Sichern Sie Ihre Microsoft Outlook-E-Mails leicht gemacht

Das Archivieren und Sichern alter E-Mails scheint für viele Leute kompliziert und unüberwindbar zu sein, muss aber nicht sehr kompliziert sein, insbesondere wenn Sie ein Outlook-Benutzer sind.

Microsoft Outlook speichert E-Mails in einer Datendatei, die als PST- oder OST-Datei bezeichnet wird. Kurzanleitung zum Importieren und Exportieren von E-Mail-Kontakten Eine Kurzanleitung zum Importieren und Exportieren von E-Mail-Kontakten Wäre es ein Albtraum, Ihre E-Mail-Kontakte zu verlieren? Besser unterstützen Sie sie! Wir zeigen Ihnen wie für Outlook, Gmail und Thunderbird. Der Sicherungsprozess für Kontakte sollte für andere Clients ähnlich sein. Weiterlesen . PST steht für Personal Storage Table (Persönliche Speichertabelle) und OST steht für Offline Storage Table (Offline-Speichertabelle). In beiden Fällen enthalten diese Dateien alle E-Mails, die Sie von den in Ihren Outlook-Client geladenen Konten gesendet oder erhalten haben.

Zum Archivieren und Sichern von E-Mails müssen Sie lediglich Outlook so einrichten, dass alte E-Mails in einer speziellen Datei archiviert werden. Anschließend wird ein Zeitplan für das Archivieren dieser Dateien an einem sicheren Ort für die langfristige Speicherung festgelegt. In diesem Artikel erfahren Sie, wie einfach dieser Vorgang ist.

Outlook ausschließlich verwenden

Sie könnten Ihr ganzes Leben sicher nur mit Online-E-Mail-Clients wie Google Mail und Yahoo verbringen und niemals einen Desktop-E-Mail-Client. Wenn Sie jedoch sehr beschäftigt sind und nicht viel Zeit zum Bereinigen dieser Online-Konten haben, dauert es nicht lange, bis Ihr Posteingang Tausende von E-Mails enthält.

Das Schöne an einem Client wie Outlook ist, dass Sie diese Online-Konten abladen können, indem Sie alle E-Mails in Ihren Outlook-Client laden. Hier sind die Vorteile davon:

• Wenn Sie Ihren Outlook-Client niemals öffnen, bleiben E-Mails in Ihrem Online-Konto und können von Ihrem mobilen Gerät aus immer noch abgerufen werden.
• Wenn Sie E-Mails mit Outlook öffnen, wird die E-Mail heruntergeladen und in der lokalen Datendatei gespeichert.
• Sobald sich die E-Mails in Outlook befinden, können Sie die automatisierten Funktionen von Outlook zum Archivieren wichtiger E-Mails verwenden.

Dadurch können Ihre Online-Konten wie Google und Yahoo freigesetzt werden, sodass Sie nicht an die Datenspeichergrenzen stoßen und möglicherweise zusätzlichen Speicherplatz bezahlen müssen.

Sie können diese Konten Ihrem Microsoft Outlook-Client hinzufügen, indem Sie auf klicken Datei> Kontoeinstellungen, dann klick Kontoeinstellungen Option, die darunter fällt.

Auf der Registerkarte E-Mail können Sie beliebig viele E-Mail-Konten hinzufügen, sofern Sie alle POP3- oder IMAP-Einstellungen von IMAP vs. POP3 kennen: Was ist es und welche sollten Sie verwenden? IMAP vs. POP3: Was ist das und welches sollte man verwenden? Wenn Sie jemals einen E-Mail-Client oder eine E-Mail-App eingerichtet haben, sind Sie sicherlich auf die Begriffe POP und IMAP gestoßen. Erinnern Sie sich, welche Sie gewählt haben und warum? Wenn Sie nicht… Lesen Sie mehr für das Konto (oder den Exchange-Server). Alles, was Sie in Outlook einrichten, ist nicht in diesem Artikel enthalten. Brad hat jedoch kürzlich beschrieben, wie Sie Ihren Outlook-Client einrichten können. So können Sie Ihre E-Mails in Microsoft Outlook durchfliegen Nutzen Sie diese Outlook-Tipps, um den Posteingang wieder in den Griff zu bekommen. Lesen Sie mehr, um effektiver mit E-Mails zu sein.

