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14 Tipps zum Sparen von Zeit in Microsoft Excel

14 Tipps zum Sparen von Zeit in Microsoft Excel / Produktivität

Microsoft Excel ist ein robustes Werkzeug mit vollem Funktionsumfang für Arbeitsmappen und Tabellenkalkulationen. Egal, ob Sie es bei der Arbeit oder zu Hause verwenden: Durch die Verwendung von Funktionen, die Sie Zeit sparen, können Sie schneller zum nächsten Job wechseln.

Im Folgenden finden Sie einige praktische Möglichkeiten, um schnell durch Ihre Arbeitsmappen, Tabellenkalkulationen und verwandten Aufgaben zu navigieren.

1. Zeitsparende Vorlagen

Eine der besten Zeiteinsparungen für die meisten Aufgaben ist die Verwendung einer Vorlage. Sie können sie in Microsoft Word verwenden. So verwalten Sie Ihr Projekt mit Word-Vorlagen So verwalten Sie Ihr Projekt mit Word-Vorlagen In der Projektverwaltung ist die Vorbereitung die halbe Miete. Um Ihr Projekt zu organisieren und zu dokumentieren, benötigen Sie möglicherweise viele verschiedene Berichte, Formulare oder Pläne. Wir haben eine Auswahl von Word-Vorlagen für Sie zusammengestellt. Weitere Informationen finden Sie in Tagesordnungen, Newslettern oder Berichten. In Excel sind Vorlagen genauso nützlich. Für Projektzeitpläne, Kalender, Rechnungen, Budgets und vieles mehr kann die Verwendung dieser praktischen vorformatierten Tools definitiv Zeit sparen.

Vorlagen erhalten Wie Sie Ihr Projekt mit Excel-Vorlagen zum Erfolg machen So machen Sie Ihr Projekt mit Excel-Vorlagen zum Erfolg Die Excel-Vorlagen sind ein wesentliches Werkzeug im Portfolio eines effektiven Projektmanagers. Selbst im kleinsten Projekt können Vorlagen Ihr Leben erleichtern und viel Zeit sparen. Wir haben eine Auswahl zusammengestellt. Lesen Sie mehr, das Sie benötigen, ist genauso einfach wie die Verwendung. Die Microsoft-Website bietet eine Vielzahl von Excel-Vorlagen für Kalender, Planer, Kostennachweise und Arbeitszeitnachweise. Vertex42 bietet eine gute Auswahl für Zeitpläne, Budgets, To-Do-Listen und Bilanzen. Eine weitere großartige Ressource ist die Kalkulationstabelle 123 für Rechnungen, Inventar, Anmeldeblätter und Anwesenheitsformulare.

2. Einfrieren von Zeilen und Spalten

Wenn Sie über eine lange Kalkulationstabelle verfügen, die Tonnen von Daten enthält, müssen Sie möglicherweise zu weit nach unten oder sogar zu weit scrollen, um alle anzuzeigen. Dies bedeutet, dass Sie Ihre Überschriften aus den Augen verlieren und sich ständig zurückblättern, um sie zu sehen. Wenn Sie jedoch die Zeilen und Spalten einfrieren, bleiben diese Kopfzeilen erhalten, während Sie sich durch Ihre Tabelle bewegen.

  1. Navigieren Sie zu Aussicht Tab und wählen Sie Scheiben einfrieren auf dem Band.
  2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste "Fenster fixieren" die Option aus Top Row einfrieren, Erste Spalte einfrieren, oder wählen Sie beides wenn nötig.

Wenn Sie jetzt nach oben, unten, rechts oder links scrollen, werden Ihre Kopfzeilen sichtbar bleiben. So lösen Sie die Zeilen und Spalten auf: So verwalten Sie Spalten in Excel So verwalten Sie Spalten in Excel Müssen Sie Spalten in einer komplexen Tabelle hinzufügen, verschieben, ausblenden oder ändern? Keine Panik Wir zeigen Ihnen grundlegende Excel-Spaltenoperationen zum Organisieren Ihrer Daten. Mehr lesen, einfach auswählen Scheiben einfrieren Befehl erneut und klicken Sie auf Scheiben einfrieren.

