6 einfache Tricks zur Verringerung der E-Mail-Belastung

Der Umgang mit E-Mails ist der beste Teil meines Tages. Sagte bisher niemand.

E-Mails sind anstrengend, auch wenn Sie keinen Posteingang 0 suchen. Sie benötigen alle Tipps, die Sie benötigen, um die Übersicht zu behalten, es sei denn, Sie beabsichtigen, die E-Mail-Adresse insgesamt abzuschaffen. 4 Einflussreiche Personen, die keine E-Mail verwenden (und warum) 4 Einflussreiche Personen, die keine E-Mail verwenden ( Und warum) Es ist schwer, sich ein Leben ohne E-Mail vorzustellen, aber einige Leute entscheiden sich, es ganz einzustellen. Dazu gehören US-Senatoren und berühmte Filmemacher. Weiterlesen . Heute bringen wir Ihnen sechs Tipps, mit denen Sie den E-Mail-Stress reduzieren können.

1. Planen Sie E-Mails in großen Mengen

Dieser Tipp hat einen anderen Grund als Sie denken. Mit Apps wie Boomerang und SndLatr können Sie E-Mails für später planen. Hier ist der offensichtliche Vorteil davon. Sie können eine Reihe von E-Mails zu einem beliebigen Zeitpunkt im Voraus erstellen und automatisch zu einem Zeitpunkt Ihrer Wahl versenden lassen.

Das versteckt Vorteil ist hier die Verwendung eines Schedulers, Sie erhalten Kontrolle über den Zeitstempel, den der E-Mail-Empfänger sieht. Mal sehen, wie das nützlich sein kann, aber frage dich zuerst:

• Sehen die Leute die Zeitstempel in Ihren E-Mails an und gehen davon aus, dass Sie online sind?
• Gehen Sie davon aus, dass Sie für Anrufe / Chats zur Verfügung stehen (wenn Sie nicht)?
• Kommentieren oder hinterfragen Sie Ihre Arbeitsgewohnheiten, da der Zeitstempel eine Mitternachtsstunde anzeigt?

Wenn du geantwortet hast Ja Bei einigen dieser Fragen werden Sie wahrscheinlich zu unbequemen Zeiten von E-Mail- und IM-Unterbrechungen geplagt. Sie könnten sich sogar gezwungen fühlen, unnötige Diskussionen über Ihren Arbeitsablauf zu führen.

Die Bürozeiten meines Beraters sind nicht vor zehn, aber ich weiß, bis fünf Uhr morgens E-Mails anblicken

- ames (@PocketAmes) 6. November 2015

Hier ist ein intelligenter Weg, um dieses Problem anzugehen. Planen Sie E-Mails für die Zeiten, zu denen Sie normalerweise weniger aufmerksame Aufgaben wie die PC-Wartung erledigen. So sind Ihre Arbeitszeiten Zeitblockade - Die Geheimwaffe für einen besseren Fokus Zeitblockierung - Die Geheimwaffe für einen besseren Fokus Suchen Sie nach einer effizienteren Möglichkeit, Ihre Arbeitstage zu organisieren? Versuchen Sie die Zeitblockierung. Diese Zeitmanagement-Taktik kann Sie auf dem Laufenden halten, während Sie Ablenkungen, Verschleppung und unproduktive Multitasking auf Distanz halten. Lesen Sie weiter ein Geheimnis und Sie können lenken Sie die Menschen zum Lernen, wenn Sie für einen Chat zur Verfügung stehen.

2. Lassen Sie das E-Mail-Adressfeld leer

Wir waren alle dort - versehentlich getroffen Senden auf eine unfertige E-Mail oder das Versenden einer E-Mail-Meldung und das später bereut werden.

Nicht alle E-Mail-Apps verfügen über die Funktion "Rückgängig machen". Was ist neu in Good Old Gmail? 5 Funktionen, die Sie überprüfen sollten Was ist neu in Good Old Gmail? 5 Funktionen, die Sie überprüfen sollten Möglicherweise haben Sie einige neue Funktionen verpasst, die Gmail im letzten Jahr schrittweise hinzugefügt hat. Schauen wir uns also an, was unsere Aufmerksamkeit verdient. Lesen Sie mehr wie Gmail und selbst diese Funktion hat eine Obergrenze von 30 Sekunden. Außerdem können Sie Ihre E-Mail-Empfänger nicht erreichen “ungelesen” E-Mails, nur weil Sie einen Fehler gemacht haben.

Ich habe bereits die gmail-Funktion zum Rückgängigmachen von E-Mails verwendet, wie heute fünfmal.
Heute zu arbeiten, war ein Fehler.

- Largo (@LargoSensei) 18. November 2015

Hier ist ein einfacher Trick, um solche E-Mails und das anschließende Nagelbeißen zu vermeiden. Fügen Sie die E-Mail-Adresse nicht hinzu, wenn Sie eine E-Mail schreiben. Speichern Sie das für den letzten. Es wird als Erinnerung dienen, um alles, was Sie geschrieben haben, noch einmal zu überprüfen. Auch wenn Sie zufällig getroffen werden Senden, Sie müssen sich keine Sorgen darüber machen, da diese E-Mail nicht weitergeleitet wird, bis Sie die Adresse des Empfängers eingeben.