Erstellen Sie automatisierte E-Mail-Archive

Wenn Sie davon ausgehen, dass mehrere E-Mail-Konten E-Mails in Ihren Outlook-Client einspeisen, müssen Sie als Nächstes sicherstellen, dass Sie ältere Dateien archivieren.

In diesem Beispiel werde ich alle meine MakeUseOf-E-Mails, die älter als ein Jahr sind, archivieren. Dazu erstellen Sie die Archivdatei, in der Sie diese E-Mails speichern möchten, indem Sie zu gehen Datei> Kontoeinstellungen wie oben, aber klicken Sie dieses Mal auf Datei Tab.

Klicke auf Hinzufügen… und benennen Sie Ihre neue Datendatei, in der Sie Ihre alten archivierten E-Mails speichern.

Wenn Sie diese alten E-Mails schützen möchten, damit niemand herumschleichen und die Datei öffnen kann, klicken Sie auf das Kontrollkästchen, um den Kennwortschutz zu aktivieren. Dies ist eine gute Vorgehensweise, insbesondere wenn diese E-Mails Geschäftsdaten oder persönliche Informationen über Personen enthalten, die Sie kennen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, die AutoArchivierung für alte E-Mails einzurichten. Der erste Weg ist zu gehen Datei> Bereinigungswerkzeuge> Archiv…

Hier können Sie den Posteingang auswählen, in dem Sie E-Mails archivieren möchten, das Alter festlegen, ab dem Sie archivieren möchten, und dann zu der Archivdatendatei navigieren, die Sie gerade im obigen Schritt erstellt haben.

Der zweite Ansatz besteht darin, mit der rechten Maustaste auf den Posteingang rechts im Outlook-Client zu klicken und auf zu klicken Eigenschaften, und gehe zum AutoArchivierung Tab.

In diesem Fenster können Sie auch konfigurieren, wann die E-Mails im Posteingang archiviert werden sollen, indem Sie einen Schwellenwert in Monaten angeben. Wählen Verschiebe alte Gegenstände nach… und navigieren Sie zu der Datendatei, die Sie im obigen Schritt erstellt haben.

Archivieren eines neu importierten Kontos

Nach der Lektüre des obigen Vorgangs wird zunächst Outlook sofort installiert, alle bevorzugten Konten zum Client hinzugefügt und Tausende und Abertausende E-Mails importiert, die sich im Laufe der Zeit in diesen Online-Konten aufgebaut haben.

Großartig! Außer… es funktioniert nicht.

Hier ist die Sache: AutoArchivierung ist für alle E-Mails gedacht, die Sie ab dem Zeitpunkt der Einrichtung der AutoArchivierung erhalten. Dies liegt daran, dass Outlook die “ändern” Datum der E-Mail. Und raten Sie mal, was passiert, wenn Sie mehr als 10.000 E-Mails von Ihren Online-Konten importieren. Sie haben es erraten, jede einzelne E-Mail erhält eine “geändert” Datum von heute.

Was machen Sie mit diesen E-Mails? Nun, Sie können sie manuell in die Archivdatei verschieben.

Gehen Sie einfach in den Posteingang, in dem Sie alle alten E-Mails haben, die Sie archivieren möchten, markieren Sie sie und klicken Sie darauf und ziehen Sie sie in das Archiv, das Sie für sie erstellt haben.

Je nach Anzahl der zu archivierenden E-Mails kann es sehr lange dauern. Sie sehen jedoch ein Statusfenster wie das unten, also holen Sie sich eine Tasse Kaffee und geben Sie ihm etwas Zeit.

Verwalten Sie Ihre Archive

Wenn Sie mit der Archivierung dieser E-Mails fertig sind, stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung, je nachdem, wie Sie Ihre E-Mail-Archive organisieren möchten.

