10 Wenig bekannte Microsoft Office-Funktionen, die Sie kennen sollten

Manchmal machen die Kleinsten die größten Unterschiede. Stellen Sie die Dauer der automatischen Wiederherstellung genau ein, und Sie können ein nicht gespeichertes Dokument ohne Flattern wiederherstellen. Versuchen Sie das mit einem Sommerauftrag.

Microsoft Office 2016 bietet eine einfache Front, aber darunter befindet sich ein leistungsstarker Motor mit vielen Zahnrädern und Muttern. Viele der Office-Funktionen sind ausgeblendet 10 versteckte Funktionen von Microsoft Word, die Ihr Leben einfacher machen 10 versteckte Funktionen von Microsoft Word, die Ihr Leben einfacher machen Microsoft Word ist täuschend einfach. Es geht Ihnen gut, solange Sie ein Dokument starten und nur tippen. Aber Microsoft Word wäre nicht das Schweizer Messer ohne seine produktiven Funktionen. Lesen Sie mehr, weil wir nicht über sie Bescheid wissen. Wenn wir sie nicht kennen, können wir sie nicht für unsere Produktivität verwenden.

In diesem Artikel geht es darum, wenig bekannte Microsoft Office-Funktionen aufzudecken. Aber ich kann nicht auf ihre Bedeutung eingehen, ohne deren Vorteile für Sie herauszuholen. Also hier mein Versuch zu erklären “seltsam” Microsoft Office-Funktionen auf einfachste Weise.

1. Sag es mir

Für Word 2016, Excel 2016, Outlook 2016, PowerPoint 2016 und Access 2016.

Nicht mehr so ​​wenig bekannt wie das brandneue “Sagen Sie mir, was Sie tun möchten” Box ist vielleicht die hilfreichste Verbesserung in Microsoft Office 2016 13+ Gründe für ein Upgrade auf Microsoft Office 2016 13+ Gründe für ein Upgrade auf Microsoft Office 2016 Microsoft Office 2016 ist da und es ist an der Zeit, dass Sie eine Entscheidung treffen. Die Frage der Produktivität lautet - sollten Sie ein Upgrade durchführen? Wir geben Ihnen die neuen Funktionen und die frischeren Gründe, um Ihnen zu helfen… Lesen Sie mehr. Das Textfeld auf der Multifunktionsleiste ist der schnellste Weg, um zu den Funktionen zu gelangen, die Sie verwenden möchten, oder zu den Aktionen, die Sie ausführen möchten. Geben Sie ein natürliches Wort oder einen Satz ein, der sich auf das bezieht, was Sie tun möchten, und das Feld antwortet mit einem Dropdown-Menü mit vorgeschlagenen Übereinstimmungen. Wählen Sie die Funktion aus, die Ihrer Meinung nach richtig ist, und Office öffnet das rechte Dialogfeld, um Sie dabei zu unterstützen.

Betrachten Sie es als eine dynamischere Methode, um Hilfe zu jedem Office-Befehl zu erhalten. Sie können mit der Hilfe fortfahren, indem Sie auf klicken Hilfe anfordern wie im obigen Screenshot gezeigt. Das öffnet den herkömmlichen Hilfe-Viewer.

2. Halten Sie Datum und Uhrzeit des Dokuments aktuell

Für Word 2016 und PowerPoint 2016.

Das Hinzufügen des aktuellen Datums zu Ihrem Dokument ist einfach, indem Microsoft Office den Rest automatisch ausfüllt. Wenn Sie dasselbe Dokument zu einem anderen Zeitpunkt wiederverwenden, ist das Ändern des Datums und der Uhrzeit eine kleine Aufgabe für ein einzelnes Datum, aber eine große, wenn Sie ein paar weitere hinzugefügt haben. Zum Beispiel - in der Fußzeile jeder Seite.

Es ist auch etwas, das Sie vergessen könnten. Microsoft verfügt über eine einfache Funktion, die das Datum automatisch aktualisiert. Das reicht, um dich vor deiner Vergesslichkeit zu retten.

Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie das Datum einfügen möchten. Dann geh zu Multifunktionsleiste> Einfügen> Datum & Uhrzeit.

Wählen Sie im Dialogfeld das Datumsformat aus, das Sie verwenden möchten. Aktivieren Sie die Automatisch aktualisieren Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um sicherzustellen, dass das Datum bei jedem Öffnen des Dokuments aktuell bleibt.

3. Schnelle Teile

Für Word 2016.

Schnelle Teile sind “Bausteine” verfügbar in Word und Outlook. Betrachten Sie sie als Vorlagen, die noch nicht erwachsen sind. Wie der Name schon sagt, sind sie wiederverwendbare Teile von Inhalten, die Sie in Microsoft Word verwenden möchten. Sie können aus einzelnen oder mehreren Absätzen von Text, Textfeldern, Tabellen, Listen, Deckblättern, Wasserzeichen, Bibliografien oder anderen Inhalten bestehen. Diese Bausteine ​​wie jede wiederverwendbare Vorlage können vor allem in Bereichen, in denen sich Formate und Inhalte wiederholen, eine enorme Zeitersparnis bedeuten.

Verwenden Sie in Word und Outlook die Quick Part Gallery, um diese wiederverwendbaren Inhaltsausschnitte zu speichern. Gehe zu Multifunktionsleiste> Einfügen Tab > Text Gruppe > Schnelle Teile.

Die Dropdown-Liste enthält drei verschiedene Arten von Quick Parts und den Building Block Organizer. AutoText kann sofort nützlich sein, da Sie Inhalte wie eine Verknüpfung immer wieder verwenden können. Zum Beispiel verwende ich “Microsoft Office” als Autotext, um wiederholtes Eingeben in dieses Dokument zu vermeiden.

Um etwas in der Schnellteil-Galerie zu speichern, wählen Sie den Inhalt aus. Klicken Einfügen> Schnelle Teile, und klicken Sie dann auf Auswahl in der Quick Part Gallery speichern. Ändern Sie den Namen und fügen Sie ggf. eine Beschreibung hinzu. Klicken OK.

Um diesen Teil des Inhalts wiederzuverwenden, setzen Sie den Cursor an die richtige Stelle in Ihrem Dokument und klicken Sie auf Einfügen> Schnelle Teile, und wählen Sie dann die gespeicherte Auswahl.

Verwenden Sie die Building Blocks Organizer listet alle in Word verfügbaren Bausteine ​​auf. Sie können ihre Eigenschaften jederzeit bearbeiten, löschen und neue Gebäudeblöcke einfügen.

In diesem Microsoft Office-Supportartikel werden die verschiedenen Arten von Quick Parts kurz beschrieben.

4. Wasserzeichen

Für Word 2016.

Wasserzeichen können zur Etablierung einer Marke oder als Sicherheitsmaßnahme verwendet werden. Sie können sogar Text oder ein Bild verwenden, um den Status eines Dokuments anzuzeigen. Ein gewöhnliches Wasserzeichen ist “Entwurf”.

Gehe zu Multifunktionsleiste> Design> Wasserzeichen. Verwenden Sie eines der vier Standard-Wasserzeichen oder erstellen Sie ein eigenes.

Klicken Benutzerdefiniertes Wasserzeichen> Textwasserzeichen. Wählen Sie einen aus der Liste aus oder geben Sie Ihren eigenen Text ein. Passen Sie dann das Wasserzeichen an, indem Sie Schriftart, Layout, Größe, Farben, Ausrichtung und Transparenz einstellen.

Klicken Benutzerdefiniertes Wasserzeichen> Bildwasserzeichen und navigieren Sie zu einem Bild. Es hellt sich automatisch auf, um den Dokumenttext nicht zu stören, es sei denn, Sie deaktivieren das Kontrollkästchen Auswaschen Box.

