So markieren Sie Ihren Outlook-Posteingang mit bedingter Formatierung

Jede E-Mail ist eine mögliche Ablenkung. Sie können Ihre E-Mails mithilfe von Regeln, Prioritätsflags und Farbkategorien verwalten. Dieser automatisierte Workflow 6 Best Practices für Outlook zur Steigerung Ihres Workflows 6 Best Practices für Outlook zur Beschleunigung Ihres Workflows Wenn Sie längere Zeit mit Outlook verbringen, sollten Sie Ihren Workflow untersuchen. Gestalten Sie Ihre E-Mail-Arbeit für Sie und sparen Sie Zeit für wichtigere Aufgaben. Weitere Informationen helfen Ihnen dabei, Ihren Outlook-Posteingang und Ihren Kopf frei von Unordnung zu halten.

Erwägen Sie eine automatisierte Formatierung des bedingten Posteingangs, um Ihre Produktivität auf die nächste Stufe zu heben. Jede Nachricht kann klassifiziert und gefiltert werden, sobald sie in Ihren Posteingang gelangt. Dieser Artikel richtet sich an alle Outlook-Benutzer, kann jedoch besonders für Benutzer von IMAP-E-Mail-Konten hilfreich sein. IMAP-Konten erlauben keine umfassende Verwendung von Farbkategorien, die Benutzer von POP3 können IMAP oder POP3 genießen: Was ist das und welches sollten Sie verwenden? IMAP vs. POP3: Was ist das und welches sollte man verwenden? Wenn Sie jemals einen E-Mail-Client oder eine E-Mail-App eingerichtet haben, sind Sie sicherlich auf die Begriffe POP und IMAP gestoßen. Erinnern Sie sich, welche Sie gewählt haben und warum? Wenn Sie nicht… Lesen Sie mehr .

Was ist die bedingte Posteingangsformatierung?

Bedingte Posteingangsformatierung ist eine automatisierte Methode zum Einfärben von Nachrichten, wenn diese in den Posteingang gelangen. Wir können jeder Nachricht einen anderen Bereich von Farben, Schriftarten und Stilen zuweisen, der unter verschiedenen Bedingungen angegeben ist. Wenn die Bedingungen erfüllt sind, erhält die Nachricht die entsprechenden Formatierungsbedingungen, wodurch sie hervorgehoben wird und der Arbeitsablauf vereinfacht wird.

Jetzt zeige ich Ihnen einige schnelle Beispiele, um Ihren Posteingang in Bewegung zu setzen.

Einrichten der bedingten Posteingangsformatierung

Das Einrichten mehrerer Regeln für die bedingte Posteingangsformatierung ist sehr einfach und kann Ihren Workflow erheblich verbessern. 25+ Outlook-Tastenkombinationen für mehr Produktivität 25 + Outlook-Tastenkombinationen für mehr Produktivität Outlook ist eine der beliebtesten Desktop-E-Mails Kunden heute im Einsatz. Wenn Sie einer dieser vielen Outlook-Benutzer sind, können Sie mit den folgenden Tastenkombinationen viel Zeit sparen. Weiterlesen .

Gehe zum Aussicht Tab. Unter Momentane Sicht, wählen Einstellungen anzeigen. Dadurch wird das Fenster "Erweiterte Ansichtseinstellungen" geöffnet. Wählen Bedingte Formatierung. Daraufhin wird eine Liste der Standardoptionen für die bedingte Formatierung angezeigt, von denen einige bereits verwendet werden.

Drücken Sie Hinzufügen. Geben Sie einen Namen für Ihre erste Regel ein. Ich werde dafür sorgen, dass ich nie einen Schulnewsletter verpasse, daher wird die Regel entsprechend benannt “Schulnewsletter.” Nun wähle ein Schriftart. Sie haben die gesamte Palette der verfügbaren Windows-Schriftarten. OTF- und TTF-Schriftarten: Welche ist besser? OTF vs. TTF-Schriften: Welche ist besser? Die meisten Schriften sind heutzutage entweder OTF oder TTF, aber was bedeutet das? Was sind die Unterschiede? Sollten Sie sich überhaupt interessieren? Lesen Sie mehr, was bedeutet, dass Comic Sans, Chiller und Wingdings zur Verfügung stehen. So laden Sie kostenlose Schriftarten herunter und verwalten Sie sie in Windows. So laden Sie kostenlos Schriftarten herunter und verwalten sie unter Windows. Schriftarten sind die Bausteine ​​digitaler Ästhetik. Da Windows nicht mit einem Font-Manager ausgestattet ist, haben wir uns Alternativen von Drittanbietern angesehen. Weiterlesen . Da wir jedoch versuchen, den Workflow in Ihrem Posteingang aufrechtzuerhalten, würde ich empfehlen, sich an etwas Vernünftiges zu halten, das Sie nicht ablenkt!

Wenn Sie eine Schriftart ausgewählt haben, wählen Sie eine Farbe aus und erhöhen Sie die Schriftgröße auf groß (Aus irgendeinem Grund werden in diesem System keine regulären Schriftpunkte entfernt. Vermutlich wählen wir keine absurd große Größe aus, die den Outlook-Posteingangsbereich beschädigen würde). Wenn Sie fertig sind, drücken Sie OK.

