Erstellen von Aufträgen aus Chaos 9 Ideen für die Verwaltung Ihrer Computerdateien

Es ist frustrierend, wenn Sie diese Datei nicht finden können, nicht wahr? Wenn Sie alle Ordner auf Ihrem Computer durchsucht haben und irgendwie verloren gegangen sind ... oder schlimmer, gelöscht. Jetzt gibt es hervorragende Suchwerkzeuge für Windows 6: Awesome Alternativen zu Windows Search 6: Awesome Alternativen zu Windows Search Dauert die Suche nach einem Windows-System länger als bei einer manuellen Suche? Du bist nicht allein. Lassen Sie sich effizientere Windows-Suchwerkzeuge zeigen. Weitere Informationen, mit denen Sie Ihre Dateien finden können, funktionieren jedoch nur, wenn Sie den Namen der Datei kennen. Und Sie möchten kein Programm öffnen, um alle Dateien und Ordner zu finden, die Sie benötigen. Es ist einfach schön, die Dinge ordentlich und leicht zugänglich zu haben, wann immer Sie sie brauchen.

Ich habe eine Liste von 9 Möglichkeiten zusammengestellt, die Sie zur Verwaltung von Computerdateien und zur optimalen Nutzung Ihres Computers tun können. Weil das sein Zweck ist - zu sein Mehr nützlich, nicht weniger nützlich. Computer sind jedoch in manchen Fällen komplizierter, wenn sie nicht ordnungsgemäß eingerichtet und verwendet werden, was im Wesentlichen kontraproduktiv ist.

Starten Sie jetzt - schieben Sie es nicht ab

“Das hört sich kompliziert an. Ich werde es später machen”. Lassen Sie diesen Gedanken nicht einschleichen, oder Sie können den Rest dieses Artikels ebenso gut nicht lesen. Das ist mehr ein “keine Ausreden” Tipp als technische Idee, aber wie viele andere Dinge ist sehr wenig Geschick erforderlich, um tatsächlich organisiert und effizient zu sein. Die größte Ressource ist Zeit, aber auch das ist nicht erforderlich. Anstatt sich selbst zu sagen “Ich komme später dazu“, mach es einfach gleich da und dann.

Natürlich müssen Prioritäten immer beachtet werden. Dies ist kein Zeitmanagementartikel. Es ist jedoch überraschend, wie wenig Aufwand es tatsächlich erfordert, den Prozess zu starten. Die größte Ressource ist nur ein allgemeines Bewusstsein, um diese Datei oder diesen Ordner an der richtigen Stelle zu platzieren.

Fragen Sie sich Folgendes: Würden Sie bei der Arbeit oder zu Hause einfach eine Reihe von Dateien oder Ordnern über Ihren Schreibtisch werfen? Was ist in Ihrem ganzen Wohnzimmer, Boden, Bett, Schrank ... muss ich fortfahren? Die Antwort ist hoffentlich nicht. Ihr Computer kann mit Ihrem Haus verglichen werden. Nicht nur Ihr Büro oder Ihre Arbeitsumgebung - wir machen jetzt alles auf unseren Computern, daher ist es wichtig, dass alles sauber bleibt, genau wie in Ihrem Haus.

Verwenden Sie Ordner… Bitte!

Ich erzähle Ihnen von einem Mann und seinem Flash-Laufwerk. Er hat es einmal in meinen Computer eingesteckt und hatte keine Ordner, nur Dateien… viele von Dateien. Ich habe bereits erklärt, warum Sie Ihre Dateien organisieren sollten, daher bin ich mir ziemlich sicher, warum Sie Ordner benötigen. Ist dies nicht der Fall, sind Ordner das Rückgrat der Organisation, aber selbst wenn Sie Ordner haben, können Sie dennoch sehr unorganisiert sein.