3. Blockieren oder filtern Sie unerwünschte E-Mails

Es dauert nicht viel, um die seltsamen, ärgerlichen oder nutzlosen E-Mails zu löschen. Wenn Sie jedoch täglich neue E-Mails erhalten, nehmen Sie einen großen Teil Ihrer Zeit und Aufmerksamkeit in Anspruch.

Sagen wir das einfach Wenn es sich in Ihrem Posteingang befindet, denken Sie daran. Und Sie möchten nicht, dass Ihre Gedankengänge von Dingen, die Sie nicht wollen oder brauchen, und nicht zuletzt von E-Mails, belegt werden.

Verfügen Sie über ein System zum Filtern unerwünschter E-Mails. Einrichten von E-Mail-Filtern in Google Mail, Yahoo Mail und Outlook Einrichten von E-Mail-Filtern in Gmail, Yahoo Mail und Outlook E-Mail-Filterung ist das beste Werkzeug, um Ihren Posteingang ordentlich und organisiert zu halten . So richten Sie E-Mail-Filter in Google Mail, Yahoo Mail und Outlook ein und verwenden diese. Lesen Sie mehr und blockieren Sie E-Mail-Adressen, die solche E-Mails senden. Sie müssen anhand des E-Mail-Diensts oder des Desktop-E-Mail-Clients nachschlagen, wie Sie Nachrichtenfilter in Thunderbird einrichten. Wie Sie Nachrichtenfilter in Thunderbird einrichten, lesen Sie mehr.

In Google Mail finden Sie die Filter- und Blockierungssenderfunktionen in Mehr Dropdown in einer E-Mail-Nachricht:

Eingehende E-Mails von gesperrten Adressen gelangen sofort in den Spam-Ordner. Sie können auch Google Mail-Filter erstellen (und Absender aufheben) Einstellungen> Filter und gesperrte Adressen. Wenn Sie gerade dabei sind, sehen Sie, was Sie sonst noch tun können, um zu verhindern, dass E-Mails Ihren Posteingang überladen. 3 Einfache Möglichkeiten, E-Mail-Überladung von Ihrem Posteingang zu stoppen 3 Einfache Möglichkeiten, E-Mail-Überladung von Ihrem Posteingang zu stoppen E-Mail hat einen guten Ruf als Produktivität Mörder. Die Verwaltung von E-Mails kann dazu beitragen, dass Ihr Posteingang sauber bleibt. Aber wäre es nicht gut, wenn Sie zunächst weniger davon hätten? Lesen Sie in erster Linie mehr.

Wenn Sie sich in meinen Google Mail-Einstellungen herumbewegen, ist Ihnen aufgefallen, dass Sie * jetzt * Personen daran hindern können, Ihnen eine E-Mail zu senden. Nachrichten gehen direkt an Spam. Spielwechsler.

- Nneka M. Okona? (@afrosypaella) 13. November 2015

4. E-Mails an den Startbildschirm in Windows anhängen

Ich beziehe mich auf ein paar E-Mails, die sich gelegentlich auf das Schreiben von Richtlinien beziehen. Wenn Sie auch einige Lieblings-E-Mails haben, auf die Sie häufig zugreifen müssen, können Sie sie mit einem Stern versehen. Sie können sie jedoch schneller für den Schnellzugriff verfügbar machen, indem Sie sie an den Startbildschirm anheften. Eine Anleitung zu Windows 10 Startmenü Eine Anleitung zu Windows 10 Startmenü Windows 10 behebt das Startmenü-Dilemma! Wenn Sie sich mit dem neuen Startmenü vertraut machen, wird Ihr Windows 10-Erlebnis noch besser. Mit dieser praktischen Anleitung werden Sie in kürzester Zeit zum Experten. Weitere Informationen finden Sie unter Windows 10.

Öffnen Sie die Mail-App und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail, die Sie zum Startbildschirm hinzufügen möchten. Klicken Sie im Kontextmenü auf Auf Startseite. Sie können sogar ein einzelnes E-Mail-Konto an den Startbildschirm anheften:

Um E-Mails in Windows 7 oder 8 an das Startmenü zu binden, speichern Sie sie zuerst auf Ihrem Computer. Navigieren Sie nun zum gespeicherten Ort und ziehen Sie die E-Mail per Drag & Drop auf die Schaltfläche Startmenü. Erledigt? Öffnen Sie das Startmenü und Sie finden diese E-Mail dort als fixiertes Element.

Sie können eine E-Mail auch an das Kontextmenü des Outlook-Symbols in der Taskleiste anheften, indem Sie die gespeicherte E-Mail auf das Taskleistensymbol ziehen.

5. Master-E-Mail-Suche

Wenn Sie über einen gut organisierten Posteingang verfügen, finden Sie die richtigen E-Mails wahrscheinlich schneller als die meisten Benutzer. Was Ihnen jedoch wirklich viel Zeit und Kopfschmerzen erspart, ist die intelligente Suche nach E-Mails. E-Mails in Gmail effizient durchsuchen E-Mails in Gmail effizient durchsuchen Weitere Informationen finden Sie hier . Nutzen Sie E-Mail-Funktionen wie Labels und Suchoperatoren um Ihre Suche einzugrenzen.