Beachten Sie, dass der Prozess in älteren Versionen von Excel etwas anders ist. Wählen Sie die Zelle aus, die sowohl für die Zeile als auch für die Spalte gilt, die Sie einfrieren möchten, und klicken Sie dann auf Scheiben einfrieren.

3. Bedienung des Füllgriffs

Das Ausfüll-Handle in Excel kann sehr viel Zeit sparen, wenn Sie mehrere Zellen auffüllen müssen und es einige Möglichkeiten gibt, wie diese Funktion verwendet werden kann. Erstens können Sie schnell eine Liste von Zahlen erstellen, die zählen, indem Sie 1 in die erste Zelle und 2 in die Zelle darunter eingeben. Wählen Sie dann beide Zellen aus. Wenn der Füllpunkt angezeigt wird, ziehen Sie ihn einfach mit der Maus, um die Zellen nach Bedarf aufzufüllen.

Wenn Sie die Funktion für Datumsangaben verwenden, können Sie eine Spalte oder Zeile problemlos in Schritten von einem Tag füllen. Beispielsweise können Sie in der Zelle den 25.12.16 eingeben, diese Zelle auswählen. Wenn der Füllpunkt angezeigt wird, ziehen Sie ihn einfach, um nachfolgende Daten hinzuzufügen. Dieses Manöver funktioniert auch mit Wochentagen und Monaten des Jahres sowie nach unten durch eine Kolonne und quer durch eine Reihe.


Eine weitere praktische Anwendung für das Ausfüllkästchen Wie Sie Zeit in Excel mithilfe des Ausfüllpunkts sparen Wie Sie Zeit in Excel mithilfe des Ausfüllpunkts sparen Das Ausfüllen des Ausfüllpunkts ist der erste Schritt, um ein Excel-Assistent zu werden. Weitere Informationen erhalten Sie, wenn Sie eine ganze Spalte mit demselben Wert für Ihre Tabelle füllen müssen. Wenn Sie beispielsweise ein Wort oder einen Buchstaben eingeben, wählen Sie die Zelle aus und doppelklicken Sie auf den Ausfüllpunkt. Dadurch wird dieser Wert in die verbleibenden Zellen der Spalte eingegeben, bis Ihre Tabelle Daten enthält.

4. Transponieren von Spalten und Zeilen

Wenn Sie eine Kalkulationstabelle mit Überschriften in Spalten oder Zeilen (oder in beiden) verwenden und entscheiden, dass sie besser umgekehrt funktionieren würde, gibt es einen einfachen Prozess, um die Änderung vorzunehmen. Dadurch müssen Sie die Überschriften nicht erneut eingeben. So verschieben Sie Zellen aus Zeilenüberschriften in Spaltenüberschriften.

  1. Wählen Sie die Zellen in der Spalte aus, die die Überschriften enthalten.
  2. Klicken Sie entweder mit der rechten Maustaste und wählen Sie Kopieren oder klicken Sie auf das Kopieren Taste auf der Zuhause Registerkarte des Farbbands.
  3. Wählen Sie die Zelle in der Zeile und Spalte aus, in der die Überschriften beginnen sollen.
  4. Klicken Sie entweder mit der rechten Maustaste und wählen Sie Inhalte einfügen oder klicken Sie auf Einfügen und dann Inhalte einfügen auf der Zuhause Registerkarte des Farbbands.
  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen rechts unten Transponieren.
  6. Klicken OK.

