Tipps für mehr Organisation und Produktivität

Sehen Sie sich bei der Beurteilung der organisatorischen Bedürfnisse fünf Funktionsbereiche an, bevor Sie konkrete Empfehlungen aussprechen:

Papierfluss: Ermitteln Sie die Arten von Unterlagen (Rechnungen, Korrespondenz, Kontaktinformationen usw.), die in Ihr Büro gelangen. Teilen Sie sie in Kategorien ein, um sie als Aktionselemente zu verwenden, und entwickeln Sie ein System, um sie nach Kategorien zu ordnen.

Ihre Fähigkeit, Dinge zu finden: Überlegen Sie, wie schnell Sie in Ihrem Büro zurzeit einzelne Dokumente finden können. Wenn Sie viel Zeit mit der Suche nach verstreuten Papieren oder Dateien verbringen, müssen Sie möglicherweise ein Ablagesystem erstellen (oder ein vorhandenes umgestalten), damit Sie besser organisiert bleiben.

Ihre Arbeitskategorien: Identifizieren und listen Sie die acht bis zehn breiten Kategorien auf, aus denen sich Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zusammensetzt. Dies ist der erste Schritt beim Einrichten eines effizienten Ablagesystems sowie eines Systems für Ihren Computer (einschließlich Datenbanken, digital gespeicherter Dateien, Kontaktmanager usw.)..

Zeitmanagementsystem: Entscheiden Sie sich für ein Zeitmanagementsystem, das für Sie arbeiten wird. Einige Leute bevorzugen traditionelle Tagesplaner; andere bevorzugen computergestützte Systeme, die möglicherweise mit einem PDA verbunden sind.

Tracking von "To-Do" -Elementen: Entscheiden Sie sich für ein System zur Verfolgung von Geschäftsaktionselementen. Wie bei Zeitverwaltungssystemen ziehen manche Leute traditionelle Methoden vor (z. B. das Erstellen von handgeschriebenen Listen oder Memos), aber Softwareprogramme, die diese Funktion unterstützen, werden zunehmend bevorzugt. Oft sind diese Funktionen in Office-Softwarepakete integriert, die auch E-Mail, Kontaktmanager, Kalender usw. umfassen.
Die Menschen fühlen sich manchmal durch ihre unübersichtliche Arbeitsumgebung und den Papierfluss außer Kontrolle geraten. Im Allgemeinen liegt das Problem oft darin, dass zu viel Papier auf den Schreibtisch des Profis fließt, ohne dass ein methodisches System dafür vorhanden ist, es vom Schreibtisch zu entfernen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um aus diesem gelähmten Zustand zu entkommen:

Sortieren: Lassen Sie sich nicht von der Idee des Sortierens einschüchtern. Es ist einfach eine Frage der Zusammenstellung von Artikeln. Wenn Ihr Schreibtisch und Ihr Computermonitor beispielsweise mit Haftnotizen versehen sind, sammeln Sie sie alle zusammen oder konsolidieren Sie die darin enthaltenen Informationen auf einem Blatt Papier (oder in einem digitalen Textdokument). Ordnen Sie andere Papiere in Funktionskategorien wie Rechnungen, Bankgeschäfte, Buchhaltung, Steuerinformationen usw. ein. Legen Sie eine Datei oder ein Ablagefach für Dokumente fest, die "dringende" oder "sofortige" Aktionselemente darstellen. Entsorgen Sie eindeutig nicht benötigte Papiere wie leere Umschläge. Die sortierten Stapel werden später kategorisiert

Reinigen: Schauen Sie sich die sortierten Materialien genau an. Bestimmen Sie, welche Papiere oder Dateien nicht mehr sinnvoll sind, und entsorgen Sie sie. Eine übliche und verständliche Frustration ist die Schwierigkeit bei der Entscheidung, welche Papiere aufzubewahren sind und welche weggeworfen werden. Hier sind einige Faktoren zu beachten:

Finanz- oder Steuerinformationen: Finanzberichte und Posten, die von der I.R.S. verlangt werden sollte fünf bis sieben Jahre aufbewahrt werden. Dokumente, die älter sind, können in der Regel verworfen werden.