Ein Ordner, der nicht ordnungsgemäß beschriftet ist oder sich an einem falschen Ort befindet, ist genauso schlecht, wenn nicht sogar schlechter, als Dateien auf Ihrem Computer ohne eigenen Ordner (Ordner)..

Ein Ort für alles

Verwechseln Sie dies nicht damit, dass Sie alle Ihre Dateien in einem Ordner ablegen ... oder sogar alle Ordner in einem Ordner ... oder, schlimmer noch, auf dem Desktop. Aber du brauchst einen Ort, wo du bist kennt dass Sie dort auf Ihre Dateien und Ordner zugreifen können. Das Meine Dokumente Ordner ist der logische und perfekte Ort dafür - aber auch hier ist kein Platz zum Ablegen all Ihrer Dateien, dies ist ein Zuhause für Ihre Ordner, die Ihre Dateien enthalten. Stellen Sie sich das so vor, als würden Sie Ihre Akten nicht in den Hof legen oder Ihren Aktenschrank in den Hof stellen ... Sie legen beide im Haus ab. Ihre Meine Dokumente Ordner ist dein “Haus” von Arten.

Nach Kategorie organisieren

Eine Möglichkeit, Ihre Ordner und Dateien zu organisieren, ist nach Kategorie oder Typ. Angenommen, Sie haben Dokumente für die Schule, für die Arbeit, für den persönlichen und den beruflichen Bereich (unabhängig von der Arbeit) sowie für Musik, Fotos und Filme. Natürlich sollten Musik, Fotos, Videos und Dokumente getrennt gehalten werden, doch die Organisation geht noch einen Schritt weiter. Sie sollten beispielsweise auch die Arten von Dokumenten organisieren, über die Sie verfügen. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten.

Sie können nach Dateityp organisieren, was ich nicht sehr empfehlen kann. Sicher ist es besser, aber nicht ideal. Es wird meistens für die Massenorganisation und verwendet “schnelles Fixieren” obwohl es nicht viel gibt “Fix” beteiligt. Diese Methode kann meistens hilfreich sein, wenn Sie Dinge durchgehen, die Sie im Moment nicht mehr benötigen, und / oder nicht zu detailliert sein wollen. Es hat seinen Platz und ich habe einige Dateien, die ich auf diese Weise organisiert habe, aber es lässt Sie immer wissen, dass Sie organisieren müssen “diese Dateien”. Aus diesem Grund empfehle ich keine Methode - es gibt bessere Wege.

Sie können auch organisieren, nach welcher Kategorie die Datei am relevantesten ist. Ein Schuldokument sollte beispielsweise in einem Schulordner abgelegt werden.

Nach Datum organisieren

Die Organisation nach Datum ist ebenfalls hilfreich, sollte aber nicht alleine verwendet werden. Wenn Sie eine Suche nach einer Datei durchführen, finden Sie sie möglicherweise in einem Ordner mit der Bezeichnung “04-11-2006”. Wenn das alles ist, was Sie tun müssen, müssen Sie wahrscheinlich den Ordner öffnen, um sich den Inhalt anzusehen, um zu sehen, was darin ist. Es kann schlimmer werden, wenn Sie alle Dateien auf diese Weise ablegen und alle Arten von Typen miteinander vermischen. Auch dies ist nicht sehr organisiert und vielleicht schlimmer als gar nichts.

Wenn Sie der Meinung sind, dass ein Datum hinzugefügt werden muss (was ich häufig für zeitkritische Dateien oder Dateien, die häufig aktualisiert werden, wie z. B. einen Lebenslauf, tun), fügen Sie je nach Wunsch eine Beschreibung mit dem Datum am Ende oder Anfang hinzu.

Übertreiben Sie die Unterordner nicht

Unterordner sind ein Muss für das Organisieren von Dateien. Dies ist einer der großen Vorteile, die ein Computer gegenüber herkömmlichen Aktenschränken hat. Ein Beispiel für eine gute Verwendung von Unterordnern wäre Ihre Arbeit Ordner in Meine Dokumente, ein Projekte Ordner in der Arbeit Mappe, “[Name des Projekts und Datum] Mappe” in dem Projekte Ordner usw. (falls zusätzliche Ordner benötigt werden).