5. Zugriff auf den Rechner

Sie können zwar ein Add-In verwenden, das einen Taschenrechner in die Seitenleiste Ihrer Tabelle einblendet, Sie können jedoch auch die integrierte Taschenrechner-Funktion nutzen. Dies ist praktisch, wenn Sie schnelle Berechnungen durchführen möchten, die nicht in Ihrer Kalkulationstabelle formuliert sind. 5 Excel-Formeln, die Sie wissen müssen, wenn Sie Ihre Steuern zahlen? 5 Excel-Formeln, die Sie kennen müssen Es ist zwei Tage, bevor Ihre Steuern fällig sind und Sie keine weitere Gebühr für verspätete Anmeldungen zahlen möchten. Jetzt ist es an der Zeit, die Leistungsfähigkeit von Excel zu nutzen, um alles in Ordnung zu bringen. Weiterlesen . Sie können den Taschenrechner entweder Ihrem Menüband oder der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen.

Beginnen Sie mit der Auswahl von, um den Rechner an einen Ort hinzuzufügen Datei> Optionen. Dann wählen Sie entweder Band anpassen oder Schnellzugriffsleiste, je nachdem wo du es willst. In dem Wählen Sie Befehle aus Dropdown-Box auswählen Alle Befehle. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Taschenrechner, und dann die Hinzufügen Schaltfläche, um es in die Symbolleiste einzufügen. Beachten Sie, dass Sie eine benutzerdefinierte Gruppe erstellen und dort hinzufügen müssen, wenn Sie sie zu Ihrem Menüband hinzufügen möchten.

6. Verknüpfen mit Tabs oder Zellen

Wenn Ihre Arbeitsmappe mehrere Tabellenkalkulationen enthält, zwischen denen Daten abgeglichen werden, ermöglicht das Erstellen einer direkten Verknüpfung einen schnellen Zugriff. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie eine Arbeitsmappe freigeben, damit andere schnell zu diesen Daten springen können. Folgen Sie diesen einfachen Schritten, um den Link zu erstellen:

  1. Wählen Sie die Zelle mit den Daten aus, die Sie verknüpfen möchten.
  2. Klicken Sie entweder mit der rechten Maustaste und wählen Sie Hyperlink oder gehe zum Einfügen Tab und klicken Sie auf Hyperlink im Band.
  3. Wählen Sie im Popup-Fenster In dieses Dokument einfügen.
  4. Geben Sie dann den Text, der in dieser Zelle angezeigt werden soll, gegebenenfalls eine bestimmte Zellreferenz und die Kalkulationstabelle in der Arbeitsmappe mit den Daten ein, zu denen Sie eine Verknüpfung herstellen.
  5. Klicken OK.

7. Verwenden von Tastenkombinationen

Wenn Sie ein begeisterter Excel-Benutzer sind, können Tastenkombinationen sicherlich Zeit sparen. 3 Zeitsparende Excel-Schnellzugriffe, die Sie kennen sollten 3 Zeitsparende Excel-Schnellzugriffe, die Sie kennen sollten Excel kann für Unerwünschte Kopfschmerzen bereiten, jedoch mit diesen Verknüpfungen Andererseits sparen Sie sich eine Menge Zeit! Weiterlesen . Es gibt fast zu viele Tastenkombinationen, die Sie auflisten können, hier sind jedoch einige, die Ihre Aufgaben beschleunigen können.

  • F4 (oder Fn + F4), um den letzten Befehl zu wiederholen, einschließlich Formatierungsänderungen wie Farbe oder Schrift.
  • Alt + H, E, EIN um den Inhalt, die Formatierung und andere Daten, die an die ausgewählten Zellen angehängt sind, zu löschen.
  • Strg + W eine Tabelle schließen und Strg + O eine öffnen.
  • Strg + Umschalt + Doppelpunkt um die aktuelle Uhrzeit einzugeben und Strg + Umschalt + Semikolon für das aktuelle Datum.
  • Umschalt + F9 um das aktive Arbeitsblatt zu berechnen.
  • Umschalt + Tab um zur vorherigen Zelle oder Option zu gelangen.
  • Ctrl + Home um zum Anfang der Tabelle zu gelangen.
  • Strg + Bild runter um zur nächsten Tabelle in einer Arbeitsmappe zu gelangen und Strg + Bild auf um zum vorherigen zu gelangen.