Sie können Ihre Kreationen im speichern Wasserzeichen-Galerie. Beachten Sie, dass der Befehl Benutzerdefiniertes Wasserzeichen nur in der Druckansicht aktiviert ist.

Das Erstellen von Wasserzeichen in Excel 2016 und PowerPoint 2016 ist nicht so automatisch, wie die Supportinformationen zeigen.

5. Flesch-Lesegefühl

Für Word 2016 und Outlook 2016.

Der schnellste Weg, um Ihre Dokumente und E-Mails lesbarer zu machen? Verwenden Sie den Lesbarkeitswert, um den Lesbarkeitsgrad Ihrer Dokumente zu ermitteln. So ermitteln Sie den Lesbarkeitswert eines beliebigen Word-Dokuments. So erhalten Sie den Lesbarkeitswert eines beliebigen Word-Dokuments. Wenn Sie wissen, wie schwer ein Dokument zu verstehen ist, können Sie besser schreiben. So können Sie mit Microsoft Word Lesbarkeitsinformationen erhalten. Weiterlesen . Word und Outlook verwenden zwei Maßnahmen:

1. Flesch Reading Ease Test
2. Flesch-Kincaid-Einstufungstest

Das Lese-Leichtigkeit test misst die durchschnittliche Anzahl der Silben pro Wort und Wörter pro Satz auf einer 100-Punkte-Skala. Je höher die Punktzahl, desto einfacher ist es, das Dokument zu verstehen. Streben Sie den Bereich 60-70 an.

Das Klassenstufe Testen Sie den Inhalt mit den Schulstufen der USA. Eine Bewertung von 7.0 bedeutet beispielsweise, dass ein siebter Schüler das Dokument verstehen kann. Ziel 7.0 bis 8.0.

In Word: Gehe zu Multifunktionsleiste> Datei> Optionen und klicken Sie auf Proofing.

Unter Bei der Rechtschreibung und Grammatik in Worten, Stellen Sie sicher, dass Überprüfen Sie die Grammatik mit der Rechtschreibung Kontrollkästchen ist ausgewählt.

Wählen Lesbarkeitsstatistik anzeigen.

(In Outlook: Gehe zu Datei> Optionen und klicken Sie auf Mail> Nachricht verfassen> Rechtschreibung und AutoKorrektur.)

Nach einer Rechtschreibprüfung, Das Dialogfeld zeigt die Lesbarkeit des Dokuments an.

6. Einfache Markup-Ansicht

Für Word 2016.

Bürodokumente verwenden Änderungen verfolgen um Änderungen zu überwachen, wenn ein Team an einem Dokument zusammenarbeitet. Dazu gehören Indikatoren wie Inhaltsbearbeitung, Formatierungsänderungen, Kommentare und andere Einfügungen und Löschungen. Je mehr Autoren ein Dokument enthält, desto mehr wird das visuelle Durcheinander entstehen. Gehe zu Multifunktionsleiste> Überprüfen> Nachverfolgung Gruppe, um die überwachten Änderungen zu optimieren.

Wenn Sie der Meinung sind, dass das Dokument schwer lesbar ist, schalten Sie es ein Einfaches Markup. Das visuelle Durcheinander verschwindet, und nur eine rote Vertikale in der Nähe des Randes zeigt an, dass Änderungen vorgenommen wurden. Word zeigt eine kleine Sprechblase für einen Kommentar.

Wenn Sie auf die rote vertikale Leiste klicken (sie wird zu einer grauen vertikalen Leiste), wird das Dokument wieder in die Alle Markup-Ansicht wobei alle nachverfolgten Änderungen wieder sichtbar sind. Klicken Sie auf die graue Leiste, um wieder auf die Schaltfläche umzuschalten Einfaches Markup Aussicht.

7. Signaturzeile

Für Word 2016, Excel 2016 und PowerPoint 2016

Eine Signaturzeile ist ein einfacher Platzhalter für ein Dokument, das Sie digital versenden oder drucken möchten. Aber es bringt noch einen Vorteil. Sie können ihre persönlichen Informationen oder andere Anweisungen für den Unterzeichner angeben, die Sie für notwendig erachten.

