So integrieren Sie Excel-Daten in ein Word-Dokument

Aktualisiert von Brad Jones am 25. August 2017.

Während Ihrer Arbeitswoche gibt es wahrscheinlich viele Zeiten, in denen Sie Informationen aus Microsoft Excel in Word kopieren und einfügen oder umgekehrt.

So erstellen Benutzer häufig schriftliche Berichte, die auf Daten basieren, die in einer Kalkulationstabelle gesammelt und aktualisiert wurden. Excel ist ein großartiges Programm für die Erstellung professioneller Diagramme. 6 Neue Excel-Diagramme und deren Verwendung 6 Neue Excel-Diagramme und deren Verwendung Sie müssen mehr aus Ihren Excel-Diagrammen herausholen? Hier finden Sie eine Übersicht über einige der neuen Diagramme, die in der neuesten Version von Excel eingeführt wurden. Weitere Informationen zum Einrichten eines Projektmanagement-Tracker 10 Nützliche Excel-Projektverwaltungsvorlagen für die Nachverfolgung 10 Nützliche Excel-Projektverwaltungsvorlagen für die Nachverfolgung Mit Projektverwaltungsvorlagen können Sie erfolgreiche Projekte replizieren. Hier sind die wichtigsten Microsoft Excel-Vorlagen für Sie. Lesen Sie mehr - aber wenn es darum geht, einen Bericht zu schreiben, ist Word ein viel besseres Werkzeug.

In diesem Artikel werden wir uns mit Hintergrund-VBA-Skripting befassen, mit dem Sie Verbindungen zwischen Daten, die in einer Excel-Datei gespeichert sind, und Word-Dokumenten, in denen Sie Berichte erstellen, tatsächlich programmieren können.

Es ist überraschend einfach, Microsoft Excel-Daten in Microsoft Word zu integrieren, wenn Sie wissen, wie Sie die richtigen Verweise hinzufügen und die Syntax des Hintergrund-VBA-Codes festlegen.

Einrichten der Tabelle

In diesem Beispiel beginne ich mit einer relativ einfachen Excel-Tabelle. In der Praxis kann die Excel-Datei aus mehreren Tabellenkalkulationen mit vielen Daten bestehen - es spielt keine Rolle.

Solange Sie wissen, wo die Daten in der Kalkulationstabelle zu finden sind, können Sie sie mit VBA erreichen und abrufen. So senden Sie E-Mails aus einer Excel-Kalkulationstabelle mithilfe von VBA-Skripts. So senden Sie E-Mails aus einer Excel-Kalkulationstabelle mithilfe von VBA-Scripts Mithilfe der Codevorlage können Sie in Excel automatisierte E-Mails mit Collaboration Data Objects (CDO) und VBA-Skripts einrichten. Weiterlesen .

So sieht meine Beispieltabelle aus. Es ist eine Liste der Gesamtkosten, die während des ganzen Jahres berechnet wurden.

Einrichten des Word-Dokuments

Angenommen, Sie haben einen Manager, der einen schön formatierten Bericht erhalten möchte, in dem die Ausgaben beschrieben werden, die sich wie Elemente zusammenfassen und die Informationen in einem etwas ästhetisch ansprechenden Layout präsentieren.

Sie können dies tun, indem Sie Objekte wie Textfelder und Beschriftungen in Ihr Word-Dokument integrieren. Wenn Sie sich in Word befinden, klicken Sie einfach auf Entwickler und wählen Sie “Entwurfsmodus” in dem Steuerelemente Sektion. Verwenden Sie die Legacy-Tools Dropdown-Symbol, um verschiedene Elemente in Ihr Dokument einzufügen.

Verwenden Sie dieses Menü, um eine Etikette.

Wenn Sie das Etikett an der gewünschten Stelle platziert haben (nicht immer einfach), können Sie den Daten-Feed programmieren. Zunächst müssen Sie jedoch das Label benennen, damit der VBA es erkennen kann. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Etikett und gehen Sie hinein Eigenschaften. Finden Sie das (Name) Feld und nennen es etwas, an das Sie sich erinnern werden.

Fügen Sie nun ein Befehlsschaltfläche aus dem gleichen Legacy-Tools Dropdown-Liste und doppelklicken Sie darauf, um den VBA-Editor zu öffnen. Wenn Sie Ihren Code später zum Laufen bringen, können Sie ihn so ändern, dass der Code auf dem Computer ausgeführt wird Dokument geöffnet () Veranstaltung. Sie sehen das in den Objekt-Dropdown-Feldern im Editorfenster.

Mit VBA arbeiten

Um mit dem Verbinden von Word mit Excel zu beginnen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie in VBA darauf verweisen können. Das VBA-Lernprogramm für VBA-Anfänger Das VBA-VBA-Lernprogramm für VBA ist ein Microsoft Office-Tool. Sie können damit Aufgaben mit Makros automatisieren, Trigger setzen und vieles mehr. Wir führen Sie mit einem einfachen Projekt in die Visual Basic-Programmierung von Excel ein. Weiterlesen .