Informationen, die online verfügbar sind: Neuere Informationen, die doppelt vorhanden sind oder im Internet verfügbar sind, müssen möglicherweise nicht gespeichert werden. Viele Leute drucken Seiten von Websites als Referenz oder zur Bequemlichkeit aus. (Möglicherweise lesen Sie gerade einen dieser Ausdrucke.) Wenn die Informationen wahrscheinlich auf einer permanenten Website verfügbar sind (oder wahrscheinlich mindestens so lange zur Verfügung stehen, wie Sie sie benötigen), besteht keine Notwendigkeit Papierkopien für immer festhalten. Möglicherweise können Sie auch Informationen von Websites als Dateien auf Ihrer Festplatte speichern - entweder als Textdateien oder als Quelldateien (HTML-Dateien). Ein paar Kilobyte, die auf einer Festplatte, Diskette oder CD-R gespeichert sind, beansprucht viel weniger Speicherplatz als ein mit Papierausdrucken gefüllter Ordner.

Informationen, die an einen anderen Ort übertragen werden können: Wenn die Informationen auf einem Blatt so etwas wie eine Kalendererinnerung oder eine Telefonnummer sind, übertragen Sie sie an einen geeigneten Ort wie Ihren Kalender oder Rolodex (Papier oder elektronisch) und verwerfen Sie den Ausschuss.

Kategorisieren: Nachdem Sie eine Sammlung von Papieren sortiert und das gelöscht haben, was Sie als unnötig erachten, ist es an der Zeit, Ihre sortierten Stapel in ein Ablagesystem zu kategorisieren. Wenn Sie keine Erfahrung mit der Kunst und Wissenschaft der Ablage haben, denken Sie einfach an ein Ablagesystem, während Sie gelernt haben, an eine Gliederung im Englischunterricht zu denken: Informationen, die in Kategorien und Unterkategorien gruppiert sind. Nehmen Sie die acht bis zehn großen Kategorien, mit denen Sie sich in Ihrem Unternehmen beschäftigen, und unterteilen Sie jede dieser Kategorien in Unterkategorien. Beispielsweise möchten Sie eine Hauptkategoriedatei mit dem Namen "Financial" einrichten. In dieser Datei können Sie die Finanzkategorie in die Untersätze "Steuern", "Bestände" und "Kontoauszüge" unterteilen. Die Gegenstände, die Sie in Ihrem "Finanz" -Stapel abgelegt haben, werden einfach entsprechend dieser Kategorien abgelegt. Stellen Sie sicher, dass alle Dateien klar und präzise gekennzeichnet sind. Möglicherweise möchten Sie ein System mit hängenden Dateien verwenden, das die größeren Ordner mit hängenden Dateien für allgemeine Kategorien und normale Manila-Dateien für die Unterkategorien verwendet. Suchen Sie im Bürobedarf nach Manila-Ordnern, die als "Interieur-Dateien" bezeichnet werden. Diese sind etwas kleiner als normale Dateiordner und passen ordentlich in hängende Dateien.

Pflegen: Jedes Ablagesystem ist nur so gut wie Ihre Bereitschaft, es aufrechtzuerhalten. Seien Sie vorsichtig und setzen Sie eine Erinnerung in Ihren Kalender, um Sie zu einer täglichen Sortierung, Bereinigung und Kategorisierung aufzufordern.

Um Ihren Computer zu organisieren, gehen Sie wie bei Papier vor: sortieren, bereinigen und kategorisieren. Mit dem Dateiverwaltungssystem Ihres Computers können Sie einfach Ordner und Unterordner erstellen, um Dokumente zu verfolgen. (Sie können sogar Sub-Sub-Unterordner erstellen, wenn Sie möchten. In Computer-Lingua wird das Erstellen von Ordnern in Ordnern manchmal als "Verschachtelung" bezeichnet.) Normalerweise müssen Sie beim Erstellen eines neuen Ordners einfach "Datei" in der Menüleiste auswählen ; Wählen Sie im Datei-Menü "Neu". Wählen Sie dann "Ordner". Ein neuer (unbenannter) Ordner sollte auf Ihrem Desktop angezeigt werden. Vergeben Sie einen geeigneten Namen und legen Sie fest, wo Sie es auf Ihrer Festplatte speichern möchten. Genau wie in Ihrem Papierablagesystem werden große Kategorien mit digitalen Dateiordnern dargestellt, und diese enthalten Unterverzeichnisse, die den Unterkategoriendateien entsprechen.

Ein effektives Konzept, um in Ihrem Heimbüro organisiert zu bleiben, ist die "On-In-and-Around" -Technik. In Bezug auf den Papierkram sollten die Dinge, an denen Sie täglich arbeiten, auf Ihrem Schreibtisch liegen. Dinge, an denen Sie wöchentlich arbeiten, sollten IN Ihrem Schreibtisch sein. Dinge, an denen Sie monatlich arbeiten, sollten um Ihren Schreibtisch herum sein.