Beachten Sie jedoch die Anzahl der Ordner in Ordnern, die Sie haben, da es nach dem Ordner, der nach Ihren Dateien sucht, ein erschreckender Ordner zum Öffnen von Aufgaben sein kann. Wenn es Dateien gibt, von denen Sie wissen, dass Sie schnell darauf zugreifen müssen, versuchen Sie, diese nur ein oder zwei Ordner zu belassen. Ein Teil davon hat mit dem System zu tun, das Sie erstellen, erstellt haben oder gerade am komfortabelsten sind, aber es muss auch mit der Praktikabilität und dem einfachen Zugriff auskommen.

Benennen von Dateien und Ordnern: Kurz, aber genau

Bei der Organisation Ihrer Dateien sollten Sie außerdem beachten, dass Sie möglichst kurz, aber auch so detailliert wie möglich sind. In vielen Fällen sind Sie möglicherweise die Einzigen, die die Ordner oder Dateien verwenden. Wenn Sie sich jedoch dazu entschließen, jemandem, entweder auf persönlicher oder beruflicher Basis, etwas mitzuteilen, möchten Sie, dass dies sowohl Ihnen als auch Ihnen klar ist. Sie möchten nicht darüber nachdenken, was Sie in einem Ordnertitel beschreiben wollten. Benennen Sie keinen Ordner “Schulsachen” nennen Sie es “Schule” - Beachten Sie die Betonung auf das Kapitalisieren von Dingen, wodurch die Dinge auch schöner aussehen.

In Ihrem Schulordner können Sie die Dinge nach Schule sortieren (wenn es mehr als einen gibt). Wenn Sie nicht mehr als eine Schule haben, die Sie besucht haben, können Sie Ihren Ordner benennen “Schule: [Name der Schule].” Wenn Sie die Initialen Ihrer Schule abkürzen möchten, sollte dies in Ordnung sein, da Sie wahrscheinlich wissen, was sie bedeuten. Achten Sie jedoch darauf, nicht mit Abkürzungen über Bord zu gehen. Obwohl sie nützlich sein können, um Namen kurz zu halten, ist das Wichtigste, dass Sie wissen, was sich in dieser Datei oder diesem Ordner befindet.

Schnell auf Ordner und Dateien zugreifen

Wie bereits erwähnt, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Dateien nicht tief im Unterordner-Wald versteckt sind. Es gibt andere Möglichkeiten, um Ihre Dateien leicht zugänglich zu machen. Abgesehen davon, dass Sie eine Datei schnell finden können, spielt sie auch eine wichtige Rolle bei der Aufrechterhaltung Ihres Dateiverwaltungsstatus. Mit anderen Worten, Sie müssen eine neue Datei schnell und einfach an der richtigen Stelle auf Ihrem Computer speichern.

Ändern Sie Ihre Ansicht

In Windows Explorer gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Dateien anzuzeigen. Neben dem Anzeigen von Dateien in verschiedenen Symbolgrößen gibt es auch ein Vorschaufenster, um zu sehen, wie die Datei aussieht, bevor sie geöffnet wird. Sie können Ihre Dateien auch nach Datum, Namen usw. sortieren. Dies korreliert nicht direkt mit der Verwaltung von Dateien pro Sagen, sondern ermöglicht insgesamt ein besseres Erlebnis. Was wir anstreben, ist weniger Arbeit und mehr Effizienz und wie Sie Ihre Dateien anzeigen, kann genau das tun.

