzustellen, dass es nicht noch einmal verloren geht.

1. Grundlegende Einrichtung von Google Drive und Hinzufügen von Dateien

Wie bei Standard-Dateiexplorern können Sie mit Google Drive Ihre Dateien in Ordnern organisieren. Dies ist praktisch, wenn Sie an mehreren verschiedenen Projekten arbeiten. Was es etwas komplexer macht, ist, dass Ihre Dateien aus bis zu drei verschiedenen Quellen stammen können, die in der Seitenleiste unter drive.google.com aufgelistet sind: Meine Fahrt, Mit mir geteilt, und Google-Fotos.

Wenn Sie nach einer Datei suchen, kann es sich in einer dieser Kategorien befinden, wodurch es schwierig wird, eine Datei zu finden. Zur Vereinfachung können Sie beliebige Dateien oder Ordner zu Ihrem eigenen Laufwerk hinzufügen. Wenn Sie auf eine Datei klicken und sie auf Ihr Laufwerk ziehen, wird die Datei von ihrem aktuellen Speicherort entfernt und auf Ihr Laufwerk verschoben.

Um zu vermeiden, dass andere Personen verwirrt werden, indem ihre Dateien und Ordner nicht mehr angezeigt werden, verwenden Sie die Zu meinem Laufwerk hinzufügen Option aus dem Rechtsklick-Menü. Durch das Hinzufügen einer Datei zu Ihrem Laufwerk wird im Wesentlichen eine Verknüpfung zu der Datei oder dem Ordner zur obersten Ebene Ihres Laufwerks hinzugefügt. Auf diese Weise können Sie es schneller finden, müssen es jedoch nicht aus dem ursprünglichen Speicherort verschieben,

2. Sortieren Sie nach verschiedenen Faktoren

Dies ist eine wirklich grundlegende, aber es ist erklärend, weil es nicht sofort klar ist, wo man diese Option findet. Das Sortieroptionen Die Schaltfläche befindet sich auf der rechten Seite der Symbolleiste und zeigt die Buchstaben A und Z zwischen zwei Pfeilen. Klicken Sie auf dieses Symbol und Sie haben die Möglichkeit, nach Name, Datum der letzten Änderung, Datum der letzten Änderung und Datum der letzten Änderung zu sortieren.

Es scheint äußerst einfach zu sein, kann aber äußerst nützlich sein!

3. Wählen Sie Files Faster

Ein weiterer sehr einfacher Tipp, aber wussten Sie, dass Sie es können UMSCHALT + Klicken oder Klicken und Ziehen um mehrere Dateien in Google Drive auszuwählen?

Einige Onlinedienste unterstützen diese Funktion nicht. Google Drive unterstützt diese Funktion jedoch. Mit dieser Funktion können Sie Dateien viel schneller auswählen und Stapelvorgänge ausführen, als wenn Sie versucht hätten, die einzelnen Dateien einzeln zu ändern.

4. Verwenden Sie die erweiterten Suchtools

Die Suche nach einer Datei mithilfe der Suchleiste oben auf dem Bildschirm ist definitiv der beste Weg, um etwas zu finden, das Sie verloren haben. Wenn Sie die fortschrittlichen Tools verwenden, die nur wenige Klicks entfernt sind, wird dies noch effektiver.

Wenn Sie in die Suchleiste klicken, können Sie auf einen beliebigen Dateityp klicken, um Ihre Suche auf diesen Dateityp zu beschränken. Wenn du darauf klickst, “Typ: [Dateityp]” wird in der Suchleiste angezeigt, und Sie sehen eine Liste aller Arten von Dateien, die sich auf Ihrem Laufwerk befinden. Das Blättern durch diese Liste ist ein guter Ort, um mit dem Suchen zu beginnen.

Sie können auch eingeben “[Ihr Suchbegriff] Typ: [Dateityp]” Nach einem Dokument, einer Tabelle, einer PDF-Datei, einer Präsentation oder einem anderen Dateityp suchen, um die Suche zu beschleunigen.