8. Arbeiten mit AutoSum

Einige denken vielleicht, dass das Arbeiten mit Formeln in Excel zu zeitaufwändig ist, um darauf einzugehen. Aber auch für einfache Gleichungen können diese integrierten Funktionen Ihre Tabellenkalkulation auf jeden Fall schneller voranbringen.

Wenn Sie es nicht verschoben oder aus Ihrem Menüband gelöscht haben, können Sie die AutoSum Der Button sollte auf Ihrem stehen Zuhause Tab. Diese praktische Funktion bietet Ihnen die häufigsten Formeln mit einem Klick. Sie können eine Gruppe von Zahlen hinzufügen, zählen oder berechnen oder deren Minimum oder Maximum ermitteln. Klicken Sie einfach auf den Pfeil auf der AutoSum Schaltfläche, um Ihre Formel auszuwählen.

Zusätzlich zur AutoSum-Funktion wird Ihre Formeln Registerkarte enthält noch mehr Optionen. Jede Formel ist in einer Kategorie zusammengefasst, um das Auffinden zu erleichtern. Sie können aus finanziellen, logischen, mathematischen, statistischen oder technischen Funktionen auswählen.

Für die am häufigsten verwendeten Formeln ist die AutoSum-Funktion jedoch schnell und bequem.

9. Verwenden der einfachen bedingten Formatierung

Die bedingte Formatierung ist eine weitere dieser Excel-Funktionen, die viele einschüchternd finden. Für Daten, die auf der Seite angezeigt werden sollen, ist dies jedoch ein hervorragendes Werkzeug.

Angenommen, Sie haben eine Tabelle mit Daten aus einer Umfrage, und Sie möchten auf einen Blick sehen, wie viele Ja Antworten haben Sie im Gegensatz zu Nein Antworten Diese Schritte zeigen Ihnen, wie Sie die einfache Formatierung anwenden.

  1. Wählen Sie die Zellen aus, die das enthalten Ja Nein Antworten.
  2. Auf der Zuhause Klicken Sie auf die Registerkarte Bedingte Formatierung Dropdown-Feld.
  3. Wählen Markieren Sie Zellenregeln und dann Text, der enthält.
  4. Schreibe das Wort Ja im linken Feld und wählen Sie die Formatierung aus dem rechten Feld.
  5. Folgen Sie den gleichen Schritten für die Nein Antworten.

Sie sehen dann alle Ja und Nein Die Antworten wurden so formatiert, wie Sie es gewählt haben, sodass sie leicht zu erkennen sind.

Wenn Sie weiterhin Daten hinzufügen möchten, können Sie diese bedingte Formatierung auch auf die gesamte Spalte oder Zeile anwenden, anstatt nur auf eine Gruppe von Zellen. Auf diese Weise werden zukünftige Daten automatisch bei der Eingabe formatiert. Lust auf mehr zu lernen? In unserem speziellen Artikel über die bedingte Formatierung finden Sie Informationen zum automatischen Formatieren von Daten in Excel-Kalkulationstabellen mit bedingter Formatierung. Automatisieren der Formatierung von Daten in Excel-Kalkulationstabellen mit bedingter Formatierung. Mit der bedingten Formatierungsfunktion von Excel können Sie einzelne Zellen in einer Excel-Kalkulationstabelle basierend auf ihrem Wert formatieren. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dies für verschiedene Alltagsaufgaben nutzen können. Weiterlesen .

10. Diagramme schnell einfügen

Die Diagrammfunktion in Excel ist ein hervorragendes Werkzeug zur visuellen Anzeige Ihrer Daten. Sie können aus einer Vielzahl von Diagrammtypen auswählen, z. B. Kreis, Balken, Linie, Spalte und vielen anderen.