Eine weitere Funktion in Windows Explorer ist die Möglichkeit, einen Ordner hinzuzufügen “Favoriten.” Wenn es sich um einen Ordner handelt, auf den Sie häufig zugreifen, jedoch nicht zu den festgelegten Ordnern gehört, die von Windows als synchronisiert wurden “Liebling,” Sie können Ordner in diesen Bereich ziehen und dort ablegen. Ziehen Sie den Ordner nicht in einen anderen Ordner, der sich bereits in den Favoriten befindet.

Um sicherzustellen, dass sich der Ordner tatsächlich im Favoritenbereich befindet, suchen Sie nach der schwarzen durchgezogenen Linie und der Nachricht “Link in Favoriten erstellen.”

Sprunglisten

Windows 7 hat eine tolle Funktion namens “Sprunglisten” Damit können Sie Ordner an das Windows Explorer-Popup-Symbol neben der Schaltfläche Start in der Taskleiste anheften. Sie können darauf zugreifen, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und dann den Ordner auswählen, den Sie öffnen möchten. Um einen neuen Ordner hinzuzufügen, greifen Sie ihn einfach an und ziehen Sie ihn auf das Windows Explorer-Symbol in der Taskleiste. Dann können Sie die Ordner beliebig verschieben.

Organisieren Sie Desktop-Ordner mit Zäunen

In einem früheren Artikel von mir, Bereinigen Sie Ihren Windows-Desktop ein für alle Mal. Bereinigen Sie Ihren Windows-Desktop ein für alle Mal. Bereinigen Sie Ihren Windows-Desktop ein für alle Mal. Unordnung ist schädlicher als Sie denken. Ein aufgeräumter Windows-Desktop macht das Auffinden von Objekten einfacher, macht ihn angenehmer und verringert den Stress. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihren Desktop in Ordnung bringen. Weiterlesen , Ich habe sowohl Sprunglisten als auch Zäune erwähnt. Fences ist ein hervorragendes Programm zum Organisieren der Ordner, die Sie auf Ihrem Desktop haben. Ich empfehle Ihnen dringend, diesen Artikel zu lesen, um einen detaillierten Einblick in die Reinigung Ihres Desktops zu erhalten (was in vielerlei Hinsicht möglich ist) ist Dateien verwalten, aber auf andere Weise). Obwohl ich auf meinem Desktop nicht zu viele Symbole und Verknüpfungen mag, bietet Fences eine gute Möglichkeit, mit einem einfachen Doppelklick von Symbolen zu Symbolen zu wechseln.

Auch hier empfehle ich nur, die wichtigsten Ordner auf Ihrem Desktop zu haben. Wenn Sie häufig mit Ihren Lebensläufen auf Ihren Ordner zugreifen, fügen Sie ihn Ihrem Desktop hinzu und verwenden Sie Fences, um die Symbole auszublenden, wenn Sie sie nicht benötigen. In vielerlei Hinsicht können diese Ordner aber auch zu Ihrer Jump-Liste hinzugefügt werden, und Sie können mit der gleichen Zeit, Klicks und Mühe darauf zugreifen.

Bei beiden Optionen müssen Sie wissen, was Sie hinzufügen, um sicherzustellen, dass Sie nicht zu viel hinzufügen und entfernen, was Sie nicht mehr verwenden. Andernfalls stoßen Sie auf dasselbe Problem, das Sie gerade jetzt zu beheben versuchen - ungeordnetes Chaos.

Archiv Was Sie nicht brauchen oder nicht brauchen

Zuerst müssen wir uns den Begriff ansehen “Archiv“. Es werden keine Dateien gelöscht - das möchten Sie selten (abhängig von der Datei). Es speichert Ordner mit Dateien in einem bestimmten Ordner mit dem Titel “Archiv” oder “Alte Dateien”. Beachten Sie, dass ich sagte “Ordner mit Dateien” Sie möchten nicht nur einen Haufen veralteter Dateien in einen Ordner werfen und als gut bezeichnen. Das ist nur das Chaos, das Sie bereits haben.