Neben der Suche nach Dateityp können Sie auch auf klicken Weitere Suchwerkzeuge am unteren Rand des Dateityp-Auswahlmenüs, um Zugriff auf erweiterte Suchoptionen zu erhalten, z. B. Änderungsdatum, in der Datei enthaltene Wörter, Eigentümer und freigegeben mit.

Diese Optionen sind eine große Hilfe für Benutzer, die eine Vielzahl von Dateien in Google Drive speichern, insbesondere, wenn Sie viele verschiedene Dateitypen verwenden (Schüler, die Google Drive 7 verwenden. Neue Google Drive-Funktionen Jeder Schüler muss wissen 7 Neue Google Drive-Funktionen Jeder Schüler Must Know School ist in einer Sitzung und Google ist bereit, den Schülern mit Google Drive die Arbeit zu erleichtern. Neue Funktionen wurden eingeführt und alte Funktionen verfeinert. Wir haben die Details. Weitere Informationen finden diese Tools möglicherweise hilfreich..

5. Verwenden Sie Farben und Sterne, um Kategorien zu erstellen

Sie können komplexe Hierarchien von Ordnern erstellen, aber manchmal ist es einfacher, ein visuelleres System zu haben. Durch Klicken mit der rechten Maustaste auf einen Ordner können Sie auswählen Farbe ändern und wählen Sie eine neue Farbe für den Ordner.

Anstelle des standardmäßigen (und eher uninspirierenden) Graus gibt es jetzt einen bunten Ordner, den Sie unter den Massen anderer Ordner in Ihrem Laufwerk finden können.

Sie können Elemente auch markieren, indem Sie auswählen Stern hinzufügen Wenn Sie auf das Rechtsklick-Menü klicken, werden alle markierten Dateien und Ordner angezeigt Markiert im linken Menü.

Es ist wie bei der Verwendung von Sternen in Google Mail, wenn Sie mit dieser Vorgehensweise vertraut sind.

6. Zeigen Sie Dokumente in der Vorschau an, um sie schnell zu scannen

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Ihr Dokument heißt, oder einfach eine kurze Erinnerung an den Inhalt einer Datei erhalten möchten, können Sie die Vorschau-Schaltfläche gut gebrauchen. Sie befindet sich oben in der Menüleiste und sieht aus wie ein Auge.

Klicken Sie auf eine Datei, klicken Sie auf die Vorschau-Schaltfläche und Sie erhalten einen schnellen Überblick über die Inhalte der Datei. Sie erhalten eine Erinnerung, was darin enthalten ist. Es ist nicht blitzschnell, aber es könnte schneller sein, als tatsächlich die Datei in einem neuen Tab zu öffnen, um zu sehen, ob es die ist, nach der Sie suchen.

Wenn Sie nur einen kurzen Blick auf Ihr Dokument werfen möchten, können Sie die Rasteransicht verwenden, um Miniaturansichten jedes Dokuments in Ihrem Laufwerk anzuzeigen (das Rasteransicht Taste ist neben der Sortieroptionen Schaltfläche in der Symbolleiste).

Es ist wahrscheinlich nicht so nützlich wie die Listenansicht, aber zu wissen, dass es dort ist, könnte Sie etwas Zeit sparen, wenn Sie auf eine Situation stoßen, in der es helfen könnte.

7. Überprüfen Sie die Revision und bearbeiten Sie die Protokolle von Mein Laufwerk

Mit einem kurzen Rechtsklick können Sie anzeigen, wer Änderungen vorgenommen hat und wann sie in einem Dokument vorgenommen wurden, auch wenn es sich nicht um ein Google-Dokument handelt. (In diesem Bild verwende ich dies für ein PDF. Wussten Sie, dass Google Drive auch für die Arbeit mit PDFs geeignet ist? 10 Tipps, um mehr mit Ihren PDF-Dateien auf Google Drive zu tun 10 Tipps, um mehr mit Ihren PDF-Dateien bei Google zu tun Drive Von der Verwaltung Ihrer Dateien bis zur Zusammenarbeit mit Docs ist Drive eine voll funktionsfähige Office-Suite. Was viele nicht wissen, ist die Fähigkeit, weit mehr zu tun, als nur PDF-Dateien anzuzeigen. Weitere Informationen?)

