Papierlose Vor-, Nachteile und digitale Problemumgehungen

Das papierlose Büro Die Zukunft ist da - Ihr Leitfaden für ein papierloses Leben heute Die Zukunft ist hier - Ihr Leitfaden für ein papierloses Leben heute papierlos - ein Begriff, der heute oft verwendet wird. Aber was bedeutet es? Und inwieweit trifft es zu? Sicherlich verwenden wir alle trotz des Fortschritts noch immer bis zu einem gewissen Grad Papier… Read More scheint sich endlich durchzusetzen. Zum Teil kann dies auf die noch populärere Idee des Minimalismus zurückzuführen sein: Wie man ein effektiver Minimalist im täglichen Leben ist Wie man ein effektiver Minimalist im täglichen Leben ist Immer mehr Menschen entscheiden sich für Minimalismus. In bestimmten Situationen kann dies frustrierende Auswirkungen auf Ihren Alltag haben. Bei minimaler Planung muss es nicht dazu kommen. Weiterlesen . Aber ist das alles ein baumschonendes Nirvana oder ein Albtraum von A4-Proportionen??

Wir untersuchen die Vor- und Nachteile sowie umsetzbare Ratschläge, damit Sie sich selbst ein Bild machen und sofort weitermachen können.

Die Profis eines papierlosen Büros

Werfen wir zunächst einen Blick auf die Vorteile von Adios zu Papier.

Befreien Sie sich vom veralteten Faxgerät

Obwohl das Faxgerät in ein archaisches Gerät verwandelt wurde, gibt es immer noch einige, die darauf bestehen, mit ihren Fingernägeln daran zu hängen. Dies sind die Personen, die ihre Faxgerätnummer auf ihrer Visitenkarte deutlich sichtbar anzeigen lassen. Dies sind die Leute, die das nicht akzeptieren können “Email” wurde erfunden, und als Ergebnis ertrinken sie unter einem Meer von Faxpapier.

Wenn jemand wie dieser unbedingt darauf besteht, dass etwas an Sie gesendet werden MUSS, gibt es Möglichkeiten, sie unterzubringen, ohne sich mit Papierstaus und umgefallenen Bäumen auf Ihrem Gewissen herumschlagen zu müssen. Zahlreiche Online-Dienste können Ihnen eine zuordnen “virtuelle Faxnummer” und die andere Person kann an diese Nummer faxen. Das Fax wird dann in einen E-Mail-Anhang konvertiert und über das Internet an Sie gesendet.

Der Nachteil ist, dass die kostenlosen Pläne für diese Websites unglaublich einschränkend sind. Um einen anständigen Service zu erhalten, müssten Sie einen Monatsplan bezahlen.

Einige Beispiele sind Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax und FreeFaxtoEmail.

Mehr Raum für Tango

Im Moment habe ich mehrere Kisten voller Dokumente, die 15 Jahre zurückliegen. Sie sitzen in meinem Büro und warten darauf, gescannt zu werden, damit ich die Papiervorlagen endlich zerschneiden kann. Während mein bester Freund Procrastinate bei mir bleibt, stolpere ich ständig über die Schachteln, stoße mit meinen Hüften gegen sie und schwöre im Allgemeinen meinen Kopf.

Wenn ich endlich das Papier scannen kann, werde ich jedes Mal, wenn ein Dokument den Aktenvernichter durchläuft, eine große Zerkleinerungsparty und einen Drink veranstalten (am Ende werde ich völlig beinlos sein). Was ich wirklich träume, ist, dass ich viel Platz in meinem Büro habe. Ich kann diesen Raum nutzen, um zu tanzen oder den Hund zu ringen. Und erinnere mich, welche Farbe mein Boden hat.

Wenn Sie als Unternehmen viel Geld für den Speicherplatz Ihrer Dokumente ausgeben, denken Sie nur daran, wie viel Sie sparen, indem Sie diese Dokumente scannen und die gesamte Menge verbrennen. Die Moral der Mitarbeiter wird durch das Dach gehen.