Gehe zu Multifunktionsleiste> Einfügen> (Textgruppe)> Signaturzeile.

Die Signaturzeile kann vom Benutzer aus angepasst werden Signatur-Setup Box.

Der Unterzeichner kann seine digitalen IDs verwenden, um das Dokument zu signieren, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Platzhalter klicken und auf klicken Zeichen.

Wenn Sie keine digitale Signatur verwenden, können Sie Ihr eigenes Signaturformat erstellen und als Baustein speichern und von Quick Parts für jedes Dokument erneut verwenden.

8. Unsichtbare digitale Signatur

Für Word 2016, Excel 2016 und PowerPoint 2016.

Digitale Signaturen sind keine elektronischen Signaturen. Ist Ihre elektronische Signatur weltweit gültig? Ist Ihre elektronische Unterschrift weltweit legal? Sind elektronische Unterschriften weltweit gültig und legal? Sind sie der gefärbten handgeschriebenen Unterschrift in einer papierlosen Welt vorzuziehen? Wir schauen uns an, was das Gesetz weltweit sagt. Weiterlesen . Sie sind stärkere Berechtigungswerkzeuge und werden verschlüsselt, um Ihre Dokumente zu schützen. Sie können eigene, unsichtbare digitale Signaturen in Word, Excel oder PowerPoint hinzufügen, um ein Dokument zu schützen.

Holen Sie sich eine digitale ID. Microsoft hat sich neben DocuSign noch mit einigen weiteren digitalen Signaturdiensten zusammengeschlossen.

Gehe zum Registerkarte Datei> Info> Dokument schützen, Arbeitsmappe schützen oder Präsentation schützen und klicken Sie auf Fügen Sie eine digitale Signatur hinzu.

In dem Zeichen Geben Sie im Dialogfeld den Grund für die Signatur an Zweck Box und klicken Sie auf Zeichen.

Nachdem Sie das Dokument digital signiert haben, wird die Schaltfläche Signaturen angezeigt, und die Datei ist jetzt schreibgeschützt, um Änderungen zu verhindern.

In diesem Microsoft Support-Artikel wird die Methode für Outlook 2016 erläutert.

9. Barrierefreiheitsprüfung

Für Word 2016, Excel 2016 und PowerPoint 2016.

Accessibility Checker hilft Ihnen, sauber lesbare Inhalte für Menschen mit Behinderungen zu erstellen. Es wird als Bericht über in einem Dokument gefundene Probleme angezeigt. Außerdem wird erläutert, warum jedes Problem ein Problem für eine Person mit einer Behinderung sein kann.

Ein Bild, dem alternativer Text fehlt, macht es beispielsweise für einen Bildschirmleser und eine visuell behinderte Person schwierig. Es werden auch Lösungen bereitgestellt, mit deren Hilfe Sie fehlerfreie Dokumente für alle und nicht nur für behinderte Personen erstellen können.

Gehe zu Datei> Info. Alle Probleme mit der Zugänglichkeit werden als Nachricht neben dem angezeigt Suchen Sie nach Problemen Taste.

Klicken Sie auf, um die Probleme in Ihrer Datei auszuführen und zu reparieren Auf Probleme prüfen> Zugänglichkeit prüfen.

Im Aufgabenbereich Accessibility Checker werden potenzielle Probleme und Lösungen zur Behebung von Problemen in den Dokumenten angezeigt.

Beim Durchführen einer Barrierefreiheitsüberprüfung eines Dokuments werden häufig Fehler aufgedeckt, durch die ein professionelles Dokument erstellt oder beschädigt werden kann. Zum Beispiel fehlende Kopfzeilen oder Formatierungsprobleme.

10. Markierte PDF-Dateien

Für Word 2016, Excel 2016 und PowerPoint 2016.

