3 kostenlose Vorlagen, um Meetings auf dem richtigen Weg und nützlich zu halten

Meetings sind in der Geschäftswelt ein normaler Teil des Lebens. Leider sind nicht alle Besprechungen erfolgreich ineffiziente Besprechungen. Schicken Sie Ihrem Chef diese 8 Regeln mit ineffizienten Meetings? Senden Sie diese 8 Regeln an Ihren Chef Wenn ein Meeting gut organisiert ist, gibt es keinen Grund, warum Produktivität, Sinn und Moral nicht verbessert werden können. Hier sind einige Regeln für effektive Meetings zu beachten. Lesen Sie mehr zu ihrem Zweck. Oft ist dies auf mangelnde Organisation von Besprechungen zurückzuführen.

Mit den folgenden kostenlosen Meetingvorlagen können Sie Ihre Meetings für ein effektives Gesamtergebnis ganz einfach vorbereiten, aufzeichnen und zusammenstellen.

1. Vor dem Treffen

Einer der wichtigsten Punkte bei der Einrichtung eines Meetings ist die Tagesordnung. Dies ermöglicht es dem Meeting-Moderator, den Teilnehmern objektive Diskussionspunkte sowie die Teilnehmer mitzuteilen. Außerdem kann eine Agenda mit einem Vorbereitungsabschnitt hilfreich sein. Auf diese Weise können Sie Dokumente und andere Materialien hinzufügen, die für die Diskussion wesentlich sind.

Die Vorbereitung Ihrer Teilnehmer auf das Meeting so gut wie möglich ist Teil Ihrer Arbeit als Koordinator. Darüber hinaus wird das Meeting organisiert und in Bewegung gehalten. Die 15 besten Meeting-Agenda-Vorlagen für Microsoft Word Die 15 besten Meeting-Agenda-Vorlagen für Microsoft Word Mit diesen Meeting-Agenda-Vorlagen für Microsoft Word können Sie einen guten Start für jede Art von Meeting haben. Weiterlesen .

Die Vorlage

Diese Microsoft Word-Vorlage von TidyForms ist eine attraktive, professionelle und gut durchdachte Option. Es bietet ein sauberes, tabellenbasiertes Erscheinungsbild zum einfachen Lesen und Scannen. Die Vorlage beginnt mit den grundlegenden Besprechungsdetails wie Titel, Moderator, Datum, Uhrzeit und Ort.

Im nächsten Abschnitt beschreiben Sie das Besprechungsziel. Dies ist ein wesentlicher Teil der Tagesordnung, bei dem alle Teilnehmer ein klares Bild der Absicht des Treffens erhalten. Ein bis zwei Sätze sind in der Regel ausreichend, solange sie kurz sind.

Im dritten Abschnitt können Sie die Meeting-Teilnehmer mit ihrer Abteilung, E-Mail-Adresse und Telefonnummer auflisten. Natürlich sind die Felder optional, je nach Geschäft und Unternehmen.

Als Nächstes listen Sie die Tagesordnungspunkte für die Besprechung mit Thema, Eigentümer und Uhrzeit auf. Dadurch können sich die Teilnehmer wiederum auf ihren Teil des Meetings vorbereiten. Sie können Ihr Meeting auch auf dem Laufenden halten, indem Sie die für jedes Thema zugewiesenen Zeiten auflisten.

Zum Abschluss vervollständigen Sie den Vorbereitungsabschnitt. Sie sollten Elemente wie Dokumente, Diagramme oder E-Mails als Beispiele hinzufügen und anfügen und wer für die Bereitstellung der einzelnen Elemente verantwortlich ist.

Jeder Abschnitt dieser Agendavorlage dient seinem eigenen Zweck und ermöglicht Ihnen, die Personen und Materialien zusammenzutragen und die Erwartungen für Ihr Meeting festzulegen.

2. Während des Treffens

Das Aufzeichnen von Notizen während eines Meetings ist die nächste Hauptaufgabe des Moderators. Sie sollten jedoch einen bestimmten Notizenbesucher benennen. In jedem Fall ist es wichtig, genaue Meeting-Notizen zu machen, um das Ziel des Meetings zu erreichen.

Diese Notizen dienen als Erinnerung an alle Beteiligten an Folgemaßnahmen, Aktionen, Themen und Schlussfolgerungen. Wenn Sie eine Meeting-Protokollvorlage verwenden Die 12 besten Meeting-Protokollvorlagen für Profis Die 12 besten Meeting-Protokollvorlagen für Profis Hier finden Sie die besten Meeting-Protokollvorlagen für Microsoft Word, Microsoft OneNote, Evernote und Google Docs. Lesen Sie weiter, diese Notizen werden viel einfacher.