Verwenden Sie das obige Beispiel für die bedingte Formatierung für Ja Nein Antworten, können Sie ein Diagramm mit nur wenigen Klicks einfügen.

  1. Wählen Sie die Zellen aus, die das enthalten Ja Nein Antworten.
  2. Auf der Einfügen Klicken Sie auf die Registerkarte Empfohlene Diagramme. Mit dieser Option nimmt Excel Ihre Daten in den Diagrammtyp ein, der am besten passt.
  3. Wenn Ihnen das Diagramm gefällt, klicken Sie auf OK und es wird in Ihre Tabelle eingefügt.

Dies ist der einfachste und schnellste Weg, ein Diagramm in Excel zu erstellen, und dauert nur eine Minute. Wenn Ihnen das für Sie erstellte Diagramm nicht gefällt, können Sie auf klicken Alle Diagramme Registerkarte im Popup-Fenster und experimentieren Sie mit anderen Typen.

Weitere Informationen zum Formatieren Ihres Diagramms finden Sie unter Erstellen eines Kreisdiagramms Erstellen eines Kreisdiagramms in Microsoft Excel Erstellen eines Kreisdiagramms in Microsoft Excel Jeder kann ein einfaches Kreisdiagramm erstellen. Aber können Sie es perfekt formatieren? Wir führen Sie Schritt für Schritt durch den Prozess. Weiterlesen .

11. Sortieren mit Filtern

Wenn Sie eine Kalkulationstabelle mit vielen Datenspalten haben, möchten Sie sie möglicherweise nach einer bestimmten Spalte sortieren oder filtern. Es gibt zwar mehrere Möglichkeiten, dies zu tun, aber die Verwendung eines Filters ist der schnellste und sicherste Weg, dies zu tun.

  1. Wählen Sie das gesamte Blatt aus, indem Sie auf das Dreieck neben Ihrer ersten Spalte oben links klicken.
  2. Auf der Zuhause Klicken Sie auf die Registerkarte Sortieren und filtern.
  3. Wählen Filter.

Das ist es! Bei dieser schnellen Bewegung wird für jede Ihrer Spalten ein Pfeil in die erste Zeile eingefügt. Wenn Sie auf einen Pfeil klicken, können Sie das gesamte Blatt nach dieser Spalte in der von Ihnen gewünschten Weise sortieren. Wenn es sich um ein Datumsfeld handelt, können Sie vom ältesten zum neuesten sortieren. Wenn es sich um ein Textfeld handelt, können Sie alphabetisch sortieren.

Außerdem können Sie die Daten filtern, um nur die gewünschten Einträge anzuzeigen. Wenn Sie auf einen Pfeil klicken, werden neben Ihren Eingaben Kontrollkästchen angezeigt. Durch Markieren und Aufheben der Markierung dieser Felder werden die Daten so gefiltert, dass Sie genau sehen, was Sie benötigen.

Das Schöne an der Verwendung von Filter Das Merkmal ist, dass es den Rest Ihrer Daten nicht negativ beeinflusst. Wenn Sie ein gesamtes Blatt sortieren, passt Excel alle Spalten an. Und wenn Sie filtern, blendet Excel einfach das aus, was Sie nicht sehen möchten.

12. Format Painter verwenden

Wenn Sie andere Microsoft Office-Anwendungen wie Word verwenden, sind Sie möglicherweise bereits mit dem Format Painter vertraut. Mit diesem praktischen Tool können Sie in Excel mit einem einzigen Klick dieselbe Formatierung von einer oder mehreren Zellen auf andere anwenden.

  1. Wählen Sie die Zelle, Zellgruppe, Zeile oder Spalte aus, in die Sie die Formatierung kopieren möchten von.
  2. Auf der Zuhause Klicken Sie auf die Registerkarte Format Maler.
  3. Wählen Sie die Zelle, Zellgruppe, Zeile oder Spalte aus, in die Sie die Formatierung kopieren möchten zu.