Um diese Informationen anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie aus Revisionen verwalten…

Um den Bearbeitungsverlauf für ein Google-Dokument anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste und klicken Sie auf Details anzeigen. Dadurch wird das Detailfenster auf der rechten Seite des Bildschirms geöffnet:

Sie können jetzt andere Dateien auswählen, um deren Revision anzuzeigen und Historien zu bearbeiten oder auf klicken Einzelheiten um Dinge wie erstellte und geänderte Daten, Größe, Ort, Besitzer und wer Zugriff auf die Datei haben.

8. Fügen Sie Elemente zu mehreren Ordnern hinzu

Google Drive hatte früher eine Tagging-Funktion, mit der Sie verwandte Dateien finden können, auch wenn diese nicht zusammen gespeichert wurden. Diese Funktionalität wurde entfernt. Sie kann jedoch durch eine Google Drive-App ersetzt werden, mit der Sie eine einzelne Datei mehreren Ordnern hinzufügen können.

Um diese App zu verbinden, klicken Sie mit der Maus auf eine beliebige Datei Öffnen mit, und wählen Sie + Verbinden Sie weitere Apps. Verwenden Sie die Suchleiste, um nach Multifolder zu suchen, und fügen Sie ihn zu Google Drive hinzu. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf eine Datei oder einen Ordner und drücken Sie Öffnen Sie mit> Multifolder, und Sie können es zu mehreren Ordnern hinzufügen.

9. Verwenden Sie Apps, um Ihre Organisation zu erleichtern

Neben Multifolder gibt es eine Reihe weiterer großer Google Drive-Add-ons. 5 Google Drive-Add-Ons, die Sie verwenden müssen 5 Google Drive-Add-Ons, die Sie verwenden müssen Google Text & Tabellen und Google Spreadsheet sind beide erstaunliche kostenlose Dienste, die Sie jedoch einschließen Einige der hier aufgeführten Add-Ons können diesen Tools neues Leben einhauchen. Weitere Informationen und Apps helfen Ihnen dabei, organisiert zu bleiben. Die Auswahl der zu verwendenden Anwendungen hängt nur davon ab, was Sie versuchen. Zum Beispiel, FileThis ist eine sehr nützliche App, die Kontoauszüge, Rechnungen und Rechnungen für das Dienstprogramm automatisch in einen Ordner in Google Drive zieht.

Mit dem kostenlosen Konto von FileThis.com können Sie bis zu sechs Konten verbinden und diese einmal pro Woche aktualisieren.

Eine andere möglicherweise nützliche App wird aufgerufen Versteckter Ordner, Sie können verhindern, dass andere Apps bestimmte Dateien auf Ihrem Laufwerk sehen. Google Drive ist ziemlich sicher. Wie sicher sind Ihre Dokumente in Google Drive? Wie sicher sind Ihre Dokumente in Google Drive? Weitere Informationen, aber diese App fügt eine weitere Sicherheitsebene hinzu, falls Sie Ihr Mobilgerät verlieren.

Es gibt alle möglichen nützlichen Google Drive-Apps. Machen Sie Google Drive mit diesen Tools zu einem absoluten Awesome. Machen Sie Google Drive zu einem absolut Awesome mit diesen Tools. Google Drive verfügt über intelligente Funktionen. Mit Tools von Drittanbietern können Sie ihr Potenzial erheblich erweitern. Hier haben wir einige der besten Tools für Google Drive zusammengestellt. Lesen Sie mehr dort draußen - Sie müssen sie nur finden. Schlagen + Verbinden Sie weitere Apps und erforschen, welche Ihnen helfen könnten!

Ihre Lieblingstipps für Google Drive

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Welche sind die besten Strategien, um Google Drive zu organisieren? Welche sind Ihre Favoriten? Wie stellen Sie sicher, dass Sie die benötigten Dateien in Google Drive finden können? Verwenden Sie andere Apps oder nur ein solides Organisationssystem?

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