Wohin soll dieser Ordner gehen? Nun, Sie möchten wahrscheinlich nicht, dass es sich mit Ihren anderen Dateien vermischt, aber das liegt ganz bei Ihnen. Ich persönlich empfehle es immer noch im Meine Dokumente Ordner, damit die Dinge leicht zu merken und konsistent sind. Mit einem Namen wie “Archiv” Es befindet sich wahrscheinlich in der Nähe des Ordners, in den Sie es ablegen möchten. Um dies zu ändern, können Sie ein hinzufügen “z” und ein Punkt am Anfang des Namens, so dass der Ordner ungefähr so ​​aussehen könnte “z.Archiv“. Dadurch wird es am Ende der Liste angezeigt, so dass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass es ständig im Weg ist.

Entfernen und keine Erstellung von Duplikaten

Wie Duplikate entstehen, bleibt oft ein Rätsel. Manchmal werden Dateien versehentlich an einen anderen Speicherort kopiert. Glücklicherweise gibt es ein kostenloses Programm, mit dem Duplikate jeglicher Art von Ihrem Computer entfernen kannst. Ich habe Duplicate Cleaner schon lange benutzt und kann es nur wärmstens empfehlen. Es erhält aktuelle Updates, hat eine benutzerfreundliche Oberfläche und funktioniert einfach.

Machen Sie keine Kopien, machen Sie Verknüpfungen

Um zukünftige Kopien von Dateien zu verhindern, müssen Verknüpfungen von Dateien und Ordnern erstellt werden, nicht Kopien. Der Unterschied zwischen den beiden besteht darin, dass es sich bei einer Kopie um eine exakte Kopie der ersten Datei oder des ersten Ordners handelt, wohingegen eine Verknüpfung lediglich dazu führt, dass die Datei am ursprünglichen Speicherort liegt. Abkürzungen beanspruchen nicht nur das Durcheinander, sie benötigen auch weniger Platz.

Um eine Verknüpfung zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner oder die Datei und klicken Sie auf “Verknüpfung erstellen“. Dadurch wird eine Verknüpfung an demselben Speicherort erstellt, an dem sich die Datei befindet. Sie können diese Verknüpfung dann an einen beliebigen Speicherort verschieben und sogar umbenennen, wenn Sie dies wünschen. Um eine Verknüpfung von etwas auf dem Desktop zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste und halten Sie die Maus darüber “Senden an” dann klick “Desktop“.

Verhindern Sie Unordnung mit Cloud-basierten Anwendungen für Notizen und Dokumente

Es gibt Dinge, die Sie speichern möchten, aber es scheint umständlich, ein Office-Dokument oder eine Textdatei zu erstellen und in einem Ordner auf Ihrem Computer zu speichern. Bald schon wird der Ordner mit allen Arten von notizenähnlichen Dokumenten voll und es wird überwältigend, sogar nach einer bestimmten Notiz zu suchen. Aus diesem Grund werden Cloud-basierte Anwendungen immer beliebter und es gibt viele zur Auswahl.

Diejenigen, die ich persönlich ausführlich benutze, sind Evernote und Google Docs.

Der Grund, warum ich denke, dass Evernote Erfolg hat, liegt hauptsächlich in der lokalen Anwendung. Sie benötigen keinen Webbrowser, aber Sie können auf Ihre Dateien in der Cloud zugreifen. Ich bevorzuge Google Docs, weil ich damit mein System entwickelt habe.

Wenn Sie gerade erst anfangen (oder sich noch nicht mit einem oder zwei Programmen befasst haben, empfehle ich, diese vier sowie andere ähnliche Apps in Betracht zu ziehen und herauszufinden, welche am besten zu Ihnen passt.).

Ich empfehle die Verwendung dieser Anwendungen gegenüber der herkömmlichen Methode zum Erstellen eines Dokuments in Microsoft Word oder einer anderen Office-Alternative, da Sie Ihre Notizen sehr leicht organisieren, durchsuchen und erstellen können. Es gibt eine Fülle von Artikeln zu MakeUseOf sowie zum restlichen Internet, die zeigen, wie das geht. Genau wie der Titel dieses Abschnitts schon sagt, hält er die Unordnung auf Ihrem Computer.