Die Umwelt vor uns selbst retten

Der offensichtlichste Vorteil ist natürlich die Umgebung. Es werden zu viele Bäume gefällt und der Amazonas-Regenwald verschwindet zum Teil, um die Zellstoff- und Papierindustrie zu ernähren. Alles, was wir tun können, um das zu verlangsamen, ist offensichtlich eine gute Nachricht für den Planeten, auf dem wir leben. Wir drucken zu viel und es wird zu viel Papier verschwendet. Wenn Sie in eine papierlose Umgebung wechseln, können Sie für Mutter Natur einen Beitrag leisten.

Wenn Sie MÜSSEN etwas drucken MÜSSEN Top Tipps & Tools für das Drucken von Webseiten Top Tipps & Tools für das Drucken von Webseiten Ganz egal, wie sehr Sie papierlos arbeiten, manchmal müssen Sie nur diese Webseite drucken. Es kann für Anweisungen, einen Artikel für den Unterricht, ein Handout für eine Besprechung bei der Arbeit usw. sein. Wenn Sie… Lesen Sie weiter, gibt es Möglichkeiten, die Menge an Papier und Tinte, die Sie verwenden, zu minimieren. Mit Services wie PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark und The Printliminator können Sie nicht benötigte Elemente aus einer Seite entfernen, z. B. Anzeigen, bevor Sie sie drucken. Aber wo immer möglich, scannen und mailen.

Papier hält nicht ewig, aber digitale Dateien werden es

Es ist eine Tatsache des Lebens, dass Papier nicht ewig hält. Die Magna Carta sieht wahrscheinlich nicht so frisch aus, als sie zum ersten Mal geschrieben wurde. Anne Franks Tagebuch beginnt an den Rändern braun zu werden und sich zu kräuseln. Das Papier fängt einfach an zu zerbrechen, wenn genug Zeit vergangen ist.

Mit anderen Worten, es ist eine schreckliche Möglichkeit, Informationen langfristig zu speichern. Sie können nie sicher sein, wann es bräunt, zerreißt, verblasst, sich kräuselt oder Sie einfach eine Tasse Kaffee darüber werfen lassen. Aber eine digitale Datei? Vorausgesetzt, Sie speichern es in einem beliebten Format wie PDF oder TXT und führen regelmäßige Sicherungen durch. 5 Grundlegende Informationen zum Backup Jeder Windows-Benutzer sollte wissen 5 Grundlegende Informationen zum Backup Jeder Windows-Benutzer sollte es wissen Wir möchten Sie nicht ermüden, Sie an Backups zu erinnern und Ihre Daten zu schützen. Wenn Sie sich fragen, was, wie oft und wo Sie Ihre Dateien sichern sollten, haben wir direkte Antworten. Lesen Sie mehr, es ist immer da, wenn Sie es brauchen. In zwanzig oder dreißig Jahren sieht es immer noch so aus, wie Sie es zum ersten Mal gemacht haben.

Mitarbeiter können aus der Ferne arbeiten

Das Problem mit Papier ist, dass Kollegen in anderen geografischen Regionen in einer Büroumgebung eine Kopie haben und diese per Post verschicken müssen. Das braucht Zeit (umso mehr, wenn die Post es verliert). Zeit bedeutet in vielen Fällen Geldverlust, verspätete Möglichkeiten und zunehmende Frustration.

Wenn Dateien digitalisiert werden, können sie jedoch online in einem Unternehmens-Intranet abgelegt werden. Schnelles Einrichten eines eigenen Heim-Intranets mit ocPortal Einrichten eines eigenen Heim-Intranets mit ocPortal Haben Sie jemals darüber nachgedacht, wie es sein könnte, eine Portalseite zu haben "für Ihre Familie, wie viele Unternehmen ihren Mitarbeitern anbieten? Wäre es nicht bequem, ein zentrales webbasiertes Repository zu haben? Lesen Sie mehr oder Wiki 4 der besten persönlichen Wikis, um Sie zu organisieren 4 der besten persönlichen Wikis, um Sie zu organisieren Was wäre, wenn es eine Wiki-Software gibt, die Ihnen helfen soll Auf einem persönlichen Level? Sie können es für alles verwenden, z. B. um Ihren Roman zu skizzieren, Projekte zur Verbesserung der Haustechnik zu verfolgen oder… Weiterlesen. Oder sie können per E-Mail verschickt oder in einen Cloud-Speicherordner abgelegt werden. Dadurch können die Kollegen in der anderen Niederlassung sofort ihre Kopie erhalten, ohne zu warten. Wenn das Dokument auf eine Website für die Zusammenarbeit hochgeladen wird, können Sie innerhalb von 10 Sekunden keine Tools für die Anmeldung ohne Registrierung verwenden. Die Tools für die Zusammenarbeit ohne Anmeldung, die Sie in 10 Sekunden verwenden können, können Sie und Ihr Team Zeit und Geld sparen. Schnelle Zusammenarbeit kann etwas mehr sparen. Diese Tools sind sofort einsatzbereit. Keine Registrierung erforderlich Wenn Sie weitere Informationen wie Google Docs oder Dropbox lesen, kann jeder an allen Standorten in Echtzeit Feedback geben.