Dies ist eine fantastische Möglichkeit, um hilfreiche Formatierungen von Zellen ohne manuelle Arbeit schnell auf andere anzuwenden.

13. Wechseln und Anzeigen von Fenstern

Gibt es Zeiten, in denen Sie mit mehreren Excel-Arbeitsmappen gleichzeitig arbeiten müssen? Möglicherweise müssen Sie Daten überprüfen, vergleichen oder sogar Daten von einer Arbeitsmappe in eine andere kopieren. Excel bietet nützliche Hilfsfunktionen zur Anzeige. Geh rüber zum Aussicht Registerkarte, um diese Optionen zu überprüfen.

  • Alle anordnen: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, können Sie alle geöffneten Arbeitsmappen auf einem Bildschirm anordnen. Wählen Sie aus einer gekachelten, horizontalen, vertikalen oder Kaskadenansicht.
  • Ansicht nebeneinander: Mit dieser Option können Sie zwei offene Arbeitsmappen auswählen, die nebeneinander oder übereinander angezeigt werden. Dies ist ideal für Vergleiche.
  • Windows wechseln: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie viele Excel-Arbeitsmappen gleichzeitig geöffnet haben und schnell zwischen ihnen wechseln möchten. Mit dieser großartigen Funktion ist es nicht erforderlich, Fenster zu minimieren und zu maximieren.

14. Installieren von Handy Add-Ins

Office-Add-Ins ähneln Browsererweiterungen, da sie Tools zur Verbesserung der Anwendungserfahrung, der Daten und der Effizienz sind. In Excel stehen Ihnen viele hilfreiche Add-Ins zur Auswahl, je nach Ihren Bedürfnissen.

Wähle aus Einfügen Tab und klicken Sie auf Geschäft. Sie können dann Werkzeuge nach Kategorie auschecken. Beispielsweise enthält die Kategorie "Produktivität" Add-Ins für die Dokumentautomatisierung und einen Vorlagenkatalog. Die Kategorie Projektmanagement enthält Add-Ins für Gantt-Diagramme und Aktivitätszeitgeber.

Einige Add-Ins sind kostenlos, während andere bezahlt werden. Überprüfen Sie daher unbedingt die Details, bevor Sie eines installieren. Wenn Sie nach kostenlosen Excel-Add-Ins suchen 8 kostenlose Excel-Add-Ins für visuell ansprechende Tabellenkalkulationen 8 kostenlose Excel-Add-Ins für visuell ansprechende Kalkulationstabellen Diese Microsoft Excel-Add-Ins können Ihnen dabei helfen, Daten in optisch ansprechende Diagramme und Diagramme umzuwandeln . Lassen Sie Ihre Tabellenkalkulationen für sich sprechen. Lesen Sie mehr, um bei Visualisierungen zu helfen, wir haben Sie abgedeckt.

Was sind Ihre bevorzugten zeitsparenden Funktionen??

Da wir alle weiterhin Microsoft Excel verwenden, finden wir immer wieder kleine Tricks heraus. Wie passen Sie Ihre Excel-Tabelle an Ihren Bildschirm an? Wie passen Sie Ihre Excel-Tabelle an Ihren Bildschirm an? Sind Sie es leid, die Excel-Tabellen an Ihren Bildschirm anzupassen? Hier sind drei schnelle Lösungen, mit denen Sie Ihre Tabelle wesentlich einfacher anzeigen können. Lesen Sie mehr, um Zeit zu sparen.

Haben Sie eigene Tricks, die Sie regelmäßig anwenden und mit anderen teilen möchten? Bitte teilen Sie diese hilfreichen Tipps in den Kommentaren unten!

Bildnachweise: Andreas Poertner / Shutterstock

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