• Option 1: Wenn Sie Archivdateien benennen, geben Sie ihnen den Namen des vergangenen Jahres. Schließen Sie am Ende jedes Jahres das Archiv (siehe unten) und erstellen Sie eine neue Archivdatei.
• Option 2: Erstellen Sie eine einzelne Archivdatei, richten Sie AutoArchive so ein, dass alle älteren Dateien, die älter als 6 Monate sind, in diesem Archiv archiviert werden, und vergessen Sie diese dann.

Jeder Ansatz hat Vor- und Nachteile. Die zweite Option ist ideal, wenn Sie nur wenige E-Mails archivieren, da Sie sie einfach einrichten und vergessen können. Wenn Sie jedoch keinen Speicherplatz mehr für die Archivdatei haben, werden Sie wieder darauf reagieren. Bei der ersten Option müssen Sie jedes Jahr daran denken, auf die Archivdatei in Ihrem Outlook-Client mit der rechten Maustaste zu klicken und das Archiv zu schließen.

Dann können Sie diese PST-Datei zur Aufbewahrung an einen anderen Speicherort verschieben. Der Standardspeicherort der Outlook-Datendateien befindet sich in / Dokumente / Outlook-Dateien / Mappe.

Sie können entweder die geschlossene Archivdatei nach verschieben / Dokumente / Outlook-Dateien / Archiv 2014 / - oder, noch besser, kopieren Sie diese alten archivierten E-Mails in einen Off-Site-Cloud-Speicherort wie Ihr Dropbox- oder Google Drive-Konto. Dies ist eine noch bessere Option, da Sie im Falle eines Brandes (oder wenn Ihre Festplatte sonst zerstört wird), diese alten E-Mails nicht verloren haben.

Sollten Sie jemals an die mit archivierten E-Mails gefüllten Dateien zurückgreifen müssen, kopieren Sie sie einfach wieder in die / Dokumente / Outlook-Dateien / Verzeichnis, gehen Sie in Outlook und in das gleiche Datei Registerkarte, auf der Sie die Datendateien erstellt haben, können Sie die Hinzufügen… Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um zu dieser gespeicherten Archivdatei zu navigieren und sie Ihrem Outlook-Client hinzuzufügen, wo Sie alle Ihre alten E-Mails erneut durchsuchen können.

Nur eine gesicherte E-Mail ist eine sichere E-Mail

Der Schlüssel hier ist, Ihre Online-Konten unter Kontrolle zu bekommen, und Outlook kann helfen. In der ersten Phase verbinden Sie Ihren Outlook-Client. Kombinieren Sie Ihre E-Mail-Konten in einem einzigen Posteingang: So kombinieren Sie Ihre E-Mail-Konten in einem einzigen Posteingang: So überprüfen Sie täglich mehrere Posteingänge? Höre auf, Zeit zu verschwenden! Kombinieren Sie Ihre E-Mail-Konten in einem einzigen Posteingang. Wir zeigen Ihnen wie für Google Mail, Outlook und Yahoo. Lesen Sie mehr zu diesen Online-Konten. Die nächste Phase ist das manuelle Kopieren aller alten E-Mails in eine Archivdatei und das sichere Speichern dieser Datei an einem sicheren Ort. Das Handbuch zum Sichern und Wiederherstellen von Windows Das Handbuch zum Sichern und Wiederherstellen von Windows-Katastrophen. Wenn Sie nicht bereit sind, Ihre Daten zu verlieren, benötigen Sie eine gute Windows-Sicherungsroutine. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Backups vorbereiten und wiederherstellen. Weiterlesen .

Die letzte und letzte Phase ist das Konfigurieren der AutoArchivierung in Ihrem Outlook-Client Halten Sie Ihren Posteingang sauber und Ihr Client funktioniert einwandfrei, indem Sie diese älteren E-Mails automatisch in einer anderen Datei archivieren. Durch das Abarbeiten einer kleineren Datendatei bleibt Ihr Posteingang schnell und effizient.

Haben Sie jemals Outlook als Haupt-E-Mail-Client verwendet? Nun, da Sie wissen, wie einfach es sein kann, Ihre wichtigsten gespeicherten E-Mails zu sichern, können Sie es in Betracht ziehen? Teilen Sie Ihre Gedanken mit uns in den Kommentaren unten!

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