Die Nachteile eines papierlosen Büros

Aber ohne Papier zu gehen, ist nicht immer das Paradies, zu dem es bestimmt ist. Technik zur Rettung!

Scannen alle. Single. Stück. Von. Papier.

Das ist das Ärgerlichste am ganzen Unternehmen. Die Energie und Neigung finden, jedes einzelne Stück Papier zu sitzen und zu scannen. Es ist langweilig, zeitaufwendig und ehrlich gesagt, Sie würden sich vielmehr Wiederholungen ansehen Baywatch im Fernsehen.

Es gibt jedoch einige Möglichkeiten, die Arbeit etwas zu erleichtern. Überprüfen Sie zunächst jedes Blatt und legen Sie es in einen der drei Stapel - definitiv scannen, vielleicht scannen, und Fetzen. Das Fetzen Zeug… na ja… .Schrott es und werde es los.

Sie können wahrscheinlich bezahlte Rechnungen, Quittungen für Dinge, bei denen die Garantie längst abgelaufen ist, sowie Bedienungsanleitungen loswerden (es ist möglich, dass der Hersteller eine PDF-Version hochgeladen hat. Können Sie nicht ein Benutzerhandbuch für Ihre Ausrüstung finden? Suchen Sie nach diesen Spezialisten-Websites, die nicht gefunden werden können Durchsuchen Sie diese Spezialisten-Websites. Der aufmerksame Mann mit Weitblick scannt entweder ein Benutzerhandbuch und speichert eine Softcopy in seinem Computer oder sucht nach einer Softcopy, die auf der Herstellerseite normalerweise als PDF verfügbar ist.… Read Weitere Informationen auf ihrer Website), Bankeinzahlungsscheine (aber NICHT die Kontoauszüge) und so weiter. Werfen Sie einfach einen kritischen Blick darauf und entscheiden Sie “Muss ich das wirklich behalten??“.

Vielleicht scannen ist für Dinge, von denen Sie noch nicht sicher sind und Sie nicht in eine Entscheidung stürzen wollen. Halten Sie diese zur Seite.

Sie werden dann das finden Definitiv scannen Haufen sind wahrscheinlich leichter zu handhaben. Erstellen Sie nun Ordner auf Ihrem Computer (Steuern, Versicherung, Lohnzettel, etc) und wenn Sie ein Dokument scannen, verschieben Sie es sofort in den entsprechenden Ordner und fügen Sie einen beschreibenden Namen hinzu.

Es gibt Apps, die behaupten, den Prozess für Sie zu beschleunigen (Ergebnisse sind meiner Meinung nach gemischt). Evernote verfügt über die Funktion zum Scannen, die die Kanten des Dokuments erkennt, wenn Sie Ihre Smartphone-Kamera darauf richten. Es gibt auch Photomyne, wenn Sie Fotos scannen. AlternativeTo hat einige gute Alternativen zu Scannable, wenn Sie nach etwas anderem suchen. Ich mag besonders ScanBot 6 der besten Apps zum Scannen, Nachverfolgen und Verwalten von Quittungen 6 der Besten Apps zum Scannen, Nachverfolgen und Verwalten von Quittungen Diese Quittungsscanner-Apps unterstützen Sie beim Scannen, Speichern und Organisieren aller Quittungen für Ihre persönlichen oder geschäftlichen Zwecke braucht. Weiterlesen .