Die Vorlage

Die Agendavorlage von TidyForms oben enthält eine zweite Seite für das Sitzungsprotokoll. Das Format dieser Seite entspricht dem Programm und drei der vier Abschnitte sind identisch.

Der einzige Unterschied besteht darin, dass Aktionselemente den Vorbereitungsabschnitt ersetzen und es gibt einen Folgeabschnitt für die nächste Besprechung. Wenn Sie sich für ein einheitliches Aussehen und Gefühl für Ihre Agenda und Minuten interessieren, dann ist dies ein guter Weg.

Es gibt jedoch eine andere Vorlage für Word von der Microsoft Office-Website, die eine etwas bessere Organisation Ihrer Notizen bietet. Sie werden sehen, dass diese Vorlage wie die meisten oben die grundlegenden Besprechungsinformationen enthält.

Was es jedoch bietet, ist ein Abschnitt für jedes Thema, das während des Meetings erörtert wird, und alle Details, die sich auf das betreffende Thema beziehen. Dieses Layout ist strukturierter, da Sie das Thema, die zugewiesene Zeit, den Moderator, das Besprochene, die Schlussfolgerungen und die daraus resultierenden Aktionselemente für jeden Tagesordnungspunkt angeben können an einer Stelle. Die TidyForms-Protokollvorlagen haben unten einen separaten Abschnitt für alle Aktionselemente ohne viele Details.

Eine weitere hilfreiche Funktion dieser Vorlage ist der Abschnitt am Ende, in dem Sie spezielle Notizen hinzufügen können. Dies kann sehr nützlich sein, wenn zusätzliche Elemente auftauchen, die sich nicht auf ein bestimmtes Thema beziehen.

Sie können auch die Namen von Personen angeben, die unerwartet in Ihre Besprechung einsteigen Beobachter Sektion.

3. Nach dem Meeting

Nun, da Ihr Meeting vertagt ist, ist es an der Zeit, Ihren Teilnehmern ein Follow-up zu geben. Diese Besprechungszusammenfassung sollte die gesammelten Besprechungsnotizen und die erwarteten Maßnahmen zusammenfassen.

Denken Sie daran, dass das Senden einer Zusammenfassung Die Wahrheit über Meetings - und es ist hässlich Die Wahrheit über Meetings - Und es ist hässlich Meeting soll produktiv sein, richtig? Mehr lesen ist immer eine gute Idee, auch wenn sich aus dem Meeting keine Aktionselemente ergeben. Die Meeting-Zusammenfassung kann als Referenz für ähnliche Meetings und Themen oder Probleme dienen, die wieder auftauchen.

Die Vorlage

Diese Vorlage aus dem Template Lab ist eine gute Option. Füllen Sie einfach den Titel der Besprechung, das Datum, die Teilnehmer, den Ort und die Notizenabschnitte oben aus. Verwenden Sie dann die Tabelle, um Ihre Follow-ups aufzunehmen.

Unter Probleme, Sie können das verwandte Agenda-Thema hinzufügen, z Durch fügen Sie den Moderator hinzu und unter Diskussion Übertragen Sie die gleichen Angaben aus den Notizen. Ergänzen Sie die Verantwortlich Person, Frist, und du bist eingestellt.

Sie können dies auch verwenden, um fortlaufend zu verfolgen, wenn die Aktionselemente abgeschlossen sind. Zum Beispiel können Sie der Tabelle eine Spalte hinzufügen und eine markieren X oder Datum neben abgeschlossenen Aktionen.

Alternativ können Sie eine ganze Zeile durchgestrichen anzeigen, um den Abschluss anzuzeigen. Speichern Sie anschließend mit einem neuen Namen oder Datum und senden Sie sie erneut an die Teilnehmer, bis alle Elemente abgeschlossen sind.

Wenn aus Ihrer Besprechung keine Aktionselemente stammen, können Sie diese Vorlage weiterhin verwenden, um eine Besprechungszusammenfassung bereitzustellen. Füllen Sie die Tabelle mit den entsprechenden Angaben aus und dann unter Frist, Geben Sie ein Kennzeichen ein, dass es abgeschlossen wurde oder nicht anwendbar ist.

Wenn Ihnen diese Vorlage gefällt, können Sie sie von der Seite Meeting Lab-Meetingprotokolle herunterladen. Blättern Sie dann nach unten zu Vorlage für Besprechungsnotizen 17 um diese Vorlage herunterzuladen.

Machen Sie Ihr Meeting zum Erfolg

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Wenn Sie weitere Vorschläge zur Organisation von Meetings haben, die Sie gerne teilen möchten, kommentieren Sie bitte unten!

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