Google Mail verfügt über einige erweiterte Suchoptionen, die Sie durch Klicken auf den kleinen Pfeil neben der Suchschaltfläche aufrufen können:

Hier ein Beispiel, um zu zeigen, wie Sie Suchoperatoren verwenden können, um die richtigen Nachrichten zu finden. Angenommen, Sie suchen nach einer Reihe von PNG-Fotos, die von einem Freund namens Greg als E-Mail-Anhänge in Google Mail gesendet werden.

Sie können nach suchen greg um die von ihm gesendeten E-Mails aufzurufen und dann die Ergebnisse zu scannen, um die gewünschte E-Mail zu finden. Eine schnellere und effektivere Methode zum Auffinden dieser Fotos wäre jedoch die Verwendung einer Abfrage wie greg hat: Anhang Dateiname: .png.

Ich kannte nicht alle diese Advance Search-Operatoren in Google Mail. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie nach großen Anhängen suchen (http://t.co/DK7DwjfSGz)

- Onur C. Coban (@onurcancoban) 19. Dezember 2014

6. Nehmen Sie das Telefon ab

Manchmal kann ein kurzer Anruf Sie viel E-Mail hin und her sparen. Der Schlüssel ist, zu ermitteln, welche Themen besser über ein Telefongespräch als über E-Mail behandelt werden. Du wirst haben Behalten Sie das Gespräch auf dem richtigen Punkt, obwohl. Andernfalls könnte der fünfminütige Chat, an den Sie gedacht haben, ein Gabfest werden.

Halten Sie eine kurze Liste mit Punkten bereit, die Sie besprechen möchten, bevor Sie den Anruf tätigen. Wenn Sie den Anschein haben, dass Sie mehr zu besprechen haben, als Sie für einen kurzen Anruf benötigen, speichern Sie ihn für eine E-Mail oder ein geplantes Meeting.

Verabschieden Sie sich vom Posteingang Null, wenn…

Ich habe den Posteingang 0 erreicht und bin froh, dass ich den Workflow verbessert habe. Es ist jedoch kein Ziel, zu dem Sie sich verpflichtet fühlen sollten, egal wer es als solches empfiehlt.

Wenn ein leerer Posteingang nicht für Sie geeignet ist, hören Sie auf oder lassen Sie die Verfolgung aus. Sie haben vielleicht das Gefühl, ein großes Gewicht wurde von Ihren Schultern abgehoben.

Selbst wenn Sie sich dafür entscheiden, das rasende tägliche Entrinnen aufzugeben, tun Sie es bemühen Sie sich, Ihre E-Mails zu organisieren. Andernfalls erhöhen Sie Ihren Alltag, indem Sie Ihren Posteingang nicht mehr verwalten können.

Wir strebten nach einem leeren Posteingang und nach möglichst effizienten Strategien für die schnelle Bearbeitung dieser Sintflut. Die Reaktionszeit von zwanzig Minuten wurde zu einem Standard.

Ich möchte jedoch eine Alternative vorschlagen: Nicht jeder muss einfach per E-Mail erreichbar sein.

Einige Leute, zum Beispiel solche, die den ganzen Tag mit Kunden zu tun haben oder große Teams führen, die sich nach regelmäßiger Beratung sehnen, sollten Profis sein. Aber andere Leute, wie Computerprogrammierer, Schriftsteller, Werbegurus und Professoren, sollten E-Mails genauso ablehnen können wie andere Fähigkeiten, die für ihren Kernwertversuch nicht relevant sind.

~ Cal Newport, es ist okay, bei der E-Mail schlecht zu sein

Es ist Zeit für einige neue E-Mail-Gewohnheiten

Beliebte E-Mail-Tipps, in denen Sie aufgefordert werden, sich von Werbemails abzumelden, verwenden Sie vorgefertigte Antworten. 4 Möglichkeiten zur kreativen Verwendung von Dosenantworten für die E-Mail-Produktivität 4 Möglichkeiten zur kreativen Verwendung von Dosenantworten für die E-Mail-Produktivität Wenn Sie effektiv sind, tun Sie etwas richtig. Verwenden Sie deshalb E-Mail-Filter und legen Sie die E-Mail-Zeit fest. Ein Trick besteht darin, vorgefertigte Antworten für E-Mails vorzubereiten, die Sie häufig schreiben. Lesen Sie mehr und machen Sie Pausen von E-Mails, die sowohl praktisch als auch nützlich sind. Aber es sind die winzigen Änderungen wie die oben aufgeführten, die Ihnen E-Mail-Zen bringen.

Ich bin so #zen meine E-Mail-Adresse endet in Punktruhe

- Maggie Owsley (@andthen_shesaid) 8. November 2015

Welcher einfache Trick hat den E-Mail-Stress für Sie reduziert, indem Sie den Umgang mit Ihrem Posteingang ändern? Erzählen Sie uns davon in den Kommentaren!

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