Nun wähle Bedingung. Ich füge dieser Regel nur eine einzige Adresse hinzu Von Box. Wenn Sie die einzelne Adresse kennen, geben Sie sie gegebenenfalls ein. Wenn Sie eine lange Liste oder sogar mehrere Adressen hinzufügen, drücken Sie Von öffnet Ihr Outlook-Adressbuch. Wenn Sie die erforderlichen Adressen hinzugefügt haben, drücken Sie OK, und zurück zu Ihrem Posteingang. Die Regel gilt ab der nächsten E-Mail, die Sie erhalten.

Farbkategorien hinzufügen

Jetzt wissen wir, wie man ein bedingtes Format für eingehende E-Mails erstellt. Wir können damit beginnen, unsere Regeln zu spezifizieren. Das Bedienfeld Bedingungen enthält drei Registerkarten: Mitteilungen, Mehr Auswahl, und Erweitert. Wir können alle Registerkarten verwenden, um unseren Posteingang Buried In Emails zu optimieren. Verkleinern Sie Ihren massiven Posteingang mit Mailstrom in E-Mails verschüttet? Verkleinern Sie Ihren massiven Posteingang mit Mailstrom auf null Wir haben im Laufe der Jahre eine Reihe von Lösungen angeboten, um Ihr Gmail-Konto zu verwalten und einen überladenen Posteingang zu bereinigen. Nichts ist bequemer als eine zentrale Online-Lösung wie Mailstrom. Weiterlesen .

Mitteilungen

Verwenden Sie die Mitteilungen Registerkarte, um eine bestimmte Wortsuche für jede E-Mail zu erstellen, sobald diese ankommt. Isolieren Sie Schlüsselwörter, Wörter oder Ausdrücke, die wiederholt in Ihren Posteingang gelangen. 5 Aktionsschritte für die Heilung Ihres Posteingangs ohne E-Mail-Raserei 5 Aktionsschritte für die Heilung Ihres Posteingangs ohne E-Mail-E-Mail-Raserei Der Posteingang ist eines der beliebtesten Schlagworte. Um Ihre E-Mail-Probleme wirklich zu lösen, müssen Sie über Inbox Zero hinausgehen und die zugrunde liegenden Probleme angehen. Lesen Sie mehr und wenden Sie, wenn es wichtig ist, einen Filter an.

Wir können auch Formatierungen auf unsere E-Mails anwenden, die auf verschiedenen Zeitfiltern basieren, z. B. empfangene Uhrzeit, gesendet, erstellt, geändert, und wann die E-Mail in Ihrem Posteingang gelandet ist, z Woche.

Mehr Auswahl

Das Mehr Auswahl Auf der Registerkarte finden Sie Farbkategorien sowie Optionen zum Abgleichen von Elementen, die ungelesen oder gelesen werden, mehrere Anhänge haben, unterschiedliche Wichtigkeitsstufen haben oder vom Benutzer unabhängig gekennzeichnet wurden.

Die Filter für die Farbkategorie-Formatierung sind mit denen identisch, die Sie bereits festgelegt haben. Sie können jedoch leichter auf den bereits verwendeten Farbregeln aufbauen. Auf diese Weise können Sie Ihre Farben automatisieren!

Erweitert

Das Erweitert Auf dieser Registerkarte können Sie spezielle Kriterien für die bedingte Formatierung erstellen, um sie zu filtern und auf Ihren Posteingang anzuwenden. Klicken Sie auf die Feld Über die Schaltfläche können Sie auf eine etwas überwältigende Liste potenzieller Filterkriterien zugreifen, von denen Sie mehrere Optionen zum Erstellen eines Filters auswählen können “Filterbaum.”

Es gibt viele Optionen, aber lassen Sie sich nicht davon abhalten, eigene Listen zu erstellen. Nehmen Sie sich Zeit und durchsuchen Sie jede Liste. Eine große Anzahl von Optionen wird einfach nicht auf Ihren Posteingang angewendet. Daher sollte der Suchbereich theoretisch eingegrenzt werden.

Sie formatieren jetzt bedingt

Sie sollten jetzt in der Lage sein, eine Reihe von bedingten Formatierungsregeln für Ihren Posteingang einzurichten, unabhängig davon, ob Sie alles in bestimmte Ordner filtern oder nicht. Sogar die E-Mails, die in diese speziellen Ordner geleitet werden, können die Formatierung mit sich führen, sodass Sie einige Variationen beim Anwenden bestimmter Farben erhalten können. Versuchen Sie beispielsweise, anstatt bestimmte Namen hervorzuheben, ein bestimmtes Thema oder ein Stichwort zu färben und zu filtern.

Die bedingte Formatierung ist unglaublich einfach einzurichten. Wenn Sie erst einmal einsatzbereit sind, bleibt Ihr Posteingang - und hoffentlich auch Ihr Verstand - etwas frei von digitalem Durcheinander Inbox Zero Email Frenzy Inbox Zero ist eines der beliebtesten Schlagworte. Um Ihre E-Mail-Probleme wirklich zu lösen, müssen Sie über Inbox Zero hinausgehen und die zugrunde liegenden Probleme angehen. Weiterlesen .

Verwenden Sie die bedingte Posteingangsformatierung? Hast du irgendwelche Tricks oder Tipps für unsere Leser? Lass es uns unten wissen!

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