Bereiten Sie den Excel-Datenimport vor

Klicke auf Werkzeuge, und dann Verweise. Scrollen Sie durch die Liste, bis Sie das sehen Microsoft Excel 16.0-Objektbibliothek und wählen Sie es aus.

Wenn Sie dies getan haben, müssen Sie lediglich ein lächerlich einfaches VBA-Skript schreiben, um Daten aus einer Excel-Tabelle abzurufen und die Beschriftung der Beschriftung automatisch mit den Daten zu aktualisieren.

Hier ist der Code:

Private Sub CommandButton1_Click () Dim objExcel als neues Excel.Application Dim exWb als Excel.Workbook Set exWb = objExcel.Workbooks.Open ("C: \ Users \ Brad \ Desktop \ Aufwands.xlsx") ThisDocument.total_expenses.Caption = excb. Sheets ("Sheet1"). Cells (12, 2) exWb.Close Set exWb = Nothing End Sub

Sehen Sie, wie das funktioniert? Das “ExWb” Das Excel-Anwendungsobjekt öffnet die Microsoft Excel-Datei an dem Pfad, den Sie angeben, und es wird direkt in die bestimmte Blatt- und Zellennummer eingefügt, die Daten extrahiert und in die Caption-Eigenschaft des von mir genannten Labels eingefügt Gesamtausgaben. Alles, was Sie in Ihrem Skript bearbeiten müssen, ist der Dateipfad und der Labelname.

Testen Sie Ihr Makro

Um Ihre Befehlsschaltfläche zu testen, speichern Sie Ihr Dokument. Denken Sie daran, anzugeben, dass Sie eine Word-Makro-fähiges Dokument damit Ihr Code funktioniert.

Hier ist das VBA-Makro in Aktion.

Integrieren Sie Excel-Labels

Der schwierige Teil beim Umgang mit Beschriftungen in Word ist, dass es manchmal schwierig ist, sie am Ende eines Satzes oder neben einem anderen Text auszurichten.

Eine Möglichkeit der Überwindung besteht darin, dass ein Teil des Textes neben den Daten im VBA-Code selbst enthalten ist. Wie Sie hier sehen können, habe ich den statischen Text direkt in die Beschriftung eingefügt, wenn ich das Etikett selbst erstelle.

Jetzt müssen Sie nur noch diesen Text einfügen, wenn Sie das Label mit Ihrem VBA-Skript aktualisieren, und die Daten einfach aus der Microsoft Excel-Datei an das Ende dieses Texts anhängen.

So würde dieser Code aussehen.

Dim objExcel as new Excel.Application Dim exWb as Excel.Workbook Set exWb = objExcel.Workbooks.Open ("c: \ Benutzer \ Brad \ Desktop \ issues.xlsa") ThisDocument.total_expenses.Caption = exWb.Sheets ("Sheet1") ) .Cells (12, 2) ThisDocument.total_hotels.Caption = "Hotels:" & exWb.Sheets ("Sheet1"). Zellen (5, 2) ThisDocument.total_dining.Caption = "Ausgehen:" & exWb.Sheets ( "Sheet1"). Cells (2, 2) ThisDocument.total_tolls.Caption = "Gebühren:" & exWb.Sheets ("Sheet1"). Cells (3, 2) ThisDocument.total_fuel.Caption = "Fuel:" & exWb. Sheets ("Sheet1"). Zellen (10, 2) exWb.Close Set exWb = Nothing

Sie können die String-Verkettung verwenden “&” Symbol, um den statischen Text mit den aus der Excel-Tabelle extrahierten Daten zu verbinden. So sehen die Endergebnisse im aktualisierten Word-Dokument aus:

Dinge weiterführen

Wenn Sie Ihre Fähigkeiten testen möchten, automatisieren Sie Ihren Bericht. 5 Ressourcen für Excel-Makros zur Automatisierung Ihrer Tabellenkalkulationen 5 Ressourcen für Excel-Makros zur Automatisierung Ihrer Tabellenkalkulationen Suchen nach Excel-Makros? Hier sind fünf Websites, die genau das bieten, wonach Sie suchen. Lesen Sie noch mehr? Sie können die hässliche graue Befehlsschaltfläche aus Ihrem Microsoft Word-Dokument entfernen, indem Sie einfach das Datenaktualisierungsskript ausführen Document.Open () - Der ganze Prozess wird hinter den Kulissen stattfinden.

Dies bedeutet, dass Sie in vielen Fällen das ursprüngliche Dokument einmal erstellen können und es dann nie wieder erstellen müssen. Alles was Sie tun müssen, ist es zu öffnen, und alle Etiketten werden automatisch mit den Daten aus der aktualisierten Microsoft Excel-Datei für Sie aktualisiert. Klick einfach Drucken, und senden Sie den Bericht an Ihren Vorgesetzten. Ein 30-Minuten-Auftrag wurde zu einem Ausdruck von einer Minute!

Können Sie sich andere coole Anwendungen für diese Datenintegrationstechnik mit VBA vorstellen? Teilen Sie einige Ihrer eigenen Ideen und Gedanken in den Kommentaren unten mit.

Bildnachweis: Punyaphat Larpsomboon über Shutterstock.com

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