Synchronisieren Sie Ihre lokalen Dateien mit der Cloud

Die Synchronisierung Ihrer lokalen Dateien mit der Cloud unterscheidet sich von der Erstellung von Notizen und Dokumenten in der Cloud. Dies ist einer der letzten Schritte, da es wichtig ist, dass Sie zuerst alle vorherigen Schritte verstehen. Wenn Sie dies nicht tun, kann das Synchronisieren mehrerer Dateien in die Cloud das chaotische Durcheinander von Dateien und Ordnern tatsächlich unterstützen. Es gibt viele Optionen in diesem Bereich, aber die großen Spieler sind SugarSync, Dropbox, Google Drive und Microsoft OneDrive. Das sind meine persönlichen Favoriten und ich benutze sie alle, aber es gibt so viele andere wie Mozy, iDrive und so weiter.

Ich empfehle SugarSync dringend für eine umfassende Sicherung Ihrer Computerordner in der Cloud. Bei einzelnen Dateien funktionieren Dropbox, Google Drive und SkyDrive sehr ähnlich. Ob Sie ein Google Docs-Fan oder ein Microsoft Web Apps-Fan sind, bestimmt möglicherweise, ob Sie Google Drive oder SkyDrive verwenden. Beide sind Kopf an Kopf und wenn Sie beide noch nicht ausprobiert haben, empfehle ich es.

Ich mag Dropbox zum Freigeben von Dateien und SugarSync zum Sichern und Zugreifen auf alle meine Dokumente auf einem anderen mit dem Internet verbundenen Gerät. Ich habe SkyDrive so eingerichtet, dass viele meiner anderen Dateien auf meinem Computer gesichert werden, und ich verwende Google Drive, um Dateien ohne Webbrowser zu organisieren und zu Docs hinzuzufügen.

Bleiben Sie konsequent und prompt

Dies ist eines der wichtigsten Dinge, die zu tun sind. Nachdem Sie den Prozess gestartet haben, müssen Sie ihn fleißig fortsetzen. Andernfalls ist alles umsonst und Sie erhalten ein semi-organisiertes Dateisystem. Das ist nicht nur unproduktiv, sondern erinnert Sie auch daran, dass Sie nie fertig sind.

Der Schlüssel dazu ist Aufforderung. In dem Moment, in dem Sie eine Datei speichern oder erstellen müssen, legen Sie sie an der richtigen Stelle ab. Wenn noch keine Stelle dafür vorhanden ist, erstellen Sie eine. Unabhängig davon, ob Sie dies in der Cloud oder lokal tun, müssen Sie sich an alle vorherigen Tipps erinnern, z. B. kurz, aber detailliert, keine Duplikate erstellen und auf die Ordnerhierarchie achten, indem Sie das Organisieren, was sinnvoll ist, aber nicht durch Hinzufügen zu viel tun zu viele Ordner.

Organisieren Sie jetzt Ihre Dateien!

Denken Sie daran, dass das Wichtigste ist, einfach zu beginnen. Warten Sie nicht bis Sie “habe mehr Zeit” - Sie haben nie mehr Zeit. Im Moment ist es vielleicht nicht der beste Zeitpunkt, um alle Ihre Dateien vollständig zu überarbeiten, Sie können jedoch trotzdem einige Ordner erstellen und langsame Dateien hinzufügen, die Sie auf Ihrem Computer speichern, egal ob sie heruntergeladen oder erstellt werden. Mit der Zeit können Sie dann Ihre anderen Dateien erweitern und sich darauf konzentrieren, um sie in die richtige Reihenfolge zu bringen.

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Bildnachweis: Eine Schublade mit Akten und Ordnern über Shutterstock

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