Erinnern, um alles zu sichern

Je mehr Sie scannen, desto wichtiger ist es, dass Sie eine Sicherungskopie erstellen. Das Windows-Handbuch zum Sichern und Wiederherstellen Das Windows-Handbuch zum Sichern und Wiederherstellen von Windows-Katastrophen. Wenn Sie nicht bereit sind, Ihre Daten zu verlieren, benötigen Sie eine gute Windows-Sicherungsroutine. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Backups vorbereiten und wiederherstellen. Weiterlesen . Denn wenn Ihr Computer sich für Selbstmord oder Selbstzerstörung entscheidet, bedeutet das Fehlen von Backups, dass Sie absolut keine Dateien haben. Und in vielen Fällen kann dies eine uneingeschränkte Katastrophe sein (vor allem, wenn Sie steuerliche Unterlagen verloren haben). Viele Unternehmen bieten aus meiner Erfahrung kostenpflichtige Ersatzkopien von Dokumenten an, und Sie entscheiden sich vielleicht dafür. Sie können jedoch nachts leichter schlafen, wenn Sie eine Backup-Lösung in der Nähe oder in der Ferne haben (oder beides)..

Zumindest sollten Sie eine tragbare Festplatte haben (mindestens 1 Terabyte Speicherplatz erhalten). Wenn Sie über einen Windows-PC verfügen Das ultimative Windows 10-Datensicherungshandbuch Das ultimative Windows 10-Datensicherungshandbuch Wir haben alle Optionen zum Sichern, Wiederherstellen, Wiederherstellen und Reparieren zusammengefasst, die wir unter Windows 10 finden können. Nutzen Sie unsere einfachen Tipps und verzweifeln Sie niemals wieder daten! Weitere Informationen, Herunterladen und Verwenden von SyncToy, SyncToy: Simple Backup & Synchronization Solution von Microsoft [Windows] SyncToy: Simple Backup & Synchronization Solution von Microsoft [Windows] Wenn Sie Dateien auf Ihrem Computer haben, müssen Sie ein Backup durchführen. Schlicht und einfach. Viele von uns sind mit dem Backup vertraut und es gibt viele Methoden und Programme, die verwendet werden müssen. Ein weiterer Aspekt, der… Read More ein extrem einfaches Backup-Tool. Mac-Benutzer Die ultimative Triple-Backup-Lösung für Ihren Mac [Mac OSX] Die ultimative Triple-Backup-Lösung für Ihren Mac [Mac OSX] Als Entwickler hier bei MakeUseOf und als jemand, der sein gesamtes Einkommen durch das Online-Arbeiten verdient, kann man meinen Computer sagen und Daten sind sehr wichtig. Sie sind perfekt auf die Produktivität mit… Read More wird wahrscheinlich auf Time Machine-Partitionen angewiesen sein und Ihre Time Machine-Festplatte verwenden, um Dateien zu speichern Partition & verwenden Sie Ihre Time Machine-Festplatte, um Dateien zu speichern, wenn die Festplatte Ihres Mac klein und klein ist Ihre Time Machine-Festplatte ist groß. Es kann sich lohnen, die Festplatte sowohl für Sicherungs- als auch für Speicherzwecke zu verwenden. Weiterlesen . Was auch immer Sie sich entscheiden, Sie müssen ein automatisiertes System einrichten, um Ihre Dateien jeden Tag zur gleichen Uhrzeit zu sichern, und zwar ohne Fehler.

Idealerweise sollten Sie auch ein Remote-Backup haben, nur für den Fall, dass Ihr Standort überschwemmt wird oder Feuer fängt. Bevor Sie jedoch Ihre wertvollen Dateien in die Cloud senden, müssen Sie sie unbedingt in einem speziellen Ordner verschlüsseln. 5 Effektive Tools zum Verschlüsseln Ihrer geheimen Dateien 5 Effektive Tools zum Verschlüsseln Ihrer geheimen Dateien Wir müssen Verschlüsselungswerkzeugen und allem anderen mehr Aufmerksamkeit schenken als je zuvor entwickelt, um unsere Privatsphäre zu schützen. Mit den richtigen Tools ist es einfach, unsere Daten zu schützen. Lesen Sie zuerst mehr. WinRAR und WinZip können Dateien sowie Veracrypt und seinen veralteten Vorgänger TrueCrypt TrueCrypt Is Dead verschlüsseln: 4 Festplattenverschlüsselungsalternativen für Windows TrueCrypt Is Dead: 4 Festplattenverschlüsselungsalternativen Für Windows gibt es keine weiteren TrueCrypt-Verschlüsselungsprogramme . Sie sind zwar keine exakten Ersatzprodukte, sollten jedoch Ihren Bedürfnissen entsprechen. Weiterlesen . Zu den Cloud-Möglichkeiten zählen Dropbox, Google Drive, Box und SkyDrive.