Tagged PDF ist nicht gleichbedeutend mit Hinzufügen “Stichworte” PDF-Dateien organisieren. Ein Tagged PDF ist eine Hilfsfunktion zum Erstellen benutzerfreundlicherer PDF-Dateien. Machen Sie Ihre PDF-Dateien mit diesen Tipps zugänglicher und leserfreundlicher. Machen Sie Ihre PDF-Dateien mit diesen Tipps besser zugänglich und lesefreundlicher. Jedes gute PDF-Dokument muss für die Kommunikation von Ideen zugänglich sein. Befolgen Sie diese Tipps, um sicherzustellen, dass Ihr Dokument das Ziel erreicht. Lesen Sie mehr von Microsoft Office. Mit Tags versehene PDF-Dateien sind ebenfalls wichtig für das Erstellen von reflowfähigen Dokumenten, die für alle Arten von Anzeigen geeignet sind. Auf einfachste Weise, “Stichworte” Definieren Sie die Struktur eines PDFs. Stellen Sie sich sie als Karten vor, die die logischen Beziehungen zwischen den verschiedenen Elementen eines komplexen PDF-Dokuments erklären. Zum Beispiel: Listen, Tabellen und Bilder.

Microsoft erklärt die Grundlagen von getaggten PDF-Dateien:

Durch das Markieren wird eine Ebene von Informationen hinzugefügt “Semantik” in ein PDF-Dokument, das angibt, welche Arten von Objekten in einer Datei enthalten sind, z. B. Überschriften, Absätze, Bilder und Tabellen. Wenn Sie Ihre Datei als PDF-Datei speichern, werden diese Semantiken von der verwendeten Office-Anwendung identifiziert, gekennzeichnet und der Datei hinzugefügt.

Microsoft Office markiert das Dokument automatisch, wenn es in PDF konvertiert wird. Sie sollten jedoch die Einstellung kennen, die es steuert.

Klicken Datei> Speichern unter und navigieren Sie zu einem Ort.

In dem Speichern als wählen Sie PDF in dem Speichern unter Liste.

Klicke auf Mehr Optionen. In dem Speichern als wählen Sie erneut PDF und klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen Taste. Sicherstellen, dass die Dokumentstruktur-Tags für die Barrierefreiheit Kontrollkästchen ist markiert und klicken Sie auf OK.

Wenig bekannte Merkmale sind Produktivitätsspurs

Stellen Sie sich eine ungewöhnliche Funktion vor, die Sie bei einem Tipp entdeckt haben. Vielleicht war es eine kleine Tastenkombination. 60 Essential Microsoft Office-Tastenkombinationen für Word, Excel und PowerPoint 60 Essential Microsoft Office-Tastenkombinationen für Word, Excel und PowerPoint Hunderte von Tastenkombinationen sind in Office verfügbar, aber diese sind die wichtigsten Sie sollten es wissen, weil sie Ihnen viel Zeit sparen. Lesen Sie mehr oder etwas Stärkeres wie Verschlüsselung oder Kennwortschutz. Kennwortschutz und Verschlüsselung Ihrer Microsoft Office-Dateien Kennwortschutz und Verschlüsselung Ihrer Microsoft Office-Dateien Haben Sie etwas dagegen, wenn jemand durch Ihre OneNote-Notizbücher blickt oder Zugriff auf Ihre Word-Dokumente hat? Wenn Sie mit Ja antworten, zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Office-Dateien schützen. Weiterlesen . Möglicherweise besteht die Möglichkeit, Ihre Office-Dokumente auf Docs.com zu veröffentlichen.

Jedes neue Feature, das wir in unsere persönlichen Workflows integrieren, macht uns nicht nur zu einer Software wert, sondern fügt unserer Lernkurve einen Schritt hinzu.

Jetzt ist es an Ihnen, uns etwas über die Microsoft Office-Funktion zu erzählen, die fast so wichtig ist wie Ihre rechte Hand. Wie viele der oben genannten Funktionen waren oben “Neu” für dich?

Erfahren Sie mehr über: Microsoft Excel, Microsoft Office 2016, Microsoft Outlook, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word.