Datenbank mit OCR-Technologie finden

Nachdem Sie alles gescannt haben, können Sie Ordner und Unterordner nach Datums- und Monatskategorien (und sogar Tagesordnern, wenn Sie wirklich genaue Angaben machen möchten) sortieren lassen. Oder Tür Nummer zwei ist die Suche nach einer Art Datenbank mit OCR-Technologie. 4 Kostenlose Online-OCR-Tools auf den ultimativen Test 4 Kostenlose Online-OCR-Tools auf den ultimativen Test Mit den Fortschritten in der OCR-Technologie können Text und Bilder aus Ihrem gescannten PDF-Dokument konvertiert werden in die bearbeitbaren Textformate ist einfacher. Wir haben ein paar kostenlose Online-OCR-Tools getestet, so dass Sie dies nicht müssen. Weiterlesen .

OCR steht für Optical Character Recognition (Optische Zeichenerkennung) und ist eine Technologie, die den gedruckten Text auf einer Seite liest und diesen Text entweder in kopierfähigen Text umwandeln kann oder basierend auf den von Ihnen angegebenen Schlüsselwörtern Ergebnisse zurückgeben kann. Dies ist die Technologie, die Evernote antreibt. Wie man Evernote verwendet: Das inoffizielle Handbuch Wie man Evernote verwendet: Das inoffizielle Handbuch Das Erlernen der eigenen Verwendung von Evernote dauert lange. Deshalb haben wir dieses Handbuch zusammengestellt, um Ihnen zu zeigen, wie Sie die wichtigsten Evernote-Funktionen voll ausnutzen können. Lesen Sie mehr, und es ist, was Project Gutenberg Project Gutenberg verwendet: Mehr als nur kostenlose Bücher Project Gutenberg: Mehr als nur kostenlose Bücher Websites wie Project Gutenberg, das über 45.000 Bücher im Angebot hat (zum Zeitpunkt des Schreibens), wird dafür sorgen, dass keine Buch wird jemals wirklich verschwinden. Obskure Werke der Literatur zu entdecken, ist jetzt einfacher als je zuvor. Weitere Informationen zum Scannen aller öffentlichen Texte in eBooks. Text in Dokumenten und Bildern Die 5 besten OCR-Werkzeuge zum Extrahieren von Text aus Bildern Die 5 besten OCR-Werkzeuge zum Extrahieren von Text aus Bildern Wenn Sie unzählige Seiten Papier haben, wie können Sie den gesamten gedruckten Text in etwas konvertieren, das ein digitales Programm sein wird in der Lage zu erkennen und zu indizieren? Bewahren Sie eine gute OCR-Software in der Nähe auf. Wenn Sie dieses Wort eingeben, kann Read More in den Suchergebnissen gefunden, erkannt und angezeigt werden.

Um Ihre gescannten Dokumente durchsuchen zu können, müssen Sie eindeutig einen Weg finden, die benötigten Elemente sofort abzurufen. Wenn Sie also die OCR-Route wählen, müssen Sie entscheiden. Zahlen Sie eine jährliche Gebühr für Evernote und vertrauen Sie Ihre sensiblen Dokumente an? Oder laden Sie stattdessen etwas herunter und behalten Sie alles auf Ihrem Computer.

Sind Sie ein Papierkenner oder ein Digital Deviant??

Es gibt immer Vor- und Nachteile für alles, aber manche Menschen tolerieren möglicherweise mehr als andere. Es kommt also darauf an, was Sie bereit sind zu akzeptieren.

Ist das Scannen alles sinnlos und Zeitverschwendung? Oder ist Digitalisierung der Weg der Zukunft? Was sagen